論信息系統項目的整體管理

摘要：此文章以本人所經歷建設的系統項目為依托，摸索了信息系統項目的整體管理及本人經歷項目過程中的某些經驗教訓。經歷過了本次項目后，使得本人更深刻地認識到項目整體管理的方方面面：（1）前期準備工作非常重要，必須與各涉及方充分地進行多方溝通，確定系統之間的接口規范，并制定切實可行的計劃方案；（2）項目管理其實是一項全局觀下的系統而動態的常態化工作，不應僵化，而應保障信息共享并應該根據具體情況進行相關必要的調整工作；（3）在項目管理過程中，如果業務需求牽涉的部門比較多而雜，則應該運用多元化的處理方式來保證良好的溝通渠道，保障項目進度的正常執行。項目組整體的努力下保障項目按照計劃逐步地完成，并達到客戶需期望的最終目標。

關鍵詞：信息系統；系統項目；整體管理

1 信息項目整體管理概述

項目整體管理是項目執行管理過程中的一項全局性、綜合性的管理類工作。由它來決定應該在什么時候，集中調度資源來解決并發現預期、潛在的問題，并確保在對嚴重化的問題提前做好相關預案，協調項目涉及到的人員并合理分配他們需要完成的任務，確保項目能成功地實現。整體管理的工作流程主要包括：制定項目章程、指定項目的初步范圍描述、制定項目管理的計劃、指導和管理項目執行過程、監督控制項目工作進度、綜合變更控制、項目收尾等。項目整體管理是決定某個項目能否高效、順利地進行開展的一項基礎性工作。

2 項目執行過程中的整體管理工作內容列表

2.1 項目立項之初，我們根據用戶的實際業務場景，描述了項目立項報告，開展項目啟動動員會議，并組成了由甲乙雙方經辦人員及領導構成的項目執行小組，保障項目溝通渠道，制定項目可執行性研究報告，分析需求范圍，明確組織形式，編排進度里程碑，對項目成本進行相關估算。

2.2 運用微軟的project計劃編排工具對項目執行計劃進行全局考慮，并制定出該項目的前期計劃安排。根據前期計劃安排，調配所引用的系統資源，對相關人員進行合理的任務分配。為了順利地完成整個項目，嚴把計劃控制關，多方協調組織溝通。

2.3 執行過程中，為了對項目進行監督管控，保證項目實時進度情況的及時反饋，本人廣泛地建立項目例會制，通過對項目周報的分析，比對項目實際進展與所指定的項目推進計劃情況。對重大的項目變更要求進行完備的流程審核，制定項目風險控制預案，嚴控項目風險程度。

2.4 項目驗收階段，除由項目組進行內部項目產品檢測外還邀請用戶方業務部門對項目進行系統測試，規范項目上線審核流程，制定項目上線切換方案。

3 項目管理中的疑難問題響應

此項目業務范圍橫跨兩大業務領域，同時由于前期系統建設的投入，各自都已經擁有了相應的信息系統。如何集成雙方信息系統，實現信息互連對于需求的采集是相當艱難的工作。本人通過全局規劃角度出發，以換位思考的模式，組織協調雙方人員開展流程重組及系統規劃，站在第三方中立的立場上化解雙方業務部門及技術部門的已有沖突，最終圓滿規避了不合理的需求，并形成最終需求規格說明書，為項目執行打下了堅實的基礎。

項目開發過程中，調動用戶方業務骨干人員的積極性，將其意見及觀點滲到項目需求獲取、需求分析、總體規劃、詳細設計、系統測試等各個階段，爭取在前期明確需求，避免不必要的編碼工作返工，確保項目開發效率。

針對必要的需求變更，建立完備的需求變更流程，要求用戶方以正式書面材料的方式對相關事宜進行詳細描述，便于跟蹤管理同時也減少了業務需求變更的隨意性及次數。

另外，此項目的另一個特點就是涉及的單位和人員比較多，協調工作復雜，為此本人主要開展如下工作來解決：

（1）與業務部門從全局流程出發，細化相關業務流程，并與用戶方的技術部門明確技術路線、數據交換規范等內容，形成解決方案文檔并于其中明確各方職責，確保協同推進項目進度。

