Excel賬務處理中輔助核算探討

[摘要] 我國中小企業(yè)利用Excel進行賬務處理是一可選方案，本文主要介紹在應用Excel處理賬務時，如何設置與應用輔助核算功能，使賬務系統(tǒng)為企業(yè)管理提供更多的信息。

[關鍵詞] 賬務處理；Excel；輔助核算

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2013 . 19. 019

[中圖分類號] F232 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2013）19-0032-02

1 引 言

我國中小企業(yè)居多，而這些企業(yè)若購買商品化的財務管理軟件，不僅成本太高得不償失，而且其中許多功能閑置。并且由于各單位業(yè)務情況各有不同，商品化的財務管理軟件必須要經過實施與維護才能投入使用，而且后期維護工作難度較大。而Excel集表格計算、豐富的圖形顯示和方便的數據管理功能于一體，可與各類管理信息系統(tǒng)軟件實現數據共享，還可提供管理和決策分析功能。另外，Excel軟件使用方便且價格便宜，因而利用Excel進行賬務處理在中小企業(yè)中得到廣泛應用。

在賬務處理中加入輔助核算功能可方便企業(yè)進行管理和決策。賬務處理中的輔助核算功能為用戶查詢、統(tǒng)計往來款、收入、支出等提供方便，為管理提供準確全面的信息，用于滿足企業(yè)更深層次的管理要求。利用Excel進行賬務處理時如何設置與應用輔助核算，是本文探討的問題。

2 輔助核算及其類型

輔助核算通過核算項目來實現。核算項目是會計科目的延伸，設置某科目有相應的輔助核算后，相當于設置了科目按核算項目進行更為明細的核算。但核算項目又不同于明細科目，它具有更加靈活方便的特性，一個核算項目可以在多個科目下，而且一個會計科目可以設置單一核算項目，也可以選擇多個核算項目。

常用的輔助核算類型包括單位往來核算、個人往來核算、部門核算、項目核算等，分別完成對賬戶的各往來單位信息、個人信息、部門信息及項目信息的獨立核算和反映。

2.1 單位往來核算

單位往來是指企業(yè)和其他企業(yè)間發(fā)生的各種債權債務業(yè)務，包括客戶往來和供應商往來。單位往來輔助賬是為了核算企業(yè)在生產經營過程中與外部企業(yè)發(fā)生的往來經濟業(yè)務，進行客戶和供應商往來款項的發(fā)生與清欠管理工作。而應收賬款、預收賬款和應付賬款等則是處理單位往來業(yè)務的科目。采用單位往來核算可以查詢與各客戶和供應商往來款項的總賬、明細賬，還可生成催款單、對賬單以及賬齡分析報告等。

2.2 個人往來核算

個人往來是指企業(yè)與企業(yè)內部職工之間發(fā)生的經濟往來業(yè)務，如出差借款、私人借款等。特別對于個人往來業(yè)務多的企事業(yè)單位，在賬務處理時，啟用個人往來輔助核算功能，進行個人借款、還款管理工作，可及時地控制個人借款，完成清欠工作，并可減少清理工作量，有利于加強個人往來賬戶的管理。另外，當需要將企業(yè)職工作為核算對象時，也可以使用個人核算。如其他應收款、主營業(yè)務收入等均可設為個人核算科目，用于反映職員的借還款情況或銷售業(yè)績。采用個人往來核算可以查詢個人往來明細賬，還可生成催款單、余額表以及賬齡分析報告等。

2.3 部門核算

部門核算是指對企業(yè)各個職能部門分別進行財務核算或業(yè)務管理。部門核算主要為了考核部門收支的情況，及時反映各部門的費用支出，對各部門的收支情況進行比較分析，便于各部門考核。如可將制造費用、管理費用、主營業(yè)務收入等科目及其明細科目設置為部門核算，用于反映企業(yè)不同部門費用使用情況及銷售業(yè)績。采用部門核算不僅可以查詢各級部門總賬、明細賬，還可對各部門進行收支分析等。

2.4 項目核算

項目核算指對企業(yè)的某些項目，如產品、課題、工程項目、合同訂單等的成本、費用、往來情況以及收入等進行單獨核算。如可將生產成本、在建工程、主營業(yè)務收入等科目設置為項目核算，用于反映不同項目的生產成本、建造成本及銷售情況。采用項目核算可以查詢各種項目核算與管理所需的賬表，即項目總賬、項目明細賬，以及項目統(tǒng)計表和項目執(zhí)行分析報告等。

3 Excel賬務處理中設置輔助核算

應用Excel進行賬務處理時仍按照一般會計信息化軟件的處理流程，即包含系統(tǒng)初始化、憑證處理、賬簿處理、會計報表處理4項主要處理功能。輔助核算的設置主要是針對系統(tǒng)初始化和憑證處理，而賬簿處理和會計報表處理則是對設置好的輔助項目加以應用，可更方便快捷地完成賬簿處理和報表處理工作。

3.1 系統(tǒng)初始化功能中輔助核算的設置

系統(tǒng)初始化包括建立會計科目表與期初余額表。首先，建立一個會計科目工作表，輸入企業(yè)所有需要的會計科目，它的欄目包括科目代碼、科目名稱、余額方向以及各類輔助核算。

其次，輸入各賬戶期初余額，期初余額的輸入按輔助核算輸入，如圖1所示。

3.2 憑證處理功能中輔助核算的設置

憑證處理功能包括記賬憑證輸入和憑證查詢，其中最主要的工作是記賬憑證輸入，記賬憑證輸入是日常賬務處理的核心內容，用于錄入會計業(yè)務，即填制憑證，但在Excel中不是按傳統(tǒng)憑證的格式填制，而是采用類似普通日記賬的形式錄入，方便憑證查詢。它的欄目包括記賬憑證的主要項目以及輔助核算的項目，包括填制日期、憑證類別、憑證號、摘要、科目性質、總賬科目、科目代碼、科目名稱、借方金額、貸方金額、數量、單價、外幣、匯率、客戶或供應商、項目、部門、個人、結算方式、票號、附件張數、填制人、審核人等（如圖2所示）。

4 輔助核算在賬簿查詢中的應用

通過之前在系統(tǒng)初始化及憑證輸入時對各類輔助項目的設置，賬簿查詢中就可非常方便地查詢客戶往來、供應商往來、個人往來和項目等輔助賬，可利用Excel提供的篩選或分類匯總完成各種要求的輔助賬查詢。在此以客戶往來輔助賬為例說明，例如要查詢客戶 “X軟件學院”的應收賬款情況，可對憑證輸入表及期初余額表中的 “客戶或供應商”和“科目名稱”欄進行篩選操作，即可查看到該客戶的本期及期初的應收款情況，從而可分析出客戶付款的情況（如圖3所示）。

此外，還可利用Excel強大的統(tǒng)計和匯總功能，對各輔助項信息進行統(tǒng)計、匯總與分析，為決策者提供可靠的會計信息，為其做出科學的經濟決策提供保障。

主要參考文獻

[1]譚健，劉琪，等. Excel在會計信息處理中的應用[M]. 北京：清華大學出版社，2010.

[2]楊寶剛，王新玲. 會計信息系統(tǒng)[M]. 第3版. 北京：高等教育出版社，2011.