基于數(shù)字化校園對高校財(cái)務(wù)報(bào)賬的改進(jìn)研究

[摘 要] 伴隨著我國高等教育的發(fā)展，各高校的財(cái)務(wù)管理任務(wù)不斷加重。而近年來，各高校數(shù)字化校園的推廣，無疑為高校的財(cái)務(wù)報(bào)賬模式改革提供了重要的契機(jī)。本文通過對高校數(shù)字化校園的應(yīng)用，對高校財(cái)務(wù)報(bào)賬模式進(jìn)行改進(jìn)，以不斷應(yīng)對高校財(cái)務(wù)管理工作的新挑戰(zhàn)。

[關(guān)鍵詞] 數(shù)字化校園；高校；財(cái)務(wù)報(bào)賬；研究

[中圖分類號] F232 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2013）20-0027-02

1 當(dāng)前高校傳統(tǒng)財(cái)務(wù)報(bào)賬模式的現(xiàn)狀及存在的問題

1.1 高校傳統(tǒng)財(cái)務(wù)報(bào)賬模式現(xiàn)狀

近年來，伴隨著高等教育的快速發(fā)展，高校財(cái)務(wù)工作業(yè)務(wù)量不斷增加，出現(xiàn)了前臺財(cái)務(wù)人員與服務(wù)對象數(shù)量嚴(yán)重失衡的現(xiàn)象。與此同時(shí)，由于對財(cái)務(wù)報(bào)銷相關(guān)的規(guī)章制度不熟悉，導(dǎo)致了報(bào)賬的經(jīng)辦人員因?yàn)槭掷m(xù)不全、票據(jù)不正確等多次往返財(cái)務(wù)部門等情況，既增加了財(cái)務(wù)人員的工作負(fù)擔(dān)，也影響了報(bào)賬的效率。目前，高校的常規(guī)財(cái)務(wù)報(bào)賬模式如下：

（1）一定規(guī)定金額內(nèi)流程：

經(jīng)辦人持原始憑證粘貼好報(bào)賬單—經(jīng)費(fèi)主管負(fù)責(zé)人簽字—財(cái)務(wù)部門報(bào)賬。

（2）超過一定規(guī)定金額流程：

經(jīng)辦人持原始憑證粘貼好報(bào)賬單—經(jīng)費(fèi)主管負(fù)責(zé)人簽字—主管校長或財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人簽字—財(cái)務(wù)部門報(bào)賬。

1.2 高校傳統(tǒng)財(cái)務(wù)報(bào)賬模式存在的主要問題

1.2.1 財(cái)務(wù)報(bào)賬中相關(guān)信息的缺失

由于高校普遍實(shí)行“一支筆”審批制度，即每項(xiàng)經(jīng)費(fèi)的使用簽字權(quán)在學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和各部門領(lǐng)導(dǎo)。前臺財(cái)務(wù)人員只能根據(jù)報(bào)賬經(jīng)辦人提供的票據(jù)是否合法、手續(xù)是否完備來判斷支出是否合理。但這一做法存在較大的漏洞，如：用合法票據(jù)、合規(guī)手段套取學(xué)校資金；經(jīng)辦人因?yàn)閷?xiàng)目不清楚，錯(cuò)找審批領(lǐng)導(dǎo)，導(dǎo)致經(jīng)費(fèi)項(xiàng)目開支錯(cuò)誤等。

1.2.2 缺乏財(cái)務(wù)信息共享機(jī)制

許多高校內(nèi)部各部門間在信息管理系統(tǒng)開發(fā)方面各自為政，形成了獨(dú)立的信息“孤島”。這些獨(dú)立的“孤島”使得高校內(nèi)部相關(guān)職能部門之間信息難以協(xié)調(diào)同步，高校財(cái)務(wù)信息化建設(shè)缺乏信息化環(huán)境基礎(chǔ)。這一方面造成人力的浪費(fèi)，同時(shí)也增加了高校財(cái)務(wù)部門的管理成本。

2 數(shù)字化校園下高校財(cái)務(wù)報(bào)賬模式的優(yōu)勢

要解決高校現(xiàn)有普遍存在的“報(bào)賬難”問題，可以借助數(shù)字化校園這一現(xiàn)代化信息技術(shù)手段改進(jìn)財(cái)務(wù)報(bào)賬模式，從而優(yōu)化財(cái)務(wù)報(bào)賬流程，減少財(cái)務(wù)人員工作負(fù)擔(dān)，提高財(cái)務(wù)運(yùn)行效率。這一新模式有以下優(yōu)點(diǎn)。

2.1 財(cái)務(wù)信息規(guī)范更加嚴(yán)謹(jǐn)詳盡

在數(shù)字化校園的財(cái)務(wù)報(bào)賬模式中，對數(shù)據(jù)的規(guī)范性更加嚴(yán)格詳細(xì)。在系統(tǒng)構(gòu)建過程中，可以通過設(shè)置幫助窗口，有效引導(dǎo)報(bào)賬人員在網(wǎng)上填寫單據(jù)，提示資產(chǎn)驗(yàn)收入庫、經(jīng)費(fèi)開支范圍權(quán)限和審批權(quán)限，并提供相關(guān)發(fā)票真?zhèn)螜z驗(yàn)等鏈接。這樣，對師生來說不熟悉的財(cái)務(wù)報(bào)賬流程將變得更容易，對財(cái)務(wù)人員來說，通過新的財(cái)務(wù)報(bào)賬模式亦可減少人為錯(cuò)誤。

