ERP在科研院所財務(wù)管理中的應(yīng)用研究

[摘要] 隨著我國科學(xué)研究事業(yè)的不斷發(fā)展，科研院所由政府主導(dǎo)的公益性角色逐步向市場主導(dǎo)的競爭性角色轉(zhuǎn)變。要想在激烈的市場競爭中取得優(yōu)勢，科研院所必須進(jìn)行相應(yīng)的體制改革和管理創(chuàng)新，ERP管理理念的引入是一項重要舉措。本文以中國科學(xué)院ARP系統(tǒng)應(yīng)用為例，對ERP在財務(wù)管理中產(chǎn)生的積極作用、存在的問題和改進(jìn)措施進(jìn)行了系統(tǒng)的研究。

[關(guān)鍵詞] ERP；ARP； 科研院所；財務(wù)管理

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2013 . 19. 018

[中圖分類號] F232 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2013）19- 0030- 03

1 ERP管理理念和中國科學(xué)院ARP概念

ERP（Enterprise Resource Planning，企業(yè)資源計劃），是指建立在信息技術(shù)基礎(chǔ)上，以系統(tǒng)化的管理思想，為企業(yè)決策層及員工提供決策運行手段的管理平臺。ERP系統(tǒng)具有人力資源管理、供應(yīng)鏈管理、項目管理、財務(wù)管理和市場銷售管理等多種功能，旨在通過使用計算機來達(dá)到企業(yè)管理的自主化、自動化和信息化，從而能夠提高企業(yè)的總體生產(chǎn)效率。ERP系統(tǒng)的管理理念較早得到了科研院所的認(rèn)可，其中最具代表性的就是中國科學(xué)院資源規(guī)劃項目（Academia Resource Planning，ARP）系統(tǒng)的推廣應(yīng)用。

中國科學(xué)院是國家科學(xué)技術(shù)方面最高學(xué)術(shù)機構(gòu)，也是全國自然科學(xué)與高新技術(shù)綜合研究發(fā)展中心，肩負(fù)著國家科技進(jìn)步和推進(jìn)國家現(xiàn)代化的重任，它的信息化建設(shè)水平對反映科研院所的信息化水平具有代表意義。2002年中國科學(xué)院提出科研管理活動的信息化，即啟動ARP項目建設(shè)，最終目標(biāo)是要實現(xiàn)中國科學(xué)院的資源規(guī)劃信息系統(tǒng)工程。ARP項目從中國科學(xué)院院所兩級治理結(jié)構(gòu)出發(fā)，以科技計劃與執(zhí)行管理為核心，綜合運用創(chuàng)新的管理理念和先進(jìn)的信息技術(shù)，對全院人力、資金、科研基礎(chǔ)條件等資源進(jìn)行配置，對相關(guān)管理流程進(jìn)行整合與優(yōu)化，以構(gòu)建有效的管理服務(wù)信息技術(shù)平臺。通過ARP項目的實施，進(jìn)一步推進(jìn)中國科學(xué)院管理創(chuàng)新，不斷提升管理工作水平和效率，促進(jìn)科技創(chuàng)新和人才培養(yǎng)效益的最大化。

經(jīng)過十余年的發(fā)展，中國科學(xué)院在全院100多家科研院所開通了ARP系統(tǒng)，并逐步擴展了網(wǎng)上報銷、預(yù)算管理等系統(tǒng)功能，實現(xiàn)了決策依據(jù)科學(xué)化、資源配置最優(yōu)化、管理工作協(xié)同化、工作流程規(guī)范化和信息資源共享化的目標(biāo)。

2 ARP系統(tǒng)在科研院所財務(wù)管理中的積極作用

財務(wù)管理是整個科研院所管理的核心，財務(wù)模塊是整個ARP系統(tǒng)的核心模塊，ARP系統(tǒng)的推廣應(yīng)用對科研院所財務(wù)管理水平的提升起到了重要作用。

