基于案例的大宗藏書整理排架工作研究

李惠群 徐麗輝

（中山大學圖書館，廣東 廣州 510006）

1 大宗藏書整理排架是藏書組織常見工作

1.1 大宗藏書整理排架是藏書組織學研究的范疇

“藏書組織學的研究內容主要是：藏書組織原理、藏書的區分、藏書的建筑格局、藏書室內布局、藏書排架、藏書典藏、藏書保護、藏書剔除，以及藏書組織的自動化。”[1]2大宗藏書整理排架是藏書組織學的研究范疇，涉及藏書區分、藏書布局、藏書排架和藏書保護等多個研究方向。在實踐中，其表現為一項長期、繁重以及復雜的系統工作，故可以運用藏書組織學常用的“系統學方法”對其進行“層次結構、運動規律”[1]7等方面的研究，探討其經驗和啟示。

1.2 大宗藏書整理排架工作的來源及工作要求

大宗藏書整理排架工作在年輕的校區分館中較為常見。一般來說，年輕的校區分館由于建立的時間較短，建筑空間容量相對寬松，藏書空間及布局相對靈活，故在整個圖書館館藏布局中起著至關重要的調節作用。因此，校區分館承擔了大量的館藏調撥、遷移、合并以及贈書入藏等系統和繁瑣的工作。在實踐中常常發現這些藏書帶有灰塵和霉點，雜亂無序，或者不完全有序，因此就需要對這些大規模的藏書進行清潔、分類以及排序上架等工作，這就是論文的研究對象——大宗藏書整理排架工作。

大宗藏書整理排架工作的產生，主要是以下3方面的因素綜合使然。第一，從藏書的來源看，多為大宗贈書，或者大規模的館藏遷移、合并以及調整。第二，從藏書的數量看，藏書的數量巨大，動輒成千上萬。第三，從對藏書組織信息的掌握看，往往難以掌握全部信息。這是由于，首先，從大宗贈書的角度來說，從所有者，到捐贈到館，再到運至校區分館準備上架的過程經歷了許多環節，并且有些贈書為外國捐贈，在空間、語言和信息溝通上都有非常大的障礙。其次，從大規模的館藏遷移、合并以及調整角度來說，這些藏書多為二線書庫藏書，利用率不高，但是非常有特色，可劃分到特藏范疇。這些藏書有些長期存放在圖書館的地下書庫，由于存放時間長，藏書數量巨大，已經無從得知上一任經手人以及藏書的具體情況，只能了解到概況。有些是從小型的學科圖書館回遷，往往由于時空、交流和時間緊迫等因素以致無法精確運用架位測算方法開展回遷工作。只能匆忙將藏書搬運到館，邊處理邊掌握藏書的具體組織情況。

大宗藏書整理排架工作要求主要有兩項：其一，受讀者利用藏書的巨大需求，贈書方提出的藏書開放時間限制，以及計劃外的館藏調整等因素影響，大宗藏書整理排架工作多為突發緊急任務。其二，對藏書排架預留架位提出了較高要求。在藏書空間日益減少的大勢下，大宗藏書排架也需要最大限度利用書架空位，盡量減少空間的浪費。書架空位預留過多會造成空間浪費，預留過少，容易造成串架和倒架等浩大工程出現。由于大宗藏書多為非外借特色藏書，且少有新館藏，故無需考慮借出在館比例以及新書入藏比率這兩個因素。

1.3 大宗藏書整理排架與其他藏書組織工作的區別與聯系

大宗藏書整理排架工作與一般的大規模藏書遷移有相似之處，同樣要解決好數量巨大的藏書搬運、移動、上架以及預留書架空位等藏書入藏的常見問題。兩者主要不同在于，一般的大規模藏書遷移研究主要針對一線書庫及其精確的架位測算技術[2]。而論文研究的大宗藏書整理排架工作多為二線書庫藏書，由于客觀原因造成對藏書組織信息掌握不足，以致無法運用精確的架位測算技術預留架位，故在工作內容、方式和方法上都有別于一般的大規模藏書遷移工作。

一般的大規模藏書遷移研究主要是針對一線書庫，即讀者經常使用的開架書庫，其藏書的借出在館比例、新書入藏比率、藏書的種類及其平均長度等方面都有規律可循，且這些規律在統計數據層面表現相對穩定，故可運用精確的統計方法分配和預留架位。不少同仁已經對這些規律進行了深入的研究并運用于藏書遷移[3]和倒架[4]等工作中，都取得了較好的效果，大大節省了人力、物力和時間，有效預防倒架出現。總結相關實踐經驗不難發現，藏書架位分配和預留的科學方法是建立在對眾多有效數據充分掌握的基礎上，對數據穩定性的要求比較高，且極易因數據的偏差而產生較大誤差，因此只能在有效的范圍內應用。

