高校學報編輯部管理信息系統戰略規劃探討

【摘 要】如何高效率地向作者、編輯、審稿人、讀者等用戶傳遞業務信息，是高校學報編輯部當前需要解決的迫切問題，構建基于網絡的管理信息系統是解決這一問題的好辦法。本文以某高校學報編輯部為例，從系統現狀、可行性分析、業務流程、總體結構、開發策略等方面來探討了高校學報編輯部的管理信息系統戰略規劃。

【關鍵詞】高校學報；學報編輯部；管理信息系統；系統規劃

0 引言

高校學報是高校主辦的受到學術界及科研工作者廣泛關注的學術理論刊物[1]。長期以來，高校學報承擔了以高校教師為主的廣大科研工作者的學術成果出版傳播重任，為我國的科技發展做出了重大貢獻。當前，隨著網絡技術和辦公自動化技術的發展，辦公業務信息的傳遞、分發和回收已經越來越需要網絡技術的支持，逐步實現基于網絡的高效辦公環境己成為一種不可阻擋的趨勢。在這樣的背景下，對于高校學報編輯部而言，如何高效率地向作者、編輯、審稿人、讀者等用戶傳遞業務信息是高校學報編輯部需要解決的迫切問題。為此，高校學報編輯部需要改革業務流程，構建基于網絡的管理信息系統，以便提高編輯部的工作效率，進而提升高校學報的競爭力。本文擬以某高校學報編輯部為例來探討高校學報編輯部信息系統戰略規劃。

1 系統現狀及可行性分析

1.1 學報編輯部管理信息系統現狀分析

隨著基于網絡的自動化辦公平臺的逐步推廣，當前已有一些高校學報編輯部使用基于網絡的管理信息系統來處理其日常事務。這些管理信息系統有的是自行開發的，有的是購買的，有的是免費獲得的（如與中國知網有合作關系的期刊編輯部可以申請免費獲得其開發的網絡采編系統）。一般來說，這些管理信息系統通常都能使編輯人員從繁雜手工操作業務中解脫出來，以便有更多的精力來編輯加工稿件，進而提高學報編輯部的工作效率和學報出版質量。

然而，盡管學報編輯管理信息系統已經推廣多年，但仍然有不少高校學報編輯部還是采用手工的方式來進行編輯部業務管理工作[2-3]。以某高校學報編輯部為例，該編輯部對于登記稿件、送審稿件、通知作者及審稿人、稿件歸檔、費用統計等事務性工作便是以手工方式來完成的，由于這些繁雜量大的工作都由人工來處理，不僅難以快速查詢稿件狀態等相關信息，而且有時難免會出錯（如作者聯系電話等信息記錄錯誤），從而不能高效率地向作者、編輯、審稿人、讀者等用戶提供學報相關信息。此外，不少高校學報編輯部當前還存在編輯人員少、經費有限等問題，在這樣的背景下，還使用手工的方式來處理稿件既費時又耗財，而且難以及時抓住質量高的稿件，這嚴重阻礙了學報的進一步發展。

1.2 學報編輯部管理信息系統開發可行性分析

一般而言，高校開發或定制學報編輯部管理信息系統是一項系統性很強的工作，需要根據學報編輯部的實際情況來分析管理信息系統開發的可行性，以便更好地實現學報編輯部業務流程的高效處理。下面以高校自行開發管理信息系統為例來分析其可行性。

1）技術可行性分析

自行開發的學報編輯部管理信息系統通常是基于高校校園網來開發和運行的。以某高校學報編輯部為例，該校校園網已經建成多年，投入使用狀況良好。為了降低開發成本，基于高校校園網的學報編輯部管理信息系統通常采用基于B/S結構的網絡開發技術、基于MySQL的數據庫技術和基于PHP的應用程序開發技術，這些技術都已非常成熟，并在該高校有較多的成功案例。采用基于UML的面向對象開發工具可以方便地進行系統分析與設計，且有利于系統維護及日后因業務需要變化而作變更。利用這些成熟的開發技術、方法、工具來進行學報編輯部管理信息系統的開發，能夠使系統開發具有很好的技術保障。

2）經濟可行性分析

當前，隨著網絡技術的普及和發展，實現基于網絡環境的高效管理信息系統己成為一種經濟的管理模式。在這樣的背景下，高校學報編輯部開發和應用管理信息系統，應該能解決高效地向作者、編輯、審稿人、讀者等用戶傳遞學報相關信息的迫切問題，從而使學報編輯部更具有競爭力。對于該高校學報編輯部而言，從該高校目前的校園網技術水平、學報編輯部管理信息系統的開發難度以及相關開發人員的素質水平來看，該高校不需要增加過多的硬件和軟件投入，相關開發人員就能以很低的經濟成本來設計并實施學報編輯部管理信息系統，并在學報編輯部管理信息系統中實現對作者的在線投稿、對審稿專家的遠程審稿、對編輯部人員的在線辦公、對稿件的自動歸檔管理、對相關費用的自動統計等管理功能。這些低成本實現的管理功能，必然會減少人為因素所造成的差錯，減少人工處理所需紙張與印制等成本的浪費以及提供良好的基于網絡環境的高效管理平臺，大大地提高該高校學報編輯部的工作效率，從而具有較好的經濟效益。

