淺議檔案鑒定開放工作

摘 要：檔案鑒定開放工作是一項重要內容。它聯系著檔案收集保管和檔案信息利用，直接決定了最終檔案信息利用程度的高低。筆者著重從檔案鑒定開放工作的意義、檔案鑒定開放工作目前所遇到的問題及應對方案進行探討。并對如何開展檔案鑒定開放工作提出了一些建議。

關鍵詞：檔案鑒定 檔案 鑒定 建議

中圖分類號：G4 文獻標識碼：A 文章編號：1673-9795（2013）09（b）-0218-02

檔案鑒定開放工作在整個檔案工作建設中具有非常重要的意義，只有不斷加強開放鑒定工作才能將檔案保管收集的作用凸顯出來，只有能利用到檔案，其管理才有意義。而檔案的開放鑒定也面臨著很多的問題和需要改進的地方，因此，更需要我們對這項工作進行深入的思考和實踐。

1 檔案鑒定開放工作的意義

檔案鑒定開放在檔案工作中具有非常重要的意義。隨著檔案工作信息化的不斷加深，人們檔案查找利用的需求也在不斷擴大，檔案只有被利用了，才能發揮其價值和意義。具體來說，檔案鑒定開放工作的意義有以下幾點。

1.1 檔案開放的過程是檔案館實現社會價值的過程

對于不同的人群來說開放檔案的利用價值體現在不同的方面。檔案具有重要史料價值，為歷史研究提供了可靠的依據。一些學者們可以在檔案的查找中獲得第一手資料；而對于普通民眾來說，查閱檔案更多的是為了解決自身利益相關的問題，如辦理養老保險需要查找過去工作單位出具的證明；還有部分群眾是為了查找先輩的足跡，在檔案資料中尋找自己先輩的事跡。

1.2 檔案鑒定開放工作促進檔案開放鑒定標準的完善

檔案開放鑒定的標準也是隨著檔案開放工作的不斷深入而逐漸完善的。隨著社會的發展，檔案開放鑒定的重點從只關注涉及敏感信息的控制，逐漸擴大到將開放鑒定與公民知情權、隱私權保護相結合。這種關注的重點對于鑒定開放標準的不斷變化具有良好的適應性。

1.3 檔案鑒定開放促進檔案館其他工作的開展

檔案鑒定開放工作可以促進檔案館其他工作的開展，這項工作需要不斷完善，要對檔案的內容進行詳細分析和審查，全面考慮檔案的內容和價值，從而更好的實現社會價值。檔案在移交過程中，作為檔案移交單位必須出解密函，解密函是檔案接收進館的首要條件，檔案館要認真積極做好檔案接收工作，重視檔案的日常管理工作和加強安全防范意識，從而推進檔案鑒定工作的規范化和標準化建設。此外，要完善檢索工具，推進檔案信息系統的數字化，優化查檔流程。檢索體系的簡歷也是基于鑒定開放的檔案內容設立的，所以在這個層面上來講，鑒定開放工作的推動也促進了檔案信息化的建設。

2 檔案鑒定開放工作所面臨的挑戰以及應對方案

檔案開放鑒定是檔案發揮作用程度大小的重要環節，也是檔案館工作發展的重點。由于檔案館的精力有限，不可能將全部精力投入到檔案鑒定開放工作中去，因此，在檔案鑒定開放工作中面臨著一些問題。從以下幾個方面進行了分析。

2.1 如何掌握鑒定標準

為確保檔案質量，在進行開放檔案鑒定工作過程中，對遇到的新情況要及時審查。從鑒定工作實踐看，省級以下國家綜合檔案館涉及到國家秘密檔案其實不多。對于鑒定工作來說并不困難。而在建國后檔案中，由于歷史的特殊性，許多事不是十分準確，存在一些局限性，嚴重影響了可信度。一些事情的當事人限于與涉事各方的利益關系，使有些回憶材料參雜太多主觀感情因素。檔案中存在著大量涉及個人名譽及隱私的材料不能十分把握。檔案館開放檔案之前，都要求進行劃控鑒定。由于一些制度和主觀因素，在工作中存在一些質量不到位問題，因此，要提高檔案劃控鑒定水平。根據檔案鑒定劃控工作實際，可采取“案例”的方法，作為鑒定工作的指導—— 即在實際工作中通過分析和研究鑒定過程中遇到的典型案例，編寫若干“劃控工作實例”，便于鑒定工作人員掌握，從而提高鑒定工作人員的積極性。作為鑒定工作人員也要不斷更新知識，總結經驗，從而提升檔案劃控鑒定水平。

