檔案信息系統建設的效益管理研究

【摘要】檔案部門是開發、利用檔案信息的重要陣地[1]。檔案信息的開發、整合與利用是實現檔案信息工作現代化的客觀要求和檔案事業發展的必然趨勢。因此，企業檔案信息化發展的方向是實現檔案開發智能化、利用網絡化，運用科學手段和先進技術，建立數字化檔案館，充分發揮檔案信息系統建設的效益，把檔案部門建成一個接收、儲存檔案信息的基地和開發、利用信息資源的中心。

【關鍵詞】檔案信信息系統建設效益優化管理

一、引言

隨著當今社會信息化工作的飛速發展，信息管理工作也已發生了很大的變化，主要表現在信息內容及載體的變，信息量的驟增，服務對象的變化，以及檔案、圖書、情報信息資源，作為企業和社會信息資源一部分的地位和作用越來越顯露出來[2]。

二、檔案信息系統建設的效益管理的方法

通常，檔案部門評價經濟效益的方法有歷史考察法等幾種，因此，評價檔案信息系統經濟效益的方法也有以下幾種：（1）歷史考察法。在建設了檔案信息系統以后，它對現行檔案工作的促進作用體現在一些統計數據、統計報表、文獻資料中，利用這些信息可以對一個時期或一個歷史階段的檔案工作，檔案具體部門進行評比分析，評價出該信息系統產生的經濟、社會效益水平。（2）差額計算法。它是以絕對量形式（必須是價值形式）評價經濟、社會效益水平的一種方法。用于檔案工作各部門的基本模式是以可能收入與可能支出的差額表示，其基本表達式為：經濟效益=可能收入一可能支出。對于檔案信息系統而言，其所能產成的效益的公式應是：經濟效益=建設后可能取得的經濟效益一建設前可能取得的經濟效益。（3）比率計算法。它是評價經濟效益最普遍的方法。評價的標準是比值大于1，比值越大經濟效益越好，反之則差。一般表達式為：經濟效益=勞動成果/勞動消耗=產出/投入。如果僅就經濟效益來評估檔案信息系統的投資可行性的話，如果經濟效益小于1，就不值得投資。（4）綜合評價法。這是一種多種評價方法并用的評價方法，也是一種對檔案工作社會經濟效益評價應用最為普遍的方法。這種方法有利于克服上述單一評價方法的局限性或片面性、使評價更可靠、更科學。

三、優化檔案信息系統建設的效益

3.1明確檔案信息用戶需求

（1）公司信息用戶數量大、范圍廣，檔案信息系統必須能覆蓋全公司整個局域網。對于一個大的管理對象來說，信息化打破了以前物理上時間和空間的束縛，企業檔案管理部門成為一個信息集散地和知識供應中心，用戶可能分散在企業管理的各個角落，在家庭、部門或班組的任何一個計算機站點都希望能接觸到自己所需要的資料。（2）信息用戶類型復雜多變，檔案信息系統應能夠滿足不同層面用戶的需求。（3）信息用戶需求觀念不斷轉變，檔案信息系統應能滿足檔案信息實用性的要求。

3.2明確檔案信息服務需求

（1）信息類型多樣性。檔案室是一個綜合性的檔案資源管理部門，不但負責對公司在生產經營過程中形成的文書、科技、會計、聲像、照片、實物等各個門類的檔案進行管理，而且也負責公司生產經營中所需要的各類科技圖書、期刊及標準情報的管理應用工作，因此，檔案信息管理系統必須能適應部門職能管理的需要，發揮多種信息管理的功能，滿足各級用戶對檔案信息多樣性的需求。（2）數據更新及時性。隨著信息時代的到來，各類信息更新的速度不斷加快，信息的生命周期越來越短，有些信息時效性特別強，特別是各類情報信息，其自身價值會隨著時間推移而迅速降低，因此，檔案信息系統要能實現各類信息的及時更新。（3）信息利用連接性。在系統設計中必須考慮檔案信息系統的穩定性，通過設置專職的系統管理人員，定期對系統進行檢查維護，建立有效的安全防護措施，確保系統能夠提供連續、穩定的檔案利用服務。（4）信息交流雙向性。檔案信息系統要能在服務提供者與服務對象之間架起一座信息溝通的橋梁。通過統計分析利用情況、設立用戶信箱、在線交流等，建立起與用戶的交互園地，使檔案信息系統打破單向的輸出方式，通過分門別類仔細分析研究訪問者的反饋信息，及時給予答復，實現雙向交流。

