電子研究所物資采購風險控制

【摘要】物資采購不僅僅是企業實物流的重要構成部分，同時與資金流也有著非常緊密的關系。物資采購風險通常是指采購過程可能出現的一些意外情況，包括人為風險、經濟風險和自然風險。很多單位沒有對這些風險形成足夠的認識和預警，當風險爆發時使得單位遭受嚴重的經濟損失。文中主要企業物資采購中存在的風險進行分析，就如何控制風險進行探討，并采取一定措施予以規避風險減少損失。

【關鍵詞】物資采購；供應商；采購人員

在企業經營管理中，物資采購的重要性雖然得到一定的認同，但在實際工作中，物資部門通常被認為是花錢的部門，物資采購仍然是企業經營管理的薄弱環節。因此，在日常采購工作中認清并把控風險，這樣才能使物資采購真正成為為企業創收的重要環節和利潤“搖籃”。

一、當前物資采購存在的風險：

（一）供應商風險

在很大的程度上，供應商會對單位生產穩定性、連續性產生巨大的影響。當前國內物資采購的相關法規等相關制度不夠健全和完善，對供應商的不規范行為很難受到嚴厲打擊，進而使得供應商風險難以得到有效的遏制。供應商的選擇不當，可能導致采購的物資量價不對等，不能按期到貨。嚴重影響科研生產進度；供應商的不規范行為，還會導致不公平的競爭，以致出現舞弊行為，給企業帶來不可估量的損失。

（二）采購質量風險

物資采購的質量直接影響行企業最終交付產品的好壞。采購質量風險主要有兩種：（1）供應商所提供的產品的質量等級不符合相關的標準與要求，導致的產品不能有效滿足用戶的需求，影響企業長遠發展。（2）供應商缺乏相關職業道德和社會公德，以翻新件代替正規件、以偽劣產品代替合格產品，牟取暴利。

（三）采購計劃風險

采購物資的需求計劃等任何一個環節出現問題都可能帶來各種風險。采購預算的編制、采購計劃下達未履行相關審批手續，缺乏有效的監控管理機制，將導致采購行為的延期，直接影響科研生產進度，無法滿足用戶的需求。在對采購計劃進行管理的過程中如果不能采取科學的措施，工作不嚴謹，就會在計劃的編制以及上報等各個環節出現問題，導致采購計劃風險。

（四）采購商務風險

采購商務風險包含很多種，主要有三種：預付款風險、訴訟地風險和違約風險。有的時候企業為了滿足科研生產一線的要求，急需部分物資，就會通過預付款的方式來吸引生產廠家或供貨商。后續如果發生質量問題，供貨商又不退貨時，會導致企業遭受巨大損失。

訴訟地風險就是如果采購合同發生糾紛時，雙方當事人應當積極協商解決。協商無果的情況下，應向需方所在地的仲訴訟地申請仲裁。或者向需方所在的人民法院起訴。

違約風險，就是在簽訂合同的時候，過于盲目，沒以書面的方式確認買賣雙方的權利和義務。導致最后供應商在違約時企業拿不出相應的證據，缺乏法律效力的支撐，以至于不能夠獲得足夠的賠償。還有的則是合同的簽訂過程中所出現的各種不當或負面新聞導致的風險。

（五）采購人員道德素質與技術能力不足導致的風險

部分采購人員自身素質不高，沒能夠形成正確的成本控制觀念，在采購的過程中只知道一味壓低采購價格，不注重量價的配合。不合理的壓價導致供應商做出違反購銷約定，以次充好、以假冒真的事情。長此以往，會給企業帶來不可估量的損失！還可能增加額外的成本開支。

還有部分采購人員，由于自身業務能力較弱，專業知識面不廣，使得所采購的物資是假冒偽劣或質量等級不能夠滿足科研生產的要求。其次有部分采購人員缺乏良好的職業道德和社會公德，假公濟私、牟取私利，這些行為直接導致企業風險的增加。

（六）缺乏完善監督體系與信息溝通不暢所導致的風險

當前很多企業在開展物資采購時并沒有相應的監督機制。在很多時候，采購權都集中在某一個部門或者說某幾個領導手中。物資的采購計劃基本是由一人制定、實施，監督與制約機制不到位。

同時在采購工作中，還沒有能夠構建起完善的、有效的信息溝通機制，導致采購信息溝通不夠順暢，容易導致物資積壓、重復采購以及資金浪費等很多問題。在進行物資采購時，信息溝通不暢就難制定出合理的采購計劃，采購人員也很難正確履行職責，導致不可控風險的出現。

二、物資采購風險控制措施

企業物資采購風險無法完全避免，但可以采取科學的方法進行防范和控制。

（一）強化供應商管理

（1）制定選擇評價供方的準則：選擇的供應商必須要具備有相應的資質、產品標準、質量體系證明文件等信息資料、進口產品要有授權代理證、良好的技術支撐服務等。對供應商進行多方位評價。以此編制合格供方名錄，作為選擇供方和采購的依據。

（2）加強采購過程控制，對供應商進行量化考核和動態管理。建立供方的業績檔案，必要時，可對供方的質量保證能力重新進行調查或到供方現場進行質量保證保證能力監督考察，并每年對供方進行一次綜合評定。

