基于云服務(wù)的企業(yè)文庫管理平臺(tái)的方案設(shè)計(jì)

摘 要：為提高企業(yè)電子文檔的集中化管理的效率，本文基于知識(shí)管理的理念，提出了一個(gè)基于云服務(wù)的企業(yè)文庫管理平臺(tái)設(shè)計(jì)方案。該方案采用搜索引擎、非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)管理和分布式處理等技術(shù)，以及相應(yīng)的硬件設(shè)施來實(shí)現(xiàn)企業(yè)文庫云存儲(chǔ)，結(jié)合一定的安全控制和智能檢索機(jī)制，有效實(shí)現(xiàn)企業(yè)電子文檔的一體化、多層次、多方位的共享協(xié)作。經(jīng)綜合調(diào)研論證，該方案將能夠較好整合企業(yè)內(nèi)部文檔資源，從而提高企業(yè)電子文檔的管理和服務(wù)效率。

關(guān)鍵詞：企業(yè)文庫；云服務(wù)；云存儲(chǔ)

1 問題的提出

在信息時(shí)代，電子文檔已成為公司最重要的信息載體之一。現(xiàn)代企業(yè)，特別是集團(tuán)化公司的日常業(yè)務(wù)與辦公過程中每天都會(huì)產(chǎn)生大量的各類不同格式和形式的電子文檔（doc、xls、ppt、pdf、txt等），內(nèi)容涉及企業(yè)管理過程、產(chǎn)品和技術(shù)研發(fā)、市場(chǎng)宣傳等不同方面的文檔，如公司制度、會(huì)議記錄、產(chǎn)品手冊(cè)、客戶資料、設(shè)計(jì)文檔、推廣文案、培訓(xùn)材料、項(xiàng)目文檔等；這些文檔來源也多種多樣，如員工撰寫、傳真機(jī)、掃描儀以及網(wǎng)絡(luò)文檔和電子郵件等等。

這些文檔通過是粗放式管理，分散存儲(chǔ)在各部分服務(wù)器或員工個(gè)人電腦中，日積月累，很多有價(jià)值的文檔無從查閱，在企業(yè)化溝通和管理過程中引發(fā)各種問題。常見文檔管理問題如下表所示：

2 基于云服務(wù)的企業(yè)文庫平臺(tái)的設(shè)計(jì)

針對(duì)上述問題，通過分析常見的文檔管理需求和云計(jì)算技術(shù)特點(diǎn)，本文提出基于云服務(wù)構(gòu)建企業(yè)文庫平臺(tái)，該平臺(tái)利用云存儲(chǔ)和云服務(wù)實(shí)現(xiàn)企業(yè)電子文檔的集中式管理，在企業(yè)電子文檔的安全控制和智能檢索的支持下，能夠充分地實(shí)現(xiàn)各類文檔的共享協(xié)作，旨在有效減少企業(yè)設(shè)備、時(shí)間、人力成本的浪費(fèi)，并在一定程度提高企業(yè)文檔管理水平和服務(wù)效率。

2.1 企業(yè)文庫平臺(tái)的系統(tǒng)架構(gòu)

2.2 系統(tǒng)層次結(jié)構(gòu)

結(jié)合上述需求分析和WEB系統(tǒng)特點(diǎn)，整個(gè)系統(tǒng)分三層：應(yīng)用層、基礎(chǔ)服務(wù)層、系統(tǒng)層。層與層之間功能相對(duì)獨(dú)立，便于系統(tǒng)平臺(tái)的擴(kuò)展和維護(hù)。

2.2.1 應(yīng)用層

應(yīng)用層以文檔協(xié)作門戶為主要入口提供文檔存儲(chǔ)-文檔管理-文檔檢索-安全控制-統(tǒng)計(jì)分析等功能，面向企業(yè)文庫用戶提供全方位、多層次、一站式的文檔服務(wù)功能：

