芻議如何實(shí)現(xiàn)油田企業(yè)文檔一體化管理

摘 要：檔案作為一種寶貴的信息資源，在油田企業(yè)中發(fā)揮著重要的作用。文檔一體化利用管理系統(tǒng)將公文處理與檔案管理相結(jié)合，是文書(shū)管理和檔案管理從文件生成、辦理到檔案歸檔管理由計(jì)算機(jī)實(shí)施全過(guò)程管理。本文以大慶油田企業(yè)文檔管理為切入點(diǎn)，在闡述實(shí)現(xiàn)油田企業(yè)文檔一體化管理的現(xiàn)實(shí)意義的基礎(chǔ)上，探討了實(shí)現(xiàn)油田企業(yè)文檔一體化管理的有效途徑，旨在說(shuō)明大慶油田實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理的重要性，以期為油田企業(yè)文檔管理提供參考。

關(guān)鍵詞：油田企業(yè)；文檔一體化；管理

前言

近年來(lái)，我國(guó)科學(xué)技術(shù)發(fā)展迅猛，檔案管理工作發(fā)展較快，傳統(tǒng)的手工操作方法工作重、效率低，已不適應(yīng)當(dāng)前文檔管理工作的要求，在信息化建設(shè)的大背景下，文檔一體化采用科學(xué)的檔案管理體制和管理方法，實(shí)現(xiàn)文書(shū)運(yùn)轉(zhuǎn)的高效率和檔案管理的高質(zhì)量，是石油企業(yè)的文檔管理現(xiàn)代化的必然選擇。大慶油田是我國(guó)目前最大的油田，也是世界上為數(shù)不多的特大型砂巖油田之一。就目前而言，如何實(shí)現(xiàn)油田企業(yè)文檔一體化管理是大慶油田關(guān)注的焦點(diǎn)。因此，研究實(shí)現(xiàn)油田企業(yè)文檔一體化管理的有效途徑具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義。鑒于此，筆者對(duì)如何實(shí)現(xiàn)油田企業(yè)文檔一體化管理進(jìn)行了初步探討。

1 實(shí)現(xiàn)油田企業(yè)文檔一體化管理的現(xiàn)實(shí)意義

實(shí)現(xiàn)油田企業(yè)文檔一體化管理的現(xiàn)實(shí)意義，主要表現(xiàn)在有利于提高油田企業(yè)工作效率、有利于發(fā)揮文檔工作整體優(yōu)勢(shì)、有利于規(guī)范油田企業(yè)檔案管理和有利于實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化四個(gè)方面，其具體內(nèi)容如下：

1.1 有利于提高油田企業(yè)工作效率

實(shí)現(xiàn)油田企業(yè)文檔一體化管理，有利于提高油田企業(yè)工作效率。油田企業(yè)文檔一體化管理，改變了傳統(tǒng)的以手工記錄的方式管理文檔，文檔一體化使文書(shū)管理和檔案管理的聯(lián)系更為緊密，利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行文檔管理，把原來(lái)各自獨(dú)立的文件管理和檔案管理納入一個(gè)統(tǒng)一的系統(tǒng)中，與此同時(shí)，協(xié)調(diào)好文書(shū)人員和檔案人員對(duì)文檔進(jìn)行管理，避免了傳統(tǒng)文檔管理在人力、物力資源方面的浪費(fèi)，減少了不必要的工作環(huán)節(jié)，因此有利于提高油田企業(yè)的工作效率。

1.2 有利于發(fā)揮文檔工作整體優(yōu)勢(shì)

實(shí)現(xiàn)油田企業(yè)文檔一體化管理有利于發(fā)揮文檔工作整體優(yōu)勢(shì)。在石油企業(yè)文檔管理中，文檔管理是一項(xiàng)系統(tǒng)的工作，如果不使文書(shū)管理和檔案管理結(jié)合起來(lái)，不能發(fā)揮文書(shū)管理和檔案管理的整體優(yōu)勢(shì)。在油田企業(yè)文檔管理中，利用文體一體化管理則有利于發(fā)揮文檔工作整體優(yōu)勢(shì)，具體說(shuō)來(lái)，文檔一體化管理中，檔案部門(mén)對(duì)文書(shū)部門(mén)提出具體要求，文書(shū)部門(mén)為檔案部門(mén)的工作奠定基礎(chǔ)，二者共同致力于油田企業(yè)，可以起到事半功倍的效果。

1.3 有利于規(guī)范油田企業(yè)檔案管理

實(shí)現(xiàn)油田企業(yè)文檔一體化管理還有利于規(guī)范油田企業(yè)檔案管理。對(duì)石油企業(yè)而言，文檔一體化管理使得油田文檔管理工作更加規(guī)范，油田企業(yè)文檔從形成開(kāi)始到立卷歸檔，都必須認(rèn)真執(zhí)行檔案案卷質(zhì)量方面的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，這樣不僅可以有效保證文件質(zhì)量，而且還為檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。由此可見(jiàn)，文檔一體化管理對(duì)油田企業(yè)檔案管理起到了規(guī)范的作用。

1.4 有利于實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化

實(shí)現(xiàn)油田企業(yè)文檔一體化是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的必經(jīng)之路，因此對(duì)石油企業(yè)具有重要的意義。伴隨著油田企業(yè)現(xiàn)代化建設(shè)的推進(jìn)，對(duì)油田企業(yè)文檔管理也提出了新的要求，要求油田企業(yè)在文檔管理上采用現(xiàn)代化的管理手段進(jìn)行管理，文檔一體化管理較好地適應(yīng)了油田企業(yè)現(xiàn)代化建設(shè)的需要，加快了油田企業(yè)文檔管理現(xiàn)代化的進(jìn)程，對(duì)油田企業(yè)的影響巨大。

