淺談在企業電算化環境下的內部控制

【文章摘要】

隨著我國經濟的快速發展，科學技術的進步，會計電算化技術日趨成熟，越來越多的企業都擺脫了原來的手工記賬，代之以方便操作、計算精準的電算化會計核算軟件技術，本文就如何在新的會計環境下建立一套行之有效的內部控制制度進行了簡單的分析和探討。

【關鍵詞】

會計電算化；內部控制

1 實行電算化會計后，企業內部控制環境的變化

傳統的手工記賬環境下，嚴格遵照不相容崗位的分離制度，職責分工不同。而在電算化會計核算環境下，由于功能和知識度集中，導致職責的集中，原手工操作下不宜合并的崗位，采用電算化后可以合并，會計人員大大減少，致使這些原則的重要程度下降。同時，大量的基礎會計人員，普遍存在對于電算化核算軟件的了解不深，操作能力不夠，使得會計核算軟件的許多功能無法得到充分的應用，包括會計軟件的二次開發無法實現，軟件功能浪費的現象。再次，因為職責分工的不明確，組織機構和崗位之間的相互制約、相互監督和相互控制機制不夠重視，這使得利用計算機的舞弊現象時有發生。

會計電算化之后，財務數據可以利用導出等功能在網絡環境下實現傳遞、共享，會計信息系統的數據處理突破了原有的封閉式的系統環境。企業的內部控制也不再局限于企業的內部，而是擴展到企業與企業之間、企業與客戶之間、企業與國家之間。利用互聯網的優勢可以實現內部控制的宏觀化，擴大企業的內部控制范圍，會計信息的網上實時處理成為可能。

2 實行會計電算化后，企業內部控制所面臨的問題

首先，原有傳統的會計核算，更多的是采用紙張來記錄原始數據，這些數據一旦被修改，很容易通過涂改痕跡識別。但在會計電算化環境下，數據通過錄入人員輸入到系統后，一旦通過技術手段更改，往往不留痕跡，給一些不法之徒提供了機會，比如通過偽造或修改客戶、銀行的憑證，制造虛假交易記錄，進而達到侵吞國有資產等目的。

其次，在會計電算化核算條件下，對內控崗位的設置的要求不明確。許多企業在崗位設置時對不相容職務的分離考慮不周全。因此企業在運行會計電算化系統時，應對原有的組織機構，按電算化系統中的崗位設置必須進行適當的調整并明確各崗位職責，以適應計算機會計系統的要求。同時，采用會計電算化軟件，對原始憑證的歸集要求不能改變，必須做到賬實相符。

再次，實行會計電算化核算，財務數據信息都以非實物狀態存在于磁質界面或者網絡服務器，為避免黑客攻擊，必須嚴格加以安全防范，提高安全防范的標準。同時，有的財務軟件操作系統，權限設置不明確，可能存在越權操作，增加了內控風險。

最后，會計檔案保管制度不健全。第一是對電算化檔案重要性的認識不到位，造成檔案管理內容不全；第二是會計檔案沒有嚴格執行分人分地保管，存在較大的隱患；第三是數據備份存在偏差。雖然對數據進行備份，但不能堅持定期備份。目前，大型集團公司多采用的是網絡會計核算系統，數據多儲存在大型的數據服務器上，如果出現計算機故障就可能導致數據的丟失，因此對硬件要求很高。一旦對數據沒有定期檢查，沒有針對突發問題采取補救措施的能力，可能造成巨大及難以預計的損失。

3 針對上述可能存在的問題，對會計電算化環境下內控建設的一點建議

其一，面對會計電算化核算中存在的諸多不利影響，首先就要提高會計人員的專業素質，特別是針對財務核算軟件的操作規范，制定嚴格的制單-審核-記賬的權限設置，以及網絡付款的審批流程，把控不同程序模塊的風險防范關，堵住各種可能出現的系統漏洞，保護數據的安全、完整。同時，在對各類數據的輸入過程中，務必責權分離，嚴格執行授權審批制度，防止未經授權的人員擅自動用系統各種資源。繼續遵守不相容崗位相分離的制度，定期進行崗位輪換，以便及時發現錯誤。同時，企業應樹立員工主人翁的意識，激發員工對工作的熱情和積極性。對各個崗位的性質和業務范圍進行分析，保證各個崗位人員權利和義務相適應。及時打印各種憑證及賬簿，歸類存檔，交由專人負責保管。

其二，加強企業內部控制審計監督，會計核算軟件開發過程中，需要審計監督的作用，審查系統內數據與書面資料是否一致，同時審查數據保存方式的安全性、合法性，避免非法修改原始數據。為審計人員設置一定的查閱權限，定期組織審計部門展開專項審計工作，比如對收入確認、成本歸集、費用報銷類審查賬實是否相符。特別是對長賬齡的債權債務定期清查，有無出現虛假入賬或者款項已結沒有入賬的現象，落實責任單位和責任人，出具對專項內部審計的報告，上報公司總經理及董事會。審計監督還體現在對會計核算系統崗位的權限設置上，編制相關的操作流程或規范，審查實際操作中有無執行。

其三，保證電子數據的安全。大中小型企業的會計核算電子數據一般都保存在計算機硬盤或其他磁質界面上，特別是集團公司的會計核算數據，時間跨度大，橫向和縱向的數據都很龐大，因此要求企業在經濟條件允許的情況下，配備性能優質的計算機硬件設備，同時購買正規的財務核算軟件，定期進行系統維護和升級，安裝安全防護軟件系統。目前大型公司，特別是上市公司的會計核算系統，不僅僅是單一的財務核算，往往與業務部門互相滲透，數據在某一領域往往是實現共享的，這就更加要求數據的安全防護級別更高，防止黑客和不法分子的惡意攻擊，避免數據被竊取和商業機密的泄露。

其四，電子信息檔案的管理，實現制度化和規范化。會計檔案管理人員要養成備份的習慣，并對不同期間的數據備份分類標號，便于管理與查找。對于已經備份的數據，也要定期進行檢查與拷貝。年終要對所有電子檔案進行歸類整理，分門別類的標注日期、目錄編號，并整理成固定的目錄格式，方便借閱。借閱時，務必提供有效的借閱證明。最后應定期的采用等距抽樣或隨機抽樣的方式，對會計電子檔案進行檢測，以便及時做好數據維護工作。

經濟的發展，勢必導致信息技術的進步，會計電算化是大勢所趨，因此，對傳統會計與財務管理帶來革命性的變化也是必然。在利用現代化的管理工具的同時，建立高效、有序的內控機制，保證會計數據的準確、安全，提高財務管理的效率，促進會計電算化向更深層次更高水平發展，更好的為提高現代化企業的管理水平和快速發展服務。

【參考文獻】

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[2]王棣華，杜晉賢。淺析會計信息化與企業內部控制[J].會計之友（上旬刊），2008