單位財(cái)務(wù)電算化問(wèn)題研究

摘 要：當(dāng)今的財(cái)務(wù)電算化技術(shù)已經(jīng)普遍應(yīng)用，它使得企業(yè)財(cái)務(wù)工作由傳統(tǒng)的手工處理演變?yōu)樨?cái)務(wù)數(shù)據(jù)處理的自動(dòng)化，其對(duì)現(xiàn)代財(cái)務(wù)管理的發(fā)展有著重要的意義。但是數(shù)據(jù)處理的人機(jī)結(jié)合和系統(tǒng)內(nèi)部控制的程序化，使得財(cái)務(wù)電算化日趨復(fù)雜，如何加強(qiáng)管理已成當(dāng)務(wù)之急。在考慮財(cái)務(wù)電算化缺陷的基礎(chǔ)上，提出一些觀點(diǎn)和建議，希望對(duì)單位財(cái)務(wù)電算化的研究有所完善。

關(guān)鍵詞：財(cái)務(wù)電算化；內(nèi)部控制；財(cái)務(wù)管理

中圖分類(lèi)號(hào)：F232 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號(hào)：1673-291X（2013）18-0206-02

財(cái)務(wù)電算化應(yīng)包含會(huì)計(jì)核算電算化和財(cái)務(wù)管理電算化等兩個(gè)方面，隨著現(xiàn)代財(cái)務(wù)管理研究的不斷深入以及單位對(duì)會(huì)計(jì)電算化應(yīng)用的不斷發(fā)展，現(xiàn)代財(cái)務(wù)電算化已經(jīng)由傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)電算化發(fā)展為集企業(yè)財(cái)務(wù)信息管理以及相關(guān)管理工作信息于一體的內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)。這一系統(tǒng)通過(guò)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)將企業(yè)內(nèi)部各個(gè)部門(mén)與財(cái)務(wù)管理部門(mén)進(jìn)行連接，使財(cái)務(wù)管理部門(mén)能夠更加及時(shí)地掌握企業(yè)經(jīng)營(yíng)、運(yùn)作中各個(gè)環(huán)節(jié)的信息數(shù)據(jù)。為了在自動(dòng)化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化條件下實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)的核算職能、控制職能和管理職能，使財(cái)務(wù)人員更好參與單位的經(jīng)營(yíng)決策，完善和強(qiáng)化適應(yīng)財(cái)務(wù)電算化條件下的內(nèi)部控制，就顯得越來(lái)越重要。

一、實(shí)施財(cái)務(wù)電算化的重要性

1.財(cái)務(wù)電算化改變了會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的處理方式。在手工條件下，會(huì)計(jì)核算工作要由很多人共同完成，但是在財(cái)務(wù)電算化實(shí)行以后，輸入一張會(huì)計(jì)憑證，會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)就可以自動(dòng)進(jìn)行一系列大量繁重的工作，對(duì)于大量重復(fù)出現(xiàn)的業(yè)務(wù)，財(cái)務(wù)電算化系統(tǒng)可以按模式憑證自動(dòng)生成記賬憑證。財(cái)務(wù)電算化不僅把繁重復(fù)雜的會(huì)計(jì)核算工作變的簡(jiǎn)單迅速，而且提高了會(huì)計(jì)資料的準(zhǔn)確性。

2.財(cái)務(wù)電算化實(shí)現(xiàn)了崗位的合理分工，提高了會(huì)計(jì)工作質(zhì)量。財(cái)務(wù)電算化不僅對(duì)核算工具和核算方法有所改進(jìn)，而且對(duì)會(huì)計(jì)工作組織和人員分工也提出了改進(jìn)，促進(jìn)了財(cái)務(wù)人員素質(zhì)和知識(shí)結(jié)構(gòu)的提高，節(jié)約了財(cái)務(wù)人員的時(shí)間和精力，從而促使會(huì)計(jì)工作效率和質(zhì)量的全面提高。

3.財(cái)務(wù)電算化加強(qiáng)了財(cái)務(wù)管理，有效地防止造假作弊現(xiàn)象。財(cái)務(wù)電算化加強(qiáng)了財(cái)務(wù)管理，提高了財(cái)務(wù)工作的保密性、安全性、可靠性，可以有效地防止造假作弊現(xiàn)象。一般來(lái)說(shuō)，凡是符合國(guó)家規(guī)定的會(huì)計(jì)軟件，在使用過(guò)程中，可以根據(jù)工作性質(zhì)設(shè)置相應(yīng)權(quán)限，相關(guān)人員只能使用，不能篡改其程序，這樣就確保了財(cái)務(wù)信息的準(zhǔn)確、安全、可靠。

