淺析檔案數(shù)字化信息服務(wù)工作的思考

摘 要：我國實(shí)行特色主義現(xiàn)代化建設(shè)以來，經(jīng)濟(jì)得到了快速的發(fā)展，科技在不斷的進(jìn)步。檔案管理為了更好地服務(wù)社會，適應(yīng)快速的生活節(jié)奏，開始從傳統(tǒng)模式向數(shù)字化變革。檔案管理數(shù)字化只是檔案管理現(xiàn)代化的第一步。完整的現(xiàn)代化管理體系除了要具備數(shù)字化的信息儲存庫外，更要有一個(gè)合理利用數(shù)據(jù)庫的服務(wù)系統(tǒng)。負(fù)責(zé)檔案資料的服務(wù)人員，一定要對新的服務(wù)系統(tǒng)有一定的認(rèn)識，工作中更要做到邊實(shí)踐，邊進(jìn)步的工作態(tài)度。從工作的實(shí)踐中總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，找到日常工作的不足之處，對工作進(jìn)行逐步的完善，完成硬件設(shè)施和軟性服務(wù)的共同進(jìn)步與發(fā)展，實(shí)現(xiàn)檔案管理部門更好服務(wù)社會的總目標(biāo)。

關(guān)鍵詞：檔案管理 數(shù)字化 信息服務(wù)

中圖分類號：G27文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A文章編號：1674-098X（2013）04（c）-0237-01

1 檔案管理進(jìn)行變革的優(yōu)點(diǎn)和影響因素

1.1 檔案管理數(shù)字化變革后對于檔案服務(wù)的幫助

檔案管理人員在傳統(tǒng)檔案管理模式下工作時(shí)，檔案服務(wù)人員往往會對重要的歷史原件產(chǎn)生不必要的隨壞。如果碰到一些存在久遠(yuǎn)的、重要的歷史原件調(diào)動(dòng)時(shí)，工作人員怕調(diào)動(dòng)過程中出現(xiàn)損壞而拒絕調(diào)動(dòng)。但是，檔案管理采用數(shù)字化管理以后，原件破壞的問題就得到了根本的解決。檔案管理人員通過計(jì)算機(jī)輸入系統(tǒng)，將歷史原件中的資料輸入到計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫中，當(dāng)相關(guān)部門和人員想對某一重要的歷史檔案進(jìn)行查閱時(shí)，檔案服務(wù)人員就可以通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)對數(shù)據(jù)庫進(jìn)行查詢，將重要檔案的內(nèi)容資料通過電腦輸出顯示器呈現(xiàn)出來，避免了歷史原件的不必要損傷和磨損。

1.2 檔案數(shù)字化信息服務(wù)減小了工作人員的任務(wù)量

從第一代計(jì)算機(jī)問世以來，它就承擔(dān)了對重要數(shù)據(jù)進(jìn)行計(jì)算的歷史重任。幾十年來經(jīng)過科學(xué)人員的不斷努力，計(jì)算機(jī)發(fā)展可謂是日新月異。如今的計(jì)算機(jī)不僅實(shí)現(xiàn)了體積上的縮小進(jìn)步，其計(jì)算能力更得到了時(shí)代性的跨越。檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理后，大量信息從各種不同的歷史檔案中匯集到了電腦的硬盤中，方便檔案的調(diào)配和查閱。檔案服務(wù)人員在面對以往堆積如山的歷史文獻(xiàn)時(shí)，很難能夠在第一時(shí)間找到人們需要的相關(guān)檔案，要一點(diǎn)點(diǎn)的排查才能決定檔案的所在位置，這種工作模式不僅繁瑣 而且耗時(shí)長。當(dāng)檔案實(shí)行數(shù)字化管理后，檔案查詢服務(wù)人員可以經(jīng)過部門內(nèi)部的搜素引擎對關(guān)鍵字進(jìn)行查詢，這樣不僅能夠大大的減少搜索時(shí)間，更能針對服務(wù)人員的關(guān)鍵字，提供相關(guān)的檔案資料。

1.2 利民式遠(yuǎn)程數(shù)字化搜索查詢服務(wù)

檔案的數(shù)字化管理，不僅為館內(nèi)的工作人員提供了快速的搜索引擎，更為檔案需求者提供了遠(yuǎn)程查詢的平臺。傳統(tǒng)的檔案管理模式下，檔案館內(nèi)的資料是以書面記錄的文獻(xiàn)保存模式，檔案需求者想要對相關(guān)檔案進(jìn)行查詢調(diào)動(dòng)時(shí)，必須舟車勞頓的前往檔案館所在地進(jìn)行查詢，有時(shí)還要去外省才能找到相應(yīng)的資料。檔案館實(shí)踐數(shù)字化之后，通過網(wǎng)絡(luò)的共享，將整個(gè)中國的檔案進(jìn)行匯總，組建了一個(gè)龐大的信息化共享網(wǎng)絡(luò)。將一館一數(shù)據(jù)的服務(wù)變成了利民全中國服務(wù)。

