當(dāng)前檔案管理面臨的問(wèn)題及對(duì)策分析

摘 要：當(dāng)前檔案管理工作取得了巨大的成就，但是和飛速發(fā)展的社會(huì)經(jīng)濟(jì)相比，當(dāng)前檔案管理工作仍然存在三個(gè)大的問(wèn)題。文章對(duì)比進(jìn)行分析，并給出了解決對(duì)策。

關(guān)鍵詞：檔案；管理；問(wèn)題；對(duì)策

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1006-8937（2013）35-0128-02

檔案管理，亦稱檔案工作，是檔案館（室）直接對(duì)檔案實(shí)體和檔案信息進(jìn)行管理并提供利用服務(wù)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的總稱，也是國(guó)家檔案事業(yè)最基本的組成部分。檔案管理工作的內(nèi)容主要由檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用的活動(dòng)。包括：檔案收集、檔案整理、檔案價(jià)值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統(tǒng)計(jì)、檔案編輯和研究（見檔案文獻(xiàn)編纂）、檔案提供利用。在當(dāng)前社會(huì)經(jīng)濟(jì)全面發(fā)展的情況下，檔案管理工作迎來(lái)了全新的發(fā)展和挑戰(zhàn)。社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展越來(lái)越離不開檔案信息資料的運(yùn)用，尤其是在經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展，知識(shí)經(jīng)濟(jì)突飛猛進(jìn)的時(shí)代，對(duì)科技檔案的需求不斷增長(zhǎng)。檔案管理工作迎來(lái)飛速發(fā)展的同時(shí)，也存在著問(wèn)題，主要表現(xiàn)在檔案管理意識(shí)上、管理技術(shù)上和管理制度上。本文以此三問(wèn)題為闡述核心，并提出相關(guān)對(duì)策分析，以期對(duì)檔案工作有所幫助。

1 當(dāng)前檔案管理面臨的問(wèn)題

1.1 案管理意識(shí)上：管理與服務(wù)

檔案管理就其基本性質(zhì)和主要作用來(lái)說(shuō)，是一項(xiàng)管理性的工作，服務(wù)性的工作，政治性的工作。檔案管理工作不生產(chǎn)物質(zhì)財(cái)富，檔案主要也不由檔案管理機(jī)構(gòu)和檔案工作人員產(chǎn)生和利用，它是專門負(fù)責(zé)管理各部門形成的歷史文件的一種專業(yè)，所以是管理性的工作。并且檔案工作的管理屬性，一直以來(lái)為檔案工作部門所推崇。

管理屬性也是與檔案工作的內(nèi)容性質(zhì)有密切的聯(lián)系，由于檔案的內(nèi)容關(guān)系到國(guó)家的政治利益和經(jīng)濟(jì)利益，所以中外任何國(guó)家對(duì)檔案管理都有一定的保密要求，一部分檔案不對(duì)外開放，而多數(shù)檔案則要在規(guī)定期滿后才開放。基于保密的需要，主管檔案的部門往往以行政的角度來(lái)看待檔案工作，將檔案工作作為一個(gè)管理工作。同時(shí)，就檔案管理工作的客體來(lái)看，檔案是歷史的見證，都反映一定的歷史事實(shí)，不允許任意篡改或修正，需要嚴(yán)格的保存。這些都使得檔案工作的管理屬性具有正當(dāng)性。但是，檔案部門雖然也研究檔案、進(jìn)行編著等活動(dòng)，但其目的還是為了更好地適應(yīng)社會(huì)的利用需要，仍具有服務(wù)性。在社會(huì)歷史的各個(gè)階段，檔案管理工作都必然為一定的經(jīng)濟(jì)、政治、文化服務(wù)，否則就不會(huì)存在，也難以發(fā)展。從這里可以看出，檔案管理工作不僅僅具有管理的屬性，更具有服務(wù)的屬性。

