我國科技計劃項目檔案構成及特點初探

摘要：文章簡要介紹了我國科技計劃、科技計劃項目及科技計劃項目檔案的由來；分析了我國科技計劃項目檔案的具體構成；從科技計劃項目檔案的特點出發，剖析了科技計劃項目檔案管理的難點，提出基本解決思路。

關鍵詞：科技計劃科技計劃項目檔案管理

一、國家科技計劃、科技計劃項目及項目檔案由來

（一）國家科技計劃

1982年，國家正式出臺了《“六五”國家科技攻關計劃》，標志著我國的科技計劃已從科技規劃中分離出來，具備了相對獨立的形式。“國家科技計劃是指根據國家科技發展規劃和戰略安排的，以中央財政支持或以宏觀政策調控、引導，由政府行政部門組織和實施的科學研究與試驗發展活動及相關的其它科學技術活動”①。到目前為止，共有五大類30多個科技計劃，從不同角度支撐著國民經濟和社會發展以及科技自身發展的科技需求。

（二）科技計劃項目

“在國家科技計劃中實施安排，由單位或個人承擔，并在一定時間周期內進行的科學技術研究開發活動”就稱為國家科技計劃項目②。自2003年起，我國每年的科技計劃項目總數量就接近或超過萬項（見表1）。

表1：“九五”～“十一五”我國科技計劃項目總數

（三）科技計劃項目檔案

與科技計劃的發展相適應，我國不同歷史時期對科技計劃項目實施過程中產生的檔案的概念及內涵也在發生著變化。1998年以前，這類檔案一直被作為科研檔案的組成部分，并沒有形成單獨的檔案類別；1999年開始，政府開始醞釀“課題制”管理的國家科技計劃管理體制，檔案管理問題開始引起關注；2002年國家科技計劃項目全面實行課題制管理，對檔案管理提出了新的要求，“項目檔案”的術語開始在檔案工作實踐中出現。

2004年，筆者所在的北京聯合大學應用文理學院與北京市科委共同承擔了北京市科技計劃項目軟科學課題《新時期北京市科研檔案管理與對策研究》③，首次開展了項目檔案的科學研究，研究成果中首次提出并界定了科技計劃項目檔案的概念，并系統闡述了科技計劃項目檔案管理工作。“科技計劃項目檔案”一詞在學術文章中最早出現在筆者所著《科技檔案資源保護迫在眉睫—北京市科技計劃項目檔案管理現狀研究》一文（發表于《北京檔案》2005年第10期）。

“科技計劃項目檔案（以下簡稱項目檔案），專指以國家或地方政府財政投入為主，并列入國家或地方科技計劃項目，在其管理和實施全過程中形成的，具有保存價值的各種類型和載體的原始記錄。”④

項目檔案不僅是項目成果的重要組成部分（有時甚至是唯一成果），是項目管理的載體，是項目實施、驗收及成果推廣應用的真實記錄和可靠依據，也是國家科技信息資源的重要組成部分。

二、項目檔案的內容構成

從完整反映科技計劃項目整體情況出發，一套項目檔案應該包括以下內容：

（一）依據檔案內容所反映的職能劃分

科技計劃項目相關單位可分為兩類：一類是科技行政主管部門，進行項目的管理；另一類是項目承擔單位，從事項目的研發活動。這兩類部門的任務不同，決定了其形成檔案的內容性質也不同。據此可將項目檔案劃分為項目管理檔案和項目研發檔案兩大類。

1.項目管理檔案。是科技行政管理部門在行使科技計劃項目管理職能的過程中形成的，反映科技計劃項目的立項、檢查與驗收等活動，具有保存價值的文件材料。

2.項目研發檔案。是指項目承擔單位在項目研發過程中形成的，反映研發過程、研發技術、研究條件、研究成果與項目運行等活動，具有憑證依據價值的文件材料。

（二）依據檔案的形成主體劃分

由于科技計劃項目涉及到若干參與單位，它們在各自的工作中所形成的項目檔案，構成項目檔案的整體。由于這些檔案反映的具體活動與任務不同，它們既呈現為不同的文件類型，又具有內容上的相對獨立性（見圖1）。

