明明白白選OA

目前我國OA市場可以用“市場火爆、用戶煩惱”八個字來形容。每個廠商都在對用戶灌輸各自的OA理念，根據各自的技術特點去闡述OA的不同特點，引導用戶投懷送抱，但沒有幾家能說清楚OA到底是個什么東西、能給用戶帶來什么好處，只留下五花八門的概念、定義令客戶眼花繚亂、不知所措。其中，有關產品型OA、項目型OA、平臺型OA、概念性OA的爭論更是甚囂塵上，令客戶更是十分迷茫。近期平臺型OA又宣稱其構建在通用軟件平臺上，具有定制開發能力極強、易用性好、易擴展、易集成的明顯優勢而大行其道。由于看好平臺型OA，一些技術初級、系統簡陋的傳統OA廠商也紛紛借機披上“平臺型OA”、“平臺型協同”的外衣，宣稱自己的OA產品也是平臺型協同軟件，讓用戶難于判別“平臺型OA”的真假優劣，從而陷入選型的誤區。那么，究竟該如何選擇一款合適自己的OA軟件？

小心“信息孤島”

經過多年信息化建設，許多企業陸續引進OA、CRM、進銷存、HR甚至ERP等應用軟件，但由于各個軟件分別屬于不同廠商，沒有形成統一的技術平臺，從而讓信息成為“一個個孤島”，企業迫切需要解決“孤島之痛”。于是一些OA廠商為迎合企業，打起“平臺型OA”的旗子，號稱已能打破“信息孤島”，而細一了解發現其所謂能打破“信息孤島”只是給用戶一個導數據的功能，將其他系統數據導入到OA系統內，以供用戶查詢。

應該說，“導數據”功能只能算是邁出了解決數據整合和集成的第一步。如果數據并不能有效地關聯、共享，在提供決策分析的功能時仍然較薄弱，不能稱其為真正意義的數據融合和集成，更不能有效解決“信息孤島”問題。數據集成、融和真正要解決的是數據互聯互通，即一個系統的數據可以和其他系統數據進行共享共用，這不是簡單的“導數據”所能解決的。比如，在一個同時使用OA、ERP系統的企業里，借款報銷如果實現了集成，企業能先通過OA系統實現有關支付流程的審批，然后把審批金額寫入ERP的AP模塊，形成相關發票數據，再進行支付操作，這才展現了集成的價值。

而企業與上下游供應鏈的數據整合，與上下游合作商共享產品信息、共享市場信息、項目協作等，則是數據集成、融合的更高境界。這個層次的數據更加強調集中融合，更為智能化，強調讓OA這個信息技術助力企業整個產業鏈實現共享共贏。當然，能達到這個境界非普通OA廠商所能達到，必須是真正的OA行業龍頭才能達到。

因此，OA真正的數據集成，是平臺之上業務融合、平臺之下數據融合，并不只是初級的、簡單的導入和導出數據。

選SaaS型OA還是平臺型OA？

時下興起的SaaS模式為OA系統提供了一種新的生存發展空間，由軟件服務商通過在線服務平臺為企業提供包括OA在內的各種軟件應用，用戶只需按月支付少許租賃費就可隨時隨地進行自動化辦公，并可共用共享其他管理軟件。

應該說，SaaS型OA解決了不少企業的現實問題。SaaS模式不僅節省了前期投入、減少了應用風險，更讓企業獲得了先進技術帶來的方便與快捷，因而受到不少中小型企業的青睞。不過，相較于預配置OA，目前用戶對SaaS型OA服務有四個擔心，即安全性、可控性、個性化和穩定性，這直接影響用戶的選擇。具體而言，第一，軟件租賃可能存在信息外泄和數據安全的風險；其次，自主性不強，將來可能存在失去對軟件系統及其信息資料的控制而受制于人的可能；第三，行業專業性不強，SaaS標準化服務與客戶業務個性化、多樣化需求存在著較大的矛盾；第四，如果服務商SaaS網絡運營出問題，影響用戶企業不間斷關鍵業務該如何進行和索賠；最后，租賃模式雖然前期投入少，但是長期使用其累積起來的費用也是相當大的，這有如買房與租房之別。而相對而言，預配置OA用戶沒有這些擔心，正因為此，它更為適合對安全、可控要求較高的企業。