2 實(shí)現(xiàn)油田企業(yè)文檔一體化管理的有效途徑

在深入了解實(shí)現(xiàn)油田企業(yè)文檔一體化的現(xiàn)實(shí)意義的基礎(chǔ)上，圍繞推進(jìn)油田科學(xué)發(fā)展、和諧發(fā)展這一主題，大慶油田實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理的有效途徑，可以從以下四個(gè)方面采取措施，下文將逐一進(jìn)行分析。

2.1 更新油田企業(yè)檔案管理觀念

更新油田企業(yè)檔案管理觀念，是實(shí)現(xiàn)大慶油田文檔一體化管理的有效途徑之一。在大慶油田文檔管理中，必須重視對(duì)信息的管理，更新文檔管理觀念。長(zhǎng)期以來(lái)，大慶油田文檔管理人員受傳統(tǒng)的手工文檔管理模式的影響，在具體的文檔管理工作中沒(méi)有意識(shí)到利用現(xiàn)代化的管理手段實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理的重要性，使得文檔管理的效率低下。因此，大慶油田檔案管理相關(guān)部門(mén)要教育、引導(dǎo)檔案人員更新觀念， 重新認(rèn)識(shí)現(xiàn)代企業(yè)制度下油田檔案工作的真實(shí)意義，并緊緊圍繞大慶油田生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理的實(shí)際情況進(jìn)行文檔一體化管理。

2.2 轉(zhuǎn)變油田企業(yè)檔案管理方式

轉(zhuǎn)變油田企業(yè)檔案管理方式，是實(shí)現(xiàn)大慶油田檔案一體化管理的重要環(huán)節(jié)。大慶油田文檔一體化管理在管理方式上，應(yīng)變實(shí)體管理問(wèn)信息管理。具體說(shuō)來(lái)，大慶油田文檔管理傳統(tǒng)的模式是以實(shí)體檔案為管理對(duì)象的手工作業(yè)管理，這樣的管理方式不僅影響了文檔管理工作的效率，而且制約著文檔管理工作水平的提高，實(shí)現(xiàn)油田企業(yè)文檔一體化管理以信息為管理對(duì)象，利用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案信息進(jìn)行管理，可以大大提高大慶油田的文檔管理工作的效率，使文檔管理工作為大慶油田的發(fā)展提供更加全面高效的服務(wù)。

2.3 建立油田企業(yè)檔案管理系統(tǒng)

建立油田企業(yè)檔案管理系統(tǒng)，也便于實(shí)現(xiàn)大慶油田的文檔一體化管理。在大慶油田文檔管理中建立油田文檔一體化管理系統(tǒng)，是大慶油田文檔管理工作賴(lài)以生存和發(fā)展的需要，是高效開(kāi)發(fā)、合理利用檔案信息資源的有效途徑，也是適應(yīng)、服務(wù)、推動(dòng)油田改革發(fā)展的必然要求。大慶油田文檔管理系統(tǒng)的建立，可以最大限度地實(shí)現(xiàn)油田檔案資料信息資源的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益，為大慶油田創(chuàng)新發(fā)展，提供高效優(yōu)質(zhì)快捷準(zhǔn)確的檔案信息服務(wù)。

2.4 提高檔案工作者的綜合素質(zhì)

提高檔案工作者的綜合素質(zhì)，在實(shí)現(xiàn)大慶油田文檔一體化管理中必不可少。由于信息技術(shù)的發(fā)展進(jìn)步促進(jìn)了檔案載體的變化，賦予了大慶油田文檔管理工作新的內(nèi)涵，因此對(duì)大慶油田的文檔管理工作者也提出了更高的要求，要求具有較高綜合素質(zhì)檔案工作者搞好文檔信息的開(kāi)發(fā)利用工作。在大慶油田文檔一體化建設(shè)中，提高檔案工作者的綜合素質(zhì)，可以通過(guò)定期開(kāi)展對(duì)現(xiàn)有的檔案管理工作人員的培訓(xùn)，建立起一支適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化需要的檔案管理隊(duì)伍，為大慶油田檔案事業(yè)發(fā)展提供智力支持。

3 結(jié)束語(yǔ)

總之，油田檔案是油田開(kāi)發(fā)建設(shè)中必不可少的參考和依據(jù)。油田企業(yè)文檔一體化管理是一項(xiàng)綜合的系統(tǒng)工程，具有長(zhǎng)期性和復(fù)雜性。在大慶油田文檔管理中，實(shí)現(xiàn)油田企業(yè)文檔一體化管理的有效途徑，應(yīng)更新油田企業(yè)檔案管理觀念、轉(zhuǎn)變油田企業(yè)檔案管理方式、建立油田企業(yè)檔案管理系統(tǒng)、提高檔案工作者的綜合素質(zhì)，只有這樣，才能不斷提高油田文檔管理水平，進(jìn)而推進(jìn)大慶油田又好又快地發(fā)展。

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作者簡(jiǎn)介：韓延忠（1971，6-），男，黑龍江省大慶市，館員，學(xué)歷：碩士研究生，研究方向：檔案利用、服務(wù)、電子。