二、當(dāng)前財(cái)務(wù)電算化存在的問(wèn)題

1.財(cái)務(wù)電算化系統(tǒng)內(nèi)部控制問(wèn)題。管理體制和管理水平的逐漸完善對(duì)應(yīng)用計(jì)算機(jī)處理會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)提出了更高要求，單一的核算型會(huì)計(jì)軟件已遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足當(dāng)前經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需要。隨著電子商務(wù)的迅猛發(fā)展，網(wǎng)上交易愈加普遍，單位的全部原始憑證都將成為數(shù)字格式，這加強(qiáng)了單位對(duì)網(wǎng)上公證機(jī)構(gòu)的依賴。限于電算化及內(nèi)部控制制度在中國(guó)的發(fā)展，在電算化內(nèi)部控制制度的制定和管理上存在著許多真空地帶。隨著經(jīng)營(yíng)環(huán)境的復(fù)雜化和經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的多樣化，企業(yè)在內(nèi)部控制的考慮和制定上，總會(huì)存在沒(méi)有涉及的地方。這使得內(nèi)部控制存在沒(méi)有觸及的真空，減弱了企業(yè)整體內(nèi)部控制的效果。而且直到目前，相應(yīng)的技術(shù)和法規(guī)還遠(yuǎn)沒(méi)有達(dá)到完善，這也給系統(tǒng)的內(nèi)部控制造成困難。

2.財(cái)務(wù)電算化環(huán)境內(nèi)部稽核機(jī)制削弱。手工會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)中，每一筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的處理都需要經(jīng)過(guò)多關(guān)手續(xù)，嚴(yán)格遵循有關(guān)的制約監(jiān)督機(jī)制進(jìn)行操作，經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的審核復(fù)查機(jī)制，形成嚴(yán)密的內(nèi)部牽制制度。在相互牽制、相互核對(duì)、檢查監(jiān)督等重要措施的實(shí)施過(guò)程中，包含大量的信息提取、傳輸和校驗(yàn)等工作。現(xiàn)代企業(yè)的經(jīng)營(yíng)環(huán)境復(fù)雜、經(jīng)營(yíng)內(nèi)容廣泛，如果采用傳統(tǒng)手段，不僅速度慢且花費(fèi)大，實(shí)行電算化后，許多業(yè)務(wù)處理程序被大大簡(jiǎn)化。大部分處理由計(jì)算機(jī)完成，一些內(nèi)部牽制措施無(wú)法執(zhí)行，會(huì)計(jì)人員無(wú)法直接參與和控制，控制效率低，其審查、稽核機(jī)制被削弱。

3.思想認(rèn)識(shí)不一致，人員學(xué)習(xí)不主動(dòng)。由于現(xiàn)行財(cái)務(wù)電算化模式、人才、技術(shù)等方面的限制，一些單位領(lǐng)導(dǎo)開(kāi)發(fā)應(yīng)用計(jì)算機(jī)在思想認(rèn)識(shí)領(lǐng)域還未能形成共識(shí)：一是存在短期行為，不肯花費(fèi)投資購(gòu)置計(jì)算機(jī)；二是有些單位購(gòu)置的計(jì)算機(jī)以及相關(guān)設(shè)備，還未能充分利用。而且單位人員素質(zhì)較低，學(xué)習(xí)不主動(dòng)。計(jì)算機(jī)屬于高科技，沒(méi)有一定的專(zhuān)業(yè)知識(shí)是無(wú)法操作的，但是許多地方配備的計(jì)算機(jī)，大多數(shù)局限于使用簡(jiǎn)單報(bào)表的匯總和計(jì)算上，并沒(méi)有真正發(fā)揮電算化應(yīng)有的效應(yīng)。而且電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)中，一旦系統(tǒng)由于自身或操作員的失誤而崩潰，就可能使會(huì)計(jì)工作陷入癱瘓。

