檔案管理在工程總承包業務中的作用

摘 要：檔案管理工作是做好日常工作的重要組成部分，尤其在工程設計到施工的整個階段。隨著工程總承包業務的開展，檔案管理的重要性也突顯出來。由于總承包工程本身所具有的特性，決定其所形成的文件資料具有連續性、系統性和完整性的特點，反映總承包工程從立項、可行性研究、設計、設備采購、施工、試車直至竣工驗收的全過程。所以，做好工程總承包業務檔案管理具有重要的意義。

關鍵詞：總承包工程；檔案管理；意義

中圖分類號：C93 文獻標志碼：A 文章編號：1673-291X（2013）18-0240-02

檔案管理主要體現在它的憑證作用，俗話說“空口無憑，立字為證”，這里所說的往往指的是文書和檔案。可見，日常生活中人們已經體察到檔案的憑證價值。檔案是確鑿的原始材料和歷史證件，它可以形成為查考、研究、爭辯和處理問題的依據。

檔案管理工作，其中包括總承包（從設計到施工直至交付業主）檔案、監理（業主聘用我們的人幫他們管理施工現場）檔案、施工（以施工單位的身份出現在現場）檔案、藍圖（設計出來的圖紙以藍圖的形式存檔）檔案、標準圖（國家標準、省標、部標、地方標準等）這些方面的檔案收集整理等工作，是檔案管理工作的重要組成部分。我們單位是以設計工程項目圖紙為主，工程項目施工及工程項目總承包為輔。

一、檔案管理工作的重要性

隨著工程總承包業務的開展，檔案管理的重要性也突顯出來。由于總承包工程本身所具有的特性，決定其所形成的文件資料具有連續性、系統性和完整性的特點，反映總承包工程從立項、可行性研究、設計、設備采購、施工、試車直至竣工驗收的全過程。這些文件資料是日后參考、借鑒的依據，是重要的組織過程資產。工程總承包項目檔案從收集、歸檔、整理編目，到妥善保管及向業主移交，需要總承包商單位、設計單位、施工單位、設備供應單位、安裝單位、調試單位、試運行單位、監理單位等工程參建單位共同來完成，它是一項需要各方密切配合的工作，參與的各方存在著一種互動的關系。

二、檔案管理工作制度

（1）凡是能準確反映公司各項業務活動的文件、材料、聲像、報表，都必須及時歸檔，確保完整無缺。 （2）文檔管理員必須堅持文書隨時立卷的歸檔制度，并分門別類，做好收集、整理、立卷、歸檔工作。（3）檔案內容包括從成立之日起每年在經營管理工作中形成或公司制發的應歸檔的文件材料。

三、EPC總承包商負責項目建設過程中所需信息的收集、積累、確保信息的及時性、準確性、并按規定向業主檔案部門提交有關信息

1.總承包歸檔文件整理。（1）編制用于指導項目的所有文檔管理工作的文檔管理程序，并負責該程序的應用和推廣。（2）將歸檔文件以件為單位進行分類、排列、編號、編目、裝訂、裝盒，使之有序化的過程。（3）對項目文檔的準備、報批、分發、存檔和作廢等一系列處理過程進行有效的控制和管理，確保項目文檔的質量和格式滿足文檔使用者的需要。（4）負責項目實施期間文檔的印刷、分發以及臨時存檔，提供項目文檔查閱及復印服務。（5）負責竣工文件的整理工作。（6）負責文檔整理分類，在項目結束后負責項目文檔的移交工作。

2.收集范圍。凡是反映與項目有關的重要職能活動、具有利用價值的各種載體的信息，都應收集齊全歸入建設項目檔案。

3.收集時間。應按信息形成的先后順序或項目完成情況及時收集。

四、項目

PMC/監理負責監督、檢查項目建設中信息收集、積累和齊全、完整、準確情況。

五、藍圖檔案

負責本公司完成或引進項目的藍圖的接收、管理和提供利用工作，維護科技檔案的完整、準確、系統和安全；負責歸檔藍圖的分類編號、系統整理（檔案管理系統軟件，目前中油系統統一使用E6表格）、排列上架工作；負責編（下轉272頁）（上接240頁）制檢索工具和庫房存放處索引工作；參加對超過保管期限的檔案的鑒定銷毀工作；負責庫房安全、保護工作，使庫房達到規定標準。

六、檔案的內容

檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用的活動。包括檔案收集、檔案整理、檔案價值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統計、檔案編輯和研究（見檔案文獻編纂）、檔案提供利用。這八項工作的劃分只是相對穩定而不是絕對的，也有分為六個環節的，也有分為基礎工作和利用工作兩大部分的。目前我們單位每年入庫的檔案有1 000多卷，其中藍圖300卷左右、監理及施工檔案700卷左右，標準100本左右。

所以，做好工程總承包業務檔案管理，使文件資料具有連續性、系統性和完整性，總結經驗，匯集資料；規范管理流程，促進各項工作優化；保全歷史文書，為以后工作提供便利；形成科學理論依據，達到管理的各項目標對做好工程總承包業務檔案管理具有重要的意義。

[責任編輯 王玉妹]