創(chuàng)新機(jī)制延長(zhǎng)鏈條實(shí)現(xiàn)干部檔案管理信息化

[摘 要] 干部檔案管理工作是一項(xiàng)非常重要的工作。不斷加快干部檔案管理的規(guī)范化、信息化建設(shè)，運(yùn)用各種先進(jìn)的技術(shù)手段管理干部檔案是檔案管理部門和干部人事檔案管理者不斷追求的高層次目標(biāo)。近年來(lái)，通榆縣在干部檔案管理方面在創(chuàng)新機(jī)制、延長(zhǎng)鏈條，采取加大投入、構(gòu)筑基礎(chǔ)，抓住關(guān)鍵、注重培訓(xùn)，強(qiáng)化服務(wù)等多項(xiàng)措施，推進(jìn)了干部檔案管理工作的快速發(fā)展。

[關(guān)鍵詞] 干部檔案； 信息化

[中圖分類號(hào)] G275 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1673 - 0194（2013）20- 0081- 01

隨著信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，我們的工作方式在悄然改變，也給我們的工作提出了新的挑戰(zhàn)。對(duì)組織人事部門來(lái)說(shuō)，規(guī)范干部人事檔案管理，實(shí)現(xiàn)干部人事檔案信息應(yīng)用的便捷化、高效化，一直是我們不斷努力探索的課題。

1 明確目的，全力推進(jìn)干部信息管理系統(tǒng)的運(yùn)行

干部檔案信息管理是組織部門的一項(xiàng)重要的工作內(nèi)容。它不僅保密要求高，內(nèi)容涉及干部個(gè)人信息的各個(gè)方面，且要求管理靈活，其繁雜、量大、來(lái)源分散的數(shù)據(jù)給日常干部管理和業(yè)務(wù)處理工作帶來(lái)了很大的難度。以往領(lǐng)導(dǎo)要一些干部信息，要使用人工進(jìn)行查找，費(fèi)時(shí)費(fèi)力，工作難度大，且容易出現(xiàn)錯(cuò)漏。所以迫切需要運(yùn)用信息化的手段來(lái)實(shí)施安全、準(zhǔn)確、快捷、高效的干部管理。

圍繞著這個(gè)目標(biāo)，先后從網(wǎng)絡(luò)上查詢中組部相關(guān)軟件，到兄弟縣市了解相關(guān)信息。最初我們使用的一套干部信息管理軟件，可以實(shí)現(xiàn)打印干部任免審批表、花名冊(cè)等一些基本功能，它的實(shí)施運(yùn)行對(duì)我們?nèi)粘９ぷ髦械奶顚懜刹咳蚊鈱徟?、印制修改干部花名?cè)等起到了較大作用，改變了我們干部任免審批表手寫或套印的歷史，有利地提高了工作效率和工作質(zhì)量。但隨著時(shí)間的推移，在使用過(guò)程中發(fā)現(xiàn)該軟件的設(shè)計(jì)與日常工作的很多需求還不能對(duì)接，尤其是在干部信息統(tǒng)計(jì)方面還不夠完善，不能有效地應(yīng)用于日常工作中。為此，在上級(jí)組織部門的幫助和指導(dǎo)下，自己設(shè)計(jì)了一套切實(shí)可用的干部信息管理軟件，確保了信息系統(tǒng)開(kāi)發(fā)的成功率和實(shí)用性。管理軟件初步完成后，對(duì)全市1000多名鄉(xiāng)局級(jí)干部及黨群系統(tǒng)一般干部的籍貫、年齡、學(xué)歷教育、政治面貌、工作經(jīng)歷、獎(jiǎng)懲、年度考核結(jié)果和家庭情況等二十多項(xiàng)信息進(jìn)行收集、整理、校對(duì)、錄入。干部信息庫(kù)建立之后不斷地進(jìn)行試驗(yàn)，對(duì)每個(gè)功能模塊進(jìn)行測(cè)試，對(duì)查詢結(jié)果進(jìn)行比對(duì)，不斷地對(duì)軟件進(jìn)行改進(jìn)，使軟件功能更加完善、更加實(shí)用，能夠有效地應(yīng)用于實(shí)際工作中。尤其是實(shí)現(xiàn)了姓名、性別、學(xué)歷、出生年月、任職時(shí)間、職務(wù)類別、職級(jí)等多個(gè)并列條件的任意組合統(tǒng)計(jì)，為準(zhǔn)確、快速的掌握干部隊(duì)伍信息和服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)決策奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。通過(guò)使用干部信息管理系統(tǒng)，有效地節(jié)省了工作時(shí)間，減少了人力的投入，避免和減少了錯(cuò)漏的發(fā)生，提高了干部工作的效率和質(zhì)量。

