電算化會計系統(tǒng)內(nèi)部控制研究的初探

【文章摘要】

伴隨著高科技會計電算化及網(wǎng)絡(luò)會計的普及，會計系統(tǒng)的內(nèi)部控制越來越受到人們的關(guān)注，會計核算和會計管理的環(huán)境都發(fā)生了很大的變化，由于電算化會計系統(tǒng)的特殊性，使得建立一整套適合電算化會計系統(tǒng)的內(nèi)部控制制度就顯得尤為重要。

【關(guān)鍵詞】

電算化；會計；控制

隨著計算機(jī)和現(xiàn)代信息技術(shù)在會計中的廣泛運(yùn)用，會計工作經(jīng)歷了從手工會計到電算化會計的發(fā)展過程。會計數(shù)據(jù)處理的工具也從算盤等發(fā)展到計算機(jī)單機(jī)和計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)。作為會計信息系統(tǒng)重要組成部分的內(nèi)部控制，在電算化會計信息系統(tǒng)環(huán)境下，其作用不是削弱而是加強(qiáng)了。它的控制手段呈多元化趨勢，對控制本身的要求更加嚴(yán)格，電算化會計信息系統(tǒng)進(jìn)一步向深層次發(fā)展，這些改變既給企業(yè)帶來效益，同時也帶來了內(nèi)部控制上的問題和挑戰(zhàn)。

1 電算化會計系統(tǒng)與內(nèi)部控制制度的相關(guān)性

1.1 計算機(jī)改變了企業(yè)會計核算的環(huán)境

會計部門不僅利用計算機(jī)完成基本的會計業(yè)務(wù)，還能利用計算機(jī)完成各種原先沒有的或由其他部門完成的更為復(fù)雜的業(yè)務(wù)活動，如銷售預(yù)測、人力資源規(guī)劃等。隨著遠(yuǎn)程通訊技術(shù)的發(fā)展，會計信息的網(wǎng)上實時處理成為可能，業(yè)務(wù)事項可以在遠(yuǎn)離企業(yè)的某個終端機(jī)上瞬間完成數(shù)據(jù)處理工作，原先應(yīng)由會計人員處理的有關(guān)業(yè)務(wù)事項，現(xiàn)在可能由其他業(yè)務(wù)人員在終端機(jī)上一次完成；原先應(yīng)由幾個部門按預(yù)定的步驟完成的業(yè)務(wù)事項，現(xiàn)在可能集中在一個部門甚至一個人完成。因此，企業(yè)內(nèi)部控制制度的建立和完善就顯得更為重要。

1.2 電算化會計系統(tǒng)改變了會計憑證的形式

在電算化會計系統(tǒng)中，會計和財務(wù)的業(yè)務(wù)處理方法和處理程序發(fā)生了很大的變化，各類會計憑證和報表的生成方式、會計信息的儲存方式和儲存媒介也發(fā)生了很大的變化。由于電子商務(wù)、網(wǎng)上交易、無紙化交易等的推行，每一項交易發(fā)生時，有關(guān)該項交易的有關(guān)信息由業(yè)務(wù)人員直接輸入計算機(jī)，并由計算機(jī)自動記錄，原先使用的每項交易必備的各種憑證、單據(jù)被部分地取消了，原來在核算過程中進(jìn)行的各種必要的核對、審核等工作有相當(dāng)一部分變?yōu)橛捎嬎銠C(jī)自動完成了。因此，電算化會計系統(tǒng)的內(nèi)部控制的重點(diǎn)為對人、機(jī)控制為主。

1.3 會計電算化系統(tǒng)的建立提高了控制舞弊、犯罪的難度

隨著計算機(jī)使用范圍的擴(kuò)大，利用計算機(jī)進(jìn)行的貪污、舞弊、詐騙等犯罪活動也有所增加，由于儲存在計算機(jī)磁性媒介上的數(shù)據(jù)容易被篡改，有時甚至能不留痕跡地篡改，數(shù)據(jù)庫技術(shù)的提高使數(shù)據(jù)高度集中，未經(jīng)授權(quán)的人員有可能通過計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)瀏覽全部數(shù)據(jù)文件，復(fù)制、偽造、銷毀企業(yè)重要的數(shù)據(jù)。計算機(jī)犯罪具有很大的隱蔽性和危害性，發(fā)現(xiàn)計算機(jī)舞弊和犯罪的難度較之手工會計系統(tǒng)更大，計算機(jī)舞弊和犯罪造成的危害和損失也可能更大。

2 電算化會計系統(tǒng)內(nèi)部控制的必要性

2.1 防范企業(yè)經(jīng)營風(fēng)險

為了及時、準(zhǔn)確地提供經(jīng)營管理所需要的會計信息，以及買方市場的迅速形成，近幾年來，不少企業(yè)相繼建立了電算化會計信息系統(tǒng)，一是直接外購商品化通用會計軟件；二是自己開發(fā)或委托開發(fā)會計軟件。這兩者都給企業(yè)帶來一定的困難，自己開發(fā)或委托開發(fā)會計軟件，優(yōu)點(diǎn)在于能最大限度地滿足企業(yè)會計工作需要，但存在較大缺點(diǎn)：不僅開發(fā)成本往往較高，開發(fā)出來的會計軟件較難通過財政部門的認(rèn)可，而且數(shù)據(jù)的安全與維護(hù)存有隱患。因此絕大多數(shù)企業(yè)都是直接購買商品化通用會計軟件，選用這種方式，投入少、見效快，使用維護(hù)容易到位，不過也有其致命弱點(diǎn)。

2.2 來自經(jīng)濟(jì)全球化的挑戰(zhàn)

