辦公自動化在現代秘書工作中的應用探析

摘 要：信息技術的不斷發展及其在辦公中的廣泛應用，引發了社會對文秘專業人才培養的重新思考。滿足信息社會對文秘專業人才辦公自動化應用能力的要求，具備現代辦公自動化技能的應用型人才培養逐漸得到重視，成為文秘專業人才培養的新方向。通過實現辦公自動化，或者說實現數字化辦公，可以優化現有的管理組織結構，調整管理體制，在提高效率的基礎上，增加協同辦公能力，強化決策的一致性，最后實現提高決策效能的目的。如何進一步提高辦公自動化水平，切實有效地提高工作效率成為當前文秘工作人員必備的素質和努力的方向。

關鍵詞：辦公自動化技術；秘書工作效率；辦公設備

中圖分類號：C93 文獻標志碼：A 文章編號：1673-291X（2013）21-0223-02

一、辦公自動化在秘書工作中的重要性

隨著社會的不斷發展和信息技術水平的不斷提升，現代辦公設備已進入中國各級黨政機關和企事業單位的辦公室。它將改變文秘人員傳統的手工辦公模式，并在更大范疇內，更大規模地吸收信息，提高文秘人員的工作效率和質量。因此，樹立現代化辦公觀念，掌握現代化辦公知識，學會操作現代化辦公設備，提高辦公自動化水平，切實提高工作效率已成為當前文秘工作人員必備的素質和努力的方向。

（一）辦公自動化能極大地提高辦公效率和辦公質量

中國傳統的方法，文稿的形式是秘書人員用筆在紙上起草、反復修改、謄清，然后交給打字員，再對打出的紙樣進行校對。如果要對打出的紙樣進行修改，除個別錯字改正外，整段的修改如增、刪、改等必然要對整頁重新打字。如果采用以微處理器為核心的文字處理，則可以用鍵盤將文稿輸入。利用文字處理的增、刪、改等編輯功能，在屏幕上進行修改。完稿后的文件可以存入磁盤，以備隨時使用。也可以用聯機的打印印出所希望的字體、字號的書面文稿。這樣，鍵盤操作—屏幕編輯—自動打印的過程，就代替了紙筆起草—修改謄抄—打字—核對—修改—印出，這個繁瑣過程，從而提高了辦公效率。同時，磁盤歸檔后可隨時檢索、自動打印等，提高了辦公質量。

（二）辦公自動化使辦公活動呈現全新的面貌

辦公自動化是實現秘書工作現代化的重要條件，它使傳統的辦公室結構和工作方式發生新的變化，呈現全新的面貌。在自動化辦公室里，再也見不到塞滿房間的檔案柜、文件匣，看不到成堆的表格和紙張。所有文件的內容，全部存放在一個小小的磁盤中。桌上的計算機將按照向它發出的指令做著各式各樣的工作。顯示屏幕代替了紙，鍵盤代替了筆，打印機代替了大量的抄寫和復印工作。有了自動化設備，促進文書工作的處理手段更加先進。更不用擔心離開辦公室后無人接電話。電話打進，若沒人接，它會自動將電話存入電腦中，并在顯示屏上顯示電話內容或提醒主人。如果建立了局域網，便可不必為發信、發文件犯愁。此時只要在網絡工作站上發一個命令。所有該發的信息全都會迅速無誤地到達接收者手里。打印機壞了不必著急，可以在自己的辦公室里通過共享手段借用其他辦公室的打印機工作。有些數據在本辦公室找不到，可以通過網絡到別處去取。在這樣的辦公室里，秘書人員定會高效而有條不紊地工作。

（三）辦公自動化有力地促進管理工作的改革

實現辦公自動化的過程，也是促進管理工作改革的過程。實現辦公自動化后，可以實現時間管理現代化。因為電子日程表和電子備忘錄可以在兩三分鐘之內安排好一個在平時需要七十分鐘方能安排好的會議，還會巧妙地解決同一段時間中很多人參加的多種會議，使人能輕易地應付大量會議因某些原因而改期或撤消等情況；能及時地發出信號，提醒人們不要錯過會議或遲到；還能科學地調配會議室、交通工具和其他服務設施。

實現辦公自動化必然促進管理系統和管理手段的改革。因為管理機構臃腫和軟弱不利于辦公自動化，必須促其精干。決策手段憑經驗不能輸入電腦，必須將經驗升華為科學手段。公文格式不一，報表五花八門不便輸入電腦，必須促其簡明劃一，形式標準化。辦公自動化能在分享信息中獲得大量好處，因此，就促進那些手工業式的、自給自足的小農式的單位和設備的橫向聯合。如辦公自動化需要計算機、信息庫和通訊網者結合。為充分發揮辦公自動化設備的效用，必須聯結成網，成為整個單位、整個系統、整個地區以至于整個國家的網，甚至與世界有關系統的網絡相通。

