試析體制外檔案資源的管理模式

摘要：從管理權的角度界定體制內檔案資源與體制外檔案資源，兩者共同組成國家檔案資源體系。對占據國家檔案資源大半壁江山的體制外檔案資源，我們應該讓有效的管理模式長效，讓長效的管理機制常態化，實現以更少的資源產生更高生產力的檔案管理期望。

關鍵詞：體制外檔案檔案資源管理模式

“統一領導、分級管理”是我國的檔案管理體制，包括三個方面的內容：國家全部檔案分別由各級、各類檔案保管機構集中管理；全國檔案工作在各級人民政府領導下，由各級檔案事業管理機關統一、分級、分專業進行管理；實行黨政檔案和黨政檔案工作的統一管理。①體現在檔案資源管理上，就是從中央到地方都建立了檔案館（室），集中統一地、分級分專業地管理全國、本地區、本系統的檔案資源，形成有層次、有專業的國家檔案館網體系（也包括一些檔案室，這里都包括在檔案館網體系之內）。那么，我們就可以如此界定：體制內檔案資源是受我國各項檔案管理制度規范和約束的、在檔案行政管理部門控制下的、保存在國家檔案館網體系之內的檔案資源；也可以稱之為“檔案館資源”。與體制內檔案資源相對應的：凡是不在國家各級各類檔案保管機構管理的檔案，都是體制外檔案資源。體制外檔案資源大體有三部分：第一是私營企業、民辦非企業單位、公民個體或家庭（家族）形成和所有的檔案，即由私人保管的檔案；第二是圖書館、博物館、文化館等非檔案的文化機構保管的檔案；第三是我國流失海外的檔案，即其它國家保管的我國檔案。體制內檔案資源和體制外檔案資源組成國家檔案資源體系。目前，關于體制外檔案資源的管理模式大體有以下四種。

一、傳統管理模式及其延伸

傳統管理模式是由檔案管理部門代為保管體制外檔案資源。代保管不同于移交、贈送行為，在這些行為中，檔案機構可能獲得檔案的全部或部分權利，體制外檔案就轉變為體制內檔案了。而代保管則是不獲得任何一項權利，檔案部門的代保管行為可以說是商業性行為。檔案管理部門代保管是目前檔案部門直接管理體制外檔案最為普遍的形式，也是檔案行政管理部門完成職能轉變過程中的過渡形式。這類代保管形式主要表現為，由檔案行政管理機構或檔案學會等組織成立，大都以“中心”命名，如檔案咨詢服務中心、檔案培訓中心、檔案寄存中心。如上海市檔案局所屬的上海檔案咨詢服務中心，服務范圍包括檔案法律咨詢、檔案管理咨詢、項目檔案咨詢、檔案管理設施咨詢、檔案鑒定咨詢、檔案整理和縮微服務、人才培訓咨詢、代為保管檔案、其它檔案業務咨詢等，其中代管檔案、整理檔案是主要業務。傳統管理模式也有圖書館、博物館、歷史研究所等文化事業單位的保管檔案的傳統行為。在檔案部門成立之前，基本上都是圖書館、博物館承擔檔案管理的責任，而后很多檔案也就留在了這些部門，是為體制外檔案資源。

傳統管理模式的延伸表現為：企業檔案區域一體化管理。經濟一體化是當前世界經濟發展的基本趨勢，表現為經濟全球化和經濟區域化兩個方面。經濟區域化，最顯著的標志就是各類商圈、產業圈、企業城的落地發展。經濟區域化是企業檔案集中管理、優化管理的契機。上海化工區探索構建的“一體化”檔案管理模式值得借鑒。上海化工區建設之初的檔案工作基本上處于各自管理的分散狀態，缺少專門的指導和管理機構。而后成立的化學工業管理委員會將檔案管理工作納入事務管理的重要內容，歸口委員會辦公室。區內的企業單位結合各自的行業要求、自身特點自行管理本單位檔案，接受委員會指導。由于檔案數量激增，外商投資企業增多等一系列問題，為了理順檔案管理體制、優化區域投資環境，上海化工區管委會決定成立上海化工區檔案管理中心，接受檔案行政管理部門和城市建設部門的指導監督，探索具有化工區特色的“一體化”檔案管理模式，為有檔案管理需求的企業單位提供一體化的檔案服務，即節約了企業資源，又節約了社會資源。②