圖1：項目檔案構成示意圖（以項目形成主體為標準）

1.科技行政主管部門形成的檔案

科技行政主管部門是科技計劃項目工作的主管部門，他們在履行項目管理職能的過程中主要形成以下檔案：（見表2）

2.各類授權或委托單位形成的檔案

（1）項目主持單位形成的檔案。

《國家科技計劃項目管理暫行辦法》規定“科技部專項計劃部門和授權或委托的項目組織實施管理機構負責項目的實施和管理”。其中所指授權或委托的項目組織實施管理機構即項目主持單位，代科技行政主管部門行使對項目研發工作的指導、檢查和監督的職能，其管理過程中主要形成以下檔案：（見表3）

（2）其他受托單位

其他受托單位是指以合同的方式接受科技行政主管部門的委托，承擔項目中某些專門性工作的機構，主要包括招標代理單位、監理單位、審計單位以及檔案質量評估單位等。受托單位必須具有相關的專業資質，在工作過程中主要形成以下種類的檔案（見表4）：

3.課題承擔單位形成的檔案

課題承擔單位是課題實施的主體，負責完成《課題任務書》規定的任務，他們在課題研發過程中主要形成以下檔案：（見表5）

三、項目檔案的特點及管理要求

項目檔案產生于科研、生產活動中，具有一般科技檔案的特點。但由于科技計劃項目的管理與實施有自身的規律，使得項目檔案還具有一些特殊的屬性特點。

（一）形成主體的多元化。項目檔案形成主體的多元化源于項目管理與實施的復雜性。科技計劃項目的全過程涉及到四類主體：一是政府的科技行政主管部門，負責項目申請的審核、項目進行情況的檢查及項目驗收等；二是政府科技行政主管部門授權或委托的項目組織實施管理機構，即項目主持單位，對項目目標的實現、項目任務的完成、關鍵技術的突破及涉密項目的科技保密等，承擔組織實施的責任；三是項目承擔者，負責執行合同或計劃任務書，完成項目目標任務；四是各類項目受托單位，負責完成項目管理及實施過程中的一些專業性工作，包括招標代理、監理、審計及各項評估等。

形成主體的多元化，導致項目檔案在形成上的分散性，對項目檔案完整性構成潛在威脅。科技檔案管理學基本理論強調科技檔案的特點是具有成套性，項目檔案也是以“套”作為其完整形態的。各自分散形成的項目檔案共同記載和反映了該項目活動的全部過程和成果，它們之間既以不同的工作階段相區別，又以總體的科技程序和科技內容緊密銜接，構成了一個反映該科技項目活動的材料整體。因此，從整體上而言，只有各個部分的檔案都完整，才能認為項目檔案完整；而任何一個部分的檔案不完整，也可能意味著整個項目檔案的價值都將受到影響。這就要求對項目檔案實施嚴格的全過程控制，包括從檔案工作的組織上選擇適當的管理體制和管理模式，從各類項目文件形成與積累上實施質量控制，從項目檔案的完整歸檔、科學保管和有效利用上實現規范管理。

（二）形成主體的臨時組合性。為集中科研優勢、保證科技計劃項目的創新與成功，2001年，科技部、財政部、國家計委、國家經貿委合發的《關于國家科研計劃實施課題制管理的規定》中指出：“允許跨部門、跨單位擇優聘用課題組成員”。科技計劃項目的研發工作是由通過申報和審批程序組建的項目團隊承擔，項目的內容和要求不同，研發團隊的承擔單位與研發人員的組成也各不相同。項目的參與者即項目檔案的形成者，都是根據項目研發任務臨時組合而成的，項目結束后研發團隊就會解體，使項目團隊具有臨時性或一次性的特點。這種情況極易造成項目檔案形成與積累的各自為政，檔案不易集中和難以補救等問題，并且影響項目科技成果的后續使用與推廣應用。這就要求在項目檔案管理中明確項目負責人責任制，充分發揮項目負責人的作用，在項目管理與實施過程中同步規范項目文件的形成與積累，保證項目檔案的真實與完整，有效控制檔案工作可能面臨的質量和安全風險。

