探討如何做好縣級供電公司檔案管理

摘 要：該文首先對我國縣級供電公司檔案管理工作中存在的問題進(jìn)行分析，然后在此基礎(chǔ)上，有的放矢，從思想層面、制度層面、檔案管理人員層面以及技術(shù)層面就如何做好縣級供電公司檔案管理工作進(jìn)行探討，以期對促進(jìn)我國縣級供電公司檔案管理工作的發(fā)展有所裨益。

關(guān)鍵詞：縣級 供電公司 檔案管理

中圖分類號：G271文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A文章編號：1674-098X（2013）04（c）-0195-01

1 我國縣級供電公司檔案管理現(xiàn)狀

隨著電網(wǎng)管理一體化進(jìn)程不斷推進(jìn)，如何提高自身基礎(chǔ)管理水平，成為了各個縣級供電公司亟待解決的問題。檔案管理工作作為企業(yè)基礎(chǔ)管理的重要組成部分，更加引起了縣級供電公司的重視。然而，只有首先找出問題所在，才能有的放矢，最終做好縣級供電公司的檔案管理工作，發(fā)揮其積極作用。

總的來說，我國縣級供電公司檔案管理工作主要存在以下幾方面的問題：第一，公司職工以及領(lǐng)導(dǎo)檔案意識差。檔案的經(jīng)濟(jì)效益具有間接性、隱蔽性、潛在性，其經(jīng)濟(jì)效益往往在若干年后方會顯示出來。因此，許多縣級供電企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)不能正確認(rèn)識到檔案管理的重要性，這直接影響到了檔案機構(gòu)的設(shè)置、檔案管理人員的編制、檔案庫房的建立以及檔案管理制度的建立與執(zhí)行，使得檔案管理工作無法很好的開展，檔案的價值難以發(fā)揮；第二，檔案管理制度不健全。許多縣級供電公司并沒有制定統(tǒng)一的、健全的檔案管理制度，使得檔案管理工作“無章可依，無法可循”。有的供電公司雖然建立了相關(guān)的管理制度，但卻不能很好的貫徹實施，使得這些制度形同虛設(shè)，最終使得檔案管理工作處于被動狀態(tài)，不能很好的發(fā)揮其應(yīng)有的積極作用。第三，檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)有待提高。許多供電公司的檔案管理工作都是由本公司的退休職工擔(dān)任，或者是由其他本門的工作人員兼職，這些非專業(yè)化的工作人員工作經(jīng)驗不足，管理能力有限，職業(yè)素養(yǎng)有待提高，使得檔案管理工作欠缺專業(yè)化[1]。第四，檔案管理工作信息化程度低。在計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)高度發(fā)達(dá)的今天，許多縣級供電公司依舊采用傳統(tǒng)的手工方式進(jìn)行檔案的管理，沒有建立相應(yīng)的檔案管理數(shù)據(jù)庫，這使得檔案的查找、傳遞相當(dāng)麻煩。

2 做好縣級供電公司檔案管理工作的有效途徑

鑒于我國縣級供電公司檔案管理工作存在諸多問題，供電企業(yè)必須采取有效措施，有的放矢，端正管理態(tài)度，改進(jìn)工作方式，做好檔案管理工作，更好的發(fā)揮其應(yīng)有的作用。

2.1 從思想層面入手，增強檔案意識

思想決定行動，只有從思想上真正意識到檔案管理工作的重要性，才能做好檔案管理工作。然而，許多縣級供電公司的職工、領(lǐng)導(dǎo)干部都沒有正確認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，檔案管理工作通常是由一些退休人員任職，亦或者是某些職工兼職對檔案進(jìn)行管理，以致檔案管理工作問題不斷，且屢禁不止。因此，縣級供電公司應(yīng)加強對《檔案法》的學(xué)習(xí)，增強檔案管理意識。尤其是供電公司領(lǐng)導(dǎo)人員，必須改變舊有的觀點，重視公司檔案管理工作，增強檔案管理意識，將檔案管理工作納入公司重要議事日程，作為公司發(fā)展的重要內(nèi)容來抓。此外，供電公司領(lǐng)導(dǎo)成員還應(yīng)加大檔案工作重要性的宣傳力度，將之與公司其他重要業(yè)務(wù)同步規(guī)劃、同步實施、同步發(fā)展?？傊?，最終應(yīng)在公司形成一種氛圍，在這種氛圍的影響帶動下，每個職工的檔案管理意識都得以增強，這對做好縣級供電公司檔案管理工作起著至關(guān)重要的作用。

