完善電算化會計信息系統內部控制建設

【摘要】隨著計算機和軟件技術的迅速發展，使得會計電算化在企業中得到了廣泛應用。會計電算化的普及使用，不僅給企業帶來了巨大效益，而且也給企業電算化會計信息系統內部控制帶來了嚴峻的考驗。本文在對傳統手工記賬與會計電算化的比較分析的基礎上，通過運用對比分析法以及國際經驗借鑒相結合的分析方法，探討了電算化會計信息系統給企業內部控制帶來的諸多問題，最后結合國內現狀，就完善電算化會計信息系統內部控制建設，提出了針對性策略。

【關鍵詞】會計電算化 內部控制 問題 策略

內部控制興起于上個世紀40年代中期，隨著幾十年的不斷發展，現代國際上比較有名的內部控制模式有美國的COSO內控模式、英國的Cad—bury內控模式和加拿大的COC0內控模式。電算化會計信息系統內部控制是企業內部控制的一種相當特殊的形式。而這些變革與發展，提高了工作效率，帶來巨大效益的同時，也給企業內部控制帶來了巨大挑戰。

一、傳統手工記賬系統與電算化信息系統的內部控制的比較

（一）傳統手工記賬系統與電算化信息系統的內部控制的主體不同

傳統手工記賬系統的內部控制的主體是人，記賬、結賬、轉賬等都是由人工來完成，財務處理工作比較繁瑣。而電算化信息系統的內部控制的主體是人和計算機，記賬、結賬、轉賬等由計算機自動完成，大量節約了人力、精力和時間。

（二）傳統手工記賬系統與電算化信息系統的內部控制的控制對象不同

在傳統手工記賬系統中，企業財務處理的不同階段是由不同的責任人負責記錄的，所有的會計資料都是以紙張介質為載體儲存，以備查驗，則其控制對象主要是人，其次還有會計處理程序等。而在電算化信息系統中，很多財務工作都是電算化信息系統自動完成，會計資料是記錄在計算機的磁性介質上，則其控制對象主要是計算機與人。

（三）傳統手工記賬系統與電算化信息系統的內部控制的內容不同

傳統手工記賬系統的內部控制的內容主要是對企業發生的經濟事項本身的業務交易處理。而電算化信息系統的內部控制的內容不僅如此，而且還包含了對電算化信息系統的安全、維護以及升級，專業的系統維護人員的管理等新內容。

（四）傳統手工記賬系統與電算化信息系統的內部控制的形式不同

在傳統手工記賬系統下，對于企業的每一項經濟業務，它的每一個財務處理環節都要經過具有相應權限的責任人的審核與簽章，會計處理工作的明確分工，崗位職責與權限明晰。而在電算化信息系統下，傳統的職權分離控制近乎消失。

（五）傳統手工記賬系統與電算化信息系統的內部控制的風險控制不同

傳統手工記賬系統主要是對企業財務處理具體執行人員的授權、批準等進行控制，實行的是崗位職責的相互分離與相互牽制制度，同時實行稽核檢查的制度。而在電算化信息系統下，財務處理業務由計算機自動完成，會計資料是儲存在計算機的磁性介質上，數據比較容易修改，且修改會不留痕跡，數據高度集中，如果控制不當，可能會導致企業重要數據被其他未經授權的人在網絡上進行瀏覽，甚至復制、偽造、銷毀等，風險也來源于此。

二、電算化會計信息系統對企業內部控制面臨的問題

（一）控制環境——組織結構扁平化，信息系統的執行主體與保存介質存在潛在隱患

會計電算化的引進，導致企業的內部組織結構呈現扁平化，內部控制的層次相對減少了，職權進一步集中，內部控制的中心發生了轉移。企業會計核算實行了無紙化，儲存在計算機的磁性介質上，記賬、財務報表等全部自動生成，體現了其數據的高度集中性，而這些可能會導致未經過授權的人員對企業系統數據和信息處理進行不留痕跡的篡改、偽造等非法操作，并且計算機磁性介質在受熱、受潮等因素的影響之下就會被損壞，容易造成企業重要的會計資料的損壞與丟失，使得企業面臨巨大風險。

（二）風險評估——思想認識不到位，會計信息的保密性和安全性存在潛在威脅

我國會計電算化的起步相對于西方國家來說比較晚，雖然我國目前已經有90%的行政事業單位、大中型企業集團都采用了會計電算化，但是對于目前情況而言，我國不少企業還沒有充分認識到企業實行會計電算化的意義以及重要性，企業領導者只是片面的看到了會計核算工具的改變，而沒有意識到電算化會計信息系統對企業的會計職能、管理方法與流程以及內部監督等產生的重大影響，導致會計信息的保密性和安全性存在潛在威脅。

（三）控制活動——內部控制程序化，錯誤發生的連續性與重復性成為可能

在電算化會計信息系統環境下，所有的財務數據都來源于憑證庫，則人們對電算化會計信息系統產生了嚴重的依賴性，加上程序運行具有重復性，因此，一旦某個環節發生了差錯，此差錯往往會重復出現多次，可能出現企業財務系統發生連續的、反復的大范圍差錯，并且有可能長期不被發現，使得企業會計信息失真，導致嚴重后果。

