航天系統文檔管理信息平臺建設探析

摘要：在文檔管理信息化和電子文件迅猛發展的背景下，筆者結合航天系統檔案工作實際，對傳統文檔管理模式面臨的問題進行分析總結，結合文檔一體化管理思想提出文件管理信息平臺建設理念，并制定具體建設思路與舉措。

關鍵詞：航天系統文檔管理信息平臺

一、前言

隨著21世紀的到來，人類社會進入全新的信息化時代。新世紀對全面信息化的強烈需求與廣義的信息化視角給傳統文檔的管理模式帶來巨大沖擊。特別是隨著電子文件的日益發展壯大，如何使文檔傳統管理模式適應信息化建設與發展的需求，實現文檔管理的信息化轉變已成為整個檔案界迫切需要解決的重大問題。目前，不少政府機構、企事業單位、高校在文檔管理信息化建設方面已取得一定的成果。然而，作為文件類型龐雜、電子文件數量大、文檔使用頻率高、文檔管理水平要求高的航天系統檔案部門，卻沒有較好地把握好信息時代的關鍵脈搏，做好文檔管理信息化的發展建設工作。

二、文檔管理面臨的主要問題

（一）電子文件缺乏有效管控

一是由于長久以來“重紙質輕電子”的傳統管理模式和處理習慣，致使航天系統內部大量依托科研設計系統和辦公自動化系統產生的電子文件僅保留在受控狀態，缺乏有效組織與整合；二是因科研生產最終以紙質藍圖為依據，致使電子文件最終陷入“電子化產生——紙質化管理保存”的命運，缺少電子文件全過程管理意識，也增加了電子文件處理程序，增大了文件管理風險。

（二）三大系統相互孤立

科研產品研制系統、辦公自動化系統和檔案管理系統，是航天系統企業目前普遍具備的三大信息系統。但三大系統彼此獨立、各自運行，猶如“三大孤島”，缺乏交流途徑，障礙系統功能的充分發揮，造成資源浪費。

（三）外來文件的管理缺失

經會議、出差等方式獲得的外來文件，由于缺乏必要的文檔意識，致使這些文件滯留在個人手中，這一方面引起成套文件的缺失；另一方面這類文件沒有有效的“身份認證”，更像“黑戶”，一旦丟失，無從追責。

此外，由于航天系統產生的大部分文件均為涉密件，而航天系統自身保密要求高、保密管理嚴格，文件流轉過程受到多重嚴格的控制，這也成為推行文檔管理信息化的一種阻力。如何在保密要求范圍內實現文檔管理信息化，成為航天系統檔案部門正在思考的問題。

三、文檔管理信息平臺

要解決我所文檔管理面臨的諸多問題，除了需要給予相應的人力、物力、財力支持外，更需要逐步轉變傳統的文檔管理理念與方式，從“文檔一體化”的大概念角度，充分利用現代信息技術，實現文檔管理水平質的飛躍，因此文檔管理信息平臺應運而生。

文檔管理信息平臺，即以“文檔管理一體化”思想、“文件生命周期理論”為基礎，利用現代計算機網絡技術、信息技術，以豐富的文檔信息為資源，構筑成的信息資源共享空間。這一平臺的建立，對于提高我所行政辦公效率、提升科研設計效率、促進電子化流程發展與優化、增強我所文檔管理水平都具有極大的推動作用。

四、文檔管理信息平臺建設的主體思路及階段目標

文檔管理信息平臺建設的主體思路如圖1所示：

（一）整合三大信息系統

科研產品研制系統、辦公自動化系統和檔案管理系統，是航天系統內部目前普遍具備的三大信息系統。但三大系統彼此獨立、各自運行，猶如“三大孤島”，缺乏交流途徑，阻礙系統功能的充分發揮，造成資源浪費。

階段目標：通過整合三大系統，搭建兼容接口，形成大范圍內的信息平臺，使得科研產品研制系統和辦公自動化系統內流程結束、處理完畢的電子文件過渡到檔案管理系統中，打破原有電子文件僅入“受控狀態”的局面，實現電子文件生命周期全過程管理，對其進行深層次有序管理和信息挖掘，充分發揮三大系統的信息功能，實現文檔電子、紙質的“雙套”管理，既確保紙質的真實有效，又維護了電子的原始面貌。

（二）進行文件數字化處理

對于原始形成時即為紙質的文件，利用高速掃描技術、OCR技術、數字攝影（錄音、錄像）技術、數據庫技術、多媒體技術、存儲技術等技術對其進行數字化處理，使原來的紙質文件轉變為數字化資源。將數字化處理后的數字化文件以全文的形式導入到檔案管理系統中，與自動生成的電子文件一起，完成作為檔案信息的流轉過程，最終實現文檔信息資源的系統存儲和長久保存。

