關于重大活動檔案的保護研究

摘要：近年來，北京舉辦了眾多大型活動，其活動中產生的大量檔案被陸續接收進北京市檔案館。由于檔案載體的多樣性及復雜性，對檔案保護工作提出嚴峻考驗。本文從對重大活動檔案采取保護的理論研究和實施辦法兩個方面進行闡述，并提出了一套詳實的解決方案。

關鍵詞：重大活動檔案檔案保護理論研究實施辦法

近年來，北京舉辦了眾多大型活動，從而形成了大量的珍貴檔案。為了將這批檔案完整齊全地接收進館，從活動的籌辦到召開，全程派專業人員參與了檔案的收集和整理工作，并在活動結束后將這批檔案安全接收進館。考慮到這批檔案歷史意義的重要性，特為此建立了專用庫房。我們保護人員針對專用庫房的建造及檔案保管保護中可能出現的系列問題，到相關單位進行實地考察并與專家交流意見。結合實際，提出了一套重大活動檔案的有效保護方案。

一、理論研究方案

（一）檔案庫房管理標準問題

在接收的重大活動檔案中，紙質檔案有30多萬卷，實物檔案有1萬多件。咨詢了國家檔案局科研所，他們多年來從事紙質檔案的保護研究，認為紙張應該算是比較脆弱的物質，檔案庫房管理應該多從對紙質檔案的保護方面制定標準。所以在制定檔案庫房管理標準時，采取傾向于紙張的保管要求。而對于其他載體檔案，我們調研了首都博物館文物保護修復中心，認為可以在制定檔案庫房管理標準時把文物保護的相關標準作為參考。

（二）實物檔案整理問題

過去我館在接收保管實物檔案時，由于實物檔案數量較少，通常只給一個目錄號。但隨著重大活動的開展，產生了實物檔案數量不斷增加，因此國家局科研所的專家們建議，重大活動檔案應按不同檔案實物載體進行分類整理保管。將這批實物檔案分為紙張、紡織品、木制竹制品、貝殼類、陶瓷、玻璃、塑料類和金屬制品類等九大類。

（三）實物檔案消毒問題

由于紙張、紡織品、木制竹制品和貝殼制品等實物，在保管時主要是防霉防蟲。因此重大活動檔案入庫前不必全部消毒，只著重對紙質和紡織類進行消毒。紙張可用低溫冷凍法消毒，紡織物應采用環氧乙烷熏蒸消毒。另外，由于庫房內保管有金屬類檔案實物，應注意不用臭氧等強氧化性氣體進行消毒。

（四）檔案庫房裝具問題

陶瓷、玻璃、塑料類屬于易碎的實物檔案，紡織品類實物檔案易長蟲，金屬制品類實物檔案易氧化生銹。因此建議在檔案庫房內除應設計移動的檔案密集架外，還應定做一些固定的檔案柜架。另外還應在檔案密集架內設置隔板，這樣可以使每列密集架內的空間相對獨立，有利于檔案的保護。

（五）實物檔案裝具問題

據國家科研所專家介紹，實物檔案裝具主要分為紙質類和塑料類，建議使用PVC、有機玻璃等材質制作裝具。尤其是衣物類的絲織品，使用這種材質的裝具既能達到PH值中性的要求，又能保證良好的密閉性，不易生蟲長霉。對于陶瓷、玻璃、塑料類實物檔案，建議在定制裝具時，要有軟襯里并加保護套，避免不慎損壞實物。

（六）實物檔案裝具指標問題

在檔案裝具制作過程中，建議提高裝具的密閉性，便于在裝具內放置除氧劑、干燥劑、防蟲霉劑等。制作紙質、錦盒類裝具時，應注意少用乳膠，最好只用紙板或用環保膠。

（七）實物檔案鑒定問題

由于不同的檔案裝具，它的制作成本也不相同。為了突出重點，更好地保管實物檔案，建議對實物檔案的珍貴程度進行鑒定。對于比較珍貴的實物檔案，應該用價格比較高、保管性能比較好的檔案裝具。

二、具體實施方案

第一步，把接收來的重大活動檔案進行了分類、整理、編目；第二步，對專用庫（空庫）地面及墻腳噴灑高效氟氯氰菊酯以殺蟲，幾天后又換用臭氧滅菌，以確保檔案庫房無蟲、無霉；第三步，對紙質檔案分批進行冷凍消毒，然后將檔案放進專用庫永久保存。

