論新形勢下辦公室工作的主要職能

摘 要：辦公室管理工作是企業發展的基礎，本文闡述了辦公室工作的重要性及如何正確發揮辦公室各項職能，助力企業發展。

關鍵詞：新形勢；辦公室工作；

中圖分類號：F426.9 文獻標識碼：A 文章編號：1674-3520（2014）-04-00278-01

辦公室是一個綜合管理部門，同時也是機關的參謀中心、指揮中心、信息中心和服務中心。在新的時期，如何做好新形勢下辦公室工作，不斷提高業務工作水平，充分發揮好參謀助手、綜合協調、承辦督查、服務保障四大職能作用，就成了辦公室工作必須認真思考和不斷總結的中心內容。對此，筆者認為要做好辦公室管理工作應從以下幾個方面入手。

一、正確認識辦公室工作及其重要性，提升認識高度。

辦公室是一個承上啟下、協調左右的綜合辦事機構，是上情下達、下情上報的樞紐，它代表著機關的形象，具有舉足輕重的地位。具體體現在其部門的地位和職能上。

（一）地位及重要性

辦公室作為領導的直接服務機構，承擔著為領導決策提供文件、資料、信息和建議，對領導工作部署進行組織、協調、監督、檢查，以及協助領導處理日常事務的任務，處于參謀和助手的地位；同時，由于它在本機關各部門中起著綜合組織各方面工作、協調平衡各部門關系的作用，因此，它又處于中心樞紐的地位；另外，辦公室要承擔接收、接待上級、下級和兄弟單位的來文、來函、來人任務，需要溝通上下左右，聯系四面八方，所以說，它又處于“門面”和“窗口”的地位。辦公室的特性和地位，充分說明了其工作的重要性。

（二）職能及重要性

辦公室的職能主要體現在參謀助手、綜合協調、承辦督查、服務保障四個方面。

參謀助手的職能大多是圍繞領導決策進行的。主要表現在：第一，在決策形成過程中，在幫助領導全面了解基層情況、確定工作方向和重點、范圍及程度上發揮參謀作用。第二，在決策實施過程中，在幫助領導及時了解工作進展情況、審時度勢、強化控制上發揮參謀作用。第三，在決策實施過程結束后，在幫助領導正確總結經驗、進行新的決策活動上發揮參謀作用。

綜合協調職能是辦公室職能之一，也是辦公室開展工作的重要手段和方法。辦公室要著眼全局，統籌兼顧，抓好縱向協調、橫向協調和內部協調。切實做到三個確保：即確保各科室互通情況、共同協作；確保各部門之間密切配合，形成合力；確保干部之間的關系，促進團結與合作，為各項工作的正常運轉提供保障。

承辦督查職能主要體現在：一是上級領導部門交付的事項，如工作調研、信息反饋、工作總結等，需要認真對待，按期完成。二是對于領導班子的決策，辦公室人員要不折不扣地去落實。三是對于企業內各科室或職工需辦理有關事項或對企業的意見建議，按程序應先和辦公室取得聯系，這就需要辦公室根據實際情況去處理。

服務保障職能是辦公室工作的又一項重要職能。主要體現在三個服務上，即：一是為領導服務，就是要圍繞中心工作和重點工作，主動站在領導的角度多思考問題，早作準備，拿出詳細的落實方案和舉措供領導參考，把工作做在前頭。二是為機關服務，就是要主動與各科室加強聯系，互通情況，密切干部之間的關系，認真做好資金安排、會議服務、來客接待、車輛管護、辦公用品采購等后勤服務工作，為機關正常運轉提供可靠的保障。三是為基層服務，對基層上報的材料要根據不同的情況及時轉交有關領導或組織有關科室辦理，對基層請示或反映的有關問題要耐心傾聽，給予答復或解釋，能夠解決的要馬上辦理，避免“吃拿卡要”的現象發生。

二、充分發揮辦公室整體職能，當好企業“管家”

發揮好辦公室的整體職能，是做好辦公室工作的立足點和落腳點，也是辦公室工作的難點。

（一）要加強辦公室整體工作素質，培養良好的工作作風。

1、要增強服務意識，敢于面對矛盾和問題。在繁雜的事務中保持頭腦清醒，對工作認真負責，甘于吃苦，樂于奉獻，講究原則性、規范性。要保持嚴謹細致、一絲不茍的作風，嚴格用各種紀律和規章制度要求自己。無論是大事、小事，都要時刻堅持認真細致的原則，做到不漏辦、不誤辦、不錯辦。

2、要努力提高能力，主動適應辦公室工作的新要求。辦公室工作面廣，綜合性強，管理人員不僅要正確高效地處理好日常事務，還要當好領導的參謀、助手。要始終保持良好的工作心態，在被動服務中尋找主動，探索做好行政事務工作的新路子，要注重對新知識的學習研究，在規范服務、搞好事務上要有主動意識。

3、強化整體意識，形成團結協作的工作合力。辦公室工作雖然各有分工，各有職責，工作中有些是能依靠個人力量完成的，但更多的要依靠群體的力量合作完成。因此，要保證辦公室的整體合力，必須建立起同事間良好的工作關系，最大限度地發揮潛在能力。

（二）要善于處理工作中出現的各種關系。

1、政務和事務的關系。政務和事務是辦公室工作的兩個輪子，事務工作是搞好政務工作的先決條件，不能把政務看成是大事，把事務看成是小事或可有可無的事。更不能把政務看成是高層次的，把事務看成是低層次的。辦公室的工作事無巨細，不能有半點疏忽和懈怠。

2、主動和被動的關系。辦公室工作的服務性職能決定了其工作的被動性，但要做好辦公室工作，又必須發揮主動性，善于在被動中求主動，變被動為主動。對一些常規性、規律性、階段性等確定性工作，不要消極等待，要主動著手，提前準備、對領導臨時交辦的任務、應急事件和突發事件等非確定性工作，要有靈活的應變能力，做到忙而不亂。

3、過與不及的關系。為領導出主意、當參謀，一定要把握“度”，掌握分寸。辦公室在領導決策中處于輔助和從屬地位，不能缺位，也不能越位。要想領導之所想，急領導之所急，要為領導決策提供盡可能多的背景資料，但不能越俎代庖。要積極諫言，但不能瞎摻和。

（三）要適應形勢需要，更新觀念，推行辦公室管理工作的精細化和科學化，提升辦公室整體工作水平和效率。

1、進行工作任務的細化和量化。將一項工作或任務，按照一定邏輯性幾分若干，分解任務，有利于領導整體考慮，該任務安排為量化安排，真正實現工作方式的精細化。

2、強化辦公室管理的制度化、程序化和自動化。要有嚴格規范的工作制度和辦事程序，明確崗位職責，規范管理制度，嚴密環節管理，提高整體效率。