煉化企業(yè)物資供應(yīng)系統(tǒng)的信息化管理

摘 要：信息化管理，是指建立在信息技術(shù)基礎(chǔ)上，以系統(tǒng)化的管理思想，提高企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化、流程化管理，為企業(yè)決策層提供決策數(shù)據(jù)的管理平臺。它主要是從ERP（Enterprise Resource Planning）系統(tǒng)發(fā)展而來，集信息技術(shù)與先進(jìn)管理思想于一身，成為企業(yè)在信息時代生存、發(fā)展的基石。其基于MRPII的邏輯功能實(shí)現(xiàn)，核心思想是供應(yīng)鏈管理。作為要力爭實(shí)現(xiàn)世界一流的現(xiàn)代型煉化企業(yè)，借助信息化管理實(shí)現(xiàn)管理和效益的提升，是形勢的必然要求。

關(guān)鍵詞：煉化企業(yè)；物資供應(yīng)系統(tǒng)；信息化管理

作為新時代背景下的國有大型煉化企業(yè)，物資供應(yīng)系統(tǒng)尤其要建立“歸口管理、集中采購、統(tǒng)一儲備、統(tǒng)一結(jié)算”的采購管理體系，通過建立集中統(tǒng)一的采購管理體制、科學(xué)理性的采購運(yùn)行機(jī)制、整合資源的集團(tuán)化采購、公開透明的電子化采購和源頭防范風(fēng)險的供應(yīng)商管理來逐步推進(jìn)。而過程中的重要一環(huán)，即堅(jiān)持信息化為重要手段。信息化管理目標(biāo)，是要確定合理的定貨量、優(yōu)秀的供應(yīng)商和保持最佳的安全儲備。能夠隨時提供定購、驗(yàn)收的信息，跟蹤和催促訂貨情況，保證貨物及時到達(dá)。通過對供應(yīng)商的管理，實(shí)現(xiàn)安全、及時、經(jīng)濟(jì)供應(yīng)。煉化企業(yè)物資供應(yīng)系統(tǒng)近十年來的信息化管理發(fā)展，發(fā)揮出 對管理的巨大促進(jìn)作用。

概述

ERP系統(tǒng)具有全面性、系統(tǒng)性的特點(diǎn)，重視環(huán)境變化和企業(yè)與外界的關(guān)系，通過軟件結(jié)構(gòu)，將各個分散的業(yè)務(wù)流程集中。實(shí)施ERP系統(tǒng)，幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)體制創(chuàng)新，建立數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，完善業(yè)務(wù)流程控制，搭建高度共享的，適應(yīng)企業(yè)科學(xué)發(fā)展的信息技術(shù)平臺。

目前，世界上前十大石油公司中80%都已經(jīng)實(shí)施了ERP。煉化企業(yè)ERP實(shí)施，是結(jié)合財(cái)務(wù)、銷售、生產(chǎn)計(jì)劃管理、庫存管理、物資供應(yīng)、設(shè)備檢維修、項(xiàng)目管理等模塊的實(shí)施，使公司的組織結(jié)構(gòu)、核心業(yè)務(wù)流程更規(guī)范，配置更優(yōu)化，規(guī)范各項(xiàng)業(yè)務(wù)運(yùn)作，實(shí)現(xiàn)信息共享，大幅提高公司經(jīng)營管理水平。

在網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)快速發(fā)展的當(dāng)今時代，通過信息化管理，將采購業(yè)務(wù)搬到網(wǎng)上，通過持續(xù)建設(shè)ERP和電子商務(wù)系統(tǒng)功能，打造公共采購服務(wù)平臺，為優(yōu)化資源配置、提高資源使用效率和降低資源使用成本提供了強(qiáng)力的支持。

1 信息化管理在物資供應(yīng)系統(tǒng)的實(shí)施情況

信息化管理以ERP為基礎(chǔ)的管理系統(tǒng)，集中了財(cái)務(wù)、設(shè)備、人力資源管理、物資供應(yīng)管理等集成模塊。物資供應(yīng)系統(tǒng)的信息化管理功能，主要通過MRO的標(biāo)準(zhǔn)功能模塊得以實(shí)現(xiàn)。

