房產檔案的數字化管理探討

摘要：我國房地產行業突飛猛進的發展，促使房產檔案數量劇增，變更頻繁，無疑增大了檔案管理的工作難度，因此實現房產檔案數字化管理是大勢所趨，但是在實際管理中問題不斷，嚴重阻礙著房產檔案數字化管理的建設進程。對此，本文分析了國內外房產檔案數字化管理發展形勢，并就如何提高我國房產檔案數字化管理水平進行了探討。

關鍵詞：房產檔案；數字化管理；策略

房產檔案極具實用價值和保存價值，不僅直接關系到百姓的安居樂業，而且與國民經濟發展和社會穩定息息相關，在信息時代下，房產檔案管理必須與時俱進，順應潮流，加快數字化建設進程，以此提高房產檔案安全性，滿足社會服務需求。但我國房產檔案數字化管理起步較晚，與發達國家的管理水平存在較大差距，因此我們必須加快房產檔案數字化管理建設進程，提升房產檔案服務水平。

一、國內外房產檔案數字化管理的發展形勢

1.國外房產檔案數字化管理發展形勢

通訊技術和計算機技術的有效融合，促使世界檔案管理朝著網絡化、數字化方向發展，美國無疑是走在前列的國家，其普遍采用一體化管理模式，以三項基礎性文件綱要為房產檔案數字化管理建設提供了依據，并借助NAIL實現了房產檔案信息的網上查詢、檢索和利用，同時利用完善的管理制度和技術優勢使房產檔案信息的完整性和安全性大大提高。而緊隨其后的英國也不甘落后，通過推行《電子文件管理系統功能需求》、《元數據標準》、《鑒定和保護指南》等規定切實為房產檔案數字化管理提供了制定標準，并輔以合理規劃和技術支持，促使房產檔案管理事業健康發展?？傊?，國外房產檔案數字化管理發展形勢良好，值得我們學習和借鑒。

2.國內房產檔案數字化管理發展形勢

相比之下，我國房產檔案數字化管理由于缺乏先進的理論指導和相關經驗，發展形勢不容樂觀，雖然部分地區取得了較大進展，但問題依舊層出不窮，其中急需解決的問題就是房產檔案數字化管理標準的構建，此外還有不同程度的問題，如數字化管理意識不高、缺乏合理規劃、基礎設施建設不到位、房產檔案信息不完整、管理人員素質不高、忽視檔案信息安全等，這些都嚴重制約著我國房產檔案數字化管理的建設進程，因此我們必須吸收和借鑒先進理念和經驗，立足國情，解決現實問題，促進房產檔案數字化管理健康發展。

二、提高我國房產檔案數字化管理水平的策略探討

1.強化數字化管理意識，合理規劃數字化建設

實現房產檔案數字化管理是房產檔案管理發展的必然趨勢，也是提高其管理效率和效益的必要途徑，因此房產行政管理部門應立足于工作要求、社會需求和時代發展趨勢，提高對檔案數字化管理的認知，正確認識其價值和意義，為后續房產檔案數字化管理建設奠定思想基礎。在規劃階段，應綜合考慮部門歷史遺留檔案的龐大庫存和新增的房產檔案，然后對其發展作出合理規劃，值得注意的是既應高瞻遠矚構建長遠規劃，又要立足當下完善近期計劃，如針對新增檔案，應在不影響登記發證等日常工作的前提下，可在發證后和實物歸檔前期間實施建檔操作；針對庫存檔案，為盡快彰顯數字化檔案庫的利用價值，可首先對當前有效、利用率高的房產資料進行建檔，然后處理剩余檔案庫存等。

2.規范檔案信息，完善數字化管理標準

規范房產檔案信息是實現數字化管理的基礎，因此在建立檔案信息時，應保證信息的真實性、連續性和完整性，具體應涉及產權來源、姓名、身份證、房產類型、證號和面積、使用期限、界定位置圖、產權變更的時間、形式、證明等各項房產信息，而且字跡要清晰，排序應規范，圖像、數據等準確無誤，以此保證房產權屬真實、可靠、合法。我國房產檔案數字化管理建設的當務之急就是建立一套針對房產檔案數字化管理的標準和規范，其標準應基于利用價值、安全保密等因素進行設置，如明確數字化管理的對象；就紙質、圖像、聲像等不同的檔案載體的文件命名、存儲格式和類型、分辨率等予以統一規定，特別是要明確、詳細劃分數據庫的建立標準；針對整理卷宗、目錄建庫、掃描數據、處理數據、篩選分類、存儲信息、檢索和利用信息等流程和操作標準加以規范；網絡設置、系統安全設置等都應予以明確，以此指導各地房產數字化建設有序開展，優化資源配置，提高房產檔案管理績效。

3.加強基礎設施建設，為數字化管理提供基礎保障

房產行政管理部門應綜合考慮實際需求和自身實力，強化基礎設施建設，為數字化管理提供物質保障。應以《電子信息系統機房建設規范》為依據，配備標準機房，并保證機房的配供電、綜合布線、消防安全、溫濕度、防雷、防潮、防塵等條件符合相關要求；配備必要的信息采集設備，如高性能的掃描儀等；在選擇基礎設備時，應兼顧其實用性和可擴展性，要立足于日常工作量、信息管理系統、房地產業發展趨勢等進行設備采購，在選用系統軟件時，應注意系統的兼容性、接口的規范性、資源的共享性以及數據的安全性，盡量對其加以規范和統一，并根據實際需要對硬件設備和系統軟件進行升級換代，實現資源共享，從而為提高數字化管理利用價值打下堅實基礎。

4.提高管理人員綜合素質，加強信息安全保護

一方面房產行政管理部門應加強對房產檔案數字化管理人員的教育和培訓，提高其職業素質，尤其是保密意識，嚴禁其擅自抄錄、外泄、利用、銷毀涉密檔案，督促其嚴于律己，忠于職守；提高其業務水準，督促其及時更新理論內容，熟悉房產電子檔案的特征和管理規范，掌握更多的現代管理技能和計算機技術，激發其創新潛力。同時還應完善管理制度，包括培訓、考核、獎懲等制度，以此約束和激勵員工做好本職工作。另一方面應制定嚴格的安全體系，明確工作細節，如分離工作與休息區，嚴禁私人物品的帶入和工作物品的帶出等，并實行責任到人制；根據檔案的機密程度劃分等級和分類存檔，并設置訪問和使用權限等，針對機密性較強的信息，應利用技術手段檢測其有無潛在威脅；應充分利用防火墻、安全軟件、自主設計等保證系統安全運行；此外管理人員還應加強監督和檢查力度保證房產檔案安全、完整。

結束語：

總之，數字化管理必然是房產檔案事業發展的主流，我們只有把握機遇，敢于挑戰，著力構建房產檔案數字化管理規范，為其提供完善的基礎保障，方能實現數字化管理的科學化、標準化，從而推動房產檔案管理事業穩健發展。

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作者簡介：張健輝（1983·10）男，漢族，廣東省東莞市，2008年畢業于悉尼大學電子工程系，現供職于東莞市房產管理局，檔案員，學士學位；研究方向：房地產檔案管理。