2.1 有利于財務(wù)信息采集模式更新，提高會計基礎(chǔ)工作效率

實施了ARP系統(tǒng)后，能夠?qū)ω攧?wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行快速準(zhǔn)確的收集、處理和傳遞。部門、人員、科研項目、固定資產(chǎn)等基礎(chǔ)信息直接通過財務(wù)模塊的外圍模塊錄入，通過網(wǎng)上報銷系統(tǒng)自動生成記賬憑證，大大地減少了傳統(tǒng)財務(wù)軟件下手工輸入數(shù)據(jù)的重復(fù)性，有效減少數(shù)據(jù)錄入出錯率，提高了會計基礎(chǔ)工作效率，保證了人力數(shù)據(jù)、物力數(shù)據(jù)、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)與資金數(shù)據(jù)的一致性。

另外，利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的開放性，通過角色授權(quán)，可以把財務(wù)數(shù)據(jù)適當(dāng)?shù)丶珊凸蚕恚蚱屏藗鹘y(tǒng)財務(wù)信息在時間和空間上的限制，滿足管理者對實時財務(wù)信息的需求。同時，可以提高科研院所要求相對較高的保密項目等會計數(shù)據(jù)的安全性，提升了會計憑證和會計單據(jù)的存檔質(zhì)量。

2.2 有利于提高財務(wù)人員的專業(yè)能力，創(chuàng)新財務(wù)管理理念

傳統(tǒng)科研院所體制下，強調(diào)專款專用，科學(xué)事業(yè)單位會計制度采用收付實現(xiàn)制原則，財務(wù)核算難度小，大多數(shù)財務(wù)人員財務(wù)管理和會計判斷等專業(yè)能力薄弱。現(xiàn)代科研院所經(jīng)營業(yè)務(wù)日益多元化，新的《科學(xué)事業(yè)單位財務(wù)制度》的頒布對會計核算和財務(wù)管理工作提出了新的要求。這對科研院所財務(wù)人員的工作提出了挑戰(zhàn)，亟需培養(yǎng)一支高素質(zhì)的財務(wù)管理人才隊伍。

ARP系統(tǒng)的應(yīng)用，降低了日常會計核算工作量，豐富了財務(wù)信息來源，有助于財務(wù)人員轉(zhuǎn)移工作重點，實現(xiàn)由會計核算者向財務(wù)管理信息和財務(wù)決策信息提供者的轉(zhuǎn)變。ARP信息系統(tǒng)把科研院所的人力資源、物力資源和財力資源通過計算機和信息技術(shù)網(wǎng)絡(luò)整合于一體，財務(wù)人員充分地參與到科研院所的事業(yè)管理之中，能夠及時地處理和分析財務(wù)系統(tǒng)中出現(xiàn)的問題，收集和反饋相關(guān)的財務(wù)信息，從而為領(lǐng)導(dǎo)的各種決策提供有價值的依據(jù)。財務(wù)管理人員將把提升科研院所的總體價值作為最新的使命，并且為科研院所的未來發(fā)展服務(wù)。

2.3 有助于加強財務(wù)預(yù)測和分析能力，提升預(yù)算管理水平

科研院所財務(wù)工作執(zhí)行事業(yè)單位財務(wù)規(guī)則，隸屬于預(yù)算會計體系，以預(yù)算管理為中心，以預(yù)算收支核算為重點。科研院所一方面接受國家科技管理部門對科研經(jīng)費的嚴(yán)格監(jiān)管，一方面強調(diào)市場競爭能力的提升。這需要科研院所擁有較為完備的核心業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)、財務(wù)信息系統(tǒng)、流程監(jiān)控信息系統(tǒng)的支持，采用合理的管理方法降低成本，提高資源利用效率，ARP的應(yīng)用正好提供了這樣一種管理平臺。