雖然檔案管理工作具有管理和服務(wù)的屬性，但是目前來(lái)看我們檔案管理工作仍然偏重余管理，這點(diǎn)可以從“檔案管理”這樣一個(gè)概念名稱可見一斑。然而，時(shí)至今日，社會(huì)形態(tài)和經(jīng)濟(jì)結(jié)構(gòu)發(fā)生了翻天覆地的變化，社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)建立，知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代來(lái)臨，互聯(lián)網(wǎng)改變了生活。人們生活在一個(gè)信息爆炸的年代，社會(huì)生活的各方面對(duì)信息的需要極為迫切，尤其是以知識(shí)產(chǎn)權(quán)為代表的知識(shí)經(jīng)濟(jì)，對(duì)各種科技檔案的需求尤為急切。社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展對(duì)檔案管理工作提出了更高的要求。這種要求在檔案管理工作的意識(shí)上表現(xiàn)為，檔案工作以服務(wù)為主。而目前檔案管理工作仍然突出管理的屬性。這點(diǎn)與社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需要相矛盾。這個(gè)也是當(dāng)前檔案管理工作所面臨的一個(gè)問(wèn)題。

1.2 檔案管理技術(shù)上：互聯(lián)網(wǎng)化

檔案管理工作是一個(gè)系統(tǒng)性的工程，為了能夠安全、快捷和長(zhǎng)久保存檔案的需要，檔案管理工作在技術(shù)上會(huì)采取一些特定的技術(shù)手段。傳統(tǒng)的檔案管理技術(shù)上采用的仍然是以紙質(zhì)文檔資料為主的技術(shù)手段，有些地方的檔案管理工作仍然采用卡片文字檢索目錄，效率低下。同時(shí)，基于以紙質(zhì)文檔為主的檔案管理技術(shù)，使得檔案的傳播效率低下。有些檔案管理機(jī)構(gòu)對(duì)一些珍貴的檔案資料，以保存為由長(zhǎng)期庫(kù)存，與世隔絕。雖然這樣做能夠較為安全的保護(hù)檔案，但是極大的阻礙的檔案信息的傳播。互聯(lián)網(wǎng)極大地改變了當(dāng)今社會(huì)的形態(tài)和經(jīng)濟(jì)發(fā)展。對(duì)檔案管理工作而言，以互聯(lián)網(wǎng)為代表的電子信息化技術(shù)極大的方便了檔案管理工作和檔案信息的傳播。以電子信息化技術(shù)為代表的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，使得檔案的載體發(fā)生了變化、檔案的分類、檔案的接受保管發(fā)生了巨大的變化。

在檔案的載體上，原來(lái)由紙質(zhì)為主轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)在的電子化文檔。通過(guò)計(jì)算機(jī)和各種掃描設(shè)備，將紙質(zhì)文檔轉(zhuǎn)換成電子文檔形式。而電子文檔的保存和傳輸遠(yuǎn)比紙質(zhì)文檔較紙質(zhì)文檔更為快捷方便。在檔案的分類上舊有的關(guān)于文書檔案、科技檔案、產(chǎn)品檔案、基建檔案、會(huì)計(jì)檔案、人事檔案等傳統(tǒng)分類方案將被打破，取而代之以信息集成系統(tǒng)中各個(gè)管理模塊、流程的設(shè)置。一份完整的檔案信息分散在幾個(gè)管理系統(tǒng)中，計(jì)算機(jī)依照規(guī)定指令根據(jù)工作目標(biāo)隨時(shí)設(shè)立和調(diào)整類目。電子文檔的出現(xiàn)使得檔案管理工作者必須在產(chǎn)生電子文件的源頭進(jìn)行檔案的監(jiān)督指導(dǎo)職能。面對(duì)互聯(lián)網(wǎng)化的影響，檔案工作者必須掌握各種信息化技術(shù)手段，學(xué)會(huì)對(duì)電子文檔真?zhèn)蔚谋鎰e技術(shù)，同時(shí)必須面對(duì)電子檔案容易泄密的和防止黑客損毀電子檔案的危險(xiǎn)。