隨著我國會計核算制度的進(jìn)一步國際化，國外會計軟件對我國會計制度的適應(yīng)性明顯增強(qiáng)，無形中削弱了國產(chǎn)軟件遵循現(xiàn)有會計制度、符合財務(wù)會計人員操作習(xí)慣的優(yōu)勢。隨著企業(yè)經(jīng)營環(huán)境的變化，在會計實踐中產(chǎn)生了多層次、多方位的會計主體，從而形成對編制合并會計報告和分部報告的需求?？鐕?jīng)營的和對外貿(mào)易的發(fā)展將更加需要有關(guān)外幣業(yè)務(wù)會計和外幣報表折算的功能。還有，在成本核算體系、稅務(wù)會計處理、基金會計、非盈利組織會計等方面，我國都需要進(jìn)一步完善現(xiàn)存的會計體系，修訂和補(bǔ)充具體會計準(zhǔn)則。

2.3 適應(yīng)互聯(lián)網(wǎng)時代發(fā)展趨勢

互聯(lián)網(wǎng)在財務(wù)會計中的運(yùn)用，使得財務(wù)數(shù)據(jù)的收集、加工、處理都可以適時進(jìn)行，不僅迅捷、而且可以雙向交流財務(wù)信息的及時性得到極大的提高。甚至報表閱讀者可以根據(jù)自身的需要，以財務(wù)會計的原始數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)。進(jìn)行再加工，獲得更深入的信息。另一方面，互聯(lián)網(wǎng)是高科技的產(chǎn)物，并將日益成為人類經(jīng)濟(jì)生活中不可缺的一部分。在以知識尤其是高科技為基礎(chǔ)的知識經(jīng)濟(jì)社會，財務(wù)報告中包含的人力資源、環(huán)境保護(hù)等信息重要性迅速提高，以附表、附注形式披露的信息不再知識會計報表的補(bǔ)充，以前并不重要的信息或受成本效益原則約束無法披露的信息，都必須進(jìn)行充分、及時的披露。由此，傳統(tǒng)財務(wù)會計報告的結(jié)構(gòu)和內(nèi)容都需要進(jìn)行較大的變革。網(wǎng)絡(luò)是一個開放的環(huán)境，在這個環(huán)境中一切信息在理論上都是可以被訪問到的，除非它們在物理上斷開連接。因此，網(wǎng)絡(luò)下的會計信息系統(tǒng)很有可能遭受非法訪問甚至黑客或病毒的侵?jǐn)_。這種攻擊可能來自于系統(tǒng)外部，也可能來自系統(tǒng)內(nèi)部，而且一旦發(fā)生將造成巨大的損失，所以，加強(qiáng)會計電算化系統(tǒng)內(nèi)部控制制度建設(shè)就顯得十分重要。

2.4 強(qiáng)化審計工作的需要

國際上近代的審計都是以系統(tǒng)為基礎(chǔ)的，即審計師要對會計系統(tǒng)的內(nèi)部控制進(jìn)行審查和評價，以作為制定審計方案和決定抽查范圍的依據(jù)。由于會計系統(tǒng)實現(xiàn)了電算化，手工會計系統(tǒng)原有的內(nèi)容控制已不能適應(yīng)電子數(shù)據(jù)處理的新特點(diǎn)，不能有效地降低電算化會計系統(tǒng)特有的風(fēng)險。為了系統(tǒng)的安全可靠和系統(tǒng)處理與存貯的會計信息準(zhǔn)確完整，必須考慮電算化系統(tǒng)的特點(diǎn)，針對其固有的風(fēng)險，建立新的內(nèi)部控制。這些內(nèi)部控制除了有關(guān)電子數(shù)據(jù)處理的制度、規(guī)定和人工執(zhí)行的程序控制外，內(nèi)部控制的程序化是電算化會計信息系統(tǒng)的一個重要特點(diǎn)。如何識別、研究、審查和評價這些新的內(nèi)容控制，尤其是程序化的內(nèi)部控制，是會計電算化給審計提出的又一個新問題。在會計電算化條件下，由于內(nèi)部控制變化了，審計人員必然研究電算化系統(tǒng)的內(nèi)部控制，掌握其審查方法。對程序控制，審計員要利用計算機(jī)輔助審計技術(shù)進(jìn)行審計。對于電算化會計信息系統(tǒng)內(nèi)部控制的弱點(diǎn)，審計人員要能評估其影響，并向被審單位提出改進(jìn)的建議。

3 加強(qiáng)會計電算化系統(tǒng)內(nèi)部控制的主要措施

3.1加強(qiáng)系統(tǒng)內(nèi)部制度建設(shè)

實行會計電算化以后，計算機(jī)數(shù)據(jù)處理易于篡改而不易留下痕跡。健全的管理制度、授權(quán)的控制制度等都是保證財務(wù)系統(tǒng)安全運(yùn)行的基礎(chǔ)。對數(shù)據(jù)及時備份、防止病毒的侵害，都可以保障計算機(jī)系統(tǒng)的安全性。內(nèi)部審計人員應(yīng)給予處理數(shù)據(jù)的系統(tǒng)和數(shù)據(jù)本身更多的關(guān)注。

3.2 加強(qiáng)人員的職能控制

加強(qiáng)組織控制。就是將系統(tǒng)中不相容的職責(zé)進(jìn)行分離，并以相應(yīng)的管理規(guī)章與之配套。其目的在于通過設(shè)立一種相互稽核、相互監(jiān)督和相互制約的機(jī)制來保障會計信息的真實、可靠，減少發(fā)生錯誤和舞弊的可能性。

【作者簡介】

劉芳（1984—），女，遼寧沈陽市人，同濟(jì)大學(xué)軟件學(xué)院碩士研究生。