加強檔案法制建設 提升檔案管理水平

《檔案管理違法違紀行為處分規定》（以下簡稱《處分規定》）頒布實施以來，北京市檔案局高度重視，主動與市監察局、市人力社保局溝通，就聯合制發宣傳貫徹文件、聯合查處檔案管理違法違紀典型案件達成了共識，有力地推進了《處分規定》宣貫工作。為進一步貫徹落實好《處分規定》，提出三點：

一、深入學習宣傳，增強依法管理檔案工作的自覺性

全市各級檔案部門要高度重視《處分規定》的學習。各單位主管檔案工作的領導要帶頭學習，做到認識到位、組織到位、措施到位，確保本單位檔案工作依法有序開展，防范檔案違法違紀行為的發生。區縣檔案局要把《處分規定》的學習納入領導班子的學習內容，把《處分規定》的宣講和專題培訓納入檔案普法宣傳教育、公務員初任培訓和干部上崗培訓內容。市和區縣檔案行政執法人員要將《處分規定》的學習與相關法律法規的學習結合起來，逐條學習，系統學習，舉一反三、融會貫通，特別要注意提升對《處分規定》內容的理解和運用能力，發現違法違紀行為時，能夠根據不同情節，依法依規及時提出適當的處理意見，并嚴格按照規定程序做好相應工作。

全市各級檔案部門要本著“強化宣傳，預防為主”的工作理念，加大《處分規定》的宣傳力度。通過舉辦座談會、組織專題培訓、開展知識競賽、設置宣傳專欄、編印學習資料等多種方式，利用雜志、報刊、廣播、電視、網絡等多種媒體，向社會各界廣泛宣傳《處分規定》的重要意義、基本精神和主要內容，在全社會營造人人關心、支持檔案工作，自覺守法、用法，積極糾正檔案管理違法違紀行為的良好氛圍。同時，市和區縣檔案局還要切實抓好警示教育，精選典型案例，深入剖析，以案說法，以案學法、以案普法，使對檔案工作負有責任的領導人員、直接責任人員或檔案員從典型案例中汲取教訓，引以為戒，自覺避免違法違紀行為的發生，增強依法管理檔案工作的自覺性。

二、認真對照檢查，著力解決重點、難點問題

對照《檔案法》、《處分規定》等法律法規的要求，目前，我市檔案工作存在的主要問題，集中表現為三方面：

（一）文件歸檔不及時、不齊全

一是一些單位不能按規定在每年的6月底前如期完成歸檔任務，拖延歸檔的情況比較多。二是一些單位檔案基礎工作薄弱，文書檔案收集不全，專業檔案分散保存在各形成部門，不能做到集中統一管理，少數單位的檔案部門對專業檔案沒有進行接收和監管。三是聲像檔案、照片檔案管理混亂的問題比較普遍。特別需要強調的是，某些照片檔案的拍攝者將公務活動中形成的檔案資料據為己有，不向檔案部門移交，這種作法是違法違規的。《檔案法》、《處分規定》明確規定“將公務活動中形成的應當歸檔的文件材料、資料據為己有，拒絕交檔案機構、檔案工作人員歸檔的”是檔案違法違紀行為，對有關責任人員要嚴肅責任追究。

（二）檔案管理存在安全隱患

一是一些單位的檔案有零散積存、無序雜亂堆放，不及時整理的問題，甚至個別單位從成立之初到現在就沒有進行過檔案的整理，使檔案安全存在明顯隱患。二是一些單位沒有為檔案工作開展提供必要的條件，檔案庫房飽和，防火、防盜等設施設備不齊全或老化。三是一些單位沒有建立檔案安全管理制度，或雖有制度但執行不力，檔案庫房失于管理，庫柜不鎖，塵土堆積，通道狹窄，養殖花草，堆放雜物。四是一些單位異地建庫，庫房與辦公地點分設兩地，檔案管理存在疏漏，日常調歸卷缺少安全保障，存在極大的安全隱患。《處分規定》明確指出：未配備安全保管檔案的必要設施、設備，未建立檔案安全管理規章制度，明知所保存的檔案面臨危險而不采取措施，導致檔案安全事故發生的，對有關責任人員給予記過或者記大過處分，情節較重的，給予降級或者撤職處分；情節嚴重的，給予開除處分。所以各單位對自身檔案管理當中存在的安全隱患一定要認真予以排查和整改，如若再視而不見、不予理睬，一旦發生安全事故，必將受到處分。希望不要發生這樣的事情。

（三）檔案移交不完整、不到位

檔案移交是檔案工作中的一個難點。一些單位以本部門利用檔案方便為由，不按規定完整齊全地移交檔案，把一些價值大或利用率高的檔案，私自做主，留存在本部門，致使歸檔材料缺東少西，不完整。個別單位將檔案視為自家財富，過分強調部門利益，以工作需要、利用不便等種種理由，一拖再拖拒不按照國家規定向檔案館移交檔案。這種做法是違法違紀的行為，按照《處分規定》情節嚴重的，負有責任的領導人員和直接責任人員或相關人員是要受到撤職處分的。希望有這一問題的單位，一定要引起高度重視。