MRO（Mataintence Repair Operation），由材料、化工、設(shè)備、電器儀表的需求計(jì)劃、采購、供應(yīng)商管理、銷售、票據(jù)管理等功能組成，并且通過與財(cái)務(wù)、設(shè)備維護(hù)、項(xiàng)目管理等模塊的緊密集成，實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)的及時傳輸和共享。以工作流程為導(dǎo)向，對所有采購處理最佳化。主要有需求計(jì)劃管理、合同管理、庫存管理、供應(yīng)商管理、基本數(shù)據(jù)管理。通過系統(tǒng)的功能設(shè)計(jì)，實(shí)現(xiàn)了對供應(yīng)商的實(shí)時評估，精確的庫存和倉儲管理，降低采購和倉儲成本，并自動與發(fā)票檢查相整合。

MRO的基本功能，包括規(guī)范物資采購過程，完整記錄、保存數(shù)據(jù)，包括對物資的日常收發(fā)貨操作、跟蹤庫存狀態(tài)、記錄物資的消耗情況、保持庫存臺賬與財(cái)務(wù)記賬科目的一致性。實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)提升。表現(xiàn)在：

1.1 對供應(yīng)商的采購權(quán)限進(jìn)行系統(tǒng)控制，通過對供應(yīng)商的權(quán)限管理，降低采購風(fēng)險。

1.2 利用采購信息記錄對采購價格進(jìn)行控制。

1.3 物料需求計(jì)劃從相關(guān)的模塊需求觸發(fā)或者批量導(dǎo)入，消除了手工創(chuàng)建需求計(jì)劃的弊端，保證了數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。線上提報(bào)需求計(jì)劃，提高了需求計(jì)劃管理的準(zhǔn)確性和及時性，縮短了審批的時間，降低了庫存占用。

1.4 MRP的啟用，改變了手工平衡庫存和需求的方式，提高了庫存的利用率和周轉(zhuǎn)率。

1.5 物資出入庫的實(shí)時錄入，實(shí)現(xiàn)了“物流、信息流”的統(tǒng)一。

1.6 物料基本數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一化，數(shù)據(jù)來源統(tǒng)一的情況下，物流、資金流、信息流合一，使企業(yè)的運(yùn)營信息保證準(zhǔn)確、一致和完整。

1.7 報(bào)表取數(shù)準(zhǔn)確、及時，通過系統(tǒng)取數(shù)，避免人工取數(shù)的誤差，實(shí)現(xiàn)了報(bào)表數(shù)據(jù)的及時準(zhǔn)確。同時實(shí)現(xiàn)成本和獲利能力分析。

1.8 促進(jìn)了物資供應(yīng)“歸口管理、集中采購、統(tǒng)一儲備、統(tǒng)一結(jié)算”的實(shí)現(xiàn)，實(shí)現(xiàn)了流程化操作，分段管理。

1.9 利用對每筆訂單的執(zhí)行情況，即質(zhì)量、價格、交貨及服務(wù)的打分，實(shí)現(xiàn)了對供應(yīng)商業(yè)績的動態(tài)管理。

1.10 通過與之相關(guān)聯(lián)的BW系統(tǒng)，可實(shí)現(xiàn)所有的物料采購歷史價格的橫向和縱向?qū)Ρ龋M(jìn)一步降低采購成本控制風(fēng)險。

同時，以ERP為核心，開發(fā)、完善了相互關(guān)聯(lián)的管理信息化系統(tǒng)。如BW系統(tǒng)，電子商務(wù)系統(tǒng)，供應(yīng)商管理系統(tǒng)，合同管理系統(tǒng)，化工三劑管理系統(tǒng)，標(biāo)準(zhǔn)化管理系統(tǒng)，綜合信息平臺等。物資裝備部通過電子商務(wù)系統(tǒng)，將采購形式分總部直接采購、組織采購和企業(yè)自采，通過全系統(tǒng)公用的供應(yīng)商網(wǎng)絡(luò)選取合適的供應(yīng)商，有詢比價、招議標(biāo)、框架協(xié)議、寄售、委托加工的采購方式。對新的標(biāo)準(zhǔn)物資代碼通過分類限定，與電子商務(wù)接口，將采購申請從ERP系統(tǒng)自動傳輸?shù)诫娮由虅?wù)系統(tǒng)，在網(wǎng)上完成采購的流程后，再將采購合同下載到ERP系統(tǒng)，并將合同信息采集到合同管理系統(tǒng)。庫存管理員根據(jù)合同辦理入庫后，由過程控制管理人員將入庫單、發(fā)票核對無誤后，與其他費(fèi)用單據(jù)及審批的付款申請單，交財(cái)務(wù)部門辦理付款手續(xù)。