通過ARP系統(tǒng)的科研項目模塊和預(yù)算管理模塊，各研究中心的項目支出可以進(jìn)行多維度、交互即時匯總。這些數(shù)據(jù)在不同角度的即時處理，可以使管理層快速得到需要的信息，實現(xiàn)對科研項目預(yù)算大類和預(yù)算總金額的控制，做到了對預(yù)算管理需求的快速響應(yīng)；利用ARP信息系統(tǒng)的資源共享功能，財務(wù)預(yù)算信息能夠在得到授權(quán)的層級共享，使課題負(fù)責(zé)人、科研項目管理人員等的管理需求和信息供給完全一致，避免了決策的相互沖突，加強了行動的協(xié)同性；ARP系統(tǒng)提供了信息化集成的最佳方案，以價值鏈為基礎(chǔ)，將科研院所的人力、資金、信息進(jìn)行有效整合，為企業(yè)管理層制訂、落實行動方案提供了有效支撐，使財務(wù)管理的事前預(yù)測、事中控制成為現(xiàn)實，真正實現(xiàn)了預(yù)算會計的管控職能。

2.4 有助于提高科研院所的內(nèi)部控制，降低科研經(jīng)費流失風(fēng)險

隨著國家科研經(jīng)費投入的日益增大，科研經(jīng)費流失風(fēng)險問題突出，國家“十二五”科技發(fā)展規(guī)劃明確提出要“根據(jù)科研活動的規(guī)律和特點，加強科研經(jīng)費的過程監(jiān)管”。

ARP本身就是一個控制系統(tǒng)，它為內(nèi)部控制的有效運行提供了支撐。首先，ARP系統(tǒng)的實施能夠有效解決傳統(tǒng)信息系統(tǒng)下信息孤島的問題，記錄所有活動的相關(guān)數(shù)據(jù)，提供所有可能相關(guān)的信息。這樣做出決策可依據(jù)的信息數(shù)據(jù)類型更廣，更多維，數(shù)據(jù)重復(fù)更少，決策力更強，有助于實現(xiàn)全面控制活動過程。其次，ARP系統(tǒng)有助于企業(yè)實現(xiàn)實時控制。ARP系統(tǒng)的有效實施能夠解決傳統(tǒng)系統(tǒng)信息處理滯后的問題，自動記錄業(yè)務(wù)直至產(chǎn)生報表，使科研院所能實時控制內(nèi)部資源。再次，ARP環(huán)境下，加強了財務(wù)人員和科研人員的溝通，財務(wù)信息對相關(guān)課題負(fù)責(zé)人公開透明，并通過預(yù)算管理模塊，限制預(yù)算大類超支，為國家審計節(jié)省了人力物力，保證了科研經(jīng)費使用的合規(guī)性和效益性。

3 ARP系統(tǒng)在科研院所財務(wù)管理中存在的問題

隨著我國科學(xué)研究事業(yè)的不斷發(fā)展，科研院所由公益性角色逐步向市場競爭角色的轉(zhuǎn)變，科研院所越來越重視對科學(xué)事業(yè)的管理，尤其是對信息系統(tǒng)的應(yīng)用和管理。但是，還有很多的科研院所對ARP系統(tǒng)的認(rèn)識不足或者管理者的綜合素質(zhì)不高，導(dǎo)致了許多問題的出現(xiàn)，進(jìn)而影響了科研院所的總體經(jīng)營績效。ARP系統(tǒng)在科研院所財務(wù)管理中存在的突出問題如下：

3.1 對整個ARP系統(tǒng)的認(rèn)識不夠，未能推動ARP系統(tǒng)有效實施

部分科研院所缺乏對ARP系統(tǒng)的管理思想和管理軟件的認(rèn)識， 領(lǐng)導(dǎo)參與到ARP系統(tǒng)中的管理不到位，沒有引起足夠的重視。將ARP信息系統(tǒng)中出現(xiàn)的問題歸入技術(shù)問題之中，過分地看重信息功能，而忽視了其管理職能，甚至將其視為一種繁瑣的和跨度周期過長的管理系統(tǒng)，持排斥心理。

