現代信息技術在辦公室資料管理中的應用

摘 要：信息技術是管理和處理各種信息使用的技術的總稱，如今正在影響甚至改變傳統的管理模式。文章主要介紹了現代信息技術的內涵、辦公室資料管理工作的特點，談論了現在信息技術在辦公室資料管理中的應用問題。

關鍵詞：信息技術；辦公室管理；資料管理

在機關和企事業單位中，辦公室是作為綜合協調部門和中心辦事處存在的，是整個單位中各個部門溝通聯系的紐帶，為機關和企事業單位各種工作的順利開展具有重要作用。而在辦公室的日常工作中，資料管理是一種最基本、最常規的工作。隨著社會的發展和科技的進步，現代信息技術已經滲透到各個行業、各個領域，辦公室資料管理也不例外。文章就是討論在做好辦公室資料管理工作的背景條件下，如何運用現代信息技術，更好地完成辦公室工作。

1 現代信息技術的內涵

信息技術的英文名稱是InformationTechnology，簡稱IT，指的是利用電子計算機和先進的通訊手段完成信息的傳遞、儲存、獲取、處理和顯示分配等工作，是主要用于管理和處理信息所采用的各種技術的總稱。它主要是應用計算機科學和通信技術來設計、開發、安裝和實施信息系統及應用軟件。信息技術主要包括四個方面：

1.1 感測與識別技術

這類技術的總稱是“傳感技術”，包括信息的提取、識別和檢測等技術，與通信技術和測量技術有效結合之后形成遙感技術，能夠加強使人能感應信息的能力。

1.2 信息傳遞技術

基本上所有的通信技術和廣播技術都屬于信息傳遞技術，這種技術的功能是實現信息可靠、快速和安全的轉移。

1.3 信息處理技術和信息再生技術

信息處理技術主要包括對信息進行壓縮、編碼、加密等處理，在此基礎之上，還可形成新的更深層次的決策信息，這被稱為信息的“再生”。信息的處理技術和信息再生技術都是建立在電子計算機的強大功能之上的。

1.4 信息使用技術

這在信息過程中處在最后，主要內容有現實技術和控制技術。

當今社會，在經濟和科技的飛速發展之下，信息技術已經相當完善，甚至發展成為一門綜合性很強的高科技學科。現代信息技術一通信、計算機、電子、光電以及自動化為基礎，集信息的產生、轉換、存儲和加工圖像、聲音、數字及文字信息等多種技術在儀器的高新技術的總稱。現代技術的發展，打破了傳統信息傳遞中時間和空間的限制，使得任何地點、任何時間獲取所需信息成為可能，在知識信息全球化的今天，基本已經取代傳統管理模式，成為影響最大的學科之一。

在辦公室的管理工作之中，現代信息技術就是使用先進的技術，利用各種設備和信息系統協助人力完成各種工作，達到提升工作效率和工作質量的目的。在辦公室資料管理工作中，現代信息技術的使用主要體現在收發文管理、會議安排、檔案管理、公文流轉、電子表格、文獻檢索、電子郵件等這些非結構化數據的處理和交換過程。

2 辦公室資料管理工作的特點

辦公室資料管理工作主要有四個特點：

2.1 具有及時性，資料文件的管理，是各類信息往來的形式，上傳下達。

2.2 具有指導性。辦公室需要管理的資料當中，有許多都是國家政府的指導性政策和上級領導的批示文件，是下層開展工作必須遵守的依據，對這些文件的管理具有很強的指導意義。

2.3 具有廣泛性。辦公室資料作為信息的傳遞工具，涉及到的對象幾乎包含了機關或者企事業單位和外界的方方面面，就有很大的廣泛性。

2.4 具有連續性。辦公室管理資料還需要對所有工作進行總結，保證所有工作都能順利開展，具有明顯的連續性。

當今辦公室內的資料管理工作呈自動化、信息化發展，現代信息技術在其中得到了廣泛的應用，比如辦公室資料管理就離不開各種辦公軟件。

實踐證明，辦公室資料管理工作的信息化、自動化建設離不開一流的現代信息技術的應用。從筆者多年的辦公室資料管理服務工作實踐來看，未來的辦公室資料管理離不開各類辦公軟件的支持。只有具備與時俱進的精神，在結合了辦公室資料管理工作特點的基礎上，充分有效地發揮現代信息技術的作用，就可以有效地提高工作效率，促進辦公室資料管理工作的順利開展。

3 如何有效發揮現代信息技術在辦公室資料管理中的作用

只有與時俱進，用先進的科技武裝自身，才能跟得上時代的腳步，保證工作的效率。為了有效發揮現代信息技術在辦公室資料管理中的應用，我們應該做到以下幾點：

3.1 重視員工思想，爭取領導支持

隨著時代的發展，現代信息技術已經在辦公室資料管理系統中普及，所以提高辦公室工作人員的信息化意識，促進辦公室資料管理工作由傳統方式向信息化的轉變。現代信息技術是一項高新科技，還需要落實經費、制定管理制度等許多方面得到落實才能實現，這一切都要得到領導支持才能實現。

3.2 信息技術要結合辦公室資料管理工作的特點

在市場上，適用于辦公室資料管理的軟件有許多種，并沒有統一的標準，再加上辦公條件和辦公需求的差異，在對現代信息技術進行選擇的時候，一定要考慮辦公室的實際情況，添加傳真機、掃描儀、打印機和計算機等設備，將一流的現代化辦公帶進辦公室，取代傳統的辦公方式，實現資料收發、傳送、處理、調用和保存的一體化，提高工作效率和工作質量。

3.3 重視制度建設，優化資源配置

應當建立合適的制度，保證現代信息技術在辦公室的應用有章可循。并且不斷優化辦公室中的各種資源配置，組織管理人員完善機關或者企事業單位的信息化整體規劃，增強使用人員對信息辦公自動化的了解，提升辦公技能。信息化辦公的建設，實現了企業各管理部門和行政機構的網絡化，建立健全了各個職能部門的信息共享，管理人員在進行決策時通過信息數據及時、準確地獲取，從而提高決策的準確性和有效性。

3.4 提高辦公室資料管理員的業務素養

辦公室資料管理工作的開展，是通過辦公室工作人員完成的。這就決定了辦公室信息化辦公系統的運行，與辦公室資料管理員的業務素質息息相關。所以提高辦公室資料管理員的專業理論知識和操作水平，是現代信息技術能否在辦公室資料管理工作中順利的開展的重要因素。辦公室資料管理人員只有具有強大的信息素養，才能跟的上行政管理的信息化建設步伐。同時也要求機關或者企事業單位培養一定數量的高素質、善服務的辦公室軟件開發與維護的員工，從而為辦公室資料管理的信息化建設提供有力的技術支持。

4 結束語

辦公室資料管理工作是行政管理工作最基礎、最核心的工作。因此要求辦公室資料管理工作者進一步解放思想、更新觀念，充分運用互聯網絡、門戶網站、辦公自動化等現代科技手段以及現代管理系統理論，全面提升辦公室工作效能，為提高單位的綜合管理水平和社會效益做出應有的貢獻。

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