檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計與實現(xiàn)

摘 要：電子檔案管控是當(dāng)前使用最多的檔案管控體系，它的構(gòu)造非常清晰，而且活動便捷，適合很多的工作者使用，其受到非常多的管控工作者的贊賞。此時的管控體系替代了過去的紙質(zhì)體系。其能夠生成和運作很多的程序。文章具體的闡述了該體系的結(jié)構(gòu)以及模塊的功效等內(nèi)容。

關(guān)鍵詞：檔案管理；ASP；Web技術(shù)；管理系統(tǒng)

現(xiàn)在，電腦可以開始逐漸的應(yīng)用到我們活動的各個行業(yè)和領(lǐng)域之中，此時過去的那種傳統(tǒng)意義上的文件開始脫離我們的生活，此時人們已經(jīng)大范圍的開始使用電腦來開展辦公活動。對于該項自動化來講，它的最為顯著的體現(xiàn)是設(shè)置了信息檔案，此類記載信息的方法對于單位來講更為便捷，合理的應(yīng)對了過去的紙質(zhì)模式中的不利現(xiàn)象。不過既然存在好處，就有一些不利點。由于電腦本身就有不利現(xiàn)象，此時就會導(dǎo)致單位在用此類信息的時候也就出現(xiàn)了個別的問題。對于存在的問題，單位在使用技術(shù)的時候必須要積極的防范風(fēng)險，要將不利現(xiàn)象降到最少。在這個背景下，文章論述具體的信息檔案的管控內(nèi)容。當(dāng)前時代，電腦已經(jīng)成為了我們生活中非常關(guān)鍵的依托體。由于它有著非常多的功效，所以這時候的辦公活動很便捷，而且效率也很高。在目前的背景之中，檔案一般都是用電子形式的，其對于單位在高科技的創(chuàng)新層次之中有著非常顯著的意義。不過通過分析具體的狀態(tài)，我們得知，該檔案并非都是優(yōu)化，也有一些不利點，像是和過去的紙質(zhì)的比對來看，它的風(fēng)險變多了，假如不能夠?qū)︼L(fēng)險積極應(yīng)對的話，就會導(dǎo)致很多的信息丟失，因此，單位在用此類信息的時候要高度的關(guān)注安全意義，主動的設(shè)置維護方法，進而保證信息更為安全。

通過電腦對檔案開展管控活動，有著非常多的優(yōu)勢，特別是較之于過去的手工管控方式來講。它的檢索更加的快速，而且穩(wěn)定性好，存儲的總數(shù)也很多，有著優(yōu)秀的保密特點，使用的時間非常久，所需的費用并不多。此類優(yōu)勢可以顯著的提升管控的功效。檔案是我們開展各項活動的時候留存下來的信息，它是人類的寶貴財富。所以要積極的對其開展管控活動。在當(dāng)前的時代背景之中，由于科技的快速發(fā)展，此時就存在了電子檔案。它和過去的檔案是不一樣的，所以其保存的措施也要做一些變動。為了提升管控的能力，很多的單位和組織都是用電子管控體系，經(jīng)由軟件來切實的提升管控的功效和能力。

1 當(dāng)前管控體系中面對的一些不利現(xiàn)象

如今，結(jié)合場所對于該項管控活動的具體規(guī)定，很多的軟件單位都紛紛的開始探索管控軟件，而且它們的產(chǎn)品也受到人們的贊賞。不過這些軟件也面對一些不利現(xiàn)象，它們的存在干擾到管控活動的進步。具體的說有如下的一些內(nèi)容。

1.1 費用非常高

通常來講，那些非常昂貴的管控體系對于很多的規(guī)模不是很大的檔案館來講，是無法承擔(dān)的。所以，這些軟件無法用到這類機構(gòu)之中。

1.2 技術(shù)性非常高

在安裝以及后續(xù)的維護活動中面對很多的不利現(xiàn)象。如今的管控體系在安裝和后續(xù)的管控活動中，都要靠著優(yōu)秀的專業(yè)知識來開展，使用人在遇到一些不利現(xiàn)象的時候，自身不能夠處理，必須要靠著生產(chǎn)單位來處理。

1.3 過分的重視全面性

很多的單位為了提升軟件的價位，按照以大充好的措施來開展工作。不關(guān)注使用人的具體規(guī)定，單純的提升擴張它的模塊，進而提升價位。在具體的活動之中，檔案機構(gòu)在使用的時候只用幾個模塊就可以開展好活動。