（三）項目檔案歸屬的復雜性。項目檔案主要是在國家資助的項目中形成，國家作為投資主體應享有研究成果的部分權力。考慮到科技成果不同于政府的行政成果，它并不能完全憑借資金與物資投入直接生成，而是要通過具體承擔單位及研發人員的大量智力勞動來獲得。因此，《國家科技計劃項目管理暫行辦法》中規定“除科技部事先合同約定科技成果歸國家所有外，項目所產生科技成果的知識產權歸科技成果完成者所有”。《關于加強國家科技計劃知識產權管理工作的規定》中再次強調“國家科技計劃項目研究成果及其形成的知識產權，除涉及國家安全、國家利益和重大社會公共利益的以外，國家授予項目承擔單位。項目承擔單位可以依法自主決定實施、許可他人實施、轉讓、作價入股等，并取得相應的收益”。

課題制管理的實施，使得科技計劃項目的承擔單位往往不止一家，而且承擔單位的所有制成份復雜，甚至有個人投資參與的情況。項目成果特別是其知識產權將在項目參與各方之間進行分割，很容易產生檔案所有權與使用權的糾紛，同時也不利于成果信息的利用和共享。因此，項目檔案管理必須根據國家相關政策和法規，處理好項目檔案所有權的界定、項目檔案的保管及利用政策等特殊問題，使國家投入巨資支持的科技計劃項目能實現最大收益。

（四）內容構成的綜合性。項目檔案形成主體的多元化，必然導致其內容構成的綜合性。從項目管理的角度而言，既有一般的科技管理內容，又包括招投標、監理、評估等專業管理內容；從研發角度而言，科技計劃項目一般水平高、規模大，在研究和實施過程中經常需要單獨購置設備或進行基建，形成設備檔案和基建檔案；部分針對產品的開發項目，還會產生產品試制和生產的檔案；科技計劃項目的預算、決算文件以及經費審計過程中還會產生會計檔案等。因此，一個科技計劃項目的全部檔案中可以包括科研檔案、設備檔案、基建檔案、產品檔案和會計檔案等多個種類的檔案。

項目檔案內容構成的綜合性要求在其管理過程中，既要注意項目檔案自身的完整成套，同時又要兼顧項目檔案與機構中其他類別檔案管理之間的關系。

（五）項目檔案的高使用價值。項目檔案與一般科研檔案相比具有使用價值廣泛、使用效益顯著等高價值特征。科技計劃項目的創新性與應用性的特點，決定了其研發活動的探索性與復雜性很強，所形成的檔案材料多記載著先進的技術過程與大量的新穎信息，不僅有極高、廣泛的現實利用需求，而且從科技計劃自身的地位而言，其歷史研究的價值也不可小覷。

為充分實現項目檔案的高價值，除項目檔案的保管機構按照檔案學一般方法開展多種方式的檔案利用之外，還需要從國家層面建立國家科技報告制度。目前歐美等國家都有系統的科技報告制度，典型代表是美國的“四大報告”，其核心內容是把國家資助的科研項目中產生的檔案及相關資料，包括研究目的、方法、技術內容、中間數據以至經驗教訓，盡可能向公眾開放共享。在我國，20世紀80年代創建了國防科技報告體系，但民用科技投入產生的大量項目檔案、數據和信息，目前基本處于分散、擱置甚至流失狀態，極大限制了其科技資源效用的發揮。因此，建立中國科技報告制度，對國家財政投入產生的科技成果進行永久保存、集成管理和有效利用，是國家科技管理體制改革的重要任務，也是檔案學術與實踐面臨的新挑戰。

*本文系北京市教委科研項目階段性研究成果.項目名稱：我國科技計劃項目檔案管理問題研究.項目編號： SQSM201211417008。

注釋：

①中華人民共和國科學技術部：《國家科技計劃管理暫行辦法》，2001年

②中華人民共和國科學技術部：國家科技計劃項目管理暫行辦法，2001年

③2004年北京市計劃項目軟科學課題.課題編號H020820320190

④潘世萍.科技檔案資源保護迫在眉睫-北京市科技計劃項目檔案管理現狀研究[J].北京檔案，2005（10）： 17-19.

參考文獻：

[1]賀德方.中國科技報告制度的建設方略[J].情報學報，2013（5）.

[2]楊柯.國家科技計劃綜述：功在當代的千秋大業[J].中國科技信息，1997（13）：8-10.

作者單位：北京聯合大學應用文理學院

北京市科學技術委員會