網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案數(shù)字化處理與高校檔案館服務(wù)模式創(chuàng)新

摘 要：網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，檔案數(shù)字化處理已經(jīng)成為必然的趨勢，在這種情況下社會對高校檔案館服務(wù)提出了新的要求。文章對網(wǎng)路環(huán)境下檔案數(shù)字化處理與高校檔案館服務(wù)模式創(chuàng)新進行了一些思考，提出了一些具體措施。

關(guān)鍵詞：網(wǎng)絡(luò)環(huán)境；檔案數(shù)字化；服務(wù)模式

高校檔案館是統(tǒng)一保存和提供利用高校檔案的專門機構(gòu)。作為檔案館的一種，高校檔案館既是保存高校檔案的基地，利用檔案史料的中心，又是永久保存和提供利用本校檔案的內(nèi)部單位。檔案館作為學校內(nèi)部機構(gòu)，它的主要職能包括行政管理職能，業(yè)務(wù)管理職能，服務(wù)管理職能，信息傳輸職能，宣傳教育職能。

1 高校檔案工作現(xiàn)狀及存在的問題

目前檔案工作在高校處于尚處于邊緣化的地位，由于受機構(gòu)、編制等影響或限制，學校內(nèi)部檔案管理體制也不健全。普遍存在投入不足、發(fā)展失衡、職能發(fā)揮不充分等問題。從檔案工作現(xiàn)狀來看，重收藏，輕利用嚴重。檔案的利用率不高，檔案的數(shù)字化工作還是比較緩慢。如何提高高校檔案的利用率，加快高校檔案的數(shù)字化處理，創(chuàng)新高校檔案館服務(wù)模式，已成為一個亟待解決的重要問題。

2 對策

2.1 高校應(yīng)當通過各種形式開展檔案的宣傳教育活動，提高檔案利用率

宣傳教育是開放學校檔案的必要手段。高校檔案機構(gòu)應(yīng)當采取多種形式積極開展檔案宣傳工作。《高等學校檔案管理辦法》要求：“利用檔案開展多種形式的宣傳教育活動，充分發(fā)揮檔案的文化教育功能”，“有條件的高校檔案機構(gòu)，可以申請創(chuàng)設(shè)愛國主義教育基地”。利用檔案開展教育活動的目的是幫助學生了解歷史，傳授相關(guān)知識，主要是在檔案館內(nèi)進行。高校檔案館還可以參加相關(guān)的教具制作和編寫教學參考資料。

高校檔案部門可以采取室內(nèi)展覽的形式開展檔案宣傳教育活動。可以按照學校的發(fā)展歷史將建設(shè)歷程、變遷沿革、教育教學成果等資料以陳列檔案展品的形式呈現(xiàn)出來。例如，建立校史展覽館是許多學校已經(jīng)或正在采取的形式。還有的在展覽中利用聲像材料突出或增加展出效果。用室內(nèi)展覽的形式開放檔案具有形象、直觀，時效長，開放效果好等優(yōu)點。

高校檔案部門還可以采取室外專題展覽的形式開展檔案宣傳教育活動。檔案部門可以針對某個專題在室外組織的開放式檔案展覽。室外專題展覽可以采取專題式、宣傳活動式、教育式。可以選取一個重大事件、一個主題等進行。它的優(yōu)點是靈活機動，展品多樣化，受眾面廣、經(jīng)濟。

高校檔案部門還可以開展一系列檔案宣傳教育活動。可以利用檔案資料，根據(jù)某個專題提供檔案的復制本或圖紙資料，還可以出版相應(yīng)的光盤（碟）。在專業(yè)的刊物或地方報刊上，發(fā)表有關(guān)檔案的通俗文章。可以利用現(xiàn)代的電視、廣播節(jié)目播放公開的檔案材料。例如介紹有代表性的教授、專家學者及優(yōu)秀校友的先進事跡、成長經(jīng)歷、科研成果、講座、報告、著述等。還可以通過組織報告會、講座、進修班、研討會等活動，傳播檔案文化，促進檔案學術(shù)交流。

2.2 高校應(yīng)該積極開展檔案數(shù)字化處理工作

2.2.1 文件掃描。文件掃描是利用掃描儀器設(shè)備，將歸檔的文件或檔案按原文原貌形式錄入計算機，轉(zhuǎn)換成電子文檔的方式。

2.2.2 光盤存儲。簡要地說是對電子形態(tài)的檔案信息與設(shè)備剝離，應(yīng)用存儲技術(shù)，將圖文信息刻錄到CD光盤上，脫機保管。由于計算機技術(shù)發(fā)展和更新?lián)Q代的速度快，周期越來越短，為了避免在設(shè)備或軟件更新時集中存放的數(shù)據(jù)出現(xiàn)差錯或丟失，或者其他不可預測的因素，在目前電子文件管理技術(shù)尚不完善的情況下，這是一種簡便有效的辦法。采用這種方法存儲時，最好用兩份光盤保留文件數(shù)據(jù)，一套用于異地存放，一套是隨時備份保存的文件，以有效防止電子文件丟失。雖然光碟具有輕便。容量大等優(yōu)點，但目前光碟仍不能作為永久保存檔案的載體。