1.3 檔案管理制度上：法制化和標(biāo)準(zhǔn)化

檔案管理工作最基本的要遵循集中統(tǒng)一管理國(guó)家檔案的原則。集中統(tǒng)一指國(guó)家全部檔案要由國(guó)家設(shè)立的各級(jí)各類檔案保管機(jī)構(gòu)分別集中保存，并制定統(tǒng)一的法規(guī)進(jìn)行管理。檔案管理工作的內(nèi)在要求決定了，檔案管理工作必須實(shí)行法制化，尤其是在當(dāng)今信息化的檔案管理環(huán)境中更是如此。雖然檔案管理工作在制度層面上已經(jīng)有了《中華人民共和國(guó)檔案法》和《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》為代表的立法和部門規(guī)章，但是目前的檔案管理工作中法制建設(shè)仍然落后于當(dāng)前的社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展需要。我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，人口大量遷移，檔案工作遇到了各種新的問(wèn)題，而在全國(guó)層面上缺乏全國(guó)適用的相關(guān)法律、法規(guī)，在遇到具體問(wèn)題上，各地采取各自為政的方式制定檔案管理的制度。顯然，此種方法能夠解決某地當(dāng)前所遇到的檔案管理工作中的實(shí)際問(wèn)題，但是在全國(guó)一盤棋的局面下，此種做法實(shí)為各自為政、畫地為牢。而檔案工作必須遵守統(tǒng)一性的要求。這個(gè)是檔案管理制度上遇到的再一個(gè)問(wèn)題。

在檔案管理互聯(lián)網(wǎng)化的背景下出現(xiàn)了檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化問(wèn)題。在檔案管理的信息化過(guò)程中，大量使用計(jì)算機(jī)輔助實(shí)現(xiàn)檔案的電子化，而計(jì)算機(jī)軟件研制大大落后于硬件的發(fā)展，遠(yuǎn)不適應(yīng)各方面存儲(chǔ)的需要，具體的表現(xiàn)就是檔案管理部門采用的軟件不同，紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換成電子檔案后所形成的最后格式，各不相同。并且即使是采用了相同的軟件轉(zhuǎn)換格式，在檔案系統(tǒng)方面仍然是標(biāo)準(zhǔn)化各異。各個(gè)地方采取檔案系統(tǒng)各地區(qū)之間、單位之間不使用統(tǒng)一的軟件，勢(shì)必會(huì)影響到互相之間的利用以及全國(guó)的聯(lián)網(wǎng)。標(biāo)準(zhǔn)的不同，必定影響到檔案的利用。

2 解決當(dāng)前檔案管理問(wèn)題的對(duì)策

2.1 樹立檔案管理工作的服務(wù)意識(shí)

2.1.1 樹立從業(yè)人員的服務(wù)意識(shí)

樹立檔案管理的服務(wù)意識(shí)，首要的是要讓檔案管理從業(yè)人員梳理服務(wù)意識(shí)。服務(wù)意識(shí)的樹立不是一朝一夕能夠自我完成的，需要加大對(duì)從業(yè)人員的培訓(xùn)。通過(guò)長(zhǎng)期的培訓(xùn)，不斷的強(qiáng)化從業(yè)人員的服務(wù)意識(shí)。服務(wù)人員的服務(wù)意識(shí)樹立起來(lái)了，檔案管理工作中重管理輕服務(wù)的問(wèn)題便迎刃而解。

2.1.2 對(duì)檔案進(jìn)行篩選擴(kuò)大公眾開放檔案范圍

檔案管理中無(wú)法有效的開展服務(wù)，很重要的原因就是目前館藏的檔案相當(dāng)大一部分是不對(duì)外開放的，仍然處于保密狀態(tài)。這些處于保密狀態(tài)的檔案往往本身已經(jīng)不具有保密的價(jià)值了，但是仍然按照計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代的思維慣性，使得這些對(duì)社會(huì)大眾具有極大價(jià)值的檔案無(wú)法公開。因此，非常有必要對(duì)目前的庫(kù)存檔案進(jìn)行梳理篩選，擴(kuò)大對(duì)公眾開放的檔案的范圍，最大限度的滿足社會(huì)公眾的需要。