二、市場與社會管理模式

社會轉型導致社會結構由整體型向分化型社會轉變，國家與組織（單位）的關系由整體的生存模式向獨立分化的生成模式轉變，國家不再是社會資源的唯一擁有者和分配者，政府職能發生變化，形成“小政府、大社會”的公民社會格局，由此檔案管理也需要從國家模式走向市場模式、社會模式。檔案管理模式的轉變是一種結構性調整，相應地要求建立與社會大環境相協調的檔案資源體系和社會服務體系。

市場管理模式的主體是檔案服務企業，即檔案中介機構，是具有法人地位的經濟實體。進入21世紀以來，隨著我國檔案管理體制改革的深入以及市場經濟的進一步發展，出現了大量由市場主導、完全商業化的文檔服務機構，它們按照市場規律和規則，自主經營、自負盈虧。在知識經濟時代，企業的運營，尤其是中小企業的運營，業務廣度和技術深度不斷擴大，同時知識的快速更新使其業務和技術的專業化程度不斷提高，其相關管理的專業化程度也需要不斷提高，而專業化的實現需要大量的資源投入，包括人力、資金、技術、信息、管理系統等多方面的投入。為了在競爭中處于有利地位，企業盡可能減少在非核心業務方面的投入，但又必須保持非核心業務的高效率和高質量，因而，必須通過企業間的社會化分工，使一個企業的非核心業務成為另一個企業的核心業務，這就為檔案中介機構的產生奠定了基礎。③檔案服務企業根據實踐發展需要為社會組織、公民個人提供檔案管理等服務的專業化公司，其出現符合現代化社會分工管理的理念，將是未來檔案代保管機構的主要群體。1998年深州市檔案局成立的檔案寄存中心于2004年改制成為深港檔案寄存中心有限公司，參與市場競爭。

在檔案管理領域，體制內檔案按照一套嚴格有序的管理原則和方法得到國家力量的控制和規范，處于完整有效安全的理想狀態。而體制外檔案資源則沒有那么多的“關照”，雖然保存在圖書館、博物館和紀念館里的歷史檔案和流失海外的珍貴檔案從某個角度而言得到了很好的保管，但是，如私營企業、民辦非企業單位、家庭（家族）、公民個體等正在不斷形成的大量檔案是處于分散的失控狀態。依靠國家力量對全部體制外檔案資源進行管理，既不科學也不現實。對私營企業和民辦非企業單位而言，一來國家檔案館不會接收這類檔案；二來單位建立專門的檔案機構成本太高；三來市場尚未成熟，由此，可以加大鼓勵社會管理模式的發展。為了鼓勵社會管理模式，政府可以考慮給部分單位提供一定的預算經費。如芬蘭為了方便分散在民間的私人檔案的利用，規定國家檔案館有在財政上支持私人檔案館的義務，但私人檔案館必須履行對公眾開放檔案的義務。④還有一種方式，就是建立民間性質的檔案保管機構。我國在2004年，廣州出現了首家私人檔案館。在這兩類檔案保管機構建立的基礎之上，整合體制外檔案資源將容易很多。所以，體制外檔案資源的市場管理模式和社會管理模式將是關注的主要點。

三、體制外獨立運作模式

體制外獨立運作模式，是其他行政管理部門牽頭組織運作的檔案管理模式，多為專業專門性檔案。如上海市閔行區電子健康檔案項目由衛生部試點推進再推廣。2008年1月，閔行區成為衛生部應用居民電子健康檔案推進居民健康管理信息化試點區，建立了覆蓋到所有的醫院、保健站、專業站所、專科醫院、社區衛生服務中心（站）、村衛生室的區域衛生網絡，形成了以電子病歷和電子健康檔案為主的數據庫和區域內電子病歷/電子健康檔案共享平臺。⑤2009年，衛生部醫改方案提出建設覆蓋全國居民的居民健康檔案。再如，天津市社會保險基金管理中心檔案館的成立，是全國首家社保檔案館，將使覆蓋全市980余萬參保群眾的社保檔案實現集中統一管理，為百姓提供便利迅捷的社保檔案查詢利用服務。該館被人社部確定為全國社會保險檔案管理示范基地。據悉，國家人力資源和社會保障部社保中心已將本市社會保險專業檔案館設為全國首家社會保險檔案管理示范基地，開展社保檔案專業領域的研究與實踐，輻射并帶動其他省區市加強社保檔案管理工作。而這兩個檔案建設項目中，均沒有檔案管理部門的參與。