（3）量化供應商績效評價和考核：組織月度或季度供應商績效量化評價，并通過信息平臺對供應商的月度績效進行系統評分，并向供應商及時傳遞評價結果。對排名靠后的進行懲罰，如果發生重大質量問題，則從《合格供方名錄》中剔除，甚至追究對方的法律責任。

（4）加強對所有參加招投標的供應商的資格審核，有助于在采購的初期將供應商方面可能導致的風險降低到最低的程度。同系列的產品建議由兩到三家的供應商提供，同時確定好供應商的主次，引入競爭機制。

（二）強化質量監督，嚴格把控產品質量

首先，對供應商所提供的樣品進行性能和功能的測試和試驗；并對供方提供的樣品進行試用。其次，定期對供應商資格進行復審，并以相關的標準來進行嚴格的要求。最后，質量部門需要對到貨物資，根據采購清單中所要求的質量等級進行嚴格的檢驗，檢驗合格后開具《外購物資檢驗單》，單據的標號為該批次物資的追溯號。

定制器材與采購產品相比，在技術、質量、計劃上有更多的不確定性，必須采用獨特的流程來控制采購風險，采取定制器材立項、供貨商能力考查、技術協議簽訂、樣品提供和采購、試驗驗證、技術狀態固化、批量采購等措施規避質量風險。

（三）對計劃風險進行控制

（1）加強采購計劃風險識別與管理。在制定采購計劃前需要對物資進行市場調查，掌握市場價格的變動等。需要建立起停產禁運、長周期、質量風險等三類計劃物資清單。對需求權重物資，提出年度預采購需求、采購目標、采購方式等，提前做好采購策劃工作，適時采購。

（2）齊套計劃風險及管理，產生“蓄水池”效應。要積極的構建起完善的月度或季度管理例會制，明確風險解決措施，責任到人。對物資缺料問題，1個工作日反饋解決情況；全年適時動態跟蹤、管理、強化對科研一線的保障程度。每月通報采購計劃完成情況，并分析查找存在的問題，提出相應的改進措施，明確責任人和完成的時間節點。

（3）在制定具體的物資采購計劃前，必須要與生產營運部門等進行溝通，根據季度、月度的物資需求實際情況來編制出具體的滿足實際需求的需求計劃。嚴格執行已批準計劃。如有變更，需要及時進行調整，所調整的計劃必須重新上報，并獲得批準，同時還需要構建起一套完善的應急物資采購計劃，以防止應急物資采購不到，考慮其它替代產品供應的情況。

（四）加強對采購程序的控制

嚴格按照采購程序辦事，對采購前、采購中和采購完成后的相關環節進行監督控制。從采購計劃的制訂開始，到采購物資的使用結束，這其中每個環節都需進行監督。將各個重要環節應該分割開來，讓專業的人專門負責其中的一項，并依此來實現權力之間的制衡。以此來防止因為采購人員的素質不足和以及管理制度的不健全而導致的采購風險。

采購產品只能在合格供方名錄中選擇供方。對于需要在名錄外的供方采購產品，組織應明確必要的程序和批準要求，并盡快對其進行評價。評價合格者應納入合格供方名錄中。

對于重大物資采購業務必須進行審計，并制定出定期審計的制度，通過審計來進行嚴格監督，防止腐敗問題的產生。

（五）加強采購隊伍建設管理

物資采購是一項非常重要的工作，不僅要求采購人員具備全面的專業技術知識、較強的人際溝通交流能力、良好的團隊合作精神和完備的職業道德，加強采購隊伍建設，對采購人員進行道德風險控制與管理。通過制定《員工行為準則》，規范采購人員采購行為。在員工行為守則中必須要明確的對各種商業賄賂、商業舞弊行為進行禁止。

定期或適時輪崗，這樣夠防止因為采購人員長期與供應商的合作形成密切關系，最后導致出現回扣等各種腐敗的情況，預防職務犯罪。一旦發現采購人員違法違紀行為，必須按規定嚴肅懲處，甚至調離采購崗位；對企業造成重大損失者，還要追究其法律責任。

（六）加強企業物資采購懲防體系建設和監督

進一步完善物資管理信息化系統建設，對供應商進行量化評價和考核用數據說話，拉動采購效能的提升。建立健全企業審計制度，加強企業物資采購懲防體系建設和監督。企業紀檢監察審計部門應定期或不定期對物資采購活動進行審計。針對采購清單的下達、采購預算的審批和執行、供應商的選擇、采購方法的選用、采購合同的簽訂、采購過程的追蹤、物資質量的檢驗與驗收、質量問題的反饋和處理、預付款管理和貨款的支付等一系列重點環節，了解其制度執行情況，及時查處違規行為并責成立即整改。

三、結語

無論是對于哪種企業，物資采購都是其管理中的關鍵環節，良好的物資采購管理不僅僅是有助于企業降低經營成本，還有助于企業的長遠發展。但是，我們需要注意的是，物資采購中存在有各種風險，對物資采購工作的有效開展形成的威脅。如果不能夠有效預防這些風險，將阻礙企業的生產經營發展，使得企業得不到可持續發展。文中對物資采購中的常見風險先進行分析，在此基礎上對防范這些風險的措施進行了簡單的探討，以期能夠為同行提供參考。

參考文獻

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