現代預防醫學檔案管理創新策略探究

摘 要： 現代預防醫學檔案管理是疾病預防控制工作的重要組成部分， 是領導決策和指導業務工作的重要依據。本文通過對現代預防醫學檔案的特征及作用進行逐一剖析， 提出了現代預防醫學檔案管理創新若干措施， 以期對預防醫學檔案管理工作起到一定的參考意義。

關鍵詞： 現代預防醫學；檔案管理；創新

中圖分類號：R955 文獻標識碼：C 文章編號：1005-0515（2013）11-161-01

預防醫學檔案是疾病預防控制工作活動的真實記錄， 是預防醫學事業發展的基礎， 是重要的科技信息資源， 它具有憑證和依據作用。如何實現預防醫學檔案管理創新， 適應新的挑戰和機遇， 需要認真慎重思考。

1.現代預防醫學檔案的特征

1.1 現代預防醫學檔案的內容多、范圍廣。預防醫學檔案的內容包括疾病防治、衛生監測檢驗、科研培訓、健康教育、突發公共衛生事件處理、重點業務活動等。這些工作有的是長期持久的工作， 有的是階段性工作， 有的是有固定周期性活動，有的是中斷一個時期后又要反復進行的工作。預防醫學檔案涉及的范圍有本系統內的， 有本專業的， 有相關部門的； 從地域上說， 有本轄區的， 有毗鄰省區的， 甚至有全國或全球性的。

1.2 現代預防醫學檔案種類繁多、形式多樣。由于預防醫學檔案記錄了各種各樣的社會性群體預防活動， 從檔案的制成材料和存在形式來看， 就具有多樣性。比如， 既有遠古時期的甲骨， 又有現代質材的聲像； 既有常見的紙質材料， 又有磁帶和光盤； 既有珍貴標本， 又有采集樣品， 等等。

1.3 現代預防醫學檔案形成的周期較長。在與疾病開展抗爭的歷史長河中， 人類對許多疾病都經歷了一個逐漸認識的漫長過程。有些嚴重危害人類健康的烈性傳染病從發生到在全世界范圍內消滅的歷史周期要長達一百多年。比如， 天花這種疾病已存在一百七十多年了， 消滅天花僅在我國也經歷了十年之久。

1.4 現代預防醫學檔案是特定時間、環境、條件下的歷史記錄。有些預防醫學檔案材料形成于當時、當地的現場記錄，如疫情檔案材料、食物中毒、有害物質造成的環境污染等。將這些長期積累的材料經過再整理、匯編， 即可以成為有利用價值的預防醫學檔案。

2.現代預防醫學檔案的作用

2.1 現代預防醫學檔案是研究預防醫學發展規律， 實現衛生監測、監督、預防疾病， 保障人類健康的重要基礎和條件之一， 在預防醫學研究中具有不可替代的重要作用。

2.2 現代預防醫學檔案是預防醫學試驗研究的依據。預防醫學是一門繼承性、連續性、可傳遞性很強的學科。它的開拓發展， 需要依靠經驗、材料和理論的不斷積累與技術的不斷進步， 任何一位預防醫學科研人員， 都只有在前人已取得成果的基礎上， 才能進行新的研究。

2.3 現代預防醫學檔案是貫徹預防為主的方針， 制定衛生法規與衛生標準決策的有力依據。預防醫學檔案是人類與疾病抗爭過程中的原始憑證和歷史見證， 其涉及面廣、政策性和社會性很高， 不僅是醫療衛生機構的事， 更是全社會的事。

2.4 現代預防醫學檔案是預防醫學技術資源的儲備， 其本身就是科技成果， 儲備越雄厚， 起點就越高， 發展就越快。工業污染， 對空氣、水分、土壤影響大， 是導致公害性疾病的關鍵，長期積累下來的工業污染治理檔案， 對經常性的衛生防疫監測、監督， 根除公害疾病， 對保護人類健康和環境有著深遠意義。預防醫學檔案蘊含豐富的醫療衛生技術和理論， 通過考察其演變歷程和特征， 對推動現代預防醫學檔案事業的發展將發揮巨大作用。

3.完善現代預防醫學檔案管理創新的策略

3.1 意識創新

一是領導觀念要轉變， 提高對檔案管理現代化的認識， 加大宣傳力度， 學習、宣傳、貫徹《中華人民共和國檔案法》、《保密法》等， 增強全員檔案意識， 形成一個領導重視、群眾關心支持檔案工作的氛圍。二是預防醫學檔案具體管理人員必須樹立信息觀念、時效觀念、聯合協作觀念與競爭觀念。檔案管理人員應更新觀念， 正確認識檔案管理工作在疾病預防控制工作中的重要地位和所能發揮的巨大作用。

3.2 綜合素質創新

加強預防醫學檔案管理人員培訓， 提高管理水平。檔案管理人員業務素質的高低， 直接影響到檔案質量和開發利用的效果。應使檔案員接受不同層次的業務培訓， 培訓可以靈活多樣， 可以采取脫產、半脫產、業余等形式和自培、代培等渠道學習檔案專業知識， 提高檔案員的業務素質和工作能力。檔案員不僅要有檔案管理的意識， 更要具備開發檔案信息資源， 使檔案轉化為社會物質和精神財富， 服務于預防醫學的能力。

3.3 內容創新

內容創新包括管理制度、檔案信息資源開發等。預防醫學是集疾病預防控制、衛生監督檢測、健康教育、科研培訓于一體的公共衛生體系， 其信息資源是預防醫學科技工作者實踐業務工作的重要支柱。建立健全檔案管理制度是做好檔案管理工作的保證， 有利于提高工作效率， 協調衛生防病工作的開展。

3.4 手段創新

實現檔案網絡化管理是手段創新的主要途徑。檔案信息利用的網絡化， 使眾多用戶可利用網上終端， 跨時空、跨地域利用檔案信息。預防醫學檔案管理者應匯集紙質、音像、光盤、縮微品、數字化檔案等多種檔案信息資源， 借助網絡與信息技術建立起集檔案信息開發、檢索、利用等功能于一體的服務系統， 充分發揮網絡檔案信息的作用與功能， 最大限度地滿足讀者獲取檔案信息的要求。預防控制部門應加快網絡設施建設， 如建設網站， 把檔案管理的工作重心轉移到檔案信息的深加工和傳遞上來， 實現檔案管理的自動化、網絡化、現代化。

3.5 服務創新

檔案管理的最終目的就是利用， 編制多種檢索工具是提高管理水平和開發利用檔案信息的重要手段。首先， 要拓寬收集面， 防止檔案材料的流失， 使檔案更完整、準確地反映出實際情況， 為檔案利用打好基礎。其次， 改變長期以來單一的借閱模式， 擴充服務內容， 更新服務手段， 開展多種形式的檔案信息開發利用工作。改變以往坐等上門的封閉式服務方式， 積極主動、熱情為疾病預防控制工作服務， 直接或間接參與課題組的研究工作， 配合研究任務， 分工收集、整理有關課題的檔案資料。再者， 改善綜合檔案室的硬件環境，加入計算機網絡，做到資源共享， 使借閱者不用到檔案室就能查閱檔案目錄， 減少查閱時間， 提高利用效率。

參考文獻：

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