2.2 從制度層面入手，建立健全檔案管理機制

檔案管理制度不健全、不統(tǒng)一、不規(guī)范是我國縣級供電公司檔案管理工作中普遍存在的問題，因此，做好檔案管理工作必須從制度層面入手，建立健全檔案管理機制，使得檔案管理工作“有法可依，有章可循”。供電公司在制定檔案管理相關(guān)制度的過程中，應(yīng)結(jié)合公司的實際情況，引進(jìn)先進(jìn)的管理制度，如三級網(wǎng)絡(luò)檔案管理方法，三納入、四參加、四同步等先進(jìn)的管理方式，同時還要借鑒其他公司的先進(jìn)管理經(jīng)驗，為我所用，做好本公司的檔案管理工作。為保證檔案管理制度的貫徹執(zhí)行，供電公司還應(yīng)制定相關(guān)的獎罰機制，將責(zé)任落實到個人，做到分工明確、責(zé)任明確、獎罰分明，在確保檔案管理制度得以貫徹實施的基礎(chǔ)上做好本公司的檔案管理工作，發(fā)揮檔案管理應(yīng)有的積極作用，促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。

2.3 從檔案管理人員入手，提高其職業(yè)素養(yǎng)，實現(xiàn)檔案管理的專業(yè)化

檔案管理人員職業(yè)素養(yǎng)的高低直接決定了檔案管理工作的好壞，通過對我國縣級供電公司進(jìn)行考察發(fā)現(xiàn)，大部分的縣級供電公司沒有專門的檔案管理部門，也沒有專門的檔案管理人員，檔案管理工作要么是由一些退休的公司職工任職，要么是由公司其他部門職工兼職，使得檔案管理工作非常不專業(yè)化。因此，我國縣級供電公司領(lǐng)導(dǎo)部門增強檔案管理意識，成立專門的檔案管理部門，建設(shè)專業(yè)化的檔案管理隊伍，并對檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)化培訓(xùn)，提高檔案管理工作人員的職業(yè)素養(yǎng)，實現(xiàn)供電公司檔案管理工作的專業(yè)化。同時，縣電業(yè)局應(yīng)對縣級供電公司檔案管理工作進(jìn)行跟蹤檢查監(jiān)督，及時發(fā)現(xiàn)其檔案管理工作中存在的問題，并給予必要的指導(dǎo)意見，以促進(jìn)縣級供電公司檔案管理工作步入正軌[2]。

2.4 從技術(shù)層面入手，實現(xiàn)檔案管理的信息化

在計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)高速發(fā)展的今天，許多企業(yè)的各項工作都實現(xiàn)了信息化，然而，我國仍有很多縣級供電公司依舊采用傳統(tǒng)的手工方式進(jìn)行檔案的管理，沒有建立相應(yīng)的檔案管理數(shù)據(jù)庫，這使得檔案的查找、傳遞相當(dāng)麻煩。鑒于此，縣級供電公司應(yīng)加大對本公司檔案管理工作的資金投入，引進(jìn)先進(jìn)的計算機設(shè)備，實現(xiàn)檔案管理的信息化。在新員工入職之初，以其原有檔案為基礎(chǔ)，為每一個員工建立一個電子檔案，形成包含公司全體職工檔案信息的電子數(shù)據(jù)庫。隨著時間的推移，不斷對職工電子檔案中的各項信息進(jìn)行更新、完善，如此一來，可以大大提高職工檔案的利用率，加大職工檔案流轉(zhuǎn)的便捷性。同時，電子檔案的存在也會大大降低紙質(zhì)檔案易丟失的風(fēng)險，提高了檔案的安全指數(shù)，避免了因檔案丟失引起的各種不必要的麻煩，使得檔案管理工作更加便捷化、規(guī)范化，充分發(fā)揮了檔案管理的積極作用。

3 結(jié)語

總之，只有做好縣級供電公司檔案管理工作，才能從整體上推進(jìn)電網(wǎng)管理工作一體化的進(jìn)程。因此，縣級供電公司應(yīng)及時總結(jié)自身在檔案管理工作中存在的問題，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，并有針對性的采取有效措施，改進(jìn)管理方式，做好本公司的檔案管理工作，發(fā)揮其應(yīng)有的積極作用。

參考文獻(xiàn)

[1]趙玲，喬聚玲.強化檔案目標(biāo)考核 促進(jìn)全面發(fā)展[J].山東水利，2002（7）.

[2]蒲全林.淺談檔案目標(biāo)管理工作[J].檔案與社會，2010（6）：98.