淺析人事檔案管理中的問題與解決辦法

摘 要：隨著我國市場經濟的不斷發展，現代化人事檔案改革也在不斷深化。人事檔案管理工作在促進高校發展，全面建設現代化檔案管理的過程中發揮著越來越重要的作用。就當前我國高校人事檔案管理工作的創新途徑談幾點看法。

關鍵詞：人事檔案；管理；改革；高校

人事檔案是我國各級各類國家機關、社會團體和企事業單位在人事管理活動中形成的記述和反映個人經歷、德才政績、工作表現的真實記錄，以備日后考查的重要材料。由此可見，人事檔案是每個人自然情況、學歷、社會經歷的原始記錄，它真實客觀地反映了個人思想品德、政治素養、業務能力、工作狀況、獎懲等方面情況。它的原始性、真實性和完整性，決定了人事檔案具有憑證作用和法律效益。在組織部門選人用人、人才流動、職稱評聘、崗位晉升、薪酬調整、福利待遇、參加社會保險等方面起到依據作用。隨著我國改革開放的不斷深入，現有的人事檔案管理模式已經不能適應社會發展的需要，嚴重阻礙了我國人力資源管理的發展。筆者通過在高校人事檔案管理工作中多年的工作經驗，發現當前人事檔案管理工作還存在著許多不盡如人意的地方，高校人事檔案管理改革的步伐明顯落后于我國人事制度改革的步伐。為了解決這些問題，促進人才的優化組合和合理流動，我認為，必須做好以下幾個方面的工作。

1 嚴肅人事檔案管理，做好檔案材料的收集與審核工作

人事檔案是國家選拔優秀人才的科學依據，所以人事檔案是極為神圣的。隨著改革開放的進一步深入，社會競爭日趨激烈，各種功利主義也充斥在人事檔案中，由于利益驅使，假身份、假學歷等不道德的事件時有發生，存在著“工齡越來越早，年齡越來越小，文憑越來越高，資格越來越老”等不正常現象，這就要求我們嚴格按照人事檔案材料收集歸檔原則，及時對干部人事檔案材料進行收集，并對收集起來的檔案材料進行鑒定、審查、甄別其真偽，判斷有無保存價值，能否歸入人事檔案，確保干部人事檔案材料完整、精煉和真實。經鑒定，對不屬于干部人事檔案歸檔范圍的材料、非本人的材料、未處理完畢的材料、手續不健全、數據不準確和內容不真實的材料等，應按照有關規定，將材料轉出、退回或銷毀。要建立和完善人事檔案材料收集工作的協調機制，加強組織人事部門內部各工作機構在人事檔案材料形成和收集上的溝通協調，在檔案歸檔要求上，要嚴格把關，整頓人事檔案管理工作中的混亂現象，凈化人事檔案管理工作中的不正之風。

隨著我國改革開放的不斷深入，人員流動的幅度不斷擴大，對新時期人事檔案管理水平提出了更加嚴格的要求，對已延續了幾十年落后的人事檔案管理方式提出了嚴峻挑戰。一根卷繩，一個訂書器，把人事檔案裝訂好，放入鐵卷柜中一放了之，這種粗放型的管理模式與新時期人事檔案電子化管理方式格格不入，已經遠遠落后于信息化時代的管理要求，改革這種落后局面，已勢在必行。

2 建立電子化檔案，實行信息化管理

2.1 提高人事檔案管理的科學化水平

在社會多元化、資源網絡化的今天，傳統的管理方式已不適應人事檔案管理的需求，必須以創新的精神改變人事檔案管理的手段，在人事檔案管理工作中，落實和踐行科學發展觀。要加大現代化管理進程中軟硬件的投入力度，加快檔案資源信息化、檔案管理現代化、檔案利用網絡化的速度；提高人事檔案管理的科技含量，為社會提供快捷、高效、準確的服務。