與一線書庫藏書大規模遷移之前的精確排架狀態不同，論文研究的大宗藏書多為二線書庫藏書，其組織狀態無序或者不完全有序，因此大宗藏書整理排架的一項最重要的工作就是藏書排序上架。由此可知，大宗藏書整理排架工作的主要研究內容就是，大量的藏書從無序或者不完全有序，到精確排序的組織狀態轉化過程。另外，大宗藏書整理排架工作中的館藏遷移，常常涉及兩個或兩個以上館藏地藏書的合并，這就加深了工作的難度和復雜度，增加了工作量和工作環節。因此，有必要對大宗藏書整理排架的工作內容、方式和方法，特點、難點和規律，進行深入的研究。

2 大宗藏書整理排架工作案例分析及工作難點歸納

2.1 大宗藏書整理排架工作案例分析

從2009年3月至2012年的4月，筆者參與的大宗藏書整理排架工作有以下4項，項目一：4萬7千余冊香港高校贈書的整理和清點工作；項目二：5萬余冊杜威分類法舊外文書的分類排序和上架工作；項目三：化工分館和生科分館分別回遷的合共1萬余冊杜威分類法外文書的分類排序、合并以及插架至項目二的舊外文書架上；項目四：2萬5千余冊陳綸緒司鐸藏書的驗收、整理和分類排序上架工作。4個項目的案例分析見表1，分析點包括：項目來源及藏書類別、項目目標、藏書組織信息掌握情況、主要工作及步驟、項目難點以及項目歷時，每個分析點都可在各個不同的項目之間進行比較。此外，還對各個項目的相似規律進行歸納。

2.2 大宗藏書整理排架工作難點歸納

大宗藏書整理排架工作的難點有4個方面：其一，藏書數量巨大，書況一般較舊，清潔任務繁重。其二，由于藏書數量巨大而造成大量繁重的藏書搬運和轉移工作。有時單是藏書從一個地方轉移到另一個地方就需要幾天時間。其三，由于藏書未排序或未完全排序，故需要在藏書上架之前，先在空地上做好精確的分類排序，這是大宗藏書整理排架工作最主要也是最繁重的工作內容。每一冊藏書在精確分類排序完成之前都免不了經過多次搬運，且每次搬運都達到了一定的空間距離。因此，藏書排序上架需要大量的人力進行搬運、分類、移動、上架、整架和倒架等工作。其四，數量巨大的藏書在上架之前要完成精確排序，這對藏書的排序空間提出了很大要求，需要足夠的空地擺放藏書和開展排序工作。

攻克大宗藏書整理排架工作的難點需要遵循以下3個工作原則：第一，做好藏書存放空間和分類排序空間的規劃，使藏書排序工作得以順利開展。在藏書分類前，預先為每一大類藏書劃分好存放的空地，并用簡明指示牌標示，這有利于藏書快速分割。第二，合并分類步驟，減少藏書搬運的次數。按類目順序層層分類切割是藏書分類排序的基本原則。在遵循這一原則的基礎上，如果藏書的類別較為簡單，則盡可能可將兩個級別以上的類目進行合并分類，以減少藏書分類的輪次，從而減少藏書搬運的次數。如首輪分類即可直接切割至二級類目。第三，根據實際情況優化藏書排序空間，減少藏書搬運的距離。一般在就近藏書分類存放的空地進行精確排序，以減少藏書搬運的距離。但是，如果藏書分類存放后沒有足夠的空地進行精確排序，就要把該類藏書搬運至中轉空地后再開始精確排序，完成之后再搬運到相應的書架上架。

表1 大宗藏書整理排架工作案例分析表

續表

3 大宗藏書整理排架主要工作及其經驗

3.1 大宗藏書整理排架主要工作內容及步驟

大宗藏書整理排架的主要工作先后包括藏書清潔和藏書排架兩大部分。藏書清潔工作一般是利用抹布和刷子將每一冊書籍多年積留的灰塵以及霉點最大限度地予以清除。這是為了對大宗藏書一次性集中清潔，是藏書保護非常重要的環節，也是大宗藏書排架之前的必要工作。在進行藏書清潔工作時需要做好下一步藏書排架的銜接工作，可根據藏書原有的組織情況開始粗略分類。以項目二和項目三為例，藏書以捆為單位打包，頂端配有白紙標記所屬的大類，在完成每捆書的清潔后重新打包，緊接著就可以根據其所屬的大類搬運至預先劃分好的空地上分類擺放。如果根據簡單的觀察發現書捆藏書均屬于同一個二級類目（例如010），則可將都屬于這一類的書捆擺放在一起，并和其前一個二級類目（000）和后一個二級類目（020）的書捆按順序區分擺放。這樣就可以一次同時進行兩個級別類目的分類工作，減少大宗藏書搬運的次數。一般來說，藏書清潔完畢后，都可大致分類切割至二級類目，以提高工作效率。

