對企業合同管理標準化的研究

[摘要] 不論企業所屬行業及其性質如何，都要通過合同來開展其銷售、采購、技術轉讓等經濟活動。為維護合法權益和提高市場信譽，企業需要實施企業合同管理標準化來提高合同管理水平。本文對企業合同管理標準化相關問題進行探討。

[關鍵詞] 企業； 合同管理； 標準化

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2013 . 19. 042

[中圖分類號] F273； F715.4 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2013）19- 0077- 01

1 標準化理念的概述

由國際標準組織與國際電工委員會對“標準”所下的定義可知，標準的目的是為在某一情況下獲得秩序的最佳程度。這里所稱的“最佳程度”是理解標準與技術之間關聯性作用的一種言簡意賅的陳述。這說明了標準必須建立在科學、技術和經驗的綜合成果基礎上，反映當下的技術水平。這是因為制定標準的過程，就是將科學技術的成果和實踐中積累的先進經驗相互結合并對其進行總結。該標準化過程不是不加分析地納入，而是要經過分析、比較、選擇，再加以綜合，是一個總結和提煉的優化過程[1]。此外，標準化過程是一個不斷制定標準又不斷修訂標準的過程，這個過程本身就足以表明它是積累科學技術成果和實踐經驗的一種形式。這種形式比其他形式更系統、更廣泛，而且是有計劃、有組織地進行的。一個新標準的產生是科學技術積累的開始，標準的修訂是深化和提高，是新經驗取代舊經驗。從另一角度來看，標準化過程如人類文明社會經濟與科研活動實踐經驗的規范化過程。

2 企業合同管理標準化應用意義

（1） 通過標準化降低合同管理溝通成本。對企業合同管理的溝通與協作而言，在企業內、外各部門之間，通過制定各種合同標準實現合同管理的統一性，以保證企業合同管理功能的發揮。尤其是通過發展合同管理業務標準化，可把合同管理的各項業務活動內容、相互間的業務銜接關系、各自承擔的責任、工作的程序等用標準的形式加以確定，這不僅是加強管理的有效措施，而且可以使合同管理工作經驗規范化、程序化、科學化，為實現合同管理制度化與自動化奠定基礎。對企業外部合同簽訂而言，標準化使企業合同管理與企業外部約束條件相協調，不僅有利于企業解決原物料、配套產品、外購、委外業務等管理問題，而且可以使企業具有適應市場變化的應變能力，并為企業實施效率與效益化生產方式、供應鏈管理等先進管理模式創造條件。

（2） 以標準化作為提升員工工作效率的手段。從人的觀點切入，并結合標準化的概念，在實行合同管理標準化時，非常關鍵的一項工作是在規律與創新兩者之間取得平衡。也就是說，一方面提供固定程序讓員工遵循，另一方面為員工提供一定的自由度，讓員工能創新與有創意地處理成本、質量等挑戰性目標。在遵循工作規范上，將明確的工作標準，作為員工工作的指引。其次，在創新方面，企業在上述對員工明示的工作標準基礎上，應鼓勵員工改善現有的工作合同標準，當員工發現能夠加入自己的創新并可行的改善構想時，可帶給員工無比的活力與成就感，使員工工作的態度由被動接受指令，轉變為主動產生附加價值，實現員工與企業的共同成長。

3 企業合同管理標準化應用措施

（1） 設計合同標準化管理的組織體系。為了實現合同管理的標準化操作，企業有必要首先對合同管理的組織結構進行標準化的重構。這種標準化的組織結構包括如下一些內容。一是對于項目的申報部門進行重新定位，嚴格按照工程需要來設立項目，并且通過合同作為介質來協調工程項目申報所涉及的部門之間的合作問題。二是對于合同的歸口部門的管理工作進行重構。對于企業內部所涉及的所有工程合同，設立統一的協調管理部門，減少合同管理方面的沖突。設立統一的合同管理部門還需要配以明確系統的合同管理技術，如編制標準化的合同簽訂程序、合同驗收標準、合同解除與變更的標準等，通過標準化來提升合同管理的質量。三是商務活動機構的設立。這一機構的設立目的在于對合同管理所涉及的所有部門進行協調，督促合同上游部門做好合同簽訂的準備工作，并監督其與合同下游部門所開展的談判與簽約活動。

（2） 完善合同標準化管理的運行程序。第一，合同簽訂流程清晰化、簽訂過程主管化、成本控制層次化。項目管理機構須形成較為合理的合同簽訂過程管理程序。由于項目管理機構簽訂的合同大多數具有較多的專業元素，這就決定了專業工程師在合同簽訂中的主導地位。因此，合同簽訂前的合同洽商，由承辦人與合同相對方進行聯絡、溝通、洽商，計財部等其他部門在概預算情況、類似合同文本提供等方面配合合同承辦部門的工作。第二，合同檔案管理部門化、過程化、常態化。合同承辦人按項目管理機構合同管理部門要求跟蹤合同履行結束前相關情況，并圍繞合同收集、管理和保管合同簽訂前、合同簽訂、合同履行和合同結束各個環節形成的合同相關資料。原則上在合同履行結束后10日內將上述資料歸檔、裝訂成冊并形成資料清單送交合同管理員。第三，合同管理相關崗位互控化。合同相關各個崗位的工作是相互銜接、聯動的整體，各個崗位雖然分工各異，但本崗位對其他崗位也有控制、糾錯的義務。比如此次填報合同管理簽訂、履行表的過程，就是一個內部合同文本、驗工計價、財務付款各環節相互糾錯的一個絕好機會。

主要參考文獻

[1] 張繼昆，孫林. 企業合同管理標準化探討[J]. 石油工業技術監督，2001（1）.

[2] 閔小軍. 淺談合同文本標準化[J]. 中國管理信息化，2013（4）.