2.1.3 完善檔案機(jī)構(gòu)的服務(wù)硬件設(shè)施

目前檔案管理工作的硬件設(shè)施偏重于保存，在檔案館的建設(shè)上更多的考慮的是如何長(zhǎng)久保存，而忽視了向社會(huì)公開，在硬件建設(shè)上直接的體現(xiàn)就是對(duì)公眾服務(wù)的場(chǎng)地和設(shè)施嚴(yán)重不足。應(yīng)當(dāng)晚上檔案機(jī)構(gòu)的硬件設(shè)施，方便廣大社會(huì)公眾查閱檔案。

2.2 積極面對(duì)檔案電子化的發(fā)展趨勢(shì)

2.2.1 加大對(duì)從業(yè)人員的電子化技術(shù)培訓(xùn)提高其科技素質(zhì)

檔案管理工作的根本在于從業(yè)人員，面對(duì)電子信息化的趨勢(shì)，檔案工作解決電子信息化的問(wèn)題必須提高從業(yè)人員的電子信息化的素質(zhì)。只有從業(yè)人員具有較高的電子信息化技術(shù)水平，才能解決在檔案互聯(lián)網(wǎng)電子信息過(guò)程中遇到的各種問(wèn)題，如前文所述的保密、保存等問(wèn)題。

2.2.2 加大預(yù)算運(yùn)用成熟的信息化技術(shù)

目前檔案管理中的電子信息化程度不斷提高，從檔案的收集、整理、歸檔、保存到檔案的發(fā)布、研究等，都離不開先進(jìn)的信息化技術(shù)。尤其是在互聯(lián)網(wǎng)背景下，檔案管理系統(tǒng)離不開先進(jìn)成熟的信息化技術(shù)。因此應(yīng)當(dāng)加大預(yù)算，運(yùn)用成熟先進(jìn)的信息化技術(shù)，防止檔案的泄密，使得電子檔案能夠長(zhǎng)久保存。

2.3 加強(qiáng)檔案管理工作的法制化和標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

2.3.1 加強(qiáng)法制化建設(shè)制定相關(guān)法律法規(guī)

檔案是社會(huì)大眾的共有財(cái)富，目前社會(huì)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展，檔案管理工作的重要性日益得到社會(huì)的認(rèn)可，社會(huì)各界對(duì)檔案管理工作也提出了更高的要求。更好的為社會(huì)公眾提供檔案服務(wù)是檔案工作者的重大任務(wù)，面對(duì)汗牛充棟的檔案文獻(xiàn)，如何管理，如何運(yùn)用，都需要有詳細(xì)的制度建設(shè)。目前我國(guó)的檔案管理法制建設(shè)雖然取得了一定的成績(jī)，但是在新的情況下，如何界定檔案的法律地位，如何更好的保護(hù)檔案所有人、知識(shí)產(chǎn)權(quán)人的利益，仍然需要從制度層面上予以規(guī)定。因此應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案管理工作的法制化建設(shè)，不斷完善《中華人民共和國(guó)檔案法》，做好與其他法律規(guī)范的銜接工作，使得檔案管理工作在法治的范疇內(nèi)進(jìn)行。

2.3.2 建立全國(guó)統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)

由于電子信息技術(shù)在檔案管理中普及，電子檔案的標(biāo)準(zhǔn)問(wèn)題成為檔案管理工作中的不可忽視的內(nèi)容。鑒于各地檔案管理中雜亂的電子檔案標(biāo)準(zhǔn)，應(yīng)當(dāng)由國(guó)家檔案局從全國(guó)層面上制定電子檔案的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，消除地區(qū)、行業(yè)之間的電子檔案的標(biāo)準(zhǔn)差異，方便檔案的保存、公開和利用。

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