3.3優化檔案信息系統建設，提高效益管理的原則

前瞻性：優化后的檔案信息系統不僅要滿足目前各類檔案、圖書、情報信息化管理的需求，也要滿足將來信息網絡不斷發展的需要，達到技術先進、成熟可靠。

集成性：優化后的檔案信息系統能夠在公司局域網絡上實現各個分系統之間的數據集成，實現以系統、檔案系統、標準情報系統數據綜合管理，并提供完備的管理手段。

高效性：檔案信息管理系統要有較高的執行效率，能結合硬件平臺及功能需求，在硬件配置層及應用軟件層進行優化。

可移植性：系統數據應具有很強的可移植性，可在多種硬件平臺、網絡和操作系統環境下工作。系統結構要符合層次性及模塊化的設計思想，系統結構清晰合理，軟件靈活，可根據今后的需求進行擴充。

開放性：具備開放性的特點，能夠支持多種開發語言，支持與各種關系數據庫的互連；支持現有主流的網絡協議標準、郵件與報文傳送標準、安全性標準，能夠符合企業公布的相關標準及技術體制。

安全性：檔案信息系統所處理的信息一般含有涉及公司的機密，而且不同的用戶在不同的時刻對文件信息的處理權限也是不同的，因此安全性控制功能應成為檔案綜合信息系統得以投入使用的先決條件。檔案信息系統的安全性控制要求一般包括防止非法用戶侵入、權限控制、存儲和傳輸加密以及電子簽名。

3.4優化方案總體目標和思路

3.4.1構建功能齊全的檔案管理系統

隨著科學技術的發展和社會更廣泛、更迫切的需要，對檔案、圖書、情報信息的利用越來越要求公開化、社會化。優化后檔案信息管理能實現包括文書檔案、科技檔案、會計檔案、照片檔案、聲像檔案等各種類型和載體檔的信息化管理功能，系統涉及的范圍應涵蓋檔案管理活動中需要用計算機進行管理或處理的所有環節，包括（1）檔案數據采集與加工；（2）檔案數據存儲及管理；（3）檔案數據查詢利用；（4）系統維護。

3.4.2實現文檔一體化管理功能

3.4.3實現檔案、圖書、情報信息資源信息共享

3.4.4實現信息綜合利用

3.5優化方案總體功能結構

在檔案信息系統中，OA系統辦理完結的電子文檔通過OA接口程序進入檔案管理系統完成最終歸檔，各類紙質檔案、圖書、期刊通過數字化的形式進入檔案信息管理系統實現歸檔和利用，使檔案信息管理系統作為檔案部門進行檔案信息業務管理的平臺和基礎，成為檔案信息化系統的核心。

四、結束語

企業檔案信息化的最終目標是實現檔案信息資源的有序組織和開發利用，充分其效益，從而使企業信息化建設邁上一個新臺階，具有更強勁的實力生存于市場經濟之中，這不是信息技術的簡單應用，而是一項結合先進的企業檔案管理思想，規范檔案工作業務流程，將信息技術融入收集、整理、開發、利用等檔案活動之中[3]，以提高企業競爭力的復雜工程。隨著企業內外部環境不斷變化，將對企業檔案信息的開發與利用會不斷提出新的要求，隨著技術的發展和時間的推進，企業檔案信息開發與利用的模式也在發展變化，沒有固定的標準和模式，也沒有一成不變的目標，因此，應當積極研究檔案信息化建設的效益管理，推動企業向前發展。

參考文獻

[1]張文承，賈寶萍.以信息化建設為途徑開發利用檔案資源[J].蘭臺世界. 2008（07）20-21

[2]石莉，印莉娟.論網絡時代檔案資源的開發與利用[J].北京理工大學學報（社會科學版）.2007（05）. 15-16