4.軟件及網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)自身存在的缺陷。財(cái)會(huì)軟件的質(zhì)量是會(huì)計(jì)電算化工作的物質(zhì)基礎(chǔ)，不僅關(guān)系到基礎(chǔ)的會(huì)計(jì)工作能否做好，也決定著單位電算化工作的深度。但目前一些單位使用的軟件還存在著諸多的問(wèn)題和不足：一是財(cái)會(huì)軟件的某些功能還有待進(jìn)一步完善；二是會(huì)計(jì)軟件開(kāi)發(fā)人員未能依照會(huì)計(jì)制度、會(huì)計(jì)規(guī)范的要求處理問(wèn)題，一味滿足用戶提出的某些要求，甚至置制度于不顧；三是由于會(huì)計(jì)軟件在一些會(huì)計(jì)處理上對(duì)會(huì)計(jì)制度、會(huì)計(jì)規(guī)范的理解不夠，誤導(dǎo)會(huì)計(jì)人員的思想認(rèn)識(shí)、會(huì)計(jì)處理。在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)方面，目前許多單位會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)系統(tǒng)配備的計(jì)算機(jī)基本上以微型單機(jī)為主，統(tǒng)一的綜合網(wǎng)絡(luò)較少，信息處理和管理混亂，信息傳遞速度較慢，使會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)政策得不到及時(shí)的貫徹執(zhí)行。

5.財(cái)務(wù)電算化的安全性和保密性。網(wǎng)絡(luò)財(cái)務(wù)是一種充分利用網(wǎng)絡(luò)資源，將會(huì)計(jì)處理和財(cái)務(wù)管理有效結(jié)合起來(lái)的管理模式，網(wǎng)絡(luò)財(cái)務(wù)與傳統(tǒng)會(huì)計(jì)電算化不同的關(guān)鍵在于利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行財(cái)務(wù)管理。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在會(huì)計(jì)領(lǐng)域的應(yīng)用與發(fā)展，使會(huì)計(jì)電算化進(jìn)一步跨越到會(huì)計(jì)信息化階段。雖然提高了會(huì)計(jì)工作的效率，但由于網(wǎng)絡(luò)的開(kāi)放性、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)介質(zhì)的脆弱性等特點(diǎn)，給會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的安全帶來(lái)了隱患，病毒、黑客、軟件自身的缺陷都會(huì)使用戶的信息安全受到威脅。

三、建立完善財(cái)務(wù)電算化體系的建議

1.單位要形成良好的內(nèi)部環(huán)境。內(nèi)控制度的建立應(yīng)遵循以下原則：第一，不兼容權(quán)限必須分離原則。即對(duì)電算化權(quán)限嚴(yán)格控制，系統(tǒng)操作員以外的操作人員只享有操作權(quán)限，不能隨意更改。第二，相互制約原則。加強(qiáng)對(duì)電算化系統(tǒng)數(shù)據(jù)輸入、處理、輸出的控制，明確管理員、操作人員的職責(zé)范圍。第三，安全保密原則。安全主要是對(duì)軟硬件、文檔的安全檢查保障控制；保密主要是對(duì)存取權(quán)限進(jìn)行控制，設(shè)置多級(jí)保密措施。第四，內(nèi)部防范原則。主要是針對(duì)個(gè)人壟斷現(xiàn)象以及對(duì)系統(tǒng)管理人員的監(jiān)管控制問(wèn)題進(jìn)行防范。所有這些都是制定會(huì)計(jì)電算化規(guī)章制度必須加以考慮的問(wèn)題。

2.崗位分工控制。財(cái)務(wù)電算化由多人按不同分工共同操作完成。依據(jù)內(nèi)部控制制度的要求和電算化會(huì)計(jì)的特點(diǎn)，將財(cái)務(wù)電算化工作分為系統(tǒng)管理維護(hù)、操作錄入、出納、審核、檔案保管等。各項(xiàng)工作之間相互聯(lián)系、相互制約，各崗位被授予與工作內(nèi)容相應(yīng)的權(quán)限和職責(zé)。各操作人員應(yīng)嚴(yán)格在授權(quán)范圍內(nèi)工作，出納不得兼任錄入、記賬、審核、檔案保管等工作。審核人員對(duì)其他操作人員錄入的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、合法性、合理性進(jìn)行審核，但無(wú)權(quán)修改數(shù)據(jù)。為保證會(huì)計(jì)信息的準(zhǔn)確、合理，操作錄入人員錄入數(shù)據(jù)后應(yīng)仔細(xì)核對(duì)，并經(jīng)審核人員審核簽章后方可輸出和記賬，審核人員發(fā)現(xiàn)差錯(cuò)時(shí)應(yīng)及時(shí)通知操作錄入人員改正。未經(jīng)審核的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)不得輸出和記賬。另外，為了確保會(huì)計(jì)信息質(zhì)量，在崗位分工時(shí)應(yīng)考慮將工作分派給那些專(zhuān)業(yè)技術(shù)能力過(guò)硬且工作作風(fēng)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)呢?cái)務(wù)人員，否則會(huì)對(duì)信息質(zhì)量帶來(lái)較大的負(fù)面影響，甚至?xí)霈F(xiàn)違法亂紀(jì)等現(xiàn)象。