（四）信息與溝通——財務崗位合并化，職權不相容與系統授權存在漏洞

實行會計電算化后，高度集中的計算機操作就會使得企業原本的眾多崗位失去作用，眾多會計崗位可以實行合并，降低了企業內部人員相互牽制的效果。原來實行的簽字和蓋章以及會計人員的職責分工，轉變成為了現在的計算機授權文件和口令。然而計算機口令授權存在于計算機內部，不能隨身攜帶，容易被他人竊取，導致企業重要重要會計數據流失與失真，可能會造成企業巨大的經濟損失。

（五）監控——系統運行自動化，管理與監督缺乏有效性

有些企業未經過批準就實行了會計電算化，但是該企業實際上還未達到使用會計電算化的水平，缺乏有效的管理機制，即使建立了企業管理機制，但是由于種種原因，未得到有效實行，尤其是在人員分工管理與檔案資料管理上不完善。傳統的可視化監督線索轉變成了電子化監督線索，缺乏數據接口，導致內部監督的內容與難度進一步加大，尤其是內部審計監督。

三、完善電算化會計信息系統內部控制建設的對策

（一）控制環境——完善企業內部控制環境

1.完善企業組織結構。企業應該從根本上來對企業內部的財務人員及其相關職能之間的關系做出重新的界定，企業更應該對原來的企業內部組織機構進行相應的調整，以適應電算化會計信息系統的新要求。

2.妥善保管會計信息的保存介質。企業應將機房設立在防潮、防磁以及恒溫的環境下，將儲存有企業重要的會計數據的磁盤放在防潮和防磁的容器內，企業實行數據備份措施，會計數據檔案要定期以計算機打印的書面形式儲存。

（二）風險評估——實施新型風險評估機制

1.提高思想認識。企業管理者以及財務處理人員要意識到，企業實行電算化后，不僅僅只是會計核算方式改變了、財務處理效率提高了、數據存儲形式發生改變了等表面上的改變，而且還改變了企業經營決策和財務分析方式，進一步完善了企業會計技術，促進企業內部控制制度改革，企業必須對原有的內部控制根據實際情況進行調整。

2.強化風險意識。企業必須要建立更加嚴密的風險內部控制制度以及防范風險機制，有效實施企業風險控制措施，加強會計電算化軟件的開發、更新以及維護；關鍵性的硬件設備以及重要財務數據使用階段性雙系統備份；在非常容易引起差錯與舞弊的環節進行特殊管理；對企業電算化使用的用戶、設備、文件分別設置不同的訪問權利，財務人員只能根據自己的用戶身份和密碼進入系統進行相關財務處理，不能超越權限；規定會計核算軟件的修改，財務數據的拷貝、修改等處理要經過主管領導的批準等措施加以防范電算化給企業帶來的風險，降低給企業帶來的經濟損失。

（三）控制活動——建立高效內部控制制度

1.完善內部控制結構。（1）將各種功能性職責分離sisi。（2）輸入輸出數據控制。（3）數據通訊控制。

2.會計電算化人員培訓。企業必須重視對內部財務人員以及管理層的管理人員的選用與系統培訓，培養具有復合型知識結構的財務人員、管理人員以及財務人員。

（四）信息與溝通——加強企業信息溝通力度

1.建立職位不相容制度。電算化信息系統環境下，企業應該要建立一套相互稽核、相互監督以及相互制約的有效機制，確保企業各個部門之間分工明確、責全匹配，減少錯誤和舞弊發生的可能性。

2.嚴格系統授權管理制度。企業應該要建立一個良好的信息與溝通系統，嚴格系統授權管理制度，使企業中各個財務人員明確自己的職責與權限，營造良好的工作環境與人際關系，還能使企業領導層及時、全面、正確地掌握企業實際營運情況。

（五）監控——提高企業內部有效監控

1.加強基礎管理工作。企業應該建立健全的計算機硬件、軟件和數據管理制度、計算機維護管理制度、計算機病毒防治制度、會計電算化崗位管理制度、內部授權管理制度、會計電算化操作管理制度、崗位職能分割制度、數據輸入輸出管理制度、數據存儲管理制度、重要財務數據保密管理制度等來加強企業內部基礎管理工作。

2.加強企業內部審計。（1）企業應該要對內部重要的會計資料進行定期審計和不定期審計。（2）企業內部審計人員應該定期對電子數據與書面資料的一致性進行審查。（3）企業內部審計人員應該采取定期和不定期相結合的方式，對企業重要財務數據的存儲方式的安全以及合法性進行檢查。（4）企業內部審計人員還應該對電算化會計信息系統的各個環節進行審查，尤其是容易出錯的關鍵環節，以防止出現差錯。

四、結束語

會計電算化是會計工作現代化發展的必然趨勢，但是目前而言，電算化會計信息系統還存在眾多問題，原來的內部控制已經不能適應會計電算化信息系統，完善電算化會計信息系統建設刻不容緩，只有建立新的適應會計電算化信息系統的內部控制系統，才能使企業安全、有效、快速運行。

參考文獻

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基金項目：2012年安徽師范大學本科生優秀畢業論文培育計劃立項項目（項目編號是pyjh2012041）。

作者簡介：馮翠云（1991-），女，漢族，安徽黃山人，就讀于安徽師范大學本科，財務管理專業。