另外，還有一些單位不同程度地存在著檔案人員兼職過多、變動頻繁的問題。這不僅影響了檔案工作的正常開展，使檔案管理工作失去了基礎和保障，而且還會導致檔案管理中安全事故的發生，希望引起各單位領導的高度重視和警覺，一定要把檔案員隊伍建設擺上重要議事日程，固本強基，為檔案工作的開展提供堅強的保障。

三、完善工作措施，提升依法管理檔案工作整體水平

為有效地學習貫徹《處分規定》，市檔案局與市監察局、市人力資源和社會保障局聯合制發了《關于學習宣傳貫徹〈檔案管理違法違紀行為處分規定〉的通知》，從充分認識《處分規定》頒布實施的重要性、認真組織學習宣傳活動、深入開展監督檢查、堅決查處違法違紀案件四個方面，對全市各單位做好《處分規定》的貫徹落實提出了明確要求。在此，再強調三點：

（一）提高認識，認真開展自查，及時進行整改

全市各級檔案部門特別是領導干部，要提高對檔案工作的認識，提高對《處分規定》貫徹落實重要性的認識，切實增強責任感。各單位要在本地區、本系統、本單位開展一次貫徹執行《檔案法》、《處分規定》情況的全面自查，特別是存在上述問題的單位更要認真檢查，盡快提出整改方案。重點要在依法落實、規范檔案收集和整理工作、保障檔案安全和科學管理的設施設備、健全和執行檔案工作制度、按期移交應進館檔案、保持檔案人員相對穩定等方面，進行認真自查，對存在的問題要提出改進的措施和辦法，要建立依法管理檔案工作的長效機制，從根本上預防檔案管理違法違紀行為的發生。

市檔案局將加強對貫徹執行《檔案法》、《處分規定》情況的日常監督和專項檢查。明年，我局將把存在上述突出問題的單位列為檔案行政執法檢查重點抽查單位，督促這些單位采取切實有效措施進行整改，對問題較多，整改不落實的單位，將提出處理意見，堅決糾正違法違規行為。

（二）加強制度建設，細化查處檔案管理違法違紀行為的工作程序

堅決貫徹執行《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》、《北京市實施〈中華人民共和國檔案法〉辦法》和《檔案管理違法違紀行為處分規定》，保障和監督檔案行政管理部門依法查處檔案管理違法違紀行為。根據國家檔案局《檔案執法監督檢查工作暫行規定》、《檔案行政處罰程序暫行規定》和《北京市行政執法機關向監察機關移送涉嫌違反行政紀律案件的暫行辦法》等有關規定，結合北京實際情況，市檔案局制發了《北京市查處檔案管理違法違紀行為程序暫行規定》，具體明確了檔案行政管理部門查處檔案管理違法違紀行為的管轄權、辦理時限、不同情形的處理方式、案件的移送程序以及救濟方式等內容。這個文件今天已印發給大家，請各單位認真組織學習，嚴格執行規定。

（三）加強溝通與配合，形成查處檔案管理違法違紀行為的合力

《處分規定》對監察機關、任免機關和檔案行政管理部門建立案件移送制度做出了明確規定，市和區縣檔案局要按照《北京市行政執法機關向監察機關移送涉嫌違反行政紀律案件的暫行辦法》（京政辦發〔2006〕63號）和《北京市查處檔案管理違法違紀行為程序暫行規定》的要求，主動加強與監察機關、任免機關的協調配合，相互支持，形成工作合力，依法依紀嚴肅查辦檔案違法違紀案件。

市和區縣檔案局作為發現并查處檔案違法違紀行為的主責部門，要通過執法檢查、受理舉報、業務指導等多種途徑，加大檔案管理違法違紀行為的發現力度；要以事實為依據，以法律為準繩，堅持原則，做到有案必查，有查必果，加大對檔案管理違法違紀行為的查處力度；要仔細甄別案情，依據相關規定，做好案件移送工作，協助配合相關部門完成案件的查處工作；要通過查辦案件，認真研究和查找檔案工作中存在的漏洞和容易發生檔案管理違法違紀行為的薄弱環節，積極采取有效措施，從源頭上消除“看得見的管不著，管得著的看不見”的執法不到位現象，增強《處分規定》的執行力，為檔案事業科學發展提供強有力的法制保障。

全面落實《處分規定》是當前和今后一個時期檔案部門推進檔案法制建設的一項重要工作。我們要從敬畏法律法規，依法履行好為黨管檔、為國守史、為民服務的高度增強做好檔案工作的責任感。通過嚴格執法、忠實守法，使檔案工作環境進一步得到改善，使檔案工作秩序進一步得到維護，使檔案工作法制建設進一步得到加強。

（摘自北京市檔案局局長呂和順在《檔案管理違法違紀行為處分規定》培訓班上的講話）