（一）專用庫房的具體要求

一是對裝具的要求。為了更好地永久保存重大活動檔案，需要在檔案入庫前采取一系列保護措施處理這些檔案，并在保管中因地制宜地對其進行特殊保護。重大活動檔案非常珍貴，為了長期保存這些檔案，參照DA/T 24-2000《無酸檔案卷皮卷盒用紙及紙板》中規定，無酸檔案裝具中使用的紙張和紙板的PH值應在7.5至8.5之間。據此，聯系廠家定制了用無酸材料制作的檔案裝具。為確保檔案裝具無酸，采用紙水抽提液PH值測定法對多批樣品進行檢驗，確實符合標準后才將檔案裝盒存放。

二是對專用庫房溫濕度的要求。根據檔案保護技術的相關標準并結合實際情況，我館紙質庫房的溫濕度范圍要求控制在18-22℃，相對濕度控制在45-55%之間，晝夜溫度波動幅度應小于2℃，濕度波動幅度應小于5%。并通過中央空調系統24小時運行監測庫房溫濕度狀況。

三是對重大活動檔案的利用要求。檔案在提供利用過程中，最易損壞或丟失。鑒于重大活動檔案的重要性，我館在檔案對外利用方面，原則上不提供原件，只提供復制件。

（二）實物檔案的保護措施

接收的重大活動檔案除了大量的紙質檔案外，還有大量的實物檔案。根據檔案載體的不同，將其劃分為九大類，并對實物檔案入庫前的處理和在檔案庫房中的保管提出保護措施。

第一類毛、棉、絲和尼龍紡織品。對被汗漬、塵土污染的舊服裝，用75%的醫用酒精噴灑后在陰涼處陰干，以殺滅服裝上的霉菌；所有未啟封的清潔紡織品和經過酒精消毒的舊服裝，放入低溫冷凍庫中消毒，殺滅害蟲。保管中的注意事項：舊服裝宜放在定制的防塵罩中隔塵，其他紡織品可放在密閉的硬盒中保管，以降低因塵土吸潮而增加紡織品的濕度從而滋生霉菌的風險；此類載體保管的溫濕度條件與紙質檔案相同；宜與紙質檔案分開存放。

第二類紙制品。用低溫冷凍的方法消毒，殺滅害蟲。保管中的注意事項：此類載體保管的溫濕度條件與紙質檔案相同。

第三類金屬制品。建議使用麂皮擦除金屬制品表面的浮塵，以防止灰塵中的顆粒劃傷金屬物體表面以及灰塵中的酸性物質氧化金屬物體。保管中的注意事項：每件檔案宜單獨存放在密閉的硬質裝具中，在裝具內放置活化硅膠并定期更換，以保持檔案單獨保管的小環境的干燥；此類載體保管的溫濕度條件與紙質檔案相同。

第四類木質、藤編、草編品；第五類玉石、水晶、珍珠、貝殼制品；第六類陶瓷、玻璃制品；第七類塑料、塑膠制品；第八類皮革制品；第九類混合材質品。這六類實物檔案載體的理化性質較為穩定，屬于比較耐久的檔案載體，因此入庫前只需清潔其表面的灰塵，防止灰塵中的顆粒對檔案表面的磨損。保管中的注意事項：玉石、水晶、陶瓷和玻璃制品易于破損，在保管中應特別防止碰撞，宜單獨保存在有襯墊的硬質裝具中；這些檔案保管的溫濕度條件與紙質檔案相同。

此外，對重大活動檔案中出現的幾種特殊實物檔案也提出了相應的保管建議。第一種是磁性貼、磁性相框，應裝密封袋保存，并將其存放在防磁庫中，以便長期保持其磁性；第二種是熒光筆、油畫棒，其性能較穩定，可與第九類混合材質品共同存放。內置香料的毛絨玩具可與第一類紡織品一同消毒和存放。第三種是旗幟，部分長有霉斑，建議將其清洗去斑，并用環氧乙烷消毒，裝袋保存。第四種是不適宜檔案庫房中長期保存的實物。建議將實物攝像或拍照，加以文字說明以存檔，并將實物處理掉。但考慮到重大活動檔案的珍貴性，若想長期保存，也可以采用RP特制的薄膜袋，將這些實物裝入袋內抽真空后保存。

總之，由于重大活動檔案種類繁多、載體各異，保管需求復雜，所以必須全面細致地考慮不同檔案的保護條件，才能將檔案保管好，也才能為重大活動檔案的長期保存和利用提供技術保證。

參考文獻：

[1]國家檔案局科研所《檔案保護技術實用手冊》

[2]國家文物局《中華人民共和國文物保護標準匯編》

作者單位：北京市檔案館