2.2 對于開放檔案的開放期限不能明確

隨著《政府信息公開條例》的頒布，公眾對于政府信息的公開需求進一步提升，這與《檔案法》中對于開放檔案的規定有很多矛盾的地方。比如在檔案的開放期限上，《檔案法》規定：“文件自形成之日起滿三十年向社會開放”。但信息公開的環境下卻要求現行文件即時開放，以實現利用的“零時限”。這就要求檔案開放鑒定標準應在檔案形成之日，對檔案的開放期限做出明確處置，即時進行開放鑒定?？梢詫㈤_放檔案的期限細化確定為“即時開放檔案、定期開放檔案、不開放檔案”三種期限。經濟、科學、技術、文化等類檔案向社會開放的期限，可以少于三十年。涉及黨和國家秘密或重大利益不宜開放的檔案向社會開放的期限可以多余三十年。定期開放檔案期限是指對于涉及黨和國家秘密以及法人、自然人利益的檔案，按照《國家秘密保密期限的規定》第三條規定：“國家秘密的保密期限，除有特殊規定外，絕密級事項不超過三十年，機密級事項不超過二十年，秘密級事項不超過十年。”與此相對應，可劃分為“10年、20年、30年”可開放的檔案類別，逐步與信息公開時限接軌；不開放檔案期限是指對于涉及黨和國家的重要機密，關系國家和社會安全以及重大利益，與公民的隱私息息相關的檔案。在實際開放鑒定中，即便已滿30年，直接作不開放檔案處置，以維護黨和國家的利益，尊重公民的隱私權。

2.3 檔案公開內容的控制不利于全卷的開放鑒定

在檔案開放鑒定中往往一卷中的部分內容不能公開，則整卷檔案都會被劃歸為控制內容。這種控制也影響了對開放檔案的利用。

面對這一問題，在手工操作的年代是無法克服的，但隨著檔案數字化進程的加快，我們可以利用數字化技術實現部分控制，將掃面件部分公開，并不會影響對開放檔案的內容查找和利用。由于檔案館保存的檔案數量大，采用數字技術和網絡技術手段整合檔案信息資源，構造檔案信息化體系，從而更快順應社會信息化發展的趨勢。檔案館的每個案卷組合質量不一樣，對于質量高、利用率高的檔案組卷在檔案數字化過程中要優先錄入，要從利用者的角度出發，篩選切實有用的文件，既節約了查閱時間又降低了成本。

檔案部門要了解用戶需求，不要盲目將檔案全部數字化，有需求的檔案制定數字化計劃。確保數字化內容的的適用性、數字化圖像的清晰度和目錄與全文關聯檢索的準確率。從實際出發做好篩選工作把好數字化的入口，不能重掃描，輕利用，要抓好檔案數字化的質量和利用率。

3 加強檔案開放鑒定工作對策

3.1 為檔案開放提供良好的發展環境

隨著檔案數量的增加和檔案開放步伐的加快，在政府信息公開壞境下，要轉變觀念，做好檔案開放鑒定工作。加大鑒定工作力度，制定相應的強硬措施。在政府信息公開環境下，樹立正確的開放觀念對待檔案的開放工作。在實際工作中，檔案部門要緊密依托政府信息公開工作，做好定期開展劃控鑒定和開放工作，杜絕臨時觀念，力爭檔案開放環境與檔案開放理念相一致。建立健全的業務監督和檢查制度，嚴格把關，力爭檔案的劃控標準與信息公開的限制使用相一致。檔案館要按期開放檔案，作為檔案法的執法機關要全力監督和檢查各級國家檔案館的劃控開放工作，加大監督指導，促進檔案館做好工作。

3.2 提供多種途徑加強檔案開放鑒定工作

在檔案開放鑒定工作中，由于各檔案館對開放檔案的標準和內容掌握不一致，工作態度不一樣，從而使得開放比率和質量不高，影響檔案信息的開發利用效率。為提高檔案利用率和確保開放檔案質量，在進行檔案開放鑒定工作過程中，要組織小組人員對檔案進行討論，對沒有把握的檔案要進行多次復審。檔案部門要加大現行文件的收集力度，根據上級批復情況，進行開放檔案標識，編制電子、紙質開放檔案目錄，方便查詢者的網絡利用。開放檔案，除按國家有關保密的規定和其他有關規定需要保密或者控制利用外，可以根據不同情況，不同時間向社會開放。檔案館對利用者的手續非常嚴格，在實際工作中，參照政府信息公開的作法，以現行文件的開放為參考，以實現檔案的有效利用為目的積極推進檔案開放進程。對于政府信息的公開，只要不屬黨和國家機密，都要向社會公開。作為公民，有獲取政府信息的知情權和保守國家機密的基本義務。把握開放與保密度，不論是政府信息還是檔案開放，需要保密的不宜開放的，一定要做好保密工作。

3.3 堅持以人為本，整合檔案資源

越來越多的百姓的檔案意識比以前加強了。民生檔案漸行漸近，已成為近年來檔案利用工作的一個新熱點。作為檔案部門，要通過整合檔案資源，增加民生檔案的比例。凡是與民生相關的檔案要優先收集整理起來，優先數字化，優先化控和利用，為百姓提供方便快捷的服務。

檔案鑒定開放工作要與時俱進，要解放思想，變控制為主向開放為主。在可開放的范圍內盡量開放從而滿足對檔案利用的需求。只有不斷樹立這種意識，才能真正做到將檔案開放鑒定工作與信息公開相結合，實現檔案事業的全面協調可持續發展。

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