（2）項目組內部進行人性化管理，因人而異地考慮項目組成員的各項素質，合理分工，確保人人有事做，人人做最擅長的事。

（3）項目執行之前，建立以用戶方領導為項目組組長的項目執行小組，保障通暢的溝通渠道是項目成敗的關鍵。執行過程中從技術手段上保證各項目組成員及時了解項目推進情況，對中間過程的文檔及代碼進行權限控制，從而實現需求獲取、需求分析、總體設計、詳細設計、調試上線全過程的信息跟蹤。

（4）在功能開發基本完成后，及時組織雙方的系統聯合測試，在試運行環境中運行，及時發現問題，并立刻解決問題。

4 項目管理過程中得到的一些經驗

鑒于項目集中管理難度大等實際情況，項目組本著確保項目信息系統實用性、適應性、可擴展性、可靠性、可維護性、可管理性和安全性的原則，采用互聯網的多層開放結構體系，對工程項目進行遠程控制與管理，提高項目的綜合管理能力。整個系統以計劃為基準，以合同范圍為原則，以進度為控制主線，以成本控制為項目目標，實現在特定時間內特定資源條件下，以盡可能快的速度、可控的進度安排，相應的設備、合同、人工等全面的綜合管理，是一套全方位、全局集成的項目管理平臺。通過本系統的實施運行，可以讓企業各階層人員均可在各個項目的信息資料進行不同程度的管理和操作。

項目已順利完成投產，并在生產環境中達到了預期要求，為雙方業務提高了辦公效益減輕了業務負擔，最終實現了多贏。同時也鍛煉了本人的項目管理能力，從而對項目整體管理有了更深刻的認識：（1）前期準備工作非常重要，必須與各涉及方充分地進行多方溝通，確定系統之間的接口規范，并制定切實可行的計劃方案；（2）項目管理其實是一項全局觀下的系統而動態的常態化工作，不應僵化，而應保障信息共享并應該根據具體情況進行相關必要的調整工作；（3）在項目管理過程中，如果業務需求牽涉的部門比較多而雜，則應該運用多元化的處理方式來保證良好的溝通渠道，保障項目進度的正常執行。項目組整體的努力下保障項目按照計劃逐步地完成，并達到客戶需期望的最終目標。

在提高企業競爭力等方面，我們只有不斷的反省與總結，工作水平和技能才能得到提高。我們要有艱苦創業精神、拓展市場精神、精益管理精神、改革創新精神、永不滿足精神、顧全大局精神，并將這六種精神貫穿于具體的實際工作中。這就要求我們不斷地加強學習，完善自我。在今后的信息項目管理工作過程中需要加強技術管理與技術分析這兩塊，具體表現在：（1）與公司同事之間協作好，相互信任，遇事不推諉，通力協助；（2）業務水平應有質的飛躍，扎扎實實提高業務管理水平，嚴格確定目標，保障達成目標；（3）加強團隊建設，既是一名項目技術工作人員，也是項目的組織者，對一線人員積極引導，提高團隊的凝聚力，充分發揮團隊的合作精神；（4）搞好技術分析，為項目提供有效的參考依據，并最終為決策者及管理者提供有力的技術信息支持。

總之，假定項目團隊成員不變，所承接的項目不斷變化的情況下，我們可以建立一套標準化流程，大家都按照該流程嚴格執行，保證項目組的自主管理，甚至可以在項目經理不存在的情況下也能運作良好。該流程必須描述如下事項：當前項目所處階段，項目組成員要完成的工作列表；之后將進入的項目階段，該階段的任務列表；在某個階段出現任何問題時，都有相應的責任人來響應處理。項目組成員通過多次的項目協調經歷，加強團隊合作意識就可以實現組建一支穩定而高效的項目組。

作者簡介：楊冬芹（1982，12-），女，籍貫：江西，學位：碩士研究方向：計算機技術職稱：講師。