二、辦公自動化在秘書工作中起到重要作用的原因

（一）秘書辦公自動化崗位從業要求的性質決定

在秘書的日常工作中，秘書要負責總公司辦公會議和其他重要會議的準備、記錄和資料整理等工作；主動收集總公司的運行情況，及時做好宣傳報道工作；負責編排每周主要工作安排表，安排節假日干部值班工作；協助主任做好來賓接待和信訪工作，認真接聽客戶投訴電話，并做好記錄和反饋工作；負責總公司文件、資料的電腦打印和校對工作；及時做好各類文件的收發、傳遞、呈批、立卷、歸檔工作；嚴格執行保密制度，定期收集、整理有關檔案資料，及時整理歸檔；按時收發各中心（部門）的考勤考核表和部門工作月度報表，及時交主管領導審閱；協同做好員工的考勤考核工作。

所以，鑒于秘書工作的性質，每天都要處理很多日常事務，為領導提供一個良好的辦公環境，減輕領導的負擔，做好領導的左右手，高效地完成領導交給的工作任務，使用辦公現代化是秘書工作的必要性。

（二）現代信息技術地不斷革新，秘書工作中辦公自動化技術的發展

隨著現代科學技術的飛速發展，尤其是計算機的普及和網絡技術的不斷步，許多現代化的辦公設備進入了各企事業單位的辦公室。辦公自動化技術已經滲透到秘書工作的方方面面，比如文件材料的起草，公文處理、會議組織等等。以往起草文件材料，都是秘書人員手寫，再交給打字員校對打印。而現在，有了電子計算機和打印機、復印機、傳真機等一系列現代化的辦公設備，秘書人員從文件的起草直到印制，這一系列的工作可以一氣呵成。辦公自動化技術在現代秘書工作中的占有重要地位。同時，這也給我們從事秘書工作的人員提出了更高的要求，要求秘書要與時俱進，適應現代辦公自動化的發展。

三、使用辦公自動化技術，提高秘書辦公效率的途徑

（一）辦公自動化的應用

一是利用現代辦公自動化設備，提高文字錄入的速度。很多單位在招聘時，都把打字速度放在突出的位置。要求打字速度在120字/分的不在少數，最少的也要求在80～100字/分，所以秘書人員必須具備很好的文字輸入的能力。二是熟練操作Office辦公軟件。秘書人員每天都要處理大量的文檔，包括Word和Excel文檔，所以熟練操作office是秘書工作的最基本的條件。三是熟練操作辦公室常見的其他的現代化辦公設備，如打印機、復印件、傳真機、投影儀、掃描儀等辦公自動化設備，要求秘書人員熟悉操作運用。

（二）日常辦公室事務的處理

秘書人員在辦公事務辦公自動化中，最為普遍的應用有文字處理、電子排版、電子表格處理、文件收發登陸、電子文檔管理、辦公日常管理、人事管理、財務統計、報表管理、個人數據庫等。這些基本的辦公事務管理的內容可以做成應用軟件包，包含不同的應用程序之間可以互相調用或共享數據庫，以便提高辦公事務處理的效率。這種辦公事務處理軟件包應具有通用性，以便擴大應用范圍，提高其利用價值。此外，在辦公事務處理級上可以使用多種辦公自動化系統，如電子出版系統、電子文檔管理系統、光學漢字識別系統、漢語語音識別系統等，對提高秘書工作效率都起到很好的作用。

（三）檔案信息化的管理

秘書通過對計算機網絡技術的學習，掌握了電子文件歸檔管理的要求，能夠更好地與文檔管理人員溝通。在現實工作中，公文撰寫、公文辦理和信息管理等都是秘書人員最經常的工作，所以有必要優先引進使用文字處理軟件，檔案信息管理軟件會議技術軟件來完成秘書的日常事務工作，這樣可以有效地最大限度地提高秘書人員的工作效率。

辦公自動化是利用先進的技術，并在秘書工作中廣泛運用，使得秘書工作人員從繁瑣的日常事務中脫離出來，提高了秘書的工作效率，為企業帶來了很大的效益。同時也給秘書工作人員提出了更多的要求，要不斷地掌握現代辦公自動化相關知識，與時俱進，適應社會的要求。

參考文獻：

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[責任編輯 王玉妹]