淺談如何提高秘書的綜合能力

摘要：隨著市場競爭越來越激烈，作為承上啟下，溝通內(nèi)外，輔

助領(lǐng)導的企業(yè)秘書，其自身素質(zhì)及管理能力的高低無疑對整個企業(yè)的運轉(zhuǎn)、競爭力的提升起著關(guān)鍵作用。發(fā)揮好秘書的綜合能力，對提高企業(yè)發(fā)展具有十分重要的意義。

關(guān)鍵詞：秘書 綜合能力 作用

參與政務(wù)、管理事務(wù)、搞好服務(wù)是辦公室工作的特點，辦公室在企業(yè)中居于核心地位，其作用可以概括為“樞紐、參謀、助手、窗口”。它既是輔政設(shè)謀的智囊團，又是服務(wù)上下的大總管，其服務(wù)水平如何，是檢驗每一位辦公室工作人員工作成效、工作能力的主要標準。辦公室工作人員不僅要能辦事、會辦事，更重要的是能謀事。要與時俱進，緊緊圍繞黨委工作的重心和企業(yè)經(jīng)營的目標，以正確的理論政策為導向，更新觀念，明確角色，主動協(xié)調(diào)，主動配合，主動服務(wù)，不斷提升自身的綜合能力。

1 注重調(diào)研，發(fā)揮參謀助手作用

辦公室的每一項工作都是政策性很強的工作。秘書就應(yīng)當具有較高的理論水平和政策水平，不僅要熟悉國家法律、法規(guī)，正確理解黨和政府的各項方針政策，還應(yīng)多學政治理論、經(jīng)濟、法律、歷史、哲學等各方面知識，特別是與工作密切的相關(guān)知識，培養(yǎng)發(fā)散性、立體性、多向性和綜合性的思維能力。要多關(guān)注國際國內(nèi)的大事，準確把握每個時期的重大決策和重點工作。對企業(yè)和領(lǐng)導的工作思路、意圖以及企業(yè)的重點經(jīng)濟指標、重要工作動態(tài)、重大會議精神要牢牢記住。要及時發(fā)現(xiàn)領(lǐng)導關(guān)注和群眾反映的熱點、難點，善于捕捉影響全局的新情況、新問題，找出癥結(jié)所在。對于一些重大決策和重點工作，領(lǐng)導已有初步思考，秘書要學會主動幫助梳理、完善，提出具有較高政策理論水平的意見和建議。要經(jīng)常深入基層，深入一線，把群眾的呼聲和創(chuàng)造性的經(jīng)驗及時反映出來。對重大問題要集中優(yōu)勢力量，調(diào)查研究，獲取第一手材料，提出切實可行的對策方案。在信息處理上，力求以最短時間、最快速度將真實信息提供給領(lǐng)導，供領(lǐng)導及時掌握，作出決策。

2 統(tǒng)籌兼顧，發(fā)揮綜合協(xié)調(diào)作用

辦公室作為綜合性辦事機構(gòu)，它是“總攬全局、協(xié)調(diào)各方”的司令部和指揮中心，它雖然不分管某一方面的具體業(yè)務(wù)，但卻要和各職能部門發(fā)生經(jīng)常的聯(lián)系，工作千頭萬緒，涉及面廣，內(nèi)容多，事務(wù)繁雜。秘書應(yīng)做到有條不紊、忙而不亂，分清主次，把握輕重，理清綜合協(xié)調(diào)工作的思路，充分發(fā)揮“總調(diào)度”的作用，著力做好縱向協(xié)調(diào)，橫向協(xié)調(diào)、內(nèi)部協(xié)調(diào)等多方面工作。縱向協(xié)調(diào)就是加強公司上下級之間的溝通，達到上令下行、下情上達、上下緊密配合，步調(diào)一致。當上級的決議、決定、指令形成后，要盡快向下傳達，使之得以迅速貫徹執(zhí)行，確保指令暢通。同時還應(yīng)該做好決議、決定在貫徹執(zhí)行中的解釋和說服工作，并及時向領(lǐng)導反饋執(zhí)行過程中的問題。橫向協(xié)調(diào)，就是要做好同級職能或業(yè)務(wù)部門之間的關(guān)系協(xié)調(diào)。當各業(yè)務(wù)部門或相關(guān)單位因認識和處理問題的角度不同而引起紛爭和矛盾時，秘書應(yīng)當充分發(fā)揮協(xié)調(diào)職能，按規(guī)章制度辦理，促使有關(guān)各方認真履行好、落實好領(lǐng)導的意圖和企業(yè)的決策部署，消除工作中的梗阻。協(xié)調(diào)是一門科學，更是一門藝術(shù)，尤其要注重協(xié)調(diào)時的方式方法。在處理人際關(guān)系上特別要注意細節(jié)，把握分寸。辦公室工作任務(wù)重、標準高，要求嚴，既具體又繁忙，既緊張又寂寞，既辛苦又清苦，難免會產(chǎn)生煩躁情緒，這就要求秘書在協(xié)調(diào)中學會控制，努力構(gòu)筑起一個重和諧、講和睦的人際交流平臺，做到相互支持，相互配合，相互促進，使協(xié)調(diào)工作順利開展。

