淺談電子文檔對檔案管理工作的影響

摘 要：計算機技術和科學技術的發展帶動了信息技術的發展與普及，促進了社會信息化的建設與發展。為了適應現代經濟的發展、確保信息傳遞的及時性以及企業管理的便利性，各種電子文檔和辦公軟件應運而生。由于電子文檔傳遞信息快、復制效率高、修改容易，使得電子文檔逐漸擴大其使用范圍和市場規模，代替紙質文檔成為現代社會工作日常生活所需的重要組成部分，同時也對現代企業檔案管理工作產生了極大的影響和作用。文章從幾個方面分別解析了電子文檔對檔案管理工作的影響與作用。

關鍵詞：電子文檔 檔案管理 作用 影響

中圖分類號：G27文獻標識碼：A文章編號：1674-098X（2013）04（c）-0201-01

隨著信息技術的提高和網絡技術的普及，現代社會人們日常工作已經離不開各種相關的辦公軟件和設備，而作為現代化工作中重要的工作媒介—電子文件，在現代社會信息化建設和經濟發展進程中發揮了巨大的作用。近些年來，尤其是進入21世紀以來，電子文檔的使用范圍逐漸從企業、政治領域擴大到教育及文化的領域。由于電子文檔具備的優勢和特點，它包含了大量的數據信息、圖標以及文本，為人們信息的傳遞提供了不小的便利，同時它也對各事業單位的檔案管理工作產生了深遠的影響。檔案管理的根本就是信息、內容的處理及保存，現在電子文檔代替了紙質文檔，大大簡化了事業單位的檔案管理工作，也提高了檔案管理工作人員的工作效率，把人們從大量的編輯和抄寫的工作中解放出來，大大加快了現代化社會的建設步伐和進程。下面文章就會簡要介紹電子文件的特點和其對檔案管理工作產生的影響及作用。

1 電子文件的概念和特點

電子文件，顧名思義就是以計算機為媒介，以計算機光盤、軟盤等記錄數據信息的工具為載體，人們日常社會生活中記錄或收集的各種文件資料、圖像等信息文件。電子文件依賴于計算機而生存，它與原始的紙質文件相比，在傳遞的快捷性、復制的可靠性以及修改的方便性上有著很強的優勢，因而在快節奏的現代社會經營活動中逐漸取代了紙質文件的市場，并在人們的日常生活使用市場中占據了不可動搖的地位。

相比較紙質文件而言，電子文件有以下特點：第一，電子文件需要依賴于電腦和辦公設備才能使用；第二，電子文件可以依據電腦直接修改和處理；第三，電子文件可以依賴于網絡系統迅速傳遞并共享；第四，電子文件的保存的方便性和長久性得到了提高。

2 電子文件對檔案管理工作的影響和作用

檔案管理工作就是人們對事業單位的數據信息以及文件資料等檔案進行管理的活動，電子文件和電子文檔的出生使得檔案管理工作的模式和方法發生了巨大的變化，對檔案管理工作也產生了深遠的影響。下面文章就會簡要介紹。

2.1 對檔案管理工作人員的影響

由于電子文檔要依賴于計算機才能發揮其作用，因此，對于現在檔案管理工作人員而言，熟練地掌握并運用跟電子文檔有關的相關辦公技術就成為必備的技能。也就是說，現在檔案管理工作人員不僅要有專業的檔案管理知識，還要有熟練的電腦技術以及通過電腦對事業單位的電子文檔進行處理的能力。

2.2 對檔案管理保存環境的影響

跟紙質檔案有很大的不同，電子檔案的保管也由于其存儲方式和存儲環境的變化而發生變化。電子文件和檔案由于使用的載體是一些對溫度、濕度和存放環境有著獨特的要求的材料，使得電子文檔的保存也對電子靜電、磁性干擾和擠壓碰撞方面有特殊的要求。因此，現在電子檔案的保存除了要考慮其本身載體工具的質量外也要考慮其載體工具的適宜保存環境的因素。

2.3 對檔案管理方式的影響

電子文件的整個工作管理過程都要通過電腦來實現，因此我們現在對檔案的管理就要根據其電子文件各自特點的不同而采取不同的管理方法和模式。首先，我們都知道電子文件由于其復制容易，傳遞速遞快，且其更容易受到攻擊，這樣就導致了企業對于電子檔案的完整性和安全性方面要重點關注；接著，雖然現在電子文件有很多優勢并且其使用范圍和領域都一直在擴大，但是一些事業單位出于保障性和安全性考慮，對一些重要的文件和技術資料也會使用紙質文檔進行管理和歸檔，這就說明在沒有更好的保證文檔的完整性、安全性以及長久性的方法之前，我們現在檔案管理就處于電子檔案與紙質文檔共存的局面。因此，我們在管理事業單位檔案的時候就要面對兩種不同檔案的管理方式和現狀；最后，我們以往在處理檔案的時候，對于一些時間久遠的資料文檔就會移交到其他專業部們來進行管理，這樣很不利于查找，而電子文檔的出現則解決了這種困擾。電子文檔利用網絡的普及，可以很容易的把所有資料文檔進行整合并共享，事業單位其他工作人員也能夠利用公司內部網絡平臺對其進行了解并查詢，有利于檔案管理工作的系統性、全面性以及規范性的建設。

2.4 對檔案管理安全性的影響

由于電子文檔的處理離不開計算機和網絡，所以對于檔案的歸檔和電子文件處理過程中的安全性和完整性就帶來了不便。由于電子文件上所存信息和載體之間可以隨意拷貝、分離，使得電子文檔的保密性、完整性以及原始性就有了很大的問題。此外，由于電子文件的傳輸要依靠網絡，所以保障電子文件傳遞過程中的安全性就成為檔案管理工作工作人員要考慮的問題，尤其是要考慮各種病毒的侵襲和黑客的攻擊等方面，而且對于計算機硬件的設備和設施問題也有可能造成檔案資料的遺失或者損毀，因此，我們對于文檔管理的硬件設施也不能忽視。

3 結語

通過上文對電子文檔的一些特點進行分析，我們發現電子文檔的產生帶動事業單位檔案管理工作上的變革與發展，使得檔案管理方法和管理模式都發生了巨大的變化，給我們現代檔案管理工作帶來方便的同時也給我們檔案管理工作的安全性、完整性以及保密性等方面帶來了很大的考驗。因此，我們要客觀地面對電子文檔給我們檔案管理工作帶來的作用與影響，在利用好電子文檔的優勢的同時也要想辦法克服并解決電子文檔給我們檔案管理工作帶來的不利。

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