網絡環境下民生檔案資源開發利用方式探析

摘要：隨著計算機技術、信息技術的發展和應用，在網絡環境下檔案信息資源的開發利用越來越受到各級各類檔案部門的重視。區縣檔案館如何采取有效的方式，對民生檔案資源進行多途徑、多角度開發利用，提供高效、便捷的利用服務，共享民生檔案信息資源。本文結合工作實際，以北京市平谷區檔案館為例，介紹了網絡環境下民生檔案資源開發利用的方式。

關鍵詞：網絡環境民生檔案資源開發利用

數字時代的到來，檔案部門必須順應時代的潮流轉變觀念，強化網絡環境下檔案信息服務意識。在做好傳統檔案資源開發利用的同時，積極發揮主觀能動性，充分利用網絡、網站和檔案信息數據庫等優勢，加強網絡環境下檔案信息資源的開發利用，實現檔案信息資源共建共享。真正做到鼠標一點，應有盡有。筆者結合北京市平谷區檔案館工作實際，對網絡環境下區縣檔案館檔案資源的開發利用方式進行了初步探討，提出了網絡環境下檔案資源開發利用的四種方式。

一、構建網絡環境下“虛擬檔案查詢室”，提供便捷、多方位的利用服務

（一）構建“虛擬檔案查詢室”，提供高效的利用服務檔案利用者總是希望在最短的時間內搜到滿足需求的信息，解決實際問題。數字時代，在最短時間內找到最全面，最準確檔案信息的需求，變為可能，建立高效的檔案查詢系統，能夠節省利用者時間，提高工作效率。

信息社會、網絡時代給檔案工作帶來了極大的挑戰，同時也創造了前所未有的機會。檔案利用服務也由手工檢索、人工服務向計算機檢索、網絡服務轉變。網絡預約查檔、網絡利用咨詢服務、開放檔案網絡檢索等等新型的利用方式層出不窮，給檔案利用服務注入了新的活力和提供了極大的便利。而民生檔案涉及到百姓的切身利益，大多為不開放檔案，按傳統的思維定式，不開放檔案不能上網，不能實現網上查詢檢索。為更好地利用民生檔案服務社會，服務群眾，適應網絡時代，信息技術環境的利用需要，民生檔案資源的服務工作需打破原有的思維定式，依靠傳統模式，充分利用信息時代的優勢，建立“虛擬檔案查詢室”，提供網絡環境下高效全面的利用服務。建立虛擬檔案查詢室的前提是，區縣檔案館應深入挖掘現有館（室）藏各類民生檔案資源，摸清檔案家底，將館藏民生檔案資源充分挖掘編目、分類整合，建立全文數據庫和文件級目錄數據庫，為虛擬查詢室做好物質準備工作。北京市平谷區檔案館根據多年的利用實踐，將館藏利用率較高的房產檔案、招工檔案、知青檔案、獨生子女檔案、婚姻檔案、退伍軍人檔案全部全文數字化，形成專門的民生檔案數據庫，并編制《平谷區檔案館民生檔案查閱服務指南》，為利用服務打好堅實的基礎。在數字化先行的基礎上，充分利用網絡，建立“虛擬檔案查詢室”，超前策劃服務項目，定向提供專題服務，由坐等式查詢服務向主動服務、推銷式服務轉變。

（二）構建“虛擬檔案查詢室”，提供全面的利用服務

構建“虛擬檔案查詢室”，開展網上利用咨詢、網上預約查檔、民生檔案查閱服務指南、開放檔案全文查詢等多種途徑、形式的利用服務，為利用者提供全方位的利用服務工作。將館藏民生檔案目錄和鎮、村級室藏民生檔案目錄整合，逐步建立起由檔案館和各單位檔案室共同構成的區、鄉、村三級虛擬檔案信息查詢中心。這三個層次的民生檔案目錄數據可以共享，并且全部整合到“虛擬檔案查詢室”，實現“鼠標一點，應有盡有”。通過分布式管理形成平谷區檔案信息查詢網，為社會、百姓提供高效優質的利用服務。

（三）構建“虛擬檔案查詢室”，提供“傻瓜式”查詢服務

網絡環境下，檔案利用者總是希望通過簡便的途徑在浩如煙海的檔案信息資源找到滿足自己需要的信息，希望檢索界面友好，能夠容易獲取檔案信息資源。利用者習慣于被動地接受先進技術，檔案部門要針對公眾利用需求的特點，了解利用者面向網絡檔案信息資源時的需求特點、利用心理，幫助利用者克服畏懼、茫然等消極心理因素，通過專門的設計，使檔案查詢就像使用傻瓜相機一樣便捷，使用這個系統查詢就像用筆一樣容易，甚至比用筆還要便利，專門為百姓提供傻瓜式的查詢服務，并通過網絡檢索到自己所需要的檔案信息。利用者才會從排斥到接受，從被動參與者變為主動參與者，甚至成為主動建設者。以平谷區檔案館為例，自主研發了“平谷農村檔案資源共享服務平臺”。把涉農政策、政府公開信息、已公開的檔案目錄和部分原文全部整合，打造“一站式”農村檔案信息資源共享和服務平臺，為社會提供全方位的檔案信息服務。將整合好的各類農村檔案資源數據庫上傳農村檔案資源共享服務平臺，為農業、農村和農民提供民生檔案信息服務創造條件，并逐步達到由檔案信息交流向相關新農村建設各方面信息交流的發展，最終實現農業檔案信息資源社會共享，形成平谷區檔案信息查詢網的子網—農村民生檔案信息查詢網。使村民不出村，即可將各種檔案一“網”查盡。

