探析加強國家檔案資源建設的有效途徑

摘要：作為檔案“三個體系”建設的重要組成部分，國家檔案資源建設現實面臨著檔案來源多元化、檔案管理多樣化、檔案利用社會化等帶來的新挑戰與新問題。據此，筆者結合分析國家檔案資源建設的制約因素和發展機遇，認為可從強化宣傳、完善制度、優化館藏、整合資源等層面入手探尋國家檔案資源建設的有效途徑。

關鍵詞：國家 檔案資源 建設

國家檔案資源，是指過去和現在的國家機構、社會組織和個人在社會活動中形成的對國家和社會有保存價值的檔案的總和。國家檔案資源建設是以建立一個門類齊全、結構合理、管理科學，能為社會主義現代化有效服務的，具有中國特色的檔案資源體系為目的，依據國家有關檔案法律法規開展的檔案積累、移交、接收、整理、檔案資源開發利用等一系列檔案工作。國家檔案資源建設是檔案工作的立身之本，它既是檔案工作的源頭起點，又是檔案工作的終極目標；不僅是國家檔案局的整體部署，而且是社會各界、廣大民眾的迫切要求與現實需要。因此，認清當前國家檔案資源建設所面臨的新挑戰與新問題，找準相關制約因素和發展機遇，探析加強國家檔案資源建設的有效途徑，是我們必須重視并加以研究的一大課題。

1 國家檔案資源建設面臨的新挑戰與新問題

由于種種原因，當前國家檔案資源建設中應對新情況與新挑戰準備不足，辦法不多，措施不力，造成了一系列問題。

1.1 檔案來源多元化的挑戰 隨著我國經濟、科技、文化與社會發展的日新月異，各領域、各層面、各門類國家檔案資源數量日益增長，內容不斷豐富。從檔案形成者看檔案的來源，主要包括國家機關、團體、企業事業單位、其他組織和個人。在以前相當一段時間，我國大都重視管理國家機關事業單位、社會團體傳統產生的國家檔案資源，對于企業檔案也僅滿足于接收國企改制檔案等，而對于新時期產生的特殊載體檔案，對于集體所有、個人所有以及其他不屬于國家所有的國家檔案資源不夠重視，形成諸多問題。如新時期，部分實現無紙化辦公的單位由于缺乏戰略眼光、法制觀念淡薄或是單位實際困難等因素沒能及時建立各門類檔案，造成國家檔案資源不斷流失；又如很多體現地方特色、民族特色、文化特色的國家檔案資源產生、收藏均在民間，同時缺乏必要的業務指導，相關檔案工作沒有跟上。

1.2 檔案管理多樣化的挑戰 1999年修訂的《檔案法實施辦法》明確規定“屬于集體所有、個人所有以及其他不屬于國家所有的對國家和社會具有保存價值的或者應當保密的檔案，檔案所有者可以向各級國家檔案館寄存、捐贈或者出賣”。實際上，除少部分最終移交至國家檔案館之外，非國家所有的國家檔案資源普遍由所有者自行管理或是出賣、轉讓或者贈送給國家檔案館以外的單位、個人，形式多種多樣。還有的檔案所有者、管理者檔案意識不強，檔案知識不夠，不懂得進一步收集和積累檔案資源，不知曉如何規范整理檔案，不了解如何保管和利用檔案資源。此外，非國家所有的國家檔案資源如果自行保管，則面臨著相當大的安全隱患。譬如有的紙質檔案老化、褪色、潮濕霉變、蟲毀鼠咬，沒有得到及時防護和修復；有的聲像檔案、電子檔案由于人為的涂改、濫用、損壞，已經破壞了其原始性和完整性，甚至無法利用；還有的檔案在搬家、借閱、利用等過程中遺失了。

1.3 檔案利用社會化的挑戰 國家檔案資源，都具有利用價值，其原件、復制件可或作參考，或作憑證。當前，各類人群對檔案的利用需求愈來愈社會化、常態化，同時對國家檔案資源建設提出了更高的要求。沒有歸集到國家檔案館的國家檔案資源，一般未對外公開，利用也很有限，難以實現資源共享。出于檔案所有權等原因，人們往往莫奈其何，只好寄希望在各級國家檔案館查找到所需信息。然而，由于人力、物力、財力等因素制約，目前地方國家檔案館館藏資源普遍存在三個不足，制約了國家檔案資源建設：一是館藏以文書檔案為主，多數未實現重要檔案數字化，另聲像、實物、電子文件等其他門類檔案數量偏少；二是館藏檔案以反映黨政工作的內容為主，反映當地經濟、社會、文化、科技、民生的內容少，缺乏反映當地文化特色、民族特點、人群特征等具濃厚生活氣息的內容。三是館藏檔案中真正有份量、有重大意義、具重大影響的珍貴檔案數量有限，創造的社會效益、經濟效益不大。

