電子文件歸檔管理相關問題的探討

摘要：電子文件歸檔面對多種網絡環境、多個形成系統、統一整理規則等現實問題，使實踐層面上電子文件歸檔管理與利用發展緩慢。針對這些問題，論文在分析電子文件歸檔系統功能設計的理論方法基礎上提出了OA系統與電子文件歸檔系統功能最佳結合的實現方式。

主題詞：電子文件軟件系統歸檔功能

當人們都認識到、能做到利用計算機形成電子文件的時候，當單位幾乎找不到手寫文件底稿（會議記錄除外）的時候，電子文件歸檔給檔案部門帶來了巨大的壓力，電子文件棄之可惜留之困難成為檔案工作者的普遍共識，有保管價值的電子文件怎樣轉化為電子檔案并發揮其應有作用成為人們重點攻關的世界性課題。可喜的是：中辦、國辦〔2009〕39號文件和頒布執行DA/T46、DA/T48標準，預示著電子文件真正轉為電子檔案契機的到來。

但是，面對多種網絡環境、多個形成系統、統一整理規則等現實問題，在實踐層面上電子文件歸檔管理與利用還是緩慢前行。

一、網絡環境與系統環境的差異

來源網絡環境分析：立檔單位在不同網絡中形成電子文件，包括保密網、局域網、政務內網、政務外網、互聯網。

來源系統環境分析：立檔單位運行在不同網絡上配置不同的電子公文系統、OA系統，多網絡、多系統給保證電子文件真實性、完整性、可靠性帶來極大的困難，影響電子文件元數據歸檔的自動捕獲，降低了自動化程度，在實踐層面上增加了文檔人員歸檔的工作量，使之不情愿、不主動去做。

二、軟件系統與標準要求的差距

我國在線運行的數以萬計的辦公自動化系統往往沒有檔案人員深度參與按標準要求進行功能設計，缺乏自動化程度高的電子文件歸檔管理功能。我國在實施國家檔案局《文書類電子文件元數據方案》等三個標準以前，無論是電子文件管理系統還是檔案管理系統，這些軟件在形成和管理電子文件、電子檔案方面，功能設計有缺陷，流程設計不規范，格式不統一，相互不兼容，難以保證電子文件的真實性、完整性、可靠性、可用性，嚴重影響著電子文件歸檔和電子檔案作用的發揮。

三、規則規定與網絡系統的沖突

紙質與電子文件歸檔同步的整理規則：一個立檔單位、一個年度、同一保管期限、同一個流水檔號。必須在一個年度應歸檔的全部文件（本系統形成的需要歸檔的電子文件、導入其他系統歸檔電子文件、紙質歸檔文件目錄及數字化全文）集中到一個網絡及OA或歸檔系統中，按DA/T46、DA/T 22要求給每個歸檔文件分配唯一的檔號后，再按DA/T48要求進行封裝，在文件歸檔這個節點上要同時貫徹執行國家三個標準，幾乎所有矛盾都集中在這里體現。

四、電子文件歸檔系統功能設計的方法

電子文件歸檔系統采取什么樣的方式獲取OA系統中的電子文件及元數據，無非是這樣幾種方法：第一種方法是在相同或不同的網絡上，OA系統按《DA/T46、DA/ T48》做EEP封裝包，電子文件歸檔系統在線或離線接收，解析后完成電子文件歸檔及二次封裝；第二種方法是在相同網絡上OA系統按《DA/T46》要求把該系統一份電子文件及元數據再統一制作新表提供給電子文件歸檔抓取，分配檔號后進行電子檔案的封裝；第三種方法是在相同網絡上OA系統對電子文件歸檔系統直接開放數據表，便于電子文件歸檔系統直接抓取元數據和電子文件，分配檔號后進行電子檔案的封裝。

五、OA系統與電子文件歸檔系統功能最佳結合

OA系統前端控制功能的完善，按照文書處理程序規定設置功能的基礎上，依據《文書類電子文件元數據方案》規定，使之規定的元數據齊全并與責任人有機關聯，完成元數據在任何節點形成賦值，自動捕獲的優化設計和功能實現，并做到與電子檔案系統的無縫銜接，最大限度提高電子文件向電子檔案轉化的自動化程度。依據《基于XML的電子文件封裝規范》等規定，全面采用信息包技術，以該技術為基礎進行數據處理、存儲、增加、移交、流轉、利用、備份，并把處置過程的元數據最大限度實現自動捕獲，使長期保存的歸檔電子文件擺脫對“存取軟件”的依賴，對系統軟件的依賴程度降到最低。

按照上述第三種方法是在OA系統中設計預歸檔功能模塊，在同一網絡中對電子文件歸檔系統直接開放電子文件及元數據數據表，便于電子文件歸檔系統直接抓取元數據和電子文件，分配檔號后進行電子檔案的封裝。這里需要把國家檔案局出臺的《文書類電子文件元數據方案》、《基于XML的電子文件封裝規范》、《紙質檔案數字化技術規范》、《歸檔文件整理規則》等新標準的要求融入OA與電子文件歸檔軟件系統。與其他標準貫徹執行的最大不同是，標準的每一個條款都與電子文件形成、歸檔系統的功能設計有關，也就是說，貫徹標準的前提條件是要它成為軟件系統功能。完善軟件系統功能設計，首先是按照文書處理程序和電子文件管理相關的標準規范，構建電子文件與電子檔案一體化管理邏輯體系結構，按照《文書類電子文件元數據方案》的要求，在保證電子文件元數據齊全完整的前提下，依據國家文書處理程序規定重新確定相關元數據的形成節點，在OA系統電子文件形成的各個環節中，真實記錄電子文件的背景、內容與結構；確保電子文件的真實性和憑證價值；確保電子文件的完整性；確保電子檔案能夠長期保存、方便查詢和利用。

對于要歸檔的電子文件、紙質文件同步設計歸檔流程與功能，紙質文件按《文件歸檔整理規則》和《紙質檔案數字化技術規范》要求掃描全文歸檔，最大限度地發揮計算機輔助歸檔的作用。用戶可以按上級規定結合個性需求，分別自定義多個數據庫字段結構，靈活、可調的檔號自動生成規則，使歸檔的紙質文件與其掃描件檔號一一對應。對OA系統產生應歸檔的電子文件，按照事先設置好的歸檔規則，文件庫與檔案庫的字段對應關系，由用戶指定目標檔案庫，將文件庫中相關元數據捕獲批量引入檔案庫相應字段，自動形成相關的信息，如文件題名、責任者、文件日期、文件號等，整個年度全部歸檔文件目錄數據齊全后即可按設定的檔案排號規則，系統自動給出每份歸檔文件唯一的檔號。在文書人員操作和管理制度的約束下，通過PDF等版式文件的格式轉換，既保證歸檔電子文件與檔案掃描件有同等效用，又避免有電子文件還掃描全文的重復勞動，完成電子文件歸檔管理的第一階段目標，為歸檔電子文件具備法律效力打下基礎。

作者單位：長春市財政局科學研究所

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