可定制開發能力

OA是一個與時俱進、不斷變化的管理系統，OA系統使用一段時間后一般都會產生新需求，產品型OA以標準化解決客戶的通用需求，但對客戶個性化的需求滿足起來卻是捉襟見肘、難于發力。相比較而言，平臺型OA是基于某個技術平臺基礎上進行構建，綜合了產品型OA和項目型OA（或稱方案型OA）的優點，同時又很好地解決了項目型OA和產品型OA所存在的不足，可靈活響應系統運行過程中的各種業務需求和變更，能夠精確、快速地實施客戶需求，尤其是提供了強大的二次開發功能，可滿足系統未來的不斷擴展。

不過，許多人會因此以為購買平臺型協同等于定制開發，甚至認為可以隨心所欲地定制開發。其實，真正負責任的OA廠商是不會承諾開發可完全“自助”，可無限滿足需求的，因為這樣會使自己和用戶陷入需求定制的苦海之中，讓實施前的系統和實施后的系統走了樣、成本驟增，用戶苦不堪言，工程也變成“半拉子的工程”。

對于平臺型OA而言，其最終目標是把豐富的組件、組織模型、工作模式等技術融合入協同思想中，融入企業本身文化活動中，從而構建一個知識的大管理平臺，并注入全生命周期管理，在實施前給予規劃、在實施中給予管控、在實施后給予糾偏，使OA系統更容易低成本部署、維護、推廣和使用，使企業IT建設不偏離軌道、不陷入無節制的需求定制的苦海中，從而達到快速改進組織效率、推動企業生態的進化。

選Java平臺還是.Net平臺？

近年來，看到平臺型OA（或稱平臺型協同）脫穎而出、走俏市場，不少的傳統OA廠商突然搖身一變，也紛紛宣稱自己具有深厚的平臺基礎，平臺基于Java技術開發，易定制、易開發、易擴展、易集成。

應該說，Java以其兼容性、開放性、安全性、擴展性等優越特性成為OA產品的首選并不意外。然而，對此也應有正確認識。比如，Java平臺也有其軟肋，難以與很多第三方軟件開發商協作、進行業務開發，而且本身也難于容納其他一些開發技術。

一個好的OA應該是綜合多種開發技術、開發語言，使用模型驅動開發、可實現業務與技術分離、有統一的元數據建模平臺、具備統一開發規范等特點。同時，其所有的模塊大多是一個個業務插件，具備可插拔、可移植、可配置、可監控的特征，并且插件與插件之間可以相互調用和整合，這使其在業務開發上不受接口所制約，固而能開發出用戶所需的各種業務管理系統。現在來看，平臺型OA部分具有這些優勢，能較好地支持廠商在Java平臺或者.Net平臺之上進行大量的開發工作。

目前，關于OA的理解還有不少誤區，特別是平臺型OA。比如以為中小企業就不適用平臺型OA、平臺型OA越高端越好、平臺型OA好看不中用等，長期來看用戶對OA的認識還要不斷教育。同時，相應的OA產品本身也要不斷完善。相信，未來隨著應用的不斷深入，平臺型OA還可能出現新的演變。與此同時，那些以平臺型OA為賣點而其實非平臺型OA的產品終將“原形畢露，水落石出”。最終，無論是平臺型OA還是其他OA，其必將堅持以“人”為中心、以知識為平臺、以融合為目標、以社交化為手段，同時，以業務流為紐帶的知識管理理念將會進一步得到延伸，這是所有OA產品的理想目標。因為對于OA而言，只有其作為企業實施戰略信息化的最佳平臺真正得到全面發揮，讓各級管理者及時掌握各種決策信息，支持用戶在快速發展過程中實現順利變革，創造更大、更長遠價值，其自身的價值才能彰顯，其產品才能繼續演進。（本文作者吳勇毅系廈門智者恒通IT管理顧問機構總監）