部分科研院所未能有效解決ARP實施過程中出現(xiàn)的諸多矛盾， 比如ARP的集成性與各部門的協(xié)調(diào)性之間的矛盾、ARP的應(yīng)用范圍很廣與數(shù)據(jù)收集量巨大之間的矛盾、科研院所管理人員的素質(zhì)低下與ARP信息系統(tǒng)的先進(jìn)性之間的矛盾、ARP的有效性與合理性之間的矛盾等。這些矛盾的存在和不斷激化可能導(dǎo)致ARP系統(tǒng)不能真正地為科研院所所用。

3.2 ARP系統(tǒng)功能使用不徹底，未能全部實現(xiàn)財務(wù)管理信息化

中國科學(xué)院下屬的各家科研院所在管理模式和管理流程上不盡統(tǒng)一，ARP系統(tǒng)在某些方面難以通用。部分院所管理者觀念上對系統(tǒng)功能認(rèn)識不夠，不愿意改變固有的管理模式，ARP系統(tǒng)在科研院所財務(wù)管理中的應(yīng)用呈現(xiàn)出不平衡的態(tài)勢。部分科研院所未實現(xiàn)薪酬模塊和總賬模塊的互聯(lián)，未能通過工資薪金發(fā)放明細(xì)信息自動歸集生成會計分錄并導(dǎo)入總賬模塊，不能保證薪酬模塊與總賬模塊數(shù)據(jù)的完全一致性。部分科研院所一再延遲預(yù)算管理模塊的上線，不愿意受制于系統(tǒng)對預(yù)算大類的限制，存在會計科目與預(yù)算大類之間任意組合、隨意調(diào)整的現(xiàn)象。

另外，網(wǎng)上報銷系統(tǒng)目前僅實現(xiàn)了網(wǎng)上提交報銷單功能，未能將報銷的原始單據(jù)等掃描入網(wǎng)上報銷系統(tǒng)，從而未能實現(xiàn)完全的電子化簽批，停留于電子報賬和紙質(zhì)簽批并存的半自動化階段；尚未啟用合同管理系統(tǒng)，未與網(wǎng)上報銷系統(tǒng)互聯(lián)，無法實現(xiàn)合同經(jīng)濟條款對財務(wù)付款業(yè)務(wù)進(jìn)度的控制； 采購模塊和庫存模塊待啟用，對于一些大型的儀器設(shè)備等采購事項，無法從采購申請階段即采集信息，未實現(xiàn)成本支出預(yù)測和資金統(tǒng)籌安排。對于科學(xué)研究過程中使用量大且部分價值較高的科研專用材料，無法真實反映收發(fā)存實物信息，從而做好科研材料的精細(xì)化管理。

3.3 財務(wù)人員在ARP系統(tǒng)建設(shè)過程中發(fā)揮的作用有限

在項目建設(shè)前期，財務(wù)人員由于受到種種因素影響，常常難以提供及時、合適、正確的流程設(shè)計思路。在ARP系統(tǒng)上線后，又忙于財務(wù)系統(tǒng)的操作，不能成為系統(tǒng)真正意義上的主人，無法很好地駕馭財務(wù)系統(tǒng)管理職能，管理效率和成本管控并沒有明顯改善，反而苦于流程復(fù)雜，工作量增加。

4 ARP系統(tǒng)在科研院所應(yīng)用前景分析

隨著科研院所ARP系統(tǒng)使用的熟練和事業(yè)管理水平的提升，ARP的系統(tǒng)功能將進(jìn)一步擴展。

4.1 ARP系統(tǒng)的財務(wù)管理空間進(jìn)一步拓展

隨著ARP系統(tǒng)對科研院所財務(wù)工作的“包攬”，財務(wù)人員會有更多的精力和機會去開拓財務(wù)管理的空間，把越來越多的科研院所資源納入財務(wù)管理。除傳統(tǒng)的資金、材料、設(shè)備等資源的規(guī)劃外，還將擴展至人力資源管理。結(jié)合科研院所知識型人才密集的特點，科研院所將利用ARP系統(tǒng)進(jìn)行人力資源價值管理，對人力資源進(jìn)行評估，充分挖掘科技人才價值。