3.以人為本，培養(yǎng)復(fù)合型人才。強(qiáng)化財(cái)務(wù)電算化條件下會(huì)計(jì)職業(yè)道德與法制觀念，財(cái)務(wù)電算化依然是由人來(lái)操作，如果財(cái)務(wù)人員有制度而不去執(zhí)行，甚至惡意的修改軟件程序、修改數(shù)據(jù)庫(kù)的數(shù)據(jù)，則達(dá)不到內(nèi)部控制的目的。因此，道德規(guī)范、行為準(zhǔn)則的建設(shè)應(yīng)直接納入內(nèi)部控制結(jié)構(gòu)的內(nèi)容。單位的管理者應(yīng)當(dāng)重視對(duì)財(cái)務(wù)工作人員的選用與培養(yǎng)，增強(qiáng)財(cái)務(wù)工作人員的職業(yè)道德水平和業(yè)務(wù)水平，達(dá)到財(cái)務(wù)電算化系統(tǒng)的主體誠(chéng)信。同時(shí)加大對(duì)財(cái)務(wù)違法違規(guī)行為的查處力度，使違法違規(guī)行為得到應(yīng)有的懲罰，以儆效尤。培養(yǎng)復(fù)合型的會(huì)計(jì)人才，適應(yīng)會(huì)計(jì)電算化工作的要求。財(cái)務(wù)電算化要求財(cái)會(huì)人員不僅應(yīng)掌握扎實(shí)的會(huì)計(jì)知識(shí)和技能，還應(yīng)對(duì)計(jì)算機(jī)和財(cái)務(wù)管理知識(shí)有比較深刻的了解。因此，在各單位實(shí)行財(cái)務(wù)電算化的過(guò)程中，更應(yīng)注意培養(yǎng)“會(huì)計(jì)計(jì)算機(jī)管理”型的復(fù)合型人才，以促進(jìn)會(huì)計(jì)電算化的順利發(fā)展。

4.開(kāi)發(fā)軟件應(yīng)用，加強(qiáng)硬件管理。財(cái)務(wù)電算化軟件是開(kāi)展電算化成敗的關(guān)鍵。需要開(kāi)發(fā)輸入數(shù)據(jù)、記賬、計(jì)算、編制報(bào)表核算的全自動(dòng)化軟件，并能適應(yīng)財(cái)務(wù)干部的操作和軟件的更新?lián)Q代，同時(shí)要建立會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)計(jì)算機(jī)橫向聯(lián)網(wǎng)，部門(mén)之間相互利用、交互傳遞數(shù)據(jù)。加快信息流速，加強(qiáng)經(jīng)費(fèi)管理，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)。實(shí)行財(cái)務(wù)電算化后大量的經(jīng)濟(jì)信息可以得到及時(shí)的記錄、匯總和分析。若設(shè)立了系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)，則更能優(yōu)化會(huì)計(jì)信息的交流與共享，增進(jìn)其信息反饋能力。而且及時(shí)掌握經(jīng)費(fèi)取支情況能夠創(chuàng)造良好的條件，有利于強(qiáng)化經(jīng)費(fèi)管理的力度，促進(jìn)經(jīng)費(fèi)使用效益的提高。

5.建立健全財(cái)務(wù)管理制度。建立健全財(cái)務(wù)管理制度是實(shí)行財(cái)務(wù)電算化的前提。在實(shí)施會(huì)計(jì)電算化之前要具備以下幾點(diǎn)：第一，建立內(nèi)容完整的會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)管理制度，對(duì)財(cái)務(wù)管理中可能出現(xiàn)的漏洞應(yīng)建立嚴(yán)格的防范措施和良好的制約機(jī)制。第二，建立規(guī)范的會(huì)計(jì)核算體系，并對(duì)有關(guān)會(huì)計(jì)科目作出靈活性和統(tǒng)一性的規(guī)定，按照會(huì)計(jì)制度規(guī)定使用好會(huì)計(jì)科目，以利于會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的匯總、分析和考核。第三，建立和完善會(huì)計(jì)檔案管理制度，保證會(huì)計(jì)資料存檔規(guī)范，內(nèi)容完整，存放安全。總之，會(huì)計(jì)工作達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化是實(shí)行財(cái)務(wù)財(cái)務(wù)電算化的必備條件。

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[責(zé)任編輯 吳 迪]