階段目標：通過這種方式，實現檔案管理系統內的全文檢索，再通過控制系統用戶權限限定利用范圍，可以在確保符合保密要求的情況下，大大提升文檔利用效率，較少檔案部門工作量，同時也為未來文檔資源的信息挖掘奠定了良好的基礎。

（三）開展資源組合

開展資源組合，即按照一定的標準與原則，對系統中的信息資源進行有效地組合和整合，以達到資源配置合理優化、利用方便快捷、管理科學有序的目的。基于科研文件自身分類明確、注重成套的特點，更應加強對科研文件的分類組合、科學整合，既保持各科研課題（項目）的獨立性，又維持文件之間的相互聯系。

因此，對于我們單位以科研生產活動為主體形成的文件，不能簡單的止于“件”的“受控狀態”，更應在后續的管理系統中進行進一步的資源組合。

階段目標：通過資源整合，建立一套既符合科研生產、課題研究特點，確保科研文檔成套性特征，同時形成各類專門的數據庫。

（四）深化信息挖掘

在實現全文檢索、文檔信息數據庫管控的基礎上，依托強大高效的檢索功能，利用網絡信息挖掘技術，使廣大用戶在信息平臺上快速高效的獲取針對個人的個性化專門信息，提高信息獲取的快捷性、準確性、全面性。

階段目標：擁有一套完善齊全、成熟可用的信息挖掘技術，建立多途徑、多方式的檢索體系，制定一套基于用戶分類的信息檢索操作指南。

（五）實現知識管理

知識管理是針對個人及組織所擁有的顯性知識和隱性知識的確認、創造、掌握、使用、分享及傳播進行積極及有效的管理。文檔信息平臺的進一步發展與完善在于營造信息共享的氛圍與條件，使個人、集體主動貢獻顯性知識和隱性知識。

階段目標：建立知識庫，使信息平臺由一個信息管理平臺，發展成為知識交流與共享、企業文化宣貫的平臺，成為新員工學習培訓、老員工繼續教育的場所。

五、推動文檔管理信息平臺建設的具體舉措

（一）以信息化團隊為依托

系統內部一般都設置有一支專門的信息化隊伍，可以為建設文檔管理信息平臺提供重要的技術支持和質量保障。首先，作為內部人員，對本單位相關業務流程比較了解，能更好地針對單位各處室需求挖掘、建立、完善平臺功能；其次，利用信息化與檔案部門同屬一個組織的優勢，便于雙方的有效溝通、親密合作，更好地從文檔管理的角度完善平臺功能建設；最后，作為熟知所內各項規章制度的“自己人”，能更好的在不觸碰保密高壓線的情況下，進行信息平臺的建設。

（二）以資源配置為基礎

文檔管理信息平臺建設并非一項簡單易操作的工作。除了技術支撐，更需要合理的物資和人員配置。一旦開展信息平臺建設工作，則需要將自單位成立以來的所有文件全部納入平臺資源范疇。這意味著多年的紙質文件需要進行數字化處理、多年的電子文件需要進行相關遷移，其中的工作量可想而知，但通過這些處理，可以有效推動系統內部各項業務流程的電子化，可以提升文件運轉速率，可以提高文檔管理水平，可以減少文檔原件損耗，可以減少因多次重復復印銷毀導致的資源浪費從而節約成本，因此適量的物資、人員配備是必需的也是必要的，并且將來隨著這些工作的常規化、日常化，我們只需對日常產生的少量文件進行數字化處理與管控。

（三）以科研需求為核心

建設文檔管理信息平臺的最終目的，旨在為航天系統科研生產服務。因此在平臺建設各階段，均要以“科研需求是核心”為原則。

系統整合階段，集結各處室，特別是科研處室，提出專門性、針對性較強的系統功能需求。通過增加、調整、修改等方式，完善系統功能，確保各處室產生或與之相關的文件都能在系統中順利流轉。

數字化處理階段，在對以往文檔進行數字化處理時，盡量分清輕重緩急。依據處室使用頻率、借閱習慣等細節，規劃紙質文件數字化處理的進度及安排。

資源組合階段，考慮到科研文件系統性、專業性、成套性強，類別嚴明等特點，依據設計要求建立資源分類組合體系，以確保經整合后的資源更便捷可用。

六、結束語

文檔管理信息平臺的建立，并非一蹴而就的事，它需要系統安排、細化要求、穩步推進，同時在此過程中，平臺內電子資源的可靠真實性保障、長久保管等問題也是需要考慮和加以解決的。但總的來說，無論是從對提高行政效率、確保科研設計進度的要求，還是站在提升文檔管理水平的角度，亦或是對航天系統電子文件發展規模的預見上，全面搭建文檔管理信息平臺已勢在必行。