4.2 ARP系統(tǒng)將用于成本管理，提升績效

隨著科研院所轉(zhuǎn)制工作的推進(jìn)，科研院所逐步走向市場化經(jīng)營。科研院所的成本管理問題將成為重點難點，需要一個能夠協(xié)調(diào)所有計劃、管理各種成本的全面且集成化的綜合系統(tǒng)。ARP系統(tǒng)將用于成本管理，對成本的獲利能力進(jìn)行分析和比較。此外，通過對所有成本的管理使用一個統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和體系，保證收集到的數(shù)據(jù)具有一致性，建立一個標(biāo)準(zhǔn)的成本體系。對所有物料的收、發(fā)、存進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)的核算，把成本的費用控制在科研院所能夠承受的范圍內(nèi)，提高科研績效。

4.3 ARP系統(tǒng)將擴展外端接口功能

受項目資金性質(zhì)限制，使用財政資金的科研設(shè)備等采購均須遵循《政府采購法》的相關(guān)要求。政府采購目錄一般會定期更新，這就需要科研院所及時掌握最新數(shù)據(jù)，及時上報“政府采購計劃”；當(dāng)需要進(jìn)口設(shè)備時，向財政部門申請變更采購方式。ARP系統(tǒng)將實現(xiàn)采購模塊與政府采購系統(tǒng)、財政部采購方式變更審批系統(tǒng)等的互聯(lián)，從根本上規(guī)范采購方式的合理性。

隨著國家科研投入的日益增加，科研院所資金流量和存量額日益增大，財務(wù)工作結(jié)算任務(wù)重。通過開放網(wǎng)上報銷系統(tǒng)與銀行結(jié)算系統(tǒng)端口，實現(xiàn)銀企互聯(lián)功能，將大大減少銀行支付系統(tǒng)的錄入工作量和工作差錯，降低財務(wù)人員資金支付壓力。

4.4 ARP系統(tǒng)由管理信息系統(tǒng)向決策應(yīng)用系統(tǒng)轉(zhuǎn)變

在未來，科技進(jìn)步對經(jīng)濟增長的貢獻(xiàn)率大幅上升，中國將進(jìn)入創(chuàng)新型國家行列。中國科學(xué)院堅持“創(chuàng)新科技、服務(wù)國家、造福人民”的發(fā)展宗旨，落實“一三五”（一個定位、三個重大突破、五個重要培育方向）規(guī)劃，積極探索激發(fā)創(chuàng)新能力的體制機制。ARP系統(tǒng)將用于支撐服務(wù)中國科學(xué)院“創(chuàng)新2020戰(zhàn)略”，進(jìn)一步推進(jìn)管理信息化的進(jìn)程，根據(jù)技術(shù)發(fā)展的要求，建設(shè)中國科學(xué)院管理云環(huán)境，實施“信息化管理與決策支持工程”，實現(xiàn)由管理信息系統(tǒng)向決策應(yīng)用系統(tǒng)的轉(zhuǎn)變。

5 結(jié) 論

ARP信息系統(tǒng)是一種先進(jìn)的科研院所管理工具，作為財務(wù)管理者要正確地使用ARP系統(tǒng)，為整個科研院所的財務(wù)管理工作提供便利。ARP系統(tǒng)的廣泛應(yīng)用，使得科研院所的組織結(jié)構(gòu)趨向于扁平化，使信息溝通更加便利和有效。在科研院所的財務(wù)管理人員的財會知識方面也體現(xiàn)出現(xiàn)代科研院所管理的理念和最新模式。應(yīng)進(jìn)一步完善ARP系統(tǒng)，充分發(fā)揮其在科研院所財務(wù)管理過程中的積極作用，提升科研院所的綜合競爭力。

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