2.2 報(bào)賬智能化、信息化

各部門和個(gè)人可以通過系統(tǒng)適時(shí)查詢所報(bào)費(fèi)用的審批進(jìn)度，查詢自己的用款指標(biāo)額度，如果報(bào)賬手續(xù)不完備，可以及時(shí)補(bǔ)充，極大地提高了報(bào)賬效率。同時(shí)，報(bào)賬經(jīng)辦人可以隨時(shí)查看自己的報(bào)賬歷史記錄，核對個(gè)人往來款項(xiàng)。經(jīng)費(fèi)審批人也可以查詢自己的審批記錄，了解主管項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)的使用進(jìn)度。

3 數(shù)字化校園下高校財(cái)務(wù)報(bào)賬模式的構(gòu)建

3.1 前期相關(guān)信息的設(shè)置和導(dǎo)入

在數(shù)字化校園下高校財(cái)務(wù)報(bào)賬模式的構(gòu)建中，所有財(cái)務(wù)制度在系統(tǒng)中被事先設(shè)定，系統(tǒng)會按照被設(shè)定的規(guī)則，指導(dǎo)經(jīng)辦人填寫報(bào)賬審批申請，并按照默認(rèn)的設(shè)置生成簽字節(jié)點(diǎn)。

3.1.1 人員信息的錄入

在數(shù)字化校園中，每個(gè)教職工、學(xué)生都有自己獨(dú)立的ID，為每名師生在系統(tǒng)中設(shè)置和分配各自不同的權(quán)限。

3.1.2 財(cái)務(wù)管理相關(guān)規(guī)定及財(cái)務(wù)預(yù)算的錄入

系統(tǒng)構(gòu)建中，要根據(jù)財(cái)務(wù)制度，分配相關(guān)審批費(fèi)用和權(quán)限。①要設(shè)置領(lǐng)導(dǎo)審批權(quán)限數(shù)字化簽名，分管的經(jīng)費(fèi)項(xiàng)目范圍和金額大小。②要將本年財(cái)務(wù)預(yù)算導(dǎo)入相關(guān)模塊中。審批時(shí)，如申請的費(fèi)用在預(yù)算范圍之內(nèi)的，審批者可按實(shí)審批；若超過預(yù)算的費(fèi)用，財(cái)務(wù)系統(tǒng)會相應(yīng)提示并按預(yù)算外費(fèi)用支出的程序進(jìn)行審批。

3.2 設(shè)置財(cái)務(wù)報(bào)賬流程

在數(shù)字化校園的財(cái)務(wù)系統(tǒng)構(gòu)建中，報(bào)賬流程可以按業(yè)務(wù)內(nèi)容分類，如：工程項(xiàng)目類、借款類、接待費(fèi)用類、固定資產(chǎn)類、差旅費(fèi)類、交通費(fèi)類、勞務(wù)費(fèi)類。同時(shí)，要針對學(xué)校相關(guān)財(cái)務(wù)制度和業(yè)務(wù)流程等進(jìn)行分析和調(diào)整，還要兼顧業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)和管理風(fēng)險(xiǎn)。以固定資產(chǎn)類采購類為例，按照學(xué)校相應(yīng)的財(cái)務(wù)制度，具體報(bào)賬流程如下。

（1）采購申請流程：高校實(shí)施國庫集中采購制度以及招標(biāo)制度，必須經(jīng)過采購中心的相關(guān)申請流程進(jìn)行申請購買。在系統(tǒng)中提交相關(guān)物料采購的合同編號，由采購中心確認(rèn)數(shù)字簽字，合同流程才能繼續(xù)。

（2）物資驗(yàn)收申請流程根據(jù)高校國有資產(chǎn)管理，由國資辦協(xié)同相關(guān)部門進(jìn)行驗(yàn)收入庫。在系統(tǒng)中提交驗(yàn)收單號，由國資辦確認(rèn)數(shù)字簽字，才能繼續(xù)流程。

（3）財(cái)務(wù)報(bào)銷審批流程：①經(jīng)辦人按照報(bào)銷審批流程填寫以下內(nèi)容：報(bào)銷經(jīng)辦人和付款事由；將合同流程和付款流程進(jìn)行相互關(guān)聯(lián)，輸入合同編號；有預(yù)付款的，要輸入關(guān)聯(lián)預(yù)付款項(xiàng)目；有保證金的，輸入保證金金額、保障時(shí)間。內(nèi)容填寫完成后，系統(tǒng)將自動生成實(shí)際最終付款額，提交付款申請。②審批人根據(jù)報(bào)賬人提交的申請，進(jìn)行網(wǎng)上數(shù)字簽字確認(rèn)。根據(jù)事先錄入的財(cái)務(wù)審批權(quán)限，審批人只能在自己的金額范圍內(nèi)進(jìn)行審批。③系統(tǒng)提示流程完整，生成付款報(bào)銷單，經(jīng)辦人將其打印出來，附于相關(guān)單據(jù)憑證上到財(cái)務(wù)處報(bào)銷。

綜上所述，高等院校通過構(gòu)建數(shù)字化校園下財(cái)務(wù)報(bào)賬工作的新模式，可以有效應(yīng)對當(dāng)前財(cái)務(wù)報(bào)賬工作中面臨的問題和困境，從而進(jìn)一步提高高校財(cái)務(wù)管理的質(zhì)量和效率。