（1）文檔協(xié)作門戶：提供企業(yè)用戶訪問系統(tǒng)的主要界面，用于進(jìn)行日常的文檔協(xié)作和信息的發(fā)布，具有身份認(rèn)證、界面友好、易于操作的特色。（2）文檔管理：提供文檔的在線發(fā)布、在線預(yù)覽的功能，并且文檔之間能相互關(guān)聯(lián)，用戶可以評(píng)注和查閱版本等。（3）文檔存儲(chǔ)：提供文檔目錄分類、樹狀瀏覽方式、回收站管理和歸檔等應(yīng)用。（4）文檔檢索：提供給用戶全文檢索、按屬性檢索和對(duì)屬性元數(shù)據(jù)進(jìn)行管理或擴(kuò)展的能力，方便用戶不斷擴(kuò)展的文檔管理需求。（5）文檔安全管理：同時(shí)具有對(duì)文檔庫、文件夾的權(quán)限控制和單獨(dú)文檔的訪問授權(quán)，通過數(shù)字版權(quán)管理控制對(duì)文檔的打印和復(fù)制，并具備文檔有效時(shí)間和電子簽章的能力，有效的控制了文檔的安全和保密。（6）其他輔助功能：提供文檔協(xié)作的相關(guān)輔助功能如消息通知、統(tǒng)計(jì)分析報(bào)表和非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)管理等，擴(kuò)展平臺(tái)的功能應(yīng)用。

2.2.2 基礎(chǔ)服務(wù)層

基礎(chǔ)服務(wù)層主要從存儲(chǔ)、安全、流程、檢索、擴(kuò)展等五個(gè)主要方面提高企業(yè)內(nèi)部電子文檔的服務(wù)效率：

（1）存儲(chǔ)服務(wù)：提供高效、穩(wěn)定的存儲(chǔ)引擎，保證文檔存儲(chǔ)的可靠性。（2）安全性服務(wù)：具備標(biāo)準(zhǔn)安全控制和強(qiáng)安全控制能力；系統(tǒng)管理員通過設(shè)置角色和權(quán)限模板，簡化安全管理的復(fù)雜度，最大程度保證文檔的安全。（3）流程服務(wù)：流程引擎提供了圖形化的流程設(shè)計(jì)界面，方便文檔管理員和系統(tǒng)管理員定義和修改，適應(yīng)企業(yè)不斷變化的管理流程，并提供了監(jiān)控工具和擴(kuò)展接口。（4）管理服務(wù)：對(duì)整個(gè)文檔庫和文檔Web站點(diǎn)進(jìn)行統(tǒng)一管理，通過圖形化的界面對(duì)文檔使用進(jìn)行審核、跟蹤和日志查看，也提供備份和恢復(fù)的功能。（5）搜索：搜索引擎提供全文檢索和屬性檢索需要的索引建立和更新，并具備搜索任務(wù)調(diào)度的能力，提高搜索的準(zhǔn)確性和效率。（6）擴(kuò)展服務(wù)：通過提供系統(tǒng)的對(duì)象模型、接口方法、Web Service標(biāo)準(zhǔn)對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行擴(kuò)展，通過事件觸發(fā)機(jī)制，響應(yīng)外部其他相關(guān)系統(tǒng)的訪問請(qǐng)求，為系統(tǒng)間的整合提供了靈活、良好的工具。

2.2.3 系統(tǒng)層

如前所述，文檔內(nèi)容和形式包羅萬象。如何提煉每份文檔的關(guān)鍵信息對(duì)于文檔庫的利用效率至關(guān)重要。本文提出針對(duì)各類文檔進(jìn)行元數(shù)據(jù)設(shè)計(jì)，把數(shù)據(jù)向知識(shí)轉(zhuǎn)化，科學(xué)有效地組織資源。元數(shù)據(jù)是描述流程、信息和對(duì)象的數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)一般指數(shù)據(jù)屬性，如結(jié)構(gòu)和行為、特征、業(yè)務(wù)定義，以及包括字典、分類法和操作特征等。合理的元數(shù)據(jù)設(shè)計(jì)為數(shù)據(jù)的檢索和分類充當(dāng)路標(biāo)，從而能夠?qū)@些數(shù)據(jù)進(jìn)行高效地管理、控制和分發(fā)。

為了促進(jìn)文檔庫系統(tǒng)的有效運(yùn)用，通過系統(tǒng)去分析部門的文檔規(guī)范、數(shù)據(jù)全面性、訪問量等指標(biāo)排名，并抽象出元數(shù)據(jù)模型，并要求各部門在創(chuàng)建企業(yè)文檔內(nèi)容時(shí)嚴(yán)格執(zhí)行元數(shù)據(jù)模型，從而實(shí)現(xiàn)元數(shù)據(jù)對(duì)結(jié)構(gòu)化文檔的管理目標(biāo)。