同時，加強宣傳力度，提高專業技術人員對其人事檔案重要性的認識。利用多種渠道向專業技術人員宣傳有關人事檔案的管理知識，要讓其充分認識到人事檔案并不是可有可無的，它對個人的職稱評聘、崗位晉升等方面都有著極其重要的意義。因此，需要從業人員不斷改進工作方式、工作方法，創新工作模式，提高工作效率，開發、管理和利用好人事檔案這一信息資源。

2.2 建立人事檔案信息管理系統

人事檔案的管理必須以人為單位，建立一人一檔制。將每一位教職工的聘崗情況、工資標準、以電子表格的方式體現，其中包括歷年歷次的調整、職稱的變動、崗位的設置、竟聘情況等，通過電子掃描、錄入等手段轉變成數字形態，輸入計算機系統，使人事檔案紙質與數字格式并存。另一方面，人事檔案的數據系統建成后，應及時收集和記錄干部學歷、專業技術職務、教育培訓和職務晉升等動態信息。保證人事檔案信息的實效性和準確性，這樣每一位教職工的履歷一目了然，建立教師發展成長的電子檔案庫。

2.3 健全人事檔案管理工作制度，提高人事檔案管理水平

人事檔案管理關系著每個人的切身利益，只有以“以人為本”和“以民為本”來進行人事檔案管理制度的合理改革，才能使人事檔案成為一個透明、適度開放的個人社會公信平臺，才能充分保障當事人的合法權利，才能解除教職工的后顧之憂，讓每一位教工安居樂業，使現有制度的既得利益者在公共平臺上實現共贏，讓人事檔案在陽光下運行，促進和諧社會建設。

加強制度建設，健全的人事檔案管理制度是做好人事檔案管理工作的前提和保障，否則，人事檔案管理工作就會無章可循，無所適從。人事檔案管理人員，應根據上級有關文件精神，結合本單位實際情況，進一步完善各項檔案管理制度，對不適應新情況和新任務的規章制度，進行必要的修定和完善。真正做到有章可循，嚴格按照制度辦事，提高人事檔案管理的科學水平。

3 提高人事檔案管理人員的政治素質和業務水平

3.1 努力提高政治素質

人事檔案管理人員要認真學習鄧小平理論、三個代表重要思想和科學發展觀以及習近平總書記“空談誤國，實干興邦”的重要講話，深入領會其精神實質，堅持人事檔案管理工作的原則，嚴格按照人事檔案管理工作的各項規章制度辦事。

3.2 堅持以人為本，樹立良好的職業道德

人事檔案管理工作事無巨細，關系著每個人的切身利益。因此，做為人事檔案管理人員要熱愛本職工作、兢兢業業、忠于職守、踏實工作，要具有強烈的事業心、責任感和使命感，積極主動地做好人事檔案管理工作，為人才的合理使用和交流提供真實、準確的信息。

3.3 進一步提升管理者的業務水平

人事檔案管理工作涉及干部人事工作的方方面面，千頭萬緒。因此，人事檔案管理人員不但要系統地學習檔案業務知識，而且要學習人事檔案管理、統計、計算機應用等相關知識，用現代化的管理方法和先進的科技手段，最大限度地利用信息資源，為人事檔案管理工作服務。使人事檔案管理工作與時俱進，進入信息化管理時代。

綜上所述，人事檔案管理工作是高校日常管理中重要的基礎性工作之一。高校人事檔案管理是一項系統工程，需要國家、社會、高校的廣泛參與，必須根據社會形勢的發展變化，加快人事檔案管理工作的改革步伐。在改革開放的今天，新形勢、新政策賦予了人事檔案管理新的理念和新的發展機遇，同時也提出了新的要求，為人事檔案工作的發展開辟了一條嶄新的途徑。人事檔案管理工作只有不斷地改革創新、摸索規律和完善體系，逐步建立一套適應現階段人事制度的管理模式，才能適應高校人事制度改革的需要，為高校的改革與發展提供更加科學準確的信息。因此，人事檔案管理工作只有與時俱進，不斷完善服務機制，使人事檔案管理的改革充滿勃勃生機，在新形勢下不斷開拓進取，取得輝煌成績。

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