2 關(guān)于管控體系的探索

現(xiàn)在為了提升管控的能力，工作者要對信息的收入以及修整等功能一體的管理系統(tǒng)；檔案管理系統(tǒng)的主要目的就是利用軟件實現(xiàn)檔案的錄入、查詢、修改、刪除的流程，可以保證工作人員更為精準(zhǔn)的開展活動，提升功效，減少管控的費用。管理員對錄入員工信息要求準(zhǔn)確、完全；管理員和員工能夠?qū)︿浫氲幕拘畔㈦S時作出更新修改，使管理員能夠得到員工的最新信息；為了確保信息安全和準(zhǔn)確，為系統(tǒng)管理員和一般用戶建立完善管理權(quán)限和身份級別，而一般用戶不能對信息進行添加、刪除。該體系的意義是為了確保管控工作者經(jīng)由對體系的快速，便捷的分析，明確相關(guān)的信息內(nèi)容。

2.1 用戶身份級別要求

根據(jù)用戶身份的不同從而對系統(tǒng)的使用權(quán)限有所不同，從權(quán)限大小大致可以分為：高級管理員和一般用戶。系統(tǒng)提供靈活的角色設(shè)定和權(quán)限的分配功能。

系統(tǒng)管理員：使用本系統(tǒng)的檔案管理員，是權(quán)限最大的用戶，擁有管理系統(tǒng)的所有權(quán)限。主要負(fù)責(zé)對檔案信息的錄入、查詢、修改、刪除、還原、打印和用戶的管理。

一般用戶：本系統(tǒng)的一般用戶，能夠?qū)n案信息進行查看、修改、打印和本身密碼的修改，但無錄入和刪除檔案信息的權(quán)限。

2.2 系統(tǒng)功能模塊設(shè)置

具體操作：對檔案信息進行錄入、修改、查詢、刪除、打印和管理和用戶的設(shè)置。

檔案信息的錄入：管理員對人事信息的添加

操作對象：管理員

瀏覽對象：管理員

具體功能：檔案管理員可以在檔案庫里新加檔案信息，需按員工實際信息錄入

檔案信息的修改：管理員和一般用戶修改錄入的人事信息

操作對象：管理員和一般用戶

瀏覽對象：管理員和一般用戶

具體功能：用戶和管理員在檔案信息發(fā)生變化的時候可以對其變化信息進行更改，使員工信息隨時更新，便于管理員的管理，能及時得到最新的員工信息

檔案信息的查詢：管理員和一般用戶查看錄入的人事信息

操作對象：管理員和一般用戶

瀏覽對象：管理員和一般用戶

具體功能：用戶和管理員可以查詢已錄入的檔案信息，系統(tǒng)提供了多種查詢方式，模糊查詢和常規(guī)查詢，如按姓名、性別、專業(yè)、工作單位等信息可以直接查詢

檔案信息的刪除：管理員刪除錄入的人事信息

操作對象：管理員

瀏覽對象：管理員

具體功能：管理員可以將庫中多余的、辭退員工檔案信息移出，可以對其信息永久性的刪除，也可以將其暫時性的刪除到回收站中，在回收站中可以將需要的信息還原，也可以將其永久性的刪除

檔案信息的打印：管理員和一般用戶打印錄入的人事信息

操作對象：管理員

瀏覽對象：管理員

具體功能：用戶和管理員都能通過Word文檔導(dǎo)出查詢出來的員工信息，便可以直接通過Word文檔對員工信息進行打印。為方便管理統(tǒng)計員工信息，也可以通過Word文檔導(dǎo)出查詢出來的某一類型所有員工列表，對其員工列表進行打印。

管理用戶的設(shè)置：管理員對其用戶名、密碼和用戶權(quán)限的設(shè)置

操作對象：管理員

瀏覽對象：管理員

具體功能：系統(tǒng)由高級管理員和一般用戶，一般用戶的權(quán)限是由高級用戶指定的，高級管理員可以對管理員用戶進行修改、添加、刪除，及用戶密碼的設(shè)置和修改，高級管理員擁有整個系統(tǒng)的全部功能，一般用戶就能對檔案信息的修改、查詢、打印的功能。