高校新建檔案館的建設(shè)與管理

摘 要 檔案館的建立意味著檔案工作在高校不再是一個附屬性工作，作為重要的領(lǐng)導(dǎo)決策咨詢機構(gòu)，高校檔案工作在依法治校和科學(xué)決策上將發(fā)揮越來越重要的作用。新建檔案館規(guī)劃與建設(shè)的科學(xué)性直接關(guān)系到高校未來檔案館工作的效率和質(zhì)量，本文對高校新建檔案館工作中所涉及的檔案館建設(shè)目標與定位、檔案資源現(xiàn)代化與整合、檔案服務(wù)模式等方面的思考與實踐進行了初步總結(jié)，擬為涉及同類工作的同行提供參考。

關(guān)鍵詞 高校檔案館建設(shè) 定位 檔案資源 檔案服務(wù)

中圖分類號：G48 文獻標識碼：A

高校檔案是記錄學(xué)校辦學(xué)歷史、教育教學(xué)管理與精神文化活動的憑證材料的統(tǒng)稱，是高校發(fā)展進程和歷史沿革的見證，在確立高校辦學(xué)發(fā)展方向、提升高校社會影響力以及提升學(xué)校的品牌建設(shè)等方面具有重要作用。同時，隨著我國民主政治的進一步深入，社會管理法制化和高校管理規(guī)范化成為高校適應(yīng)時代發(fā)展的需要，高校檔案館作為高校發(fā)展與管理過程中主要管理活動原始材料的保管與保護機構(gòu)，在依法治校與治學(xué)等學(xué)校管理活動發(fā)揮著越來越重要的咨詢與決策作用，因此加強高校檔案管理工作建設(shè)是推進高校管理工作科學(xué)化、法制化和規(guī)劃化的必要舉措之一。在檔案室基礎(chǔ)上建立高校檔案館意味著學(xué)校對檔案管理工作提出了更高更新的要求，因而新建檔案館在場館建設(shè)要求、資源管理范圍、服務(wù)模式等均與先前的檔案室比較有較大的擴展與提高，因此對高校新建檔案館建設(shè)中的一些問題進行研究與探討對同類院校檔案工作具有重要的指導(dǎo)意義。

基于數(shù)字技術(shù)、新材料技術(shù)、新型防護技術(shù)等高新技術(shù)的現(xiàn)代科技背景，檔案形態(tài)與檔案服務(wù)模式均在不斷的發(fā)生著變化。數(shù)字化檔案、新型檔案載體、新型檔案防護技術(shù)等新型檔案技術(shù)的出現(xiàn)意味著在檔案館的建設(shè)中應(yīng)注重創(chuàng)新和不斷創(chuàng)新。另外，要建設(shè)好高校檔案館，必須有長遠、明確的建設(shè)目標定位，因為高校檔案館建設(shè)內(nèi)容和標準與其目標定位密切相關(guān)，如庫房建設(shè)，資源管理，開發(fā)利用等莫不如是。隨著高校去行政化的加強，高校檔案館將不再是學(xué)校黨政機關(guān)的附屬部門，而是為全校各項工作乃至為全社會服務(wù)的科學(xué)文化事業(yè)機構(gòu)，與文書檔案室已形成明顯的區(qū)別，因此高校檔案館的新建不能簡單理解為場館面積和管理人員職數(shù)由小變大的量變過程，而是在目標定位，資源體系建設(shè)，檔案綜合開發(fā)利用與服務(wù)等全方位提升的質(zhì)變過程。

1 高校檔案館的定位與建設(shè)目標

一般而言，任何一個機構(gòu)在建立與建設(shè)之時，首先應(yīng)該確立其機構(gòu)定位和管理建設(shè)目標才能正確規(guī)劃與實施。高校檔案館主要為本校領(lǐng)導(dǎo)決策機構(gòu)、業(yè)務(wù)管理部門和全校教職員工提供政策依據(jù)咨詢與法律文件憑證查詢，因此應(yīng)充分給予檔案館獨立思考與工作的外部環(huán)境，從而保障檔案館出具的任何查詢資料和信息都有精確性和真實性保障。在級別規(guī)劃中，新建高校檔案館的機構(gòu)設(shè)置級別不得低于其他業(yè)務(wù)處室，以減少行政因素對檔案工作的不良影響，使學(xué)校決策機構(gòu)能獲得準確、原始、完整的決策依據(jù)資料。作為高校的決策咨詢與服務(wù)機構(gòu)的定位決定了高校在新建檔案館時必須對其建設(shè)給予高度重視，一方面高校檔案館的建立需要腳踏實地，因校制宜，不能盲目照搬其他機構(gòu)或機關(guān)檔案館的建設(shè)方案和方法，另一方面必須進行合理規(guī)劃與仔細研究，不能只是在檔案室基礎(chǔ)上簡單提升，而應(yīng)在正確認識高校檔案館的屬性、管理與使用功能以及未來檔案館的發(fā)展方向和發(fā)展理念等的基礎(chǔ)上對檔案館的建設(shè)與發(fā)展進行合理定位，才能循序漸進， 充分發(fā)揮檔案館在學(xué)校辦學(xué)與管理中的決策咨詢作用。也就是說，高校檔案館的建立與建設(shè)必須結(jié)合學(xué)校實際需要和未來發(fā)展需要確立學(xué)校檔案館建設(shè)的近期和遠期目標。

