論氣象記錄檔案工作的現代化

摘要：氣象記錄檔案工作是管理與提供利用氣象記錄檔案及其加工產品的工作。通過多年的努力與發展，氣象記錄檔案工作在維護檔案實體完整、安全、有序等方面取得了一定的成效。但相對氣象記錄檔案工作根本價值的本質要求，其在工作內容、方式、效果等方面均存在不足。本文簡要分析當前氣象記錄檔案工作存在的主要問題及其根本原因，初步確立了氣象記錄檔案工作新的角色定位，提出了氣象記錄檔案工作現代化的內涵與方式，為氣象記錄檔案工作的發展提供初步參考。

關鍵詞：氣象記錄檔案檔案管理現代化

一、氣象記錄檔案工作存在的主要問題

要分析氣象記錄檔案工作存在的主要問題，首先要確定氣象記錄檔案工作的評價標準。一般來說，氣象記錄檔案工作的根本價值即為其評價標準，原因在于不論具體的檔案工作內容與方式如何，如果不能實現氣象記錄檔案工作的根本價值，就不能被認為是有效的工作。綜合國家有關氣象及檔案法規對氣象記錄檔案工作的定位、多年來延續的氣象記錄檔案工作的對象與內容及氣象事業發展對檔案工作的需求，筆者認為，氣象記錄檔案工作的根本價值主要包括兩方面內容：一是集中統一管理氣象記錄檔案，維護檔案的完整與安全；二是長期穩定地提供氣象記錄檔案信息，充分發揮氣象記錄檔案潛在與現實價值。

依此標準對氣象記錄檔案工作內容、方式、效果等現狀進行分析可以發現，長期以來的氣象記錄檔案工作主要存在以下問題：

（一）氣象記錄檔案的現有保管條件不能滿足其永久保存的需要

氣象記錄檔案是對天氣要素狀態的原始的歷史記錄。它不僅是氣象業務科研發展的基礎資料，還是我國氣象文明建設的主要成果之一，是我國國家文明、民族文化建設的重要組成部分。維護其完整與安全不僅關乎到當前氣象事業的科學發展，更是關乎到氣象文明延續的大計。然而，在觀念上認識不夠、思想上重視不足、經費上支持不力、技術上掌握不精等主客觀因素的作用下，當前多數氣象檔案管理機構的氣象記錄檔案保管環境控制設施難以達到有效的防光、防盜、防潮、防火、防有害氣體、防磁等檔案保護要求，不能滿足永久保存的需要。

（二）以形式管理為主的工作內容對氣象記錄檔案服務的支持嚴重不足

從當前氣象記錄檔案工作的主要環節來看，其工作內容的主要特點是：以檔案的形式管理為主，包括氣象記錄檔案的收集、整理、存儲、鑒定、統計、編目、保管、提供利用、可讀性檢測、備份、轉儲、數字化等工作。這種以形式管理為主的工作內容，一方面在有限人力與資金支持的情況下，有利于確保檔案實體的完整、安全、有序；但另一方面，在綜合、具體反映檔案信息內容及其與檔案實體、臺站信息等對應關系的檔案元數據制作、檔案背景信息制作等檔案內容管理方面存在不足，使得氣象記錄檔案的檢索缺少了必要的、具體空間、時間、要素等信息的精確支持，用戶無法從當前各類途徑準確、完整地獲知檔案管理機構保管的所有氣象記錄檔案信息，從而嚴重降低了檔案的提供利用效率。

（三）非自動化的工作方式嚴重降低了檔案管理與服務的效率

由于缺少適用的自動化檔案管理平臺，當前氣象記錄檔案工作內容如收集、整理、存儲、鑒定、統計、電子氣象記錄檔案可讀性檢測、檔案元數據管理、庫房環境監測與調控、檔案提供利用等主要以人工或半人工方式為主。應該說，這種非自動化的工作方式，在以形式管理為主要工作內容的情況下，能夠基本滿足工作需求。但由于存在時效性不強、受人為主觀影響較大、發生錯誤概率較高等缺點，無法勝任追求時效性、準確性、多樣性的內容管理與服務工作。

（四）以形式管理為主的工作內容及非自動化的工作方式導致了較差的工作效果

以形式管理為主的工作內容及非自動化的工作方式對檔案服務的支持、檔案管理與服務效率的提高嚴重不足，從而不僅嚴重制約了檔案信息價值的發揮，嚴重降低了檔案工作應有的作用與價值，更是嚴重阻礙了用戶需求的滿足，降低了氣象記錄檔案工作對氣象事業發展應有的基礎支撐作用。

二、氣象記錄檔案工作的重新定位

就任何一項有意識的管理活動來說，目標決定過程，角色定位決定了任務與職能。因此，對氣象記錄檔案工作的角色定位決定了包括工作內容與方式、人員及設備、資金配備等在內的氣象記錄檔案工作的全部內容。