2 國家檔案資源建設現面臨的發展機遇

如果說以上挑戰是制約國家檔案資源建設發展的瓶頸，那么，我們同時也要清醒地認識到，國家檔案資源建設也正面臨著前所未有的發展機遇，切實起著催化、助跑的作用。

2.1 檔案資源體系建設的機遇 2010年5月，國家檔案局提出，要同步推進檔案資源體系和檔案利用體系建設、檔案安全體系建設等“三個體系”建設。其中檔案資源體系建設為“三個體系”建設之首，實際主體就是指國家檔案資源建設，后兩者都與之息息相關，重要性不言而喻。國家檔案局局長楊冬權進一步提出，“十二五”時期，我國將全面推進和完善覆蓋人民群眾的檔案資源體系建設。在檔案資源體系建設過程中堅持以人為本，重點在普遍推進，全面完善覆蓋人民群眾的檔案資源體系，保證經濟社會發展全過程和各領域形成的檔案應建盡建，全面覆蓋。同時樹立“大檔案”的觀念，抓緊制定法規，加強文件歸檔工作，加強檔案接收進館工作，加強檔案收集工作，加大檔案資源整合力度。

2.2 相關規章陸續發布的機遇 近年出臺的，緊密關系國家檔案資源體系建設內容的包括國家檔案局第8號令、第9號令、第10號令等行政規章。2006年12月，國家檔案局發布第8號令，即《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》，界定了機關檔案哪些文件材料需要分類歸檔，以及需歸檔的文件材料如何劃定保管期限，在很大程度上促進了機關事業單位國家檔案資源的齊全、完整。2011年11月，國家檔案局發布第9號令，即《各級各類檔案館收集檔案范圍的規定》，是各級各類檔案館接收和收集檔案的根本依據，從法理層面解決了新時期國家檔案資源體系科學布局、合理歸屬、有法可依等問題。2012年12月，國家檔案局發布第10號令，即《企業文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規定》，對于強化企業尤其是國有企業建立科學合理的檔案資源管理，是一個強有力的補充。

2.3 利好政策連續出臺的機遇 一是中央大力支持中西部地區縣級國家檔案館建設項目。此項目于2010年啟動，列入了“十二五”中央預算內投資計劃范疇。就湖南省而言，中央每年都有數千萬元補助高標準新建縣級國家檔案館，這對于抓好館藏建設、強化檔案服務、提高檔案安全保障等國家檔案資源建設內容有積極作用。二是“十二五”以來，中央和地方加大了對國家重點檔案搶救和保護補助費的支持力度。同時，進一步加強了對國家重點檔案搶救和保護補助費的管理，使之分配和使用更加規范。三是從國家層面提出了增加國家檔案館人員編制的要求。2013年3月3日，中國人民政治協商會議第十二屆全國委員會第一次會議在京開幕。全國政協委員、國家檔案局局長楊冬權向大會提交了《關于隨館藏數量增加而相應增加各級國家檔案館人員編制的提案》。相信不久的將來，各級國家檔案館事多人少的局面將有所改善。

3 探析加強國家檔案資源建設的有效途徑

國家檔案建設是一個重要的系統工程，需要結合實際不斷加以分析、研究并運用于實踐中去。對此，筆者主張積極應對機遇與挑戰，從強化宣傳、完善制度、優化館藏、整合資源等層面入手探析國家檔案資源建設的路徑。

