芻議如何實現油田企業文檔一體化管理

摘 要：檔案作為一種寶貴的信息資源，在油田企業中發揮著重要的作用。文檔一體化利用管理系統將公文處理與檔案管理相結合，是文書管理和檔案管理從文件生成、辦理到檔案歸檔管理由計算機實施全過程管理。本文以大慶油田企業文檔管理為切入點，在闡述實現油田企業文檔一體化管理的現實意義的基礎上，探討了實現油田企業文檔一體化管理的有效途徑，旨在說明大慶油田實現文檔一體化管理的重要性，以期為油田企業文檔管理提供參考。

關鍵詞：油田企業；文檔一體化；管理

前言

近年來，我國科學技術發展迅猛，檔案管理工作發展較快，傳統的手工操作方法工作重、效率低，已不適應當前文檔管理工作的要求，在信息化建設的大背景下，文檔一體化采用科學的檔案管理體制和管理方法，實現文書運轉的高效率和檔案管理的高質量，是石油企業的文檔管理現代化的必然選擇。大慶油田是我國目前最大的油田，也是世界上為數不多的特大型砂巖油田之一。就目前而言，如何實現油田企業文檔一體化管理是大慶油田關注的焦點。因此，研究實現油田企業文檔一體化管理的有效途徑具有十分重要的現實意義。鑒于此，筆者對如何實現油田企業文檔一體化管理進行了初步探討。

1 實現油田企業文檔一體化管理的現實意義

實現油田企業文檔一體化管理的現實意義，主要表現在有利于提高油田企業工作效率、有利于發揮文檔工作整體優勢、有利于規范油田企業檔案管理和有利于實現檔案管理的現代化四個方面，其具體內容如下：

1.1 有利于提高油田企業工作效率

實現油田企業文檔一體化管理，有利于提高油田企業工作效率。油田企業文檔一體化管理，改變了傳統的以手工記錄的方式管理文檔，文檔一體化使文書管理和檔案管理的聯系更為緊密，利用計算機進行文檔管理，把原來各自獨立的文件管理和檔案管理納入一個統一的系統中，與此同時，協調好文書人員和檔案人員對文檔進行管理，避免了傳統文檔管理在人力、物力資源方面的浪費，減少了不必要的工作環節，因此有利于提高油田企業的工作效率。

1.2 有利于發揮文檔工作整體優勢

實現油田企業文檔一體化管理有利于發揮文檔工作整體優勢。在石油企業文檔管理中，文檔管理是一項系統的工作，如果不使文書管理和檔案管理結合起來，不能發揮文書管理和檔案管理的整體優勢。在油田企業文檔管理中，利用文體一體化管理則有利于發揮文檔工作整體優勢，具體說來，文檔一體化管理中，檔案部門對文書部門提出具體要求，文書部門為檔案部門的工作奠定基礎，二者共同致力于油田企業，可以起到事半功倍的效果。

1.3 有利于規范油田企業檔案管理

實現油田企業文檔一體化管理還有利于規范油田企業檔案管理。對石油企業而言，文檔一體化管理使得油田文檔管理工作更加規范，油田企業文檔從形成開始到立卷歸檔，都必須認真執行檔案案卷質量方面的標準規范，這樣不僅可以有效保證文件質量，而且還為檔案工作的標準化、規范化奠定堅實的基礎。由此可見，文檔一體化管理對油田企業檔案管理起到了規范的作用。

1.4 有利于實現檔案管理的現代化

實現油田企業文檔一體化是實現檔案管理現代化的必經之路，因此對石油企業具有重要的意義。伴隨著油田企業現代化建設的推進，對油田企業文檔管理也提出了新的要求，要求油田企業在文檔管理上采用現代化的管理手段進行管理，文檔一體化管理較好地適應了油田企業現代化建設的需要，加快了油田企業文檔管理現代化的進程，對油田企業的影響巨大。

2 實現油田企業文檔一體化管理的有效途徑

在深入了解實現油田企業文檔一體化的現實意義的基礎上，圍繞推進油田科學發展、和諧發展這一主題，大慶油田實現文檔一體化管理的有效途徑，可以從以下四個方面采取措施，下文將逐一進行分析。

2.1 更新油田企業檔案管理觀念

更新油田企業檔案管理觀念，是實現大慶油田文檔一體化管理的有效途徑之一。在大慶油田文檔管理中，必須重視對信息的管理，更新文檔管理觀念。長期以來，大慶油田文檔管理人員受傳統的手工文檔管理模式的影響，在具體的文檔管理工作中沒有意識到利用現代化的管理手段實現文檔一體化管理的重要性，使得文檔管理的效率低下。因此，大慶油田檔案管理相關部門要教育、引導檔案人員更新觀念， 重新認識現代企業制度下油田檔案工作的真實意義，并緊緊圍繞大慶油田生產經營管理的實際情況進行文檔一體化管理。

2.2 轉變油田企業檔案管理方式

轉變油田企業檔案管理方式，是實現大慶油田檔案一體化管理的重要環節。大慶油田文檔一體化管理在管理方式上，應變實體管理問信息管理。具體說來，大慶油田文檔管理傳統的模式是以實體檔案為管理對象的手工作業管理，這樣的管理方式不僅影響了文檔管理工作的效率，而且制約著文檔管理工作水平的提高，實現油田企業文檔一體化管理以信息為管理對象，利用計算機對檔案信息進行管理，可以大大提高大慶油田的文檔管理工作的效率，使文檔管理工作為大慶油田的發展提供更加全面高效的服務。

2.3 建立油田企業檔案管理系統

建立油田企業檔案管理系統，也便于實現大慶油田的文檔一體化管理。在大慶油田文檔管理中建立油田文檔一體化管理系統，是大慶油田文檔管理工作賴以生存和發展的需要，是高效開發、合理利用檔案信息資源的有效途徑，也是適應、服務、推動油田改革發展的必然要求。大慶油田文檔管理系統的建立，可以最大限度地實現油田檔案資料信息資源的經濟效益和社會效益，為大慶油田創新發展，提供高效優質快捷準確的檔案信息服務。

2.4 提高檔案工作者的綜合素質

提高檔案工作者的綜合素質，在實現大慶油田文檔一體化管理中必不可少。由于信息技術的發展進步促進了檔案載體的變化，賦予了大慶油田文檔管理工作新的內涵，因此對大慶油田的文檔管理工作者也提出了更高的要求，要求具有較高綜合素質檔案工作者搞好文檔信息的開發利用工作。在大慶油田文檔一體化建設中，提高檔案工作者的綜合素質，可以通過定期開展對現有的檔案管理工作人員的培訓，建立起一支適應檔案管理現代化需要的檔案管理隊伍，為大慶油田檔案事業發展提供智力支持。

3 結束語

總之，油田檔案是油田開發建設中必不可少的參考和依據。油田企業文檔一體化管理是一項綜合的系統工程，具有長期性和復雜性。在大慶油田文檔管理中，實現油田企業文檔一體化管理的有效途徑，應更新油田企業檔案管理觀念、轉變油田企業檔案管理方式、建立油田企業檔案管理系統、提高檔案工作者的綜合素質，只有這樣，才能不斷提高油田文檔管理水平，進而推進大慶油田又好又快地發展。

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作者簡介：韓延忠（1971，6-），男，黑龍江省大慶市，館員，學歷：碩士研究生，研究方向：檔案利用、服務、電子。