體制外獨立運作模式，表現了多樣化檔案多元化管理的局面，各行各業越來越重視檔案的作用價值，由專業主管部門全權負責，一方面分擔了檔案部門的工作任務和預算經費，另一方面也就削弱了檔案部門的權責。上海市檔案局在2012年評比各區縣的檔案項目時，就曾提到閔行區的電子健康檔案不是檔案部門參與的，不適合參與評比。當然，這是規則所在，無可厚非。目前，體制外獨立運作模式也是由國家相關部門牽頭負責，比市場模式和社會模式有保障有優勢。我們認為，隨著經濟社會進入新的發展階段，體制外獨立運作模式會配合市場模式和社會模式共同繁榮擴大。

四、社區或家庭管理模式

特里·庫克在闡釋西方檔案學的觀念和戰略變化的四個范式中提到：“第四個檔案范式——社會/社區正呼之欲出，這個社會/社區既有城市和鄉村中的真實社會/社區，又有網絡空間社會媒體連接起來的虛擬社會/社區，一道共建共享檔案”。社區通常是集中在固定地域內的家庭間相互作用所形成的社會網絡，一個社區有一定的地理區域，有一定數量的人口，居民之間有共同的意識和利益，并有著較密切的社會交往，一個村落、一條街道、一個縣、一個市，都是規模不等的社區。與個人生活關系最密切的社區，是如農村的村或鄉、城市的住宅小區。隨著我國經濟社會發展進程的加快，社區的公共管理和服務功能逐步成為城市建設工作的落腳點，這意味檔案管理的社區模式充滿無限可能性。浙江省杭州市上城區檔案局以全區開展的政府行政管理與公共服務標準化體系建設試點為契機，在省、市檔案部門和質量技術監督部門的大力支持下，主動作為，在全國率先推出《社區檔案管理規范》并被推薦為省級地方標準。⑥體制外檔案資源的社區管理模式不再如庫克所言“呼之欲出”，而是“躍然紙上”。

體制外檔案資源的家庭管理模式是最小單元也是最直接最效率的管理模式我國是歷史悠久的國家，歷史留下的許多珍貴檔案散存在個人手中，此外，還有許多家庭成員形成的各種生活檔案，這些檔案自然而然成為家庭的收藏。家庭保存檔案資料為保護民族文化遺產、豐富社會記憶做出了重要貢獻。避開許多名人不談，我們也看到很多普通大眾管理家庭的生動事例，如2004年3月21日《新民晚報》登載的《銀行家日記》，從他們的日記里，能看到舊中國銀行如何在財力雄厚的外國銀行和根基深厚的舊式錢莊的雙重夾擊下生存發展。2004年2月，一則題為“我家建檔案”的文章寫道：“全國首次大規模建立家庭檔案活動日前在沈陽進行，家庭檔案不僅將一家人的生活經歷記錄下來傳給后人，更能從中折射出時代的變遷和社會的進步”。2013年8月，全國首家平民家庭檔案精品展在武漢開展，400余張圖片和100多件實物展示里宜昌興山縣一個普通移民家庭——袁裕校家100余年的歷史，展覽免費對公眾開放。家庭檔案管理的理念和模式得到越來越多人的接受和執行。

檔案的來源是個人、組織和政府或多或少有意識的、自覺的行動和相互之間的“交流”。它反映出社會行為者作出決定的背景、各自的責任、目標、理想、價值觀、信條和心理，反映出規范社會生活的各種法律、約束、義務和制度的結構。因此，人類的每一代都要詢問過去，以便找到或恢復它所需要的、對當代各種問題的答案，即真理。我們的檔案理論研究者、實踐工作者、社會大眾面對不僅僅是記錄文獻，而是隨著時代而演變的歷史責任。對占據國家檔案資源大半壁江山的體制外檔案資源，我們應該讓有效的管理模式長效，讓長效的管理機制常態化，實現以更少的資源產生更高生產力的檔案管理期望。

注釋：

①吳寶康.檔案學概論[M].北京：中國人民大學出版社，1988：130-131.

②肖輝娟.關于我國檔案管理體制改革的研究[D].華東師范大學，2010：28-38.

③孫愛萍.非國有檔案信息資源管理[M].北京：中國檔案出版社.2009：152-153.

④袁瑋.關于民間檔案研究的國內外文獻綜述[J].山西檔案，2011（1）：26-28.

⑤上海市閔行區衛生局.建設新型區域衛生信息平臺——閔行區基于居民電子健康檔案（EHR）為核心的區域衛生信息化建設[J].中國信息界（e-醫療）， 2010（3）：63-65.

⑥陸建春，黃蘇紅.干有標準學有榜樣——《社區檔案管理規范》上升為浙江省級地方標準紀實[N].中國檔案報，2013-2-1（1）.

作者單位：上海大學