3.1 強化檔案宣傳，樹立“大檔案”觀念 從思想觀念上要正本清源、統一認識。要通過各種檔案宣傳和業務學習，普及和深化檔案意識，增強對于“國家檔案資源大一統”的認識，讓社會廣泛接收“無論是誰形成、誰所有的檔案都是國家檔案資源組成部分”的概念，逐步克服本位主義、經驗主義、狹隘主義等的不良影響。同時，要繼續學習貫徹國家檔案局第8號令、第9號令、第10號令，切實破除檔案資源人為割裂、無檔邏輯、信息孤島等錯誤思想，牢固樹立“大檔案”觀念。此外，還要全面開展家庭建檔、民間收藏等社會檔案工作，明確專業人員負責相關指導收集、整理、歸檔、保管等工作，做到應建盡建、普遍推進，讓檔案走進各種非官方組織，覆蓋廣大人民群眾，讓“大檔案”觀念進一步深入人心。

3.2 完善相關制度，加強國家檔案資源管理 為有效加強國家檔案資源的管理，檔案行政管理部門應主動作為，充分發揮主觀能動性，抓緊制定相關制度，科學、依法、合理地理順各類檔案的歸屬與流向，并加強管理。一是要廣泛開展調研，通過征求意見、聽證、召開現場會等步驟，適時出臺能為社會普遍接收、操作性強的《國家檔案資源征集與管理辦法》。一方面要堅持以人為本，做好征集檔案的規范鑒定和合法購買，確保檔案所有者的合法權益。另一方面要創造條件，爭取由國家綜合檔案館收藏管理相關檔案資源，可通過征集原件、復制仿真、錄音錄像、捐贈寄存等方式實現資源整合和資源共享。二是要加強與村（居）、社區的街接，建立整體聯動的民間收藏及非國家所有檔案的定期登記備案制度，并依法實施監控。三是要及時開展對撤、并、轉單位檔案工作調研，制定相關工作方案或指導意見。四是要進一步健全關于重大活動檔案、名人檔案、禮品檔案等管理辦法，明確如何收集、如何建檔等。五是要幫助各單位建立完善的檔案工作管理網絡，確保業務部門定期向綜合檔案室移交各類檔案資料。六是要結合實際調整本地國家檔案館收集檔案范圍，確保國家檔案資源建設的科學發展。

3.3 優化館藏資源，做到門類齊全、結構合理 各級國家檔案館要在高標準建館和改善各類館藏條件的前提下，不斷優化和豐富館藏檔案資源。一是要擴大接收進館范圍，應視具體情況把接收單位從一級立卷機構擴大到二級、三級立卷機構，從官方機構擴大到社會的方方面面，使館藏結構更加科學、合理。二是要高度重視民生檔案、科技檔案、專門檔案、“三重一特”檔案等依法進館。“三重一特”檔案即重要人物、重大活動、重點建設項目及地方特色檔案，包括民族特色檔案、特殊人群檔案、地方文化檔案、地方產業檔案、地方特產檔案等。三是要高度重視聲像、實物、電子檔案等特殊載體檔案、新型檔案資源的規范進館，做到門類齊全、完整。此外，還要將重要、珍貴的檔案原件作全文數字化或作復制仿真處理。

3.4 整合檔案資源，做到科學共享、便于利用 要做好國家檔案資源整合，一是要將分散在各個部門和單位的檔案資源進行集中接收，對非國家所有的檔案資源進行有效征集，充分實現國家檔案館功能，發揮其作用。二是要對國家檔案館館藏資源做好定期清查和統計，確保規范整理和科學保管，分門別類建立臺帳，確保檔案的效用與安全。三是要對檔案資源進行優化配置和加工處理，以保障能夠最大程度地對社會開放利用，提供優質高效的服務。例如革命歷史檔案、民國檔案、清代檔案等一些特色檔案可分別建立專題目錄和全宗，進行系統管理。在新時期，各級國家檔案館還應根據形勢需要，將館藏紙質檔案進行全文數字化處理，同步加強數字化后的電子檔案管理，推廣與之相適應的檔案管理軟件。通過建立案卷和文件目錄數據庫、全文數據庫和多媒體數據庫，最終建成數字檔案館、智慧檔案館，形成覆蓋本區域的檔案管理網絡系統，實現館際之間的互聯互通，打造國家檔案資源廣泛共享的信息平臺。

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作者簡介：李靜（1981-），女，湖南常德人，湖南省常德市鼎城區信用聯社稽核審計部工作，研究方向：企業管理、金融學、檔案學；趙凡（1979-），男，湖南常德人，回族，湖南省常德市檔案局業務指導科工作，研究方向：公共管理、檔案管理；詹蘭云（1965-），女，湖南桃江人，湖南省常德市第六中學工作，工程師、講師職稱，研究方向：檔案管理。