（2）利用索引文件管理非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)

非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，它們大多以文件（File）的形式保存。我們建立的文檔庫系統(tǒng)，除少數(shù)重要的、且大小很小的文件保存在數(shù)據(jù)庫中，其它的都是以文件形式保存，用技術(shù)手段可以直接對(duì)不同的文檔類型進(jìn)行預(yù)掃描的方法來實(shí)建立中文分詞和索引結(jié)構(gòu)，將數(shù)據(jù)分詞和索引保存在關(guān)系數(shù)據(jù)庫中，然后運(yùn)用索引運(yùn)算算法、索引緩沖算法實(shí)現(xiàn)了海量數(shù)據(jù)的高速搜索。

3 系統(tǒng)關(guān)鍵技術(shù)

互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用蓬勃發(fā)展，提供了豐富多彩用戶體驗(yàn)，同時(shí)也提出了越來越高的計(jì)算需求。云計(jì)算將計(jì)算任務(wù)分布在大量計(jì)算機(jī)構(gòu)成的資源池上，使各種應(yīng)用系統(tǒng)能夠根據(jù)需要獲取計(jì)算力、存儲(chǔ)空間和各種軟件服務(wù)。這種資源池稱為“云”，云計(jì)算將所有的計(jì)算資源集中起來，并由軟件實(shí)現(xiàn)自動(dòng)管理，無需人為參與。本文中云計(jì)算技術(shù)包括云存儲(chǔ)、云服務(wù)等不同的應(yīng)用形式。

3.1 基于云存儲(chǔ)實(shí)現(xiàn)企業(yè)文庫的集中式管理

企業(yè)文庫包含的文檔既有結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，又有非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)。結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)通過Oracle來實(shí)現(xiàn)管理維護(hù)。非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)無法用數(shù)字或統(tǒng)一的結(jié)構(gòu)來表示，如文本、圖像、視頻、音頻、報(bào)表、網(wǎng)頁等。可有兩種存儲(chǔ)方式：一種是以文件的方式存儲(chǔ)，將文件的鏈接或路徑存儲(chǔ)在數(shù)據(jù)表中，這種方式讀寫速度較快，但數(shù)據(jù)管理不方便；另一種是存儲(chǔ)在數(shù)據(jù)表的大對(duì)象字段中，這種方式能利用數(shù)據(jù)庫特性，但在數(shù)據(jù)查詢和讀寫的性能不高。

解決上面兩種方式的缺點(diǎn)，利用其所長，最新的非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)存儲(chǔ)技術(shù)在磁盤格式、網(wǎng)絡(luò)協(xié)議、空間管理、重做和撤銷格式、緩沖區(qū)緩存以及智能的I/O子系統(tǒng)等方面發(fā)生重大轉(zhuǎn)變，在保證了文件數(shù)據(jù)的性能的同時(shí)，還保留了數(shù)據(jù)庫的優(yōu)勢(shì)。本文提出由Oracle SecureFiles進(jìn)行非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)存儲(chǔ)。

因此可以通過Oracle的一體化部署、訪問和備份機(jī)制實(shí)現(xiàn)企業(yè)文庫中結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)與非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的統(tǒng)一集中式管理，包括統(tǒng)一部署、統(tǒng)一訪問、統(tǒng)一備份。

3.2 基于云服務(wù)的企業(yè)文庫共享協(xié)作

文檔庫以云服務(wù)技術(shù)集中管理個(gè)人文檔及部門內(nèi)的制度規(guī)范、工作流程、培訓(xùn)資料、案例經(jīng)驗(yàn)、各項(xiàng)專題等，從而強(qiáng)化個(gè)人和部門文檔規(guī)范，實(shí)現(xiàn)資源的層次化管理和共享。

（1）文檔所屬范圍和權(quán)限劃分：文檔庫按管理范圍分為個(gè)人文檔庫、部門文檔庫和公司文檔庫，個(gè)人可以發(fā)布只限自己瀏覽的文檔，也可以設(shè)置屬性或直接發(fā)布?xì)w屬部門的文檔。文檔根據(jù)權(quán)限分為公眾文檔和限制文檔，公眾文檔是公司所有人可以瀏覽，其來源是由個(gè)人文檔或部門文檔進(jìn)行相應(yīng)屬性設(shè)置；限制文檔是指設(shè)置了訪問權(quán)限的文檔，其來源由部門管理員對(duì)部門對(duì)部門屬性進(jìn)行設(shè)置。