（一）氣象記錄檔案工作的既有定位

不論是從當前氣象記錄檔案管理部門、人員及任務分工，還是從檔案工作實際內容與方式來看，氣象記錄檔案工作始終扮演著“檔案形式管理”的角色。在這種角色定位下，專門的氣象記錄檔案管理員更多情況下只是一般的倉庫管理員，始終處于氣象資料工作的邊緣；氣象記錄檔案工作的主要目標也僅為保證氣象記錄檔案的完整、安全與有序，主要工作要求是不發生丟失、焚毀等重大安全事故，而工作內容、方式乃至人員、資金、設備配備等依照主要目標與工作要求來設計與開展。

正是這種“檔案形式管理”的角色定位導致了當前氣象記錄檔案工作的重點放在形式管理方面，而對檔案服務工作的支持嚴重不足，從而最終阻礙了氣象記錄檔案價值的發揮。

（二）氣象記錄檔案工作的重新定位

隨著我國經濟、社會等各方面的快速發展，國家與社會對氣象事業的要求越來越高，從而對作為氣象事業主要支撐資源之一的氣象記錄檔案需求的時效性、準確性等要求也越來越高。但是，當前“檔案形式管理”的定位已經遠遠不能滿足氣象事業發展的需求，必須對其重新定位。

筆者認為，依據氣象記錄檔案工作兩個評價標準，應將其定位為“檔案內容管理”的角色。

所謂“檔案內容管理”角色定位是指氣象記錄檔案工作不僅要進一步維護檔案的完整、安全與有序，切實有效地實現“形式管理”的全部功能，而且要以用戶的檔案檢索需求為對檔案內容信息進行著錄、提取、加工的導向，制作檔案實體形式特別是內容屬性的元數據信息作為用戶查找、獲取檔案的橋梁，制作檔案形成背景信息（如臺站沿革信息、數據處理信息等）作為用戶評判檔案質量的依據，并在此基礎向用戶提供直接或間接的氣象記錄檔案信息服務。

那么，如何才能實現新的氣象記錄檔案工作定位呢？筆者認為，要做到這點，必須全面啟動氣象記錄檔案現代化建設。

三、氣象記錄檔案工作現代化的內涵

所謂氣象記錄檔案工作現代化是指為充分實現氣象記錄檔案工作的根本價值以滿足現代氣象事業對氣象記錄檔案工作的各項需求，而對氣象記錄檔案工作目標、內容、方式等的運行狀態所作的調整與改變。其顯著特點是在目標、內容、方式等各方面突出對氣象記錄檔案信息服務的支持。

（一）氣象記錄檔案工作現代化的目標

氣象記錄檔案工作現代化的目標即為完全實現其存在價值，也即在保證氣象記錄檔案完整、安全、有序的基礎上，為用戶提供響應及時、內容豐富、方式多樣的檔案內容信息服務。

如前所述，雖然檔案管理工作與檔案服務工作同為氣象記錄檔案工作的兩個主要工作內容，但現有檔案管理的內容與方式主要圍繞檔案的形式管理展開，對檔案服務的支持力度不夠。氣象檔案工作現代化的目標就是要在進一步提高檔案形式管理效果的基礎上，加強對檔案內容的管理，把對檔案服務的支持放在全部工作的突出位置，為充分發揮檔案價值創造條件。

（二）氣象記錄檔案工作現代化的重點

氣象記錄檔案工作現代化的內容是在進一步對檔案形式進行有效管理的基礎上，做好檔案的內容管理與服務。重點是把檔案元數據及其形成背景數據、數字化氣象資料等電子氣象記錄檔案資源建設及自動化、規范化、安全化的檔案管理服務平臺建設放在檔案工作的顯著位置：

1.氣象記錄檔案元數據信息建設

長期以來，氣象記錄檔案元數據以檔案實體為基本描述對象，內容主要包括實體特征信息及其對所含數據內容信息的概括信息。這種以描述實體屬性為主，以描述內容屬性為輔的“檔案實體元數據”的典型代表是《氣象數據集核心元數據（QX/T 39-2005）》。該行業標準詳細規定了氣象數據集核心元數據的著錄項目與規則。應該說，其對數據集實體作為一個整體的描述是非常完整與規范的，能夠較好地指導數據集實體元數據制作，但由于是對空間、時間、要素屬性等關鍵信息的高度概括，用戶必須借助其他相關信息才能準確知道該數據集具體包含哪些臺站、區域、時間段的資料，從而一方面大大降低了檔案元數據在用戶服務方面的可用性，另一方面也不利于用戶資料使用效率的提高。

