建設高校外事信息門戶，提高外事服務水平

隨著我國高等教育國際化的發展，外事工作已融入了高校多項工作之中。本文分析了建設外事信息門戶網站建設的重要性。通過對高校外事管理機構和外事事務的分析，提出了高校外事信息門戶的建設方案。

高校外事信息門戶建設外事服務水平一、高校外事事務和外事管理機構分析

高校外事工作是學校對外聯系的窗口。經過多年發展，如今外事工作已經突破了原來的事務形接待工作范圍，將廣泛開展國際教育交流與合作、加強學科建設和人才培養、提高整體辦學水平和辦學質量為工作的重點。

目前，高校的外事工作包括：（1）專家引智工作。引進國外智力就是根據學校教學和科研的需要，引進國外人才、技術和管理經驗，提高學校的教學科研能力。（2）因公派出工作。管理學校各類人員赴國外參加國際學術會議、學術交流、講學講座、公派出國留學等工作。（3）涉外交流合作工作，與外國駐華使館、領館的聯系和往來。與海外大學、企業及其他機構的交流與合作。境外來訪人員接待工作。（4）學生聯合培養工作，與國境外高校聯合培養學生，進行雙學位項目、交換項目、短期交流項目和中外合作辦學等。（5）外國留學生和對外漢語教學工作。包括外國留學生的招收、留學生來校后的生活及教學管理，對外漢語教學等工作。（6）其他涉外工作。如舉辦國際會議，涉外事務的報批和對外行文、發文和收文等工作。

在普遍高校體系中，國際交流合作處作為學校的外事工作歸口管理部門，負責管理各項工作。人事處、教務處、研究生院等多個職能部門協同配合工作。各個學院作為外事工作的主要執行單位進行各項外事工作。有的高校單獨設立國際學院負責留學生和外漢語教學工作。雖然不同的高校部門設置、職能分工各不相同，但外事工作是需要學校各個部門協調配合共同完成的一項工作。外事信息門應該是學校外事工作的一個窗口、一個平臺，所以也需要各個部門共同建設。

二、建設高校外事信息門戶的重要性

1.加強宣傳

外事工作有時候難以開展，是因為群眾基礎性不夠。外事信息門戶可以提供一個信息平臺。讓學校師生了解學校外事工作的發展情況。學校的外事新聞通知可以讓老師學生及時了解學校的外事工作的進展，使他們知道學校里有哪些資源可以被利用。例如，有的老師看到有某位外國專家來我校做講座的通知，他的研究方向跟國外專家類似，于是便利用聽講座之際與外國專家取得聯系，進一步交流后達成合作意向。這樣的例子筆筆皆是。只有群眾基礎建立起來了，外事工作才能順利的開展。

除了加強對內宣傳之外，外事信息門戶還應該包含學校的英文介紹，面向國外大學，加強對外的宣傳，使國外高校能更好地了解本校的特色、學科優勢等內容，方便交流合作的進一步展開。

2.提供辦事信息

外事工作涉及面廣且工作內容繁多，許多老師學生在辦理外事相關手續時，尤其是初次辦理時，常常摸不到頭緒，不知該如何辦理。而且外事相關表格種類繁多，填表時會遇到很多問題，一兩次咨詢也不能解決全部問題。外事信息門戶可以為老師學生提供一個辦事指南，指導他們該怎么完成相關手續的辦理和填寫各類表格。這樣既方便了師生，也免去了工作人員總是被同樣的問題一遍又一遍咨詢的困擾。

3.無紙化辦公

外事工作涉及范圍廣，有些工作需要協同校內很多單位一起完成。例如，教師因公派工作出需涉及學院、財務處、人事處、保密處和外事處，一張因公出國境申請表需要很多單位簽字蓋章。傳統方式下的工作流程費時費力，如果采用網上審批不僅可以免去了師生來回奔波之苦，而且可以大大提高工作效率。信息化管理也便于管理者進行管理統籌。

三、高校外事信息門戶建設方案

高校外事信息門戶應該包含新聞通知發布、業務介紹、辦事指南和電子化辦公四部分。門戶網站的設計應簡潔大方，使用戶可以很快在網站中找到自己想要獲取的內容。下面就分別介紹一下各部分建設的要點。

1.新聞通知發布

新聞通知一定要保持實時性和新鮮性，否則就失去了發布的意義。很多國內的高校的外事新聞網站長期不更新，導致用戶流失。這樣的網站很少有人去關注。學院或其他單位發布的外事新聞也應當及時收入到外事信息門戶網站中來，豐富網站內容。此外，外事新聞通知還應該通過多種途徑進行發布，如校園其他信息平臺、外事簡報、郵箱群發等。這樣才能擴大外事工作的影響力，提升高校的國際化氛圍。

2.業務介紹

外事信息門戶網站應根據不同的業務設立子欄目。每個子欄目下根據不同的工作內容再進行細分。每個子欄目中也可以收錄主頁中與業務相關的新聞和通知，方便師生有針對性的瀏覽。業務介紹中不僅僅是泛泛地把業務描述一下，一定要把業務盡可能詳細的表述清楚，注明什么樣的事情屬于本業務管理的范疇，方便師生理解。很多單位在介紹業務時僅僅把自己可以辦的內容寫上。其中涉及到很多其他部門的內容只字不提，這樣的做法也是不可取的。師生在辦事時希望一次性盡可能全地了解到信息。

3.辦事指南

辦事流程是子欄目中一個十分重要的部分。他需要詳細介紹本業務的辦事流程。任何人根據辦事流程在無人工干預的情況下都可以完成相關業務的辦理。要完成這一功能十分有難度，需要不斷地摸索與改進才能實現。相關表格的下載應結合在辦事流程中，也需要單獨設置一個相關下載專區方便師生查找表格使用。此外，表格需配有詳細的填表說明和樣表。

4.電子化辦公

將各項業務實現網上辦公是外事信息門戶的一個重要功能。教師學生可在線提交申請，業務部門在網上進行審批。整個過程實現無紙化辦公。目前，國內許多高校已經使用了OA辦公自動化系統，但多僅限于公文處理，外事工作的電子化辦公還不多見。如果可以將外事工作與OA辦公自動化系統相結合實現電子化辦公，可大大減少工作人員的工作量，為師生提供一個更優質的服務。

四、結語

高校的外事工作是管理與服務相結合，傳統的辦公模式已無法滿足新時代的發展要求。網絡為人們搭建了一個信息的平臺。外事信息門戶的建立，將大大提升高校外事工作的服務的水平，也有利于促進學校外事工作的快速發展。

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