「大優化」取代「小節約」企業差旅管理「平衡術」

差旅費對企業來說絕對是不可忽視的重要可控成本。真正全面的差旅管理不是「小節約」，而是「大優化」；不是單一的成本控制，而是整體的管理升級。

簡單地說，差旅管理就是企業對員工或者客戶在差旅方面所涉及到的各方面費用，包括機票、酒店、甚至租車等進行採購、報銷和支出，而對於業務網絡龐大、出差安排頻繁的跨國企業來說則是一項龐大的工程。比如GE在中國2011年一年機票採購就達到14萬張左右，約合4000萬美元；平安集團2013年的中報亦顯示，其半年的差旅費達到了3.34億元（人民幣，下同）；華為每年對差旅管理都要做出成本考核，2012年節省成本為7000萬元。「成本節約是差旅管理最明顯、最直接的一個效果，」慧通商務差旅服務部部長付育表示。

在全球經濟發展步伐不斷加快的今天，企業間跨國、跨區域的業務往來日趨頻繁，隨之而來的是差旅費用的不斷增加。企業越來越認識到差旅管理的重要性，由以前的放手式管理，到現在的集中式管理，甚至有些企業比如華為，單獨成立差旅管理部門或分公司對公司的差旅進行集中管理。如何有效用「大優化」取代「小節約」，在企業差旅管理實際操作中，有何「平衡」妙招，實現最大化的節約成本的效果？

集中管理成本效率雙優化

「對於小公司來說，差旅管理的目的就是票價、房價的節約，但是對於有規模的公司來講，更多的節約是在整體流程上，差旅管理所帶來的管理成本的節約和效率的提升更加重要。」付育說。很多公司認為差旅管理就是單次交易的節約，比如一張機票便宜了幾十塊錢，為此員工要到處打電話比價，投入人力去討價還價，回來貼票報銷也給審批帶來了很大的麻煩，「效率很低，而且造成了企業財務成本的積壓，這樣帶來的整體的浪費他們沒有看到。」付育說。

集中會帶來更大的節約，統一管理之後就會從當中找到很多地方可以去壓縮、去節約。因此，企業需要更有效率地管理整個差旅流程，從而減省成本；一些企業視差旅為一項投資，並盡力將這項投資的回報率最大化，而中國本土的企業越來越重視這一趨勢的重要性。

差旅管理平衡術

要實現集中管理的多重效果，企業首先就要確定差旅政策的大原則，即差旅管理的目的。差旅政策要同時兼顧到企業管理，在成本控制和員工滿意度上做到一個平衡。一個很小的例子可以看出企業在平衡兩者關係上的用心良苦，比如要求出差員工合住的政策無疑會降低差旅成本，但是卻違背了員工的出行偏好，因此華為的做法就是在這方面採用鼓勵性的差旅政策：合住的員工每天會有5美元的一個獎勵。

而在差旅政策大方向確立的情況下，一些小的調整也必不可少，以使其能夠迎合外界環境的變化和內部員工的需求，比如GE的差旅政策就是嚴格執行最低票價原則，但是會根據CPI變化等調整員工的餐費補助，同時對員工進行滿意度的調研，定期對差旅管理進行修整和微調。

其次是制定一個清晰而全面的差旅政策，其中包括差旅預訂工具和供應商的選擇，報銷系統和流程控制，差旅人員在途以及到達目的地所需要什麼樣的配套，也包括支付工具以及數據管理等。

但是對於很多中國企業來說，還遠沒有實現上述的精細化管理，「我們跟本土大企業合作的時候，發現其實大家都很重視這件事情，但是從組織上和流程上是沒有得到保障的。」付育建議，差旅金額超過千萬元的企業應該有一個差旅管理的經理，特別是對於制訂差旅政策和分析差旅報表方面而言，這是很重要的設置。

從差旅管理數據中挖掘價值

員工從申請出差到報銷結束，並不意味著企業的差旅管理就此完成，相反，在此過程中形成和沉澱下來的數據，恰恰是差旅管理進一步完善的開始。

「數據和分析不但能讓企業在與酒店及航空公司商討價格時更有把握，更能有助他們制定一個有效的差旅管理政策及覆蓋出差前、中、後的流程，從而減省將來的差旅支出。」美國運通副總裁李馬可（Marco Pellizzer）表示。

從大的方面來說，包括公司全年的訂票額度，平均價格水平，採用最多的航空公司和酒店信息等；而從小的方面來說，則涉及員工的出行軌跡，差旅選擇的行為偏好等。

有了數據的指引，企業的差旅成本就不是被動的消耗，而是更優化的資源配置。借助於此，企業就如同李馬可所說的那樣，可以「視差旅為一項投資，並盡力將這項投資的回報率最大化」。

一般而言，這些數據類型包括：機票價格、航線、首選酒店、機票客艙級別、提前預訂天數，以及超越差旅政策的預訂範圍等。差旅管理人員可以利用這些信息來確定出行量和得出不同種類的分析，如最常見的目的地和飛行航線、首選的航空公司和出差人員的預訂習慣，並利用這些信息與酒店及其他供貨商磋商更優惠的價格；同樣地，有關機票價格及客艙等級、提前預訂天數、航空公司使用率等則有助差旅人員優化公司的差旅政策及設計有效改善員工出差習慣的措施，更好地支持公司的目標。

而對員工行為的分析則有利於對差旅政策進行進一步的微調，使之更有針對性，比如員工在訂購機票的時候，其中有些是直接訂往返票，而有一些是訂單程票，那麼公司發現後者占比較多的時候，就會在差旅政策中有所體現，借此來鼓勵員工訂往返票；同時通過了解員工出行軌跡，公司會清晰掌握員工的差旅坐標，可以適時向員工推送共同租車出行的建議。

結合這些數據，客戶可以分析開支趨勢，恰當的成本水平和可行的精簡方案；同時，差旅管理不僅僅是成本控制，還在於對員工出行安全和便利性的考慮，如通過統一平臺追蹤世界各地出差人員的位置，確保他們的安全，對機票預訂流程全面監控，幫助企業找出未被使用的機票，確保不會因此蒙受損失。

「如果有準確、綜合、全面的數據提供支持，企業在內控和外控上都有更大的空間，不僅體現為成本節約，也更有利於員工管理。」德國嘉惠國際中國區總經理王璐指出，數據在企業差旅管理中會發揮越來越重要的作用。