3 推動落實，發(fā)揮督查作用

為政之要，重在落實。決策的制定，事情只是成功了一半，還有重要的一半是決策的實施、政令的運行。督查工作是由領(lǐng)導授權(quán)進行督促檢查的一種領(lǐng)導行為，是推動企業(yè)決策落實的重要手段和有效的方法。督查工作是一項政策性、實踐性、實效性、服務(wù)性都很強的管理工作。秘書要根據(jù)領(lǐng)導的意圖，制訂督查方案，進行分解立項，將工作落實到有關(guān)部門，明確責任，提出要求，及時跟進督查。對重點工作、重點項目要實行隨時跟蹤，檢查是否把重大決策、重大工作部署落實到位，是否收到了實效，各項政策、決策、部署在運行過程中是否做到不減力，不梗阻、不變調(diào)，一以貫之，一抓到底。對于專項查辦，要分層次搞好督辦，對領(lǐng)導的重要批示件，必須作為督辦的首要任務(wù)，高度重視，下大力氣，花大精力，用真功夫，抓好督查。秘書要善于透過現(xiàn)象看本質(zhì)，發(fā)現(xiàn)決策實施過程中的新情況、新問題。著眼于督促矛盾和問題的解決，著眼于決策在哪些方面需要補充、修正；著眼于哪些方面還會延伸出新的決策。要及時宣傳、推廣決策落實中的好經(jīng)驗、好做法，并且盡可能地總結(jié)、提煉、升華成可供領(lǐng)導決策參考的有用資料，真正起到參謀助手作用。秘書的督查工作只是代表領(lǐng)導和公司進行督辦，旨在收集反饋信息，傳達領(lǐng)導的指示，了解實情，不具備指揮的權(quán)力和職能，不能越位，更不能以“欽差大臣”自居。

4 開拓進取，發(fā)揮創(chuàng)新作用

創(chuàng)新精神體現(xiàn)在工作中，就是善于提出新的問題、新觀點和突破性的解決思路。秘書要勇于開拓，不斷創(chuàng)新，學會：一要棄舊圖新，別開生面，善于變革。二要勇于打破固有的思維模式和工作習慣。正確的要堅持，不足的要完善，錯誤的要改正，沒有的要創(chuàng)新。三要自覺轉(zhuǎn)換觀念，善于靈活變通，尋求最佳解決方案。同時，秘書要在發(fā)揮優(yōu)良傳統(tǒng)的基礎(chǔ)上，拓展服務(wù)領(lǐng)域、提升服務(wù)的管理水平，實現(xiàn)三種轉(zhuǎn)變：一是從事務(wù)服務(wù)向綜合服務(wù)轉(zhuǎn)變，二是“復制”工作向創(chuàng)新工作轉(zhuǎn)變，三是從一般管理向人性化服務(wù)轉(zhuǎn)變。

5 樹好形象，發(fā)揮表率作用

秘書身處在領(lǐng)導周圍，其言行直接關(guān)系到企業(yè)對外形象。秘書要在提高自身素質(zhì)的能力上下功夫：一是錘煉和培養(yǎng)愛崗敬業(yè)的作風。雖然辦公室的事務(wù)性工作多，瑣碎事情多，但這些工作都是圍繞領(lǐng)導決策、圍繞中心工作開展的，都具有很強的政治性、敏感性。秘書在工作中要瞄準高起點、高要求、高標準，以極端負責、極為用心、極其精細的態(tài)度，做好每一項工作，牢固樹立精品意識，質(zhì)量意識。精益求精辦文，精密細致辦會、精誠團結(jié)辦事。二是錘煉和培養(yǎng)謙虛謹慎的作風。辦公室工作系統(tǒng)性和關(guān)聯(lián)性很強，很多工作不是一個人或一個部門能夠獨立完成的，是一個相互配合的過程。秘書要懂得謙讓，同志之間大事多研究，小事多溝通，好事多謙讓，要熱忱待人，樂于與群眾多交流，學會謙虛，學會傾聽，學會體諒，必要時還要學會讓步，真正做到與人為善。三是錘煉和培養(yǎng)雷厲風行的作風。“行勝于言”，對工作要“搶”字當頭，要增強效率意識和時間觀念，要按照“嚴要求、快節(jié)奏、高效率”的標準，不斷強化服務(wù)意識，身先士卒，作出表率。對領(lǐng)導交辦的事，要即說即辦，當日事當日畢，杜絕辦事拖拉、推諉扯皮，議而不決，決而不行。做到公文辦理不拖延，會務(wù)工作不紊亂，信息上報不誤時，督查落實不誤事，重要活動不出錯，群眾接訪不缺位。四是錘煉和培養(yǎng)求真務(wù)實的作風。秘書要在任何時候，任何情況下，都必須堅持實事求是的辦事原則。要培養(yǎng)誠信守約的職業(yè)操守，弘揚新風正氣，倡導埋頭實干。要多深入基層，深入一線，密切與基層進行交流溝通，摸實情，講實話、辦實事，求實效。五是錘煉和培養(yǎng)嚴謹細致的工作作風。辦公室工作無小事，堅持把小事當作大事來辦，從細節(jié)入手，從小處抓起，實行精細化管理，確保每個細節(jié)環(huán)環(huán)相扣，保證整體工作運轉(zhuǎn)順暢。

總之，隨著現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展，企業(yè)對秘書工作也提出了更多、更新、更高的職能要求，秘書工作在企業(yè)發(fā)展中已不再是定位于傳統(tǒng)的“筆桿子”和“綜合服務(wù)人員”，而是提高到專業(yè)的輔助管理上來。所以作為秘書，在輔助企業(yè)管理工作中，要轉(zhuǎn)變觀念，在綜合處理信息，科學化管理方面必須發(fā)揮靈活的特點。堅持變化、發(fā)展、求新，不墨守成規(guī)，封閉、保守、僵化，做事被動。要以不變應(yīng)萬變，要積極主動地關(guān)注新情況、新問題，掌握社會動態(tài)，了解市場熱點和“敏感點”，讓秘書的工作在企業(yè)的發(fā)展中得到最有效的發(fā)揮。

參考文獻：

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