3）操作管理的可行性分析

隨著計算機網絡技術和自動化技術越來越廣泛地應用于各行各業，高校學報編輯部的領導班子和相關編輯人員越來越重視辦公自動化，并且還意識到開發和應用基于網絡的學報編輯部管理信息系統能大大地提高該高校學報編輯部的工作效率。學報編輯部的領導和相關編輯人員的認識到位，必將十分有利于學報編輯部管理信息系統的開發工作，從而增強學報編輯部管理信息系統設計和實現的可操作性。此外，采用基于UML（統一建模語言）的盡可能模擬人類思維方式的面向對象工具來進行開發系統，將十分有利于開發設計人員與用戶（作者、編輯、審稿人、讀者等）在系統分析與設計中的溝通理解，也便于使用戶更方便地掌握系統操作和維護系統運行，從而增強系統設計與管理的可操作性。

通過以上分析可以得出：高校學報編輯部開發和應用管理信息系統是切實可行的，能提高該高校學報編輯部的工作效率。

2 系統業務流程、總體結構及開發策略

2.1 學報編輯部管理信息系統業務流程分析

圖1 系統業務數據流程圖

一般而言，不同高校的學報編輯部的業務流程通常會略有不同。以某高校學報編輯部為例，其基本業務的數據流程如圖1所示。

2.2 學報編輯部管理信息系統總體結構

通過上述業務流程分析，學報編輯部管理信息系統大體可以包括如下幾個子系統。

作者在線投稿子系統——包括提交稿件、查看作者已投稿件、查詢審稿意見、接收及回復編輯部消息、修改登陸密碼和個人相關信息等功能。

責編在線辦公子系統——包括初審稿件、提交稿件處理（包括外審、復審、終審）、查詢稿件相關信息、發排組稿稿件、發送稿件處理通知、接收及回復各類消息、修改用戶資料及登陸密碼等功能。

專家在線審稿子系統——包括審理稿件、查詢已審稿件資料、接收及回復編輯部消息、修改個人資料與登陸密碼等功能。

副主編在線辦公子系統——包括復審稿件、查詢已審稿件資料、接收及回復編輯部消息、修改個人資料與登陸密碼等功能。

主編在線辦公子系統——包括終審稿件、查詢已審稿件資料、發組稿通知、接收及回復編輯部消息、修改個人資料與登陸密碼等功能。

編務在線辦公子系統——包括確認版面費、發審稿費和稿費、期刊歸檔管理、接收及回復編輯部消息、修改個人資料與登陸密碼等功能。

2.3 學報編輯部管理信息系統開發策略

一般來說，“自上而下”、“自下而上”是管理信息系統的主要開發策略。其中，“自上而下”策略具有系統性、邏輯性強的優點，從系統高層入手，先明確系統開發目標和功能，然后依此劃分出相關子系統，進而再對子系統進行分析設計，最后才實現整個系統，易見其同時也具有開發工作量大、總體費用高的缺點。“自下而上”策略具有容易實現、見效快等優點，從業務子系統入手，先分析、設計、實現業務子系統（如對于學報編輯部管理信息系統，先分析和設計出投稿子系統、審稿子系統等），再組合成整個大系統，易見其同時也具有缺乏系統性的缺點，很可能會存在功能模塊重復、數據屬性不一致等問題，從而使設計出來的系統缺乏健壯性和可拓展性。

通過比較這兩種的開發策略的優缺點，高校開發學報編輯部管理信息系統時，可以采用結合兩者的開發策略，即先“自上而下”做好編輯部管理信息系統的整體規劃，如功能劃分、業務分析等，再“自下而上”地逐步實現各個子系統的應用開發。

3 結束語

高校學報承擔以高校教師為主的廣大科技工作者傳播學術成果重任的學術理論刊物。在網絡技術快速發展和網絡辦公平臺逐步普及的背景下，高校學報編輯部需要構建基于網絡的管理信息系統，以便高效率地向作者、編輯、審稿人、讀者等用戶提供學報相關信息。為了更好地構建適合各學報編輯部業務需求的管理信息系統，高校學報編輯部必須要做好該管理信息系統的戰略規劃工作。

【參考文獻】

[1]姜新華，曹淵清，吳靖華.基于工作流的高校學報管理信息系統[J].內蒙古農業大學學報：自然科學版，2012，33（01）：215-217.

[2]王雪梅.康定民族師范高等專科學校學報編輯管理系統的設計[D].成都：電子科技大學，2007.

[3]楊鷹.面向對象與結構化的海洋科技期刊編輯管理系統研究[D].天津：天津師范大學，2004.

[責任編輯：陳雙芹]