（2）文檔自由組織與管理：公司協(xié)作所需的全部文檔均可放心的存入文檔庫中，采用標(biāo)簽?zāi)Ｊ竭M(jìn)行多維度自由分類，由公司相關(guān)成員共同編寫和整理，合作更高效。

（3）高效溝通與協(xié)作：文檔中內(nèi)容的每次變更，都會(huì)實(shí)時(shí)呈現(xiàn)和留下痕跡，主要有關(guān)注某個(gè)成員，了解他的所有動(dòng)態(tài)，包括他何時(shí)新建或修改了哪篇文檔；關(guān)注某個(gè)文檔，當(dāng)有人修改它時(shí)，會(huì)為相關(guān)人員推送提醒消息；對(duì)認(rèn)為有用的文檔分享給同事，還可以附上幾句評(píng)論或展開討論。

（4）隨時(shí)隨地移動(dòng)工作：平臺(tái)應(yīng)提供Andriod、iPhone手機(jī)和平板客戶端，可以保證公司內(nèi)部成員隨時(shí)隨地投入工作。只要有網(wǎng)絡(luò)的地方，就可以與公司內(nèi)部保持連接，工作協(xié)作不再受異地的困擾。

3.3 運(yùn)用搜索引擎實(shí)現(xiàn)全文檢索

由于在搜索之前就已經(jīng)生成了搜索結(jié)果，所以在搜索時(shí)系統(tǒng)只需要做簡單的合并處理，從而實(shí)現(xiàn)了高速搜索；由于可以通過對(duì)中間結(jié)果進(jìn)行不同的合并而得到不同的搜索效果，這提高了搜索的靈活度，再通過科學(xué)的合并算法可提高搜索的準(zhǔn)確度。系統(tǒng)將采用開源的lucence引擎執(zhí)行全文檢索工作。

3.4 數(shù)據(jù)挖掘-智能關(guān)聯(lián)和聚類方法

關(guān)聯(lián)分析即發(fā)現(xiàn)關(guān)聯(lián)規(guī)則，是數(shù)據(jù)挖掘的重要功能，也是文檔分類的重要手段。關(guān)聯(lián)規(guī)則有很多種分類，基于不同的屬性劃分，有布爾型和數(shù)值型，有單層關(guān)聯(lián)規(guī)則和多層關(guān)聯(lián)規(guī)則，有單維關(guān)聯(lián)規(guī)則和多維關(guān)聯(lián)規(guī)則。利用關(guān)聯(lián)規(guī)則對(duì)大量的文件內(nèi)容進(jìn)行分析，獲得各類數(shù)據(jù)之間的關(guān)聯(lián)，為文件類型、文件關(guān)鍵信息提供分析依據(jù)。

文檔聚類主要是依據(jù)著名的聚類假設(shè)，即同類的文檔相似度較大，而不同類的文檔相似度較小。聚類不需要預(yù)先對(duì)文檔手工標(biāo)注類別，具有一定的靈活性和較高的自動(dòng)化處理能力，是對(duì)文本信息進(jìn)行有效地組織、摘要和導(dǎo)航的重要手段。文檔聚類應(yīng)用主要對(duì)搜索引擎返回的結(jié)果進(jìn)行聚類、對(duì)用戶感興趣的文檔聚類，對(duì)文本分類的結(jié)果和用戶提出查詢記錄進(jìn)行聚類等。

4 結(jié)束語

基于云服務(wù)的企業(yè)文庫管理平臺(tái)利用云存儲(chǔ)和云服務(wù)的模式，建立了一個(gè)以企業(yè)文庫管理數(shù)據(jù)中心，實(shí)現(xiàn)企業(yè)電子文檔的安全控制和智能檢索，實(shí)現(xiàn)多方位的共享協(xié)作來提高工作效率，一方面集中式管理，減少電子文檔匯總和傳遞的繁瑣過程，強(qiáng)化信息意識(shí)和提高企業(yè)管理水平，另一方面實(shí)現(xiàn)了有效處理個(gè)人文庫、部門文庫和企業(yè)文庫的關(guān)系，促進(jìn)平臺(tái)的知識(shí)積累、共享、利用和創(chuàng)新，對(duì)企業(yè)，特別是集團(tuán)化企業(yè)具有較高的實(shí)用價(jià)值。

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