交通檔案管理信息化建設面臨的問題與對策

摘 要：交通檔案管理工作在整個地區的交通事業管理中占據著重要的地位，文章在結合當今的時代發展特點的同時，客觀分析交通檔案管理的信息化進程中存在的一系列問題，并結合這些問題提出切實可行的解決方法是本文的出發點和落腳點。

關鍵詞：交通檔案管理；信息化建設問題；對策

中圖分類號：U491 文獻標識碼：A 文章編號：1006-8937（2013）35-0057-01

檔案管理工作不僅能夠為同一領域的其他工作提供重要的依據和參考價值，更是記錄一個時期內重要事件的有力證據，交通檔案管理更是如此，它能夠切實有效地反映出交通運輸在一個時間段的綜合狀況，為總結相關的經驗提依據，而交通檔案的真實性和有效性與交通運輸事業的前景有著種種聯系，因此，針對交通檔案管理的信息化建設過程中出現的問題，并提出相應的解決措施，是現代交通檔案管理工作的重點。

1 交通檔案信息化管理中存在的一系列問題

交通檔案管理工作在保存相關的歷史資料的同時，還為現代的交通運輸行業提供了一定的幫助，但是，因為交通檔案管理工作自身的復雜性，導致管理部門的工作人員短缺，并且檔案管理人員從內心深處無法真正重視檔案管理的工作，這樣就讓檔案管理意識比較淡薄，檔案管理工作中的資料收集和整理很容易被忽視，這就導致很多檔案管理部門把檔案管理看作成一項可有可無的工作。進行檔案管理的工作人員很難從內心真正重視檔案管理的相關工作，并且道德素質和專業水平都比較低下，這在一定程度上就造了交通檔案管理信息化水平的低下，交通檔案管理的工作人員中有很少是經過專業的培訓后才工作的，他們中的大多數在日常工作中，只是對相關的工作步驟加以模仿，并借鑒其他工作人員的檔案管理工作模式，這就造成經過他們整理的檔案存在很多的個人因素，缺少真正的通用性，檔案質量相對較低。檔案管理中由于自身機構的不規范和不完善，造成檔案管理工作的分工比較模糊，往往是由同一個工作人員進行不同的工作步驟，這就導致檔案管理工作在核算、創收和分配工作中沒有統一的管理理念的制約，并且執行的規章制度也不統一，讓整個檔案管理部門各自為政，沒人負責，從而導致檔案管理工作的信息化程度不高，檔案管理部門缺少真正的高素質人才，由于信息技術的發展，檔案管理工作只有經過一系列的變革之后才能跟得上步驟，傳統的管理方法和手段都很難適應信息化的管理要求，因此，檔案資料管理水平低下的現狀。

檔案管理的信息化進程中，檔案管理的一些觀念問題也會影響其主要進程，受傳統檔案管理理念的影響，檔案管理的相關部門存在著重保管而輕利用的局面，由于現代信息技術的發展，新理念和相關學科不斷對檔案管理工作進行著種種滲透，這就在一定程度上促進檔案管理工作不斷出現新情況和新問題，思想觀念的陳舊，以及對開放和創新意識的缺乏，都讓檔案管理的信息化進程受到種種影響，檔案的安全和檔案的保密受到不同程度的挑戰，這些挑戰主要來源于兩個方面，由于檔案管理部門工作人員的保密意識和安全管理意識的缺失，在自我檔案的相關網頁上發布各種信息，并在發布過程中很少管理和審查，這就導致不經意間可能泄露了機密，或者在信息化的交通檔案管理過程中存在著一系列的技術問題，導致所用電腦出現故障，電腦黑客對其進行肆意的攻擊，這都在一定程度上讓檔案管理的安全工作受到威脅。

數字化的文件在歸檔過程中的管理問題表現得更加突出，網絡建設和檔案信息系統現在呈現著各行其是的局面，層次不一，開發性、服務性和共享性都比較差，很難滿足信息共享的要求。當前檔案管理工作中所運用到的辦公自動化相關的系統在設計過程中沒有檔案管理的工作人員的參與，或者在使用這些系統的過程中，管理工作人員缺少操作經驗，都造成數字化文件的產生的歸檔工作存在一系列的問題。

2 解決檔案管理工作信息化進程中相關問題的措施

針對檔案管理的信息化進程中出現的一系列問題，我們在客觀分析之后，提出了相應的解決措施。檔案管理部門的負責人要從自身角度來重視檔案管理工作，與其他負責人要統一協調來進行管理，在檔案管理的各個工作環節中，針對不同的工作性質，指派專門的工作人員進行負責，要樹立起優秀的檔案管理意識，讓檔案管理的各項工作都能按照基本原則進行。對于檔案管理工作中各項政策和制度的制定，要由領導部門統一進行，其他部門必須要對所制定的規章制度嚴格遵循，不可私設各種條例和工作方法，一旦發現有違背者，必將重罰。在各種政策制定之后，需要對其主要內容進行審核，并上報給有關部門進行審查，只有經過他們同意之后，才能公布使用，盡量避免使用過程中所出現的種種問題?？萍加肋h都是第一生產力，在交通檔案管理工作中，我們需要加快管理工作的信息化步伐，將基礎業務盡快地轉移到信息化建設之上，并把信息化建設融入到檔案管理工作的方方面面，大力改善檔案管理工作中的各種設備，提高檔案管理工作中各種信息化建設的水平，這樣才能保證交通檔案管理工作的透明程度和規范程度，并讓檔案管理工作有條不紊地持續下去。同時要提高檔案管理工作人員的專業素養和道德水平，首先，要讓他們從內心深處熱愛這份工作，并且有著把國家利益看作高于一切利益的思想覺悟，對于檔案管理工作中需要保密的內容，堅決要做到守口如瓶，同時要具有了樂于奉獻和樂于服務的精神。在做好本職工作的同時，學習一些專業的檔案管理書籍，掌握基本的文獻編撰和檔案保護等相關知識，并且熟悉國家的各種法律法規，將這些基本的檔案管理知識運用到實際的檔案管理工作中。

3 結 語

新形勢下的交通檔案管理信息化工作被賦予新的時代意義，為了適應這種新的要求，并更好地為交通事業服務，我們需要加強對檔案管理工作的認識，針對檔案管理工作中所出現的種種問題，我們要在客觀分析的基礎之上采取正確的應對措施，并結合新的檔案管理的種種要求，制定出正確的檔案管理方法和策略，從領導到工作人員都要形成對檔案管理工作的重視，從而加快我國檔案管理事業的信息化進程。

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