2 服務(wù)人員如何對數(shù)字化檔案信息進(jìn)行合理的利用

我國檔案管理實(shí)行數(shù)字化的實(shí)踐并不長，檔案管理人員既需要對新檔案進(jìn)行輸入，又需要對歷史檔案進(jìn)行補(bǔ)充總結(jié)，檔案的數(shù)字化建設(shè)是一件長期的浩大工程。檔案服務(wù)人員在工作人員對檔案進(jìn)行書錄的過程中要繼續(xù)為檔案需要人員進(jìn)行服務(wù)。針對當(dāng)前并不完善的數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫，檔案服務(wù)人員應(yīng)該根據(jù)其特點(diǎn)建立服務(wù)體統(tǒng)，目前有兩種基本的利用方法：一種是勸說檔案利用人員到館內(nèi)，通過工作人員的引導(dǎo)，利用館內(nèi)提供的局部網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檔案目錄查詢，根據(jù)查詢的結(jié)果找到檔案的儲存位置，進(jìn)行檔案原件閱覽；還有一種就是通過館內(nèi)網(wǎng)絡(luò)與外部網(wǎng)絡(luò)的鏈接，幫助檔案需要人員通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行相關(guān)資料查詢，這是在數(shù)字化檔案館健全之后，理想的服務(wù)方式。檔案數(shù)字化管理的最終目標(biāo)就是實(shí)現(xiàn)檔案與需要者的零距離。任何企業(yè)或者個(gè)人在需要用到相關(guān)檔案文獻(xiàn)時(shí)，都可以通過身邊的互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)入檔案館的數(shù)據(jù)庫，進(jìn)行電子文獻(xiàn)的瀏覽。

3 針對目前檔案服務(wù)現(xiàn)狀的建議

檔案管理數(shù)字化是社會與檔案管理工作的要求，任何信息都必須實(shí)現(xiàn)與需求者的零距離阻礙才能，是現(xiàn)代生活節(jié)奏對檔案管理的要求。檔案管理人員在對歷史檔案進(jìn)行數(shù)字化管理的過程中要根據(jù)檔案的實(shí)際情況選擇針對性的處理辦法，不能僅僅將檔案的數(shù)字化作為自己的工作目標(biāo)，更要保證檔案的真實(shí)性和有效性。針對國內(nèi)檔案建設(shè)情況，我們提出以下幾點(diǎn)建議。

3.1 進(jìn)行高效化建設(shè)的同時(shí)注意檔案的真實(shí)性

檔案管理人員在進(jìn)行檔案管理的過程中，不能對所有的歷史檔案都進(jìn)行數(shù)字化的“一刀切”，要根據(jù)檔案的實(shí)際情況，將檔案的真實(shí)性和能夠發(fā)揮的作用視為檔案管理的首要目標(biāo)。檔案管理人員要根據(jù)檔案需求者對于檔案類型的要求，針對性的建立檔案數(shù)字化。比如，檔案管理人員要將一些常用的檔案文獻(xiàn)進(jìn)行數(shù)字化的轉(zhuǎn)換，方便不同的人群在同一時(shí)間對某個(gè)文獻(xiàn)的同時(shí)閱讀；針對那些需要依靠通過照片進(jìn)行閱讀輔導(dǎo)或者帶有保密性質(zhì)的文獻(xiàn)要尊重其文獻(xiàn)的重要性，進(jìn)行實(shí)體的非數(shù)字化的保存。

3.2 加強(qiáng)對檔案數(shù)字化規(guī)劃成本控制的重視

檔案數(shù)字化是一個(gè)系統(tǒng)的、浩大的長期工程，然任何一個(gè)機(jī)構(gòu)都會設(shè)計(jì)到資金控制的問題，檔案管理部門也不例外。檔案管理部門在進(jìn)行檔案數(shù)字化建立的過程中，不能將數(shù)字化建設(shè)作為館內(nèi)的唯一工作，也實(shí)現(xiàn)不同工作共同發(fā)展的科學(xué)發(fā)展觀。如何能實(shí)現(xiàn)資金的合理運(yùn)用就要依靠相關(guān)的負(fù)責(zé)人員對各項(xiàng)建設(shè)的成本進(jìn)行有效的控制。檔案館的數(shù)字化建設(shè)包括了文獻(xiàn)檔案的抽調(diào)、數(shù)字化小組的建立、常用檔案的分類總結(jié)等。檔案負(fù)責(zé)人員要對檔案數(shù)字化進(jìn)行全面的管理和策劃，對需要數(shù)字化處理的檔案和要繼續(xù)保持文獻(xiàn)儲存方式的檔案進(jìn)行明確的劃分歸類。幫助數(shù)字化建設(shè)人員明確其工作內(nèi)容。檔案館負(fù)責(zé)人員要結(jié)合現(xiàn)在科技的運(yùn)用，有效減少工作人員錄入檔案的時(shí)間，減少不必要的勞動(dòng)力消耗，實(shí)現(xiàn)低成本的數(shù)字化檔案建造工程。檔案館盡心數(shù)字化建設(shè)的過程中，一反面要解決檔案數(shù)字化的進(jìn)程，另一方面又要完成大量歷史文獻(xiàn)的存放工作。檔案館數(shù)字化建立的模式中，如果該檔案館要使用局域網(wǎng)查詢的方式，那就要針對資料種類的不同對相關(guān)的文獻(xiàn)進(jìn)行分類儲存，幫助檔案需要人員縮短檔案查找時(shí)間，那么檔案管理負(fù)責(zé)人又要面對檔案重整的資金消耗問題。

4 結(jié)語

檔案數(shù)字化是科技進(jìn)步的必然要求，也是社會對于檔案館的要求。檔案館要努力做好文獻(xiàn)檔案的數(shù)字化，完成對重要?dú)v史文獻(xiàn)的有效保護(hù)，幫助檔案利用人員減少相關(guān)的查詢時(shí)間，爭取做到檔案資料與需要人員之間的零距離。

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