二、構建網絡環境下“檔案網絡直通車”，提供及時便捷的利用服務

信息時代，人們對各種信息的需求呈增長趨勢，對檔案信息的需求也不例外，而且人們利用的檔案不再僅限于親自查檔，更多的是希望實現網絡一站式查檔。區縣檔案館如何適應利用的需求，提供貼心的利用服務，已成為檔案館亟待深入研究的問題。構建檔案直通車，不失為網絡環境下一種很好的利用方式。

（一）構建地域檔案網絡直通車，提供及時的利用服務

建立區、鎮、村三級檔案聯合網絡，構建區域檔案直通車，共享檔案信息資源，為本區域提供全方位的利用服務。也可利用手機網絡、有線電視網絡，借助其他部門在社區和農村已經建立好的各種網絡平臺，上載與農民息息相關的檔案內容，開發檔案信息，提供多方位、多角度的檔案利用，建立起方便人民群眾的檔案利用體系。

（二）構建區縣檔案網絡直通車，提供便捷的利用服務

與有關區縣檔案館之間實現民生檔案信息數據庫共建共享，搭建區縣檔案直通車。如平谷區檔案館保存的知青檔案多為東城區的同志在平谷插隊時的檔案，利用者多是先到東城區檔案館查閱，然后東城區檔案館的工作人員再告知來平谷檔案館查閱，路途遙遠不說，而且查閱知青檔案的利用者，現在年歲已大，行動不便。故此，平谷區檔案館可將已數字化的知青檔案與東城檔案館共建共享，可大大提高檔案利用效率，極大方便百姓利用。

（三）構建省市檔案網絡直通車，提供多元化的利用服務

嘗試性建立有歷史淵源的跨省市檔案直通車，共享檔案信息資源。平谷區檔案館在這方面邁出了卓有成效的一步。2007年為適應檔案事業發展形勢的需要，平谷區檔案館與三河市、興隆縣、薊縣檔案館建立了協作制度，利用毗鄰優勢，依托平三冀聯合縣、平密興聯合縣的悠久歷史，搭建起溝通情況、切磋工作、共享資源的平臺。平谷區檔案館與三河、薊縣、興隆縣、石家莊市檔案館館藏相關的檔案資料整合共享，彌補了館藏空白。平谷檔案館將每年的《北京檔案》雜志分送給三河、薊縣、興隆檔案館，互相學習先進的管理、指導等工作經驗。

三、構建新型農村檔案利用網絡，提供親民貼心的利用服務

充分利用現有的網絡技術，依托農村各種網絡，針對農民利用需求特點，構建農村檔案利用網絡，為農業、農村、農民提供更加貼心的利用服務。構建農村檔案利用網絡，可以通過以下途徑：一是以各區縣檔案信息網為依托，建立農業農村檔案信息網絡服務平臺，制作農業農村檔案信息網頁，充實豐富網頁內容，為農業、農村和農民提供檔案信息服務創造條件，逐步達到由檔案信息交流向相關新農村建設各方面信息交流發展，最終實現農業檔案信息資源社會共享。二是依托“平谷區農村檔案資源共享平臺”，探索并逐步建立農業科技成果轉化和推廣信息平臺，城鄉一體化的勞動力供求信息平臺和涉農信息需求平臺，實現網上檢索和利用，使村民不出村即可將各種檔案一“網”查盡。三是建立農業、農村、農民建檔用檔指導平臺，以區檔案局為主，與涉農部門相結合的建檔用檔服務指導體系。主要負責指導做好涉農部門和農村、農戶的檔案立卷、整理和目錄錄入、檔案信息電子化的開發利用工作，重點是引導農民客觀識檔、規范建檔和有效用檔。通過網絡視頻指導的形式，開展網上業務指導工作，極大方便了村級檔案建檔工作。要充分運用我國目前正在推進的電信、計算機、電視“三網融合”這一機遇，把已上和可上計算機網絡的檔案信息，向手機、電視等媒體擴展，更大限度地實現檔案遠程服務，讓群眾成為最大受益者。在農村檔案利用網絡中，設立本地區特色檔案樣板村板塊，形成具有平谷本土特色的農村檔案利用網絡，為農村提供切實可行的利用服務。

