淺析高校教學秘書的職能與作用

摘 要 在如今的高等教育系統中，教學秘書是教學管理隊伍中的重要構成，其工作質量直接關系到日常教學質量。因此在新形勢下，高校教學秘書必須要正視自身職能，找準定位，創新工作思路，促進高校教學工作又好又快發展。

關鍵詞 高等教育系統 教學秘書 教學管理隊伍 職能 定位

引言

隨著社會不斷發展，教學工作與科研任務成為高校兩個最基本的功能，而在學校教學工作中，教學秘書又是一切教學工作的基礎。教學秘書作為系主任、業務副主任教學管理工作的助手，在行政方面接受系主任、分管副主任的領導，并且接受學校教務處的業務指導，可以說是連接一個學校的教務處與各個學院之間的橋梁，是各個學校教學主任的貼身助手，一直位于教學工作的最前沿，在整個教學管理工作中有著極其重要的作用。

一、高校教學秘書職責

1、協助系主任制定或者修訂教學計劃

我們說每個學校的教學計劃是其保證教學質量與培養人才標準的重要文件，也是組織實際教學過程與安排每學期教學任務的依據。所以，高校教學秘書要根據實際教學計劃的要求與自己專業教師的人數來科學、合理地安排每學期、每個課程的環節。

2、協助系主任實施教學計劃，協調并且及時去解決問題

學校有著正常的教學秩序才能夠確保工作正常化，針對一些教師請假情況來及時調整，避免出現教學事故。并且要及時檢查教師的補課情況，來維護教學計劃的正常執行。高校教學秘書要深入到師生群體中，去不斷參加座談會，去傾聽了各個方面對日常教學的意見，并且將搜集到的多種信息來及時反饋給院長。

3、做好教學檔案收集、管理工作

高校教學檔案是日常教學計劃所執行的重要依據，也是教學各個環節的定期記錄，所以教學秘書也要對其進行整理整合工作。要保存學校、教務處、學院下達的教學規定、文件，讓管理工作順利進行；為院校領導開展教學管理工作提供基本依據；保管整理學生檔案、成績單，便于教師全面掌握學生情況；將以往試卷整理存檔作為學校原始資料。

4、特殊學生管理工作

當前高等教育逐漸從精英化教育轉變為大眾化教育，因此讓生源逐漸下降，許多學生無法在規定時間內完成學習任務，因此去選擇延長學習年限，或者因為自身所欠學分過多而不得不降級的學生占有比例日益增多。如果順其自然，只會讓這些學生迷失了方向，有可能誤入歧途。所以，教學秘書要與輔導員密切配合，構建完善的管理機制。

二、高校教學秘書所需要具備的素質

1、政治意識

我國高校是培養中國特色社會主義合格建設者與接班人的主要陣地，因此教學秘書必須要時刻將政治方向擺在第一位，要深入理解我黨的方針、政策、路線，對于高等院校教育的發展趨勢有著準確把握與判斷。并且在實際工作中，高校教學秘書需要經常參與到一些重要事務中，并且也要負責學校高機密的檔案管理工作，假如沒有過硬的政治素質，是難以勝任工作的。

2、服務意識

高校教學秘書必須要時刻樹立起“為教學服務，為師生服務”的思想，因為教學秘書所服務的對象具有特殊性，是有著自己思想的人群，由于他們年齡、職稱、性格、學歷、背景等方面有所差異，所以為實際服務工作帶來巨大困難。因此高校教學秘書工作務必要以真心誠意服務為原則，排解師生的困難，要任勞任怨為師生服務。除此之外，教學秘書還要按照學校的資源現狀，將教學活動中需要的多種能夠利用的資源選擇最優方案組合起來，進而提高教學質量，并且能夠充分地利用院校存有的教學資源，去為師生安排教學活動，調動他們的積極性。

3、統籌管理能力

我們說科學發展觀的核心方法就是統籌兼顧，而高校教學秘書的日常工作有著復雜性的特點，幾乎涉及到院校所有的教學管理工作，既有著常規化的程序化工作，并且也有著難以預料的突發性事件。并且，教學秘書日常工作也具有規范性、時限性的特征，因為高校日常教學管理是按照不同專業的不同年級，不同學期的不同階段來進行不停運轉，對于課程安排、成績考察等都屬于教學秘書的工作范圍。并且，在每學期對教學內容安排，新生入學以及學生畢業，都要有著嚴格的時間限制，容不得我們半點差錯。而這就需要高校教學秘書有著統籌兼顧的能力，要分得清事情的重要性與次要性，從而合理地安排時間，突出日常工作的計劃性與針對性。

4、良好的溝通協調能力

我們說高校教學秘書的位置是整個教學管理的核心，其中一項重要工作就是要進行有效地協調與溝通。日常工作中不但要做到了“上令下達”，并且也要能夠實現“下情上傳”的目標。這些溝通協調有各個專業之間，院系與教務處之間的溝通，并且學校領導、專業主任、各班級輔導員、專業任課教師都要進行及時聯絡，還要對每個教學過程的計劃安排有著建議。因此必須要教學秘書有著良好的溝通協調能力，一方面服從院校領導的安排，并且也要自行對各個專業教師的課程進行合理安排。

三、結語

“上面千條線，下面一根針”，高校教學秘書處于教學一線，有著重要的責任，所以在日常工作中必須要正視自己的地位與作用，順應時代潮流，進而推動日常教學管理的發展與創新。

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（作者單位：上海工會管理職業學院公共管理系）