2 健全機(jī)制，延伸檔案管理鏈條

干部檔案信息是干部相關(guān)信息的真實(shí)反映，是領(lǐng)導(dǎo)決策的重要依據(jù)。為了加強(qiáng)干部檔案管理，著力解決部分干部檔案年齡涂改或越填越小、學(xué)歷越填越高的實(shí)際，我們建立了檔案及信息雙套管理機(jī)制，明確責(zé)任，嚴(yán)格落實(shí)。一是建章立制，使干部在“三齡一歷”方面不想改。我們起草下發(fā)了《關(guān)于進(jìn)一步規(guī)范干部“三齡一歷”管理暫行規(guī)定》下發(fā)至全市，明確規(guī)定，凡是干部檔案中有涂改的一律不得提拔、不得調(diào)動(dòng)，從制度和根源上打消了更改檔案的思想意識(shí)。二是健全網(wǎng)絡(luò)，使干部“三齡一歷”不能改。我們將所管理的干部檔案信息全部錄入微機(jī)，實(shí)行微機(jī)化管理，建立了干部檔案和信息中心雙套管理體制，由不同的專職人員分別進(jìn)行管理，從機(jī)制上保證了干部檔案信息不能改。三是明確責(zé)任，使干部“三齡一歷”不敢改。對(duì)今后入檔材料由檔案管理人員把關(guān)審查，對(duì)不符合入檔要求的堅(jiān)決不予接受，并實(shí)行檔案材料接收責(zé)任制，堅(jiān)持誰(shuí)接收、誰(shuí)入檔、誰(shuí)負(fù)責(zé)。對(duì)涂改檔案的，一旦發(fā)現(xiàn)嚴(yán)肅處理，對(duì)涉及的檔案本人要視情節(jié)給予組織紀(jì)律處分，對(duì)檔案管理人員要調(diào)離工作崗位，從而使干部對(duì)“三齡一歷”不敢改。

3 突出重點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)檔案信息利用高效化

在推行干部信息管理系統(tǒng)運(yùn)行方面，著重抓好“準(zhǔn)、全、細(xì)”三個(gè)重點(diǎn)。一是“信息準(zhǔn)”。信息的準(zhǔn)確是整個(gè)系統(tǒng)能夠有效應(yīng)用的基礎(chǔ)。如果某個(gè)干部的某項(xiàng)信息出現(xiàn)的錯(cuò)誤，就會(huì)造成查詢和統(tǒng)計(jì)多方面的錯(cuò)誤，這就要求我們的信息一定要準(zhǔn)確。為確保錄入干部檔案信息的準(zhǔn)確，堅(jiān)持實(shí)行責(zé)任制，從檔案信息的摘錄整理到信息錄入、校對(duì)等多個(gè)環(huán)節(jié)都明確專人負(fù)責(zé)，每個(gè)環(huán)節(jié)都針對(duì)不同的特點(diǎn)及要求明確相應(yīng)任務(wù)要求，確保精益求精。在對(duì)全市1000多名鄉(xiāng)局級(jí)干部及黨群系統(tǒng)一般干部的信息進(jìn)行錄入后，對(duì)信息進(jìn)行了多次校對(duì)，盡量減少和避免信息中可能出現(xiàn)的錯(cuò)誤。同時(shí)不間斷地對(duì)干部信息庫(kù)進(jìn)行動(dòng)態(tài)維護(hù)，把干部信息管理工作納入經(jīng)?；能壍?，及時(shí)更正變動(dòng)的信息，及時(shí)搜集整理干部的基本情況、調(diào)動(dòng)情況等，對(duì)變動(dòng)的信息，進(jìn)行逐個(gè)登記，做到及時(shí)錄入、及時(shí)更新，確保系統(tǒng)信息的客觀性和準(zhǔn)確性。二是“資料全”。在錄入信息時(shí)，根據(jù)系統(tǒng)的要求，做到逐一填寫、不錯(cuò)填、不漏填。每一名干部的信息中都包括其出生年月、籍貫、入黨時(shí)間、參加工作時(shí)間、學(xué)歷教育、職務(wù)情況、工作簡(jiǎn)歷、獎(jiǎng)懲、年度考核結(jié)果、家庭情況、任現(xiàn)職和同級(jí)時(shí)間等二十多項(xiàng)資料，相當(dāng)于一本電子檔案，使查檔更加方便，提高了工作效率，減少人手翻閱檔案所造成的磨損和時(shí)間浪費(fèi)。三是“分類細(xì)”。該系統(tǒng)為突出統(tǒng)計(jì)功能，著力對(duì)每一名干部的信息進(jìn)行了細(xì)致的分類。如職務(wù)類別分為黨政正職、黨內(nèi)正職、行政正職、黨內(nèi)副職、行政副職、人大職、紀(jì)檢職、非領(lǐng)導(dǎo)職務(wù)、一般干部等十三類；職級(jí)從副廳級(jí)到辦事員共十三類；專業(yè)分為文史類、理工類、醫(yī)學(xué)類等九個(gè)類別；另外按照其是否為班子成員、黨內(nèi)成員進(jìn)行分類等。細(xì)致的分類使查詢能夠更加地精確，使用更加靈活。