（一）構建特色農業科技檔案樣板村，為農民增收致富服務

村級檔案中保留和記載了非常豐富詳實的農業科技信息，網絡環境下開發利用好這些檔案信息，能夠有效地促進農業科技創新和推廣，提升果品、蔬菜、畜牧養殖的農業標準化生產水平和品質，從而實現農民的增收致富。

例如：平谷是全國大桃之鄉，果品生產是平谷山區農民的主要收入來源。在區檔案部門的指導下，鎮羅營鎮北四道嶺村成為農業科技檔案規范化管理村。2010年，利用村檔案室保存的農業標準化基地材料和果品生產中形成的灌溉、施肥、梳理、溫度控制等信息記錄，與沃爾瑪公司達成了協議，建立了農超對接鮮桃種植基地，日供沃爾瑪超市鮮桃24噸，帶動300戶桃農增收。

（二）構建特色民俗檔案樣板村，為農村旅游富民服務

結合地域特點，依托特色農業資源，在網絡上宣傳豐富的農村檔案資源，為農村富民服務。依托平谷豐富的旅游資源，推廣建立民俗旅游接待戶家庭檔案，收集整理有關旅游接待方面的照片、實物等材料，進行展覽，在各種媒體、網絡上進行宣傳，吸引游客，為農村旅游富民服務。以黃松峪鄉的雕窩市級民俗旅游村為例，檔案部門對其村的30余家民俗旅游接待戶進行家庭建檔，并將這些家庭檔案進行拍照，經過對照片的篩選、標注后，通過區信息中心將部分照片上傳到雕窩民俗旅游網上進行宣傳，受到廣大民俗戶的好評。

（三）構建新型農村檔案樣板村，為新農村建設服務

區縣檔案部門通過加強對村級檔案利用服務的引導力度，協助行政村做好檔案開發利用工作。通過利用檔案資料、開展網絡檔案編研、網絡檔案展覽等形式，為新農村建設各項事業服務，在服務中發揮農村檔案資源的價值。

例如，平谷區南定福村是北京市新農村建設試點村，檔案局指導村檔案室收集了大量的新舊村貌、基礎設施、經濟建設、獲得榮譽、歷屆領導班子成員、村史和農民生活水平變化等方面的文字、照片、影像及實物等檔案資料。在區檔案部門的協助下，利用這些檔案資料，舉辦了一期“南定福村發展變化成果展覽”。并在平谷檔案信息網、平谷政務網上展出，通過回顧新農村建設前后的巨大變化，從而珍惜現在來之不易的幸福生活，使廣大村民，特別是年輕人深受教育，收到了較好效果。

此外，隨著大眾檔案意識的提高和檔案開放力度的加大，檔案館可以和圖書館、博物館一樣，成為人們的休閑場所。而節假日讀書、學習已經成為當今社會的一種新的健康地流行時尚。檔案館可以利用檔案文化的博大精深與檔案展覽，為百姓提供網絡環境下的休閑文娛服務。平谷區檔案館在這方面進行了大膽的嘗試。一是依托檔案信息網、政府政務網等開設“檔海淘寶”、網上展覽等專欄，深入挖掘、展現檔案的內容，將檔案的視聽魅力、視覺魅力、地域魅力等多樣魅力盡情展現在百姓面前。二是對檔案信息進行深入研究、綜合加工、深度開發，主動為各方面提供經過提煉的、深層次、高質量的檔案信息編研產品，在網絡上展示。真正把“死檔案”變成“活信息”。檔案上網后，人們只要坐在辦公室或家里，點擊鼠標就知悉館藏檔案信息，這種檔案信息與用戶直接見面的形式，就如同人們到超市購買商品，可以直觀地了解產品的性能、質量，從而激起人們的購買欲。同樣道理，讓“檔案商品”展示在用戶面前，才能提高人們對檔案的利用欲，不斷增加檔案用戶，擴大檔案信息的社會利用面。可以使百姓在休閑中陶冶情操，提高修養，使檔案工作在構建和諧社會中發揮積極作用。

以上幾種網絡環境下檔案資源開發利用的方式，還有很多不成熟的地方。如：網絡安全問題，如何維護網絡的安全性問題也日益突出，并且已成為限制其發展的最大障礙。病毒、網上黑客的攻擊、網上竊聽與篡改等無時無刻地侵犯著網絡的安全，盡管有防火墻、身份驗證等有效的安全防范措施來進行防范，卻也難以阻擋眾多的網上非法侵襲行為。加強網絡的安全防范措施是實現檔案信息數字化利用道路中的棘手課題。此外還有建立“虛擬檔案查詢室”工作自身的復雜性和鄉村檔案工作人員的技術素質不高等因素，這些問題有待進一步解決。共享的目錄信息既包括可公開的目錄信息，也包括保密的目錄信息，這就涉及到目錄數據如何傳輸才能確保安全的問題。我們必須勇于探索，積極進取，應用現代化技術，使檔案利用工作主動適應社會發展的需求，更大范圍地為社會提供利用，更好地為公眾服務。

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作者單位：北京市平谷區檔案館