在藏書清潔工作完成后，緊接著就是藏書排架工作，這是大宗藏書整理排架最主要、也是最繁重的工作內容，這項工作可分為三步。藏書清潔工作完成后，大宗藏書已經分類切割至一級或二級類目擺放，這是藏書排架的第一步工作。第二步就是按類目順序層層分類切割藏書，以切割后的適量類別藏書為單位開展精確排序，然后再搬運上架，并根據實際情況預留書架空位。這一工作方法的最大好處就是節約藏書進行精確排序的空間，減少藏書排序對書庫空地的依賴，有效解決書庫空地不足的掣肘。筆者將切割后的適量類別藏書稱之為“最小分類切割單位”，這一寶貴的工作經驗在后文詳述。第三步就是重復第二步的工作，按順序將第二個“最小分類切割單位”找出來，就近或搬至中轉空地進行精確排序，再上架。不斷重復這一過程，完成大宗藏書的排架工作。通過以上三步工作，大宗藏書排架工作就分解為眾多有序的“最小分類切割單位”任務模塊，這些任務模塊的工作模式一致，在實際操作上簡單易懂，并能隨著任務模塊的增加而使工作的熟練程度提高，有效鼓舞了工作人員的工作熱情。“最小分類切割單位”任務模塊，體現了化整為零、分階段和分步驟等統籌組織方法，能有效減少藏書移動和搬運的次數，節省人力和提高工作效率。

3.2 重要經驗——以“最小分類切割單位”為任務模塊組織大宗藏書分類上架工作

一般來說，大宗藏書在分類之前多以捆為單位進行存放和搬運。大宗藏書動輒成千上萬捆。因此，有效減少藏書搬運的頻率即可減少由此而耗費的巨大人力資源。在實踐的過程中，通過按類目順序層層分類，將不同“類”藏書轉化為不同任務模塊，就能使分類工作井井有條，就能將長期任務轉化為階段性任務，使每一個階段的目標都變得清晰易達。

大宗藏書通過大類（一級類目）的分類切割后，就能大約得知每個大類藏書的數量，有的大類數量比較多，有的比較少，有的甚至缺失。數量較少的大類排序比較簡單。而數量較多的大類，則需要繼續切割至二級類目或三級類目，直到切割類目的藏書能夠較為順利地進行精確排序為止，筆者將這一切割類目稱之為“最小分類切割單位”。那么，如何判斷藏書已經分類至最小切割單位？首先，從數量上看，藏書數量適中。其次，藏書進行精確排序時，其移動和穿插的頻率較少。在大宗藏書的分類排序過程中，切忌盲目求快，如果沒有層層分類至最小分類切割單位，而在較大的分類單位就開始精確排序，就會發現，越到排序的后面，藏書穿插的頻率就會越高，進一步使之前排好順序的藏書因為穿插而造成頻頻移動。更糟糕的是，如果預留的排序空間不夠，造成無法穿插和移動藏書，使分類藏書陷入艱難的困境，而導致整體轉移藏書或者重新排序等超低效率的現象。

那么，最小分類切割單位的類目是不是越小越好呢？這要視實際情況而定。最小分類切割單位的類目越小，越有利于精確排序，這毋容置疑。但是，這樣也會使以最小分類切割單位為基礎的任務模塊變得異常繁多，客觀上造成了低效率。因此，最小分類切割單位應該是類目與數量的結合，以切割類目的藏書能夠較為順利地開展精確排序為標準。如果某一類目藏書數量較少，最小分類切割單位的類目就比較大；如果某一類目藏書數量較多，最小分類切割單位的類目就比較小，因為還需要繼續切割到數量較為合適的小類目。

以“最小分類切割單位”為任務模塊組織大宗藏書的分類上架，能高效解決大宗藏書整理排架工作的主要任務。由于這一工作模式在藏書上架之前就完成精確排序，故能將藏書亂架和串架的頻率降至最低，這對書架預留空位提供了非常有利的條件。一般書架的每個層格只需要預留5到10厘米的空位，供小部分亂架的藏書局部調整。這樣就能最大限度利用書架空位，有效緩解因藏書日益增多而造成架位緊張的局面。

[1]吳唏.藏書組織學概要[M].北京：北京大學出版社，1987.

[2]嚴永康.館藏文獻架位測算中的統計應用策略[J].圖書館建設，2008（9）：111-112.

[3]張思輝.書庫藏書快速遷移的組織與實施[J].圖書館建設，2008（9）：107-110，112.

[4]王艷領.論圖書館閉架書庫倒庫測算的科學依據和方法[J].圖書館建設，2005（1）：89-90.