淺談建筑工程管理中施工文件檔案管理

【摘要】本文通過結合建筑工程管理中施工文件檔案管理的相關內容和特點，并分別從施工文件的收集、管理及態度等方面，簡要介紹了當前建筑工程的施工文件檔案管理中所存在的問題；同時，分別從施工文件檔案管理的制度完善、人才培養和電子信息技術的有效應用等三個方面，分析和探究了建筑工程管理中施工文件檔案的現代化管理對策，以期能夠給予廣大施工管理人員一些參考和幫助。

【關鍵詞】建筑工程；施工文件檔案；管理；分析和探究

一、引言

新形勢下，隨著現代化科技的蓬勃發展，以及建筑工程規模的不斷擴大，促使人們在重視施工現場的技術操作與管理的同時，對于建筑工程中的施工文件檔案管理工作，也給予了越來越廣泛的關注和重視。施工文件檔案的管理，不但關系到施工單位的改建、維修及管理等多個方面的工作，同時也是指導施工與保障工作質量的重要依據。可見，深入建筑工程管理中的施工文件檔案管理的研究工作，具有極為重要的意義。為此，本文主要根據加強施工文件檔案管理所涉及的一些知識內容展開討論，現具體分析如下。

二、建筑工程管理中施工文件檔案的內容特點

在建筑工程管理中，施工文件檔案的管理內容一般包括基建文件、工程監理資料、施工資料等。其中，基建文件主要有勘察、測繪、設計文件，工程開工、竣工文件和決策立項文件、商務文件等幾種；工程監理資料有監理合同文件、監理資料、記錄和驗收資料等；施工資料一般是指施工技術、物資、測量、驗收記錄等方面的資料，同時，還包括各種施工圖紙在內。從建筑工程的施工文件檔案管理的特點來看，由于工程項目的周期相對較長，所涉及的施工內容較多，致使施工文件檔案管理普遍存在著分散性、復雜性、實效性等特點。同時，從文件檔案本身對各種工程項目的參考借鑒來看，還表現出文件檔案管理的繼承性特點。

三、建筑工程管理中施工文件檔案管理存在的問題

為了進一步實現對施工文件檔案的有效管理和控制，施工單位應該在認真結合建筑工程管理中施工文件檔案的內容特點的基礎上，充分了解建筑工程管理中施工文件檔案所存在的管理問題。具體來說，施工文件檔案管理主要包括施工資料收集困難、管理混亂和應付現象嚴重等幾個方面。

（一）文件檔案的資料收集困難

在建筑工程中，由于施工階段的管理周期相對較長，施工技術管理的好壞直接反映在現場作業中，促使大多數施工單位將主要的精力集中在工地上，而忽視了對施工文件檔案的管理工作。同時，施工人員由于工作量較大，或是素質不夠高，態度不夠配合，沒有很好地配合檔案管理人員的工作，部分施工人員甚至存在施工資料收集會延誤作業、檔案管理沒必要等錯誤認識，也給施工文件資料的收集帶來了一定阻力。此外，在工程項目的收尾階段，往往由于大部分施工人員已離崗并投入新的崗位工作，召集起來十分困難，拖延了施工文件資料的整理時間。

（二）文件檔案管理混亂

從當前來看，建筑工程管理在日常的施工文件檔案管理過程中，普遍存在著管理混亂的現象。集中表現在施工資料隨意、散亂堆放等方面。例如在施工人員討論施工資料完成后，某些施工人員會將其隨手扔在桌上，便趕往施工現場；或是直接將施工材料帶到施工現場指導員工作業。由于對施工資料的不重視，極為容易導致施工資料的丟失或損毀，不利于施工文件檔案的正常管理。

（三）存在嚴重的應付現象

除了上述幾點之外，在施工文件檔案管理的工作中，還存在著明顯的應付現象。例如在收集、整理和編輯施工資料時，部分檔案管理人員沒有嚴格按照《建設工程文件歸檔整理規范》及相關規定執行，存在填寫格式不規范，或是馬虎填寫等現象；對于施工資料是否完全屬實也沒有經過認真審核。而且在記錄施工資料時，還存在著檔案管理人員記錄不及時的情況，嚴重影響到對施工文件檔案的有效管理和控制。

四、建筑工程管理中施工文件檔案的現代化管理

針對建筑工程管理中施工文件檔案管理的問題，一般可以從以下幾個方面進行解決。

（一）完善施工文件檔案管理相關制度

施工企業應該根據國家及地方的法律法規、條例等對施工文件檔案管理的有關規定，認真完善施工文件檔案管理制度。包括：（1）對檔案管理人員的執業資格、崗位職責、施工資料管理流程等的規范，要求施工文件檔案管理須持證上崗，確保施工資料的管理嚴格遵循制度執行；（2）結合《建設工程文件歸檔整理規范》的相關內容進行施工文件檔案管理制度的完善。規范在施工資料的編輯、整理、收集、調用和管理等各個方面的工作；（3）此外，在完善施工文件檔案管理制度時，還要充分考慮到施工計劃和記錄等管理的落實情況，促使風險管理、成本管理、進度管理和質量管理等能得到有效控制，預防和減少潛在的施工隱患。

（二）重視培養施工文件檔案管理的專業人才

在加強施工單位的施工文件檔案管理過程中，還應重視對檔案管理的專業人才的培養。通常來講，施工單位可以從以下四個方面著手進行。包括：（1）成立施工文件檔案管理小組，專門負責各種施工資料的管理，且不能隨意調動、更換檔案管理小組成員；同時，小組人員必須分工明確，分別負責施工文件檔案的收集、整理、編輯、核實等工作，最后由小組組長進行審核通過，妥善存放。形成一支強有力的施工文件檔案管理專業隊伍。（2）定期組織施工資料管理的專業知識培訓及演習，為新、老檔案管理人員提供交流與學習的機會，讓新檔案管理人員盡快熟悉施工文件檔案管理工作的各個流程安排，并規范原有檔案管理人員的填寫、收集工作。（3）制定相應的獎懲制度，對于管理表現優秀的檔案管理人員、檔案管理小組給予獎金等鼓勵，對于管理不規范、不認真等人員給予適當的懲罰，提高施工文件檔案管理人員的積極性和責任心。（4）重視專業人才的引進。通過引進國內、外具有先進施工文件檔案管理技術的人才，為施工單位的施工資料管理注入新的活力，通過學習交流，提高全體檔案管理人員的管理能力。

（三）加強電子信息技術與施工文件檔案管理的結合

近年來，隨著現代化科技的日新月異，施工技術、管理等都有了很大的變化。新時期下，加強施工文件檔案管理工作，還應該注重與電子信息技術的相結合。通過建立起施工文件檔案管理系統，將整理后的施工資料錄入計算機，制作成電子文檔，并上傳到施工文件檔案管理系統當中。通過系統對各種施工資料的分類、整理，并建立起相應模塊，不但能夠方便檔案管理人員對以往施工單位的各個工程項目資料的查詢和檢索，解決了以往施工資料易于丟失和損毀，以及存放困難等問題，同時，還能夠減輕施工資料管理的工作量，提高檔案管理人員的工作效率。此外，還可以結合利用近年來提出的“云計算”技術，利用其高存儲和高計算能力，進一步提高施工文件檔案的管理和控制能力。

五、結束語

通過對建筑工程管理中施工文件檔案管理的分析和討論，可見，加強施工資料的管理，對于施工單位當前及未來的工程設計、施工、監理及驗收等工作均具有重要的參考和借鑒意義。需要施工單位從日常管理、人才培養、制度完善等方面加以強化，以有效推動建筑工程的發展和建設。

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