2 檔案館庫房和資源的建設(shè)與管理

檔案館為一個實體性的服務(wù)機構(gòu)，一般都具備一定面積的檔案庫房等建筑設(shè)施條件和經(jīng)過編類的各種紙質(zhì)、數(shù)字以及實物形態(tài)的文件或物件等組成的硬件設(shè)施與檔案資源。檔案庫房與檔案資源建設(shè)屬于檔案館的硬件建設(shè)內(nèi)容，其庫房規(guī)模與資源體系情況決定著檔案館資源的價值儲量和開發(fā)利用潛力，庫房與資源建設(shè)規(guī)劃的科學(xué)性與合理性對高校檔案館的開發(fā)利用潛力和未來發(fā)展具有決定意義。因此新建檔案館在建設(shè)規(guī)劃時應(yīng)通過實地調(diào)研、考察交流以及資料收集等方式了解新時期檔案館場館建設(shè)與檔案資源建設(shè)內(nèi)容的新特點和新要求，依據(jù)學(xué)校實際需要和未來發(fā)展需要制定符合本校實際的庫房與檔案資源建設(shè)目標。首先，在庫房建設(shè)規(guī)劃中應(yīng)主要考慮高校本身實際校情，選擇符合檔案保管要求的建筑位置或樓層作為檔案庫房的建設(shè)場地，選址的正確性對檔案物件的保藏以及利用的便利性均有很大的影響，這一點應(yīng)為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)所重視。其次，檔案館資源建設(shè)上要緊跟現(xiàn)代各種新型檔案管理技術(shù)和管理信息化的最新要求，著力加強檔案管理信息化、數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化的規(guī)劃與設(shè)計，以適應(yīng)現(xiàn)代社會管理的時代需要。

3 檔案管理與開發(fā)利用模式創(chuàng)新

高校檔案館的功能是為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)決策層提供精確的政策依據(jù)、正確出具校內(nèi)外需要的各類檔案憑證，為重要的決策服務(wù)部門。要使新建檔案館的檔案資源能夠發(fā)揮最大的社會價值，為學(xué)校管理和學(xué)校發(fā)展提供準確、及時的檔案查詢服務(wù)，創(chuàng)新檔案管理工作模式和提升檔案工作人員業(yè)務(wù)能力是非常必要的，也是保障檔案利用能力不斷提升的前提條件，否則，再好的庫房和再多的資源只能是一堆廢紙。

基于原有高校檔案室的檔案服務(wù)大多基于“接待應(yīng)對”模式，屬于被動性質(zhì)的工作心態(tài)，可能與高校本身對檔案工作的重視不夠有關(guān)，也和檔案從業(yè)人員對檔案工作的重要性認識不足有關(guān)，因此高校在新建檔案館后應(yīng)該在檔案服務(wù)與管理模式上加強創(chuàng)新研究，結(jié)合本校檔案管理現(xiàn)狀，探索研究檔案管理工作新模式，加強檔案館的軟件建設(shè)。一般來說應(yīng)從兩個方面著手，首先是制度建設(shè)，科學(xué)合理的工作管理制度是管理與服務(wù)機構(gòu)規(guī)范化實施管理與服務(wù)職能的保障。檔案管理制度中應(yīng)充分體現(xiàn)檔案服務(wù)標準中的“準確、及時、完整”等基本要求，要建立查檔責(zé)任制度，從而保證檔案服務(wù)工作的可靠性與權(quán)威性。其次是要對檔案從業(yè)人員的業(yè)務(wù)能力與職業(yè)素養(yǎng)要加大提升與培訓(xùn)，可以通過人才引進、對口交流，專業(yè)培訓(xùn)，業(yè)務(wù)進修等多種途徑和模式逐步提高高校檔案隊伍的專業(yè)素養(yǎng)，有計劃、有目的的培養(yǎng)一支專業(yè)知識過硬，職業(yè)修養(yǎng)高的檔案管理隊伍。

表面上看來，高校檔案工作不是學(xué)校管理工作的主流，很容易被單位領(lǐng)導(dǎo)忽視。但是在學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)決策與咨詢中卻默默扮演著相當重要的作用，檔案服務(wù)工作的嚴謹與細致很多時候影響著學(xué)校重要決策的效率和決策結(jié)果的科學(xué)性。高校建立檔案館從一個方面說明學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)層對檔案管理工作給予了應(yīng)有的重視和地位，因此高校在新建檔案館的建設(shè)規(guī)劃中應(yīng)該充分理解檔案工作在高校管理工作中的地位與責(zé)任，在機構(gòu)定位、建設(shè)目標、場館與資源建設(shè)、檔案管理制度建設(shè)以及服務(wù)模式等方面進行深入研究與規(guī)劃，使新建檔案館能夠在高校未來各項事業(yè)的發(fā)展中提供科學(xué)準確的檔案情報與管理決策信息。

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