要改變“檔案實體元數據”在數據服務領域面臨的困境，適應“檔案內容管理”的角色定位，氣象檔案工作必須調整既有的“檔案實體元數據”制作模式，而將元數據制作重心轉移到以描述數據內容屬性為主，以描述數據實體屬性為輔的“檔案內容元數據”上來，從而在對檔案內容信息全面、準確描述的基礎上，實現對檔案內容信息的完全控制，最終為氣象檔案服務效率的提高提供有力的信息支持。

2.氣象記錄檔案背景信息建設

氣象記錄檔案背景信息是反映氣象記錄檔案形成過程的信息，它是評判檔案質量的重要參考依據。其內容根據檔案種類不同而不同：若其為未經加工的原始氣象觀測資料，則其背景信息主要是指包括形成臺站及儀器設備信息等在內的臺站沿革信息；若其為原始氣象觀測資料的加工產品，則其背景信息不僅包括臺站沿革信息，還應包括加工處理信息（包括加工處理所使用的質量控制技術、數據選取方法以及對數據改變的依據等信息）。

雖然當前臺站沿革信息的制作正快速進行，但仍有包括解放前歷史臺站在內的大量臺站沿革信息制作尚未開展，也未將對數據的加工處理信息納入背景信息的范疇作為檢索對象。總體而言，背景信息的建設任重而道遠。

3.歷史氣象資料數字化建設

由于氣象業務科研對氣象數據的處理基本實現了自動化，必須將存儲于紙張、縮微膠片等載體上的氣象數據數字化為可計算機編輯處理的電子文件。目前，我國已經制定全國氣象記錄檔案數字化的規劃，各部門檔案數字化工作正在快速進展中。但要實現所有檔案的數字化，建設可用的數字化產品，仍需投入更多的時間與資源。

4.自動化、規范化、安全化的檔案管理服務平臺建設

檔案管理服務的方式取決于其工作平臺，自動化、規范化、安全化的檔案管理服務平臺能夠有效提高管理服務的科學性、規范性、準確性及時效性，從而從根本上提高管理服務工作效率。自動化是指氣象記錄檔案從收集、整理、保管等形式管理，到內容信息著錄、提取等內容信息管理與服務全部工作環節的完成、銜接主要由氣象記錄檔案管理服務平臺自動完成；規范化是指各個工作環節的開展與銜接要以標準規范為依據；安全化是指氣象記錄檔案工作的全程既要保護檔案的實體安全，又要保證其內容信息安全，杜絕實體損毀和內容泄密的發生。

安全化是基本原則，沒有檔案實體與內容的安全，氣象事業的發展乃至國家安全都會面臨嚴重威脅；規范化是基本保障，沒有各個工作環節的規范化，檔案工作受個人主觀影響較多，管理服務平臺建設及實際工作的科學合理性及銜接性就難以得到可靠保證；自動化是建設核心，沒有各工作環節的自動化，工作的質量與效率就難以得到有效提高。

四、氣象記錄檔案工作現代化的建設內容

根據氣象記錄檔案工作現代化的本質要求，要實現現代化必須做好以下四方面工作：

（一）建設電子氣象記錄檔案資源及其支撐資源

著力建設同時滿足管理與服務需求的氣象記錄檔案元數據庫、氣象檔案背景信息數據庫，推進檔案數字化，加強對通信系統中各類未歸檔原始觀測資料的收集，為檔案服務提供豐富的數據支持。

（二）建設自動化、規范化的檔案實體安全保障系統

重點建設符合檔案“九防”要求的庫房環境自動化監測、調控系統，建設庫區、利用區的安全監管系統，為檔案實體與內容的完整與安全提供可靠的硬件保障。

（三）建設自動化、規范化、安全化的氣象記錄檔案管理平臺

重點建設自動化氣象資料歸檔（包括收集、分類、存儲等環節）、保管、與可讀性檢測、備份及建設氣象記錄檔案元數據及背景信息數據自動化管理（如增刪、修改、檢索、備份）系統，為檔案的完整、安全與有序及各類數據資源制作提供有力的平臺支撐。

（四）建設自動化、規范化、安全化的氣象記錄檔案服務系統

重點建設基于檔案元數據、背景信息數據的數據檢索、提取、處理與推送的檔案服務系統，為用戶檢索、評價、使用檔案數據提供有效的系統服務。

五、小結

總之，氣象記錄檔案工作的角色定位直接決定了其工作內容、方式與效果。只有確立“檔案內容管理”的角色定位，推行氣象記錄檔案工作的現代化，從目標、內容與方式等方面全面改變檔案工作的運行狀態，才能從根本上解決上氣象記錄檔案工作當前存在的一系列重大問題。

作者單位：中國氣象局氣象檔案館