2.2.3 數(shù)據(jù)壓縮。可以理解為是將許多檔案資料信息用計算機技術(shù)集中存儲到一個文件載體中。

2.2.4 多媒體處理。指“在計算機控制下把文字、聲音、圖形、影像、動畫和電視等多種類型的信息，混合在一起交流傳播的手段、方式或載體。”

2.3 創(chuàng)建服務(wù)型、學習型、研究型檔案館

2.3.1 檔案館的服務(wù)能力

（1）增強服務(wù)意識。學校檔案的發(fā)展必然帶來服務(wù)范圍的日益擴大。做好學校檔案工作不僅是教育教學管理工作的需要，也是在為學校積累歷史。高等學校檔案館服務(wù)的主要對象是學校管理者、教師、校友、研究人員等。作為服務(wù)部門，除了周到、細致外，其服務(wù)性表現(xiàn)在努力滿足教學、科研和管理等各項工作的需要，這是學校檔案館前進發(fā)展的動力。（2）提高服務(wù)能力。在高校檔案館工作的同志應(yīng)該認識到，高校檔案館雖然不是學校的直接生產(chǎn)單位，但也可以通過創(chuàng)造性的勞動為高校發(fā)展提供服務(wù)，每個人都可以通過檔案科研和開發(fā)利用的渠道實現(xiàn)知識與技術(shù)的傳播。高校檔案館要不斷改善服務(wù)方式和手段，使更多的人方便地利用檔案，讓檔案被更多的人所利用，充分發(fā)揮每份檔案的效能。

2.3.2 檔案館的學習力。我國正在建設(shè)學習型社會，當今時代，終身學習已經(jīng)成為人們前進的必需，學習不僅是為了積累知識，更是為了推進創(chuàng)新，提高綜合素質(zhì)和創(chuàng)新能力。檔案館作為學校的文化基地之一，可以通過為學生準備畢業(yè)論文、畢業(yè)設(shè)計提供信息，開設(shè)相關(guān)的選修課程，培訓專、兼職檔案人員等充分發(fā)揮檔案館的作用。同時，檔案館也需要組織檔案工作人員不斷學習，更新知識，掌握新技術(shù)、新方法，在學習中不斷提高學校檔案工作水平。作為一個檔案資源、專業(yè)技術(shù)人才匯聚的部門，高校檔案館還應(yīng)該以開展檔案學術(shù)研究和交流活動為平臺，充分發(fā)揮檔案館的文化功能，在促進建設(shè)學習型社會中發(fā)揮應(yīng)有的作用。

2.3.3 檔案館的研究力。高校檔案館應(yīng)該成為檔案教學與科研基地，為檔案學和學校檔案的研究和發(fā)展作出應(yīng)有的貢獻，高校檔案館也應(yīng)該努力營造良好的學術(shù)研究氛圍，不僅為檔案專業(yè)的學生開展研究提供支持，而且自身也要有計劃地組織開展科研活動，積極承擔課題研究的任務(wù)，促進檔案工作的發(fā)展和進步。高校檔案館應(yīng)該承擔起檔案學術(shù)研究的帶頭和示范任務(wù)，通過組織課題研究，開展檔案學術(shù)活動等對檔案學、學校檔案業(yè)務(wù)、學校檔案科學管理和發(fā)展等研究活動，促進學校檔案事業(yè)的不斷前進。

2.3.4 檔案館的教育能力。教育力是我國檔案法規(guī)賦予高校檔案館的一項重要職責。高校檔案館的教育作用最直接地體現(xiàn)在以下方面：

（1）創(chuàng)設(shè)愛國主義教育基地。創(chuàng)設(shè)愛國主義教育基地需要從實際出發(fā)，經(jīng)過認真地策劃和充分地準備，使其發(fā)揮應(yīng)有的作用，而不是流于形式，首先需要有豐富的館藏，有展覽源，有文化內(nèi)涵。因此，在擴大積累的基礎(chǔ)上，要十分重視檔案資源的發(fā)現(xiàn)和挖掘，真正體現(xiàn)教育性。教育基地可以在校史館的基礎(chǔ)上建立，有一個開放的空間，使珍貴檔案可以充分的展示。（2）開展實踐性教學的平臺。充分利用檔案館的資源，積極承擔起檔案、文秘等相關(guān)專業(yè)的專業(yè)實訓基地職責，通過接受學生實習實訓，為培養(yǎng)學生的動手能力和實踐技能提供一個良好的平臺。（3）拓寬學生的知識和視野。通過有計劃的開設(shè)有關(guān)檔案管理基本知識的公共選修課和專業(yè)選修課程，開辦相應(yīng)的講座，滿足學生擴大知識面、增長素質(zhì)和才干的需求。

參考文獻

[1]韓秋黎.學校檔案管理理論與實務(wù)[M].上海：上海交通大學出版社，2010.

[2]馮惠玲.檔案學概論[M].北京：中國人民大學出版社，2001.

[3]徐懿蕾.高校檔案館數(shù)字化管理模式研究[J].蘭臺世界，2005（12）.

[4]胡鴻杰.論檔案職業(yè)的發(fā)展空間[J].檔案學通訊，2007（6）.