按照“專業(yè)化分工，流程化操作”的業(yè)務(wù)流程要求，從業(yè)務(wù)操作角度看，信息化的標(biāo)準(zhǔn)、流程化操作，降低了手工操作的錯誤，提高各崗位的工作效率

計(jì)劃管理人員利用系統(tǒng)提供的庫存平衡工具查看需求和采購情況，掌握庫存狀態(tài)。

計(jì)劃提報(bào)人員利用系統(tǒng)報(bào)表，隨時掌握需求計(jì)劃執(zhí)行情況，實(shí)現(xiàn)及時領(lǐng)料，降低庫存占用。

過程控制人員針對采購訂單的執(zhí)行情況實(shí)時跟蹤，建立跟蹤信息，并依據(jù)合同執(zhí)行情況對供應(yīng)商進(jìn)行動態(tài)評估。

庫存管理人員：操作準(zhǔn)確性大為提高，庫存管理數(shù)據(jù)及時準(zhǔn)確。

合同管理人員：將合同發(fā)起、形成、簽訂、執(zhí)行、核銷過程做閉環(huán)管理，實(shí)現(xiàn)了合同管理的嚴(yán)謹(jǐn)。

管理人員熟練利用ERP查詢采購和庫存信息，讀取報(bào)表，實(shí)現(xiàn)對全過程的監(jiān)控和對管理數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確獲得和分析。

2 存在的問題及解決建議

ERP成功實(shí)施，使管理業(yè)務(wù)有了進(jìn)一步提升，實(shí)現(xiàn)了“三流合一”。但隨著管理精細(xì)化要求的不斷提高，信息化管理仍需要不斷開發(fā)和完善，以通過實(shí)現(xiàn)新的系統(tǒng)功能來滿足管理的進(jìn)一步要求。但經(jīng)過近十年的信息化建設(shè)，暴露出信息化建設(shè)本身缺乏系統(tǒng)性，新建設(shè)的管理系統(tǒng)各自獨(dú)立，集成性不強(qiáng)的問題。部分管理功能重復(fù)實(shí)施，增加人工操作負(fù)荷。

為實(shí)現(xiàn)電子化、信息化、集成化的信息平臺建設(shè)，需要在新的系統(tǒng)功能開發(fā)前做更科學(xué)、系統(tǒng)的調(diào)研和功能設(shè)計(jì)。結(jié)合現(xiàn)有的經(jīng)驗(yàn)來看，在充分熟悉、掌握原有的信息化系統(tǒng)功能基礎(chǔ)上，經(jīng)過詳細(xì)的調(diào)研和設(shè)計(jì)，不斷地開發(fā)出可以滿足提升管理效能，同時滿足系統(tǒng)高效要求的新系統(tǒng)功能，為優(yōu)化資源配置、提高資源使用率和降低資源使用成本提供支持。

3 結(jié)束語

通過實(shí)施ERP為核心的信息化管理，將先進(jìn)的管理理念、方式、手段融入企業(yè)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)各種生產(chǎn)要素的優(yōu)化配置，促使物資供應(yīng)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)決策科學(xué)、管理精細(xì)、運(yùn)作規(guī)范、信息暢通，為全面提升物資供應(yīng)管理水平，降低成本，增加效益提供了技術(shù)支撐。將“業(yè)務(wù)公開、過程受控、全程在案、永久追溯”的要求落到實(shí)處，增加了企業(yè)物資供應(yīng)系統(tǒng)的行業(yè)競爭力。

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