匯文系統(tǒng)在文獻(xiàn)采訪編目工作中的應(yīng)用與實(shí)踐初探

摘要：文章通過(guò)對(duì)匯文系統(tǒng)的采訪、編目模塊中操作系統(tǒng)流程的介紹，以及新功能的介紹，指出該系統(tǒng)在圖書(shū)采訪、編目實(shí)際工作中的作用與影響，并對(duì)系統(tǒng)存在的不足給出了建議。

關(guān)鍵詞：匯文系統(tǒng)；采訪編目；應(yīng)用與實(shí)踐

中圖分類號(hào)：G254 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

高校圖書(shū)館目前運(yùn)用的匯文系統(tǒng)是基于Windows NT、Unix操作系統(tǒng)，它具有操作簡(jiǎn)便、界面清晰的優(yōu)點(diǎn)，為其支撐的是較為先進(jìn)的Oracle大型關(guān)系數(shù)據(jù)庫(kù)。包括流通、期刊、采訪、編目、典藏等系統(tǒng)管理功能。涵蓋高校圖書(shū)館幾乎全部的工作范圍。擁有OPAC的公共信息業(yè)務(wù)查詢系統(tǒng)，滿足館際互借、咨詢共享和聯(lián)采、聯(lián)編的要求。一種輸入、多次輸出；可對(duì)多個(gè)外部數(shù)據(jù)源提供多點(diǎn)和廣播式查詢，使用者可根據(jù)自身的需要，篩選包括外部的Z39.50服務(wù)端、轉(zhuǎn)換庫(kù)、本地書(shū)目庫(kù)等多個(gè)數(shù)據(jù)源，可一次取得滿足絕大多數(shù)讀者的檢索要求結(jié)果集。

1 匯文系統(tǒng)簡(jiǎn)介

自1999年起匯文文獻(xiàn)信息服務(wù)系統(tǒng)在全國(guó)范圍內(nèi)推廣，迄今為止已為國(guó)內(nèi)近600多家知名高校和公共圖書(shū)館提供服務(wù)。其中包括教育部公布的 \"985\"學(xué)校中的13所， \"211\"學(xué)校中的45所高校。匯文公司現(xiàn)階段主要使用國(guó)內(nèi)外最新技術(shù)，在個(gè)性化、自動(dòng)化服務(wù)和海量信息存儲(chǔ)管理以及多媒體檢索技術(shù)等多個(gè)方面進(jìn)行深入探索和研究，力求早日建成一套嶄新的能滿足高校數(shù)字圖書(shū)館運(yùn)作的系統(tǒng)模式。

1.1采訪模塊 匯文系統(tǒng)的采訪模塊涉及包括高校圖書(shū)館在信息化建設(shè)和采訪過(guò)程中的館藏規(guī)劃、文獻(xiàn)出版發(fā)行信息的收集整理、館藏需求與利用信息的收集整理、館藏訂購(gòu)和入藏文獻(xiàn)驗(yàn)收以及館藏加工送編等多個(gè)領(lǐng)域。

1.1.1征訂數(shù)目數(shù)據(jù)的批量轉(zhuǎn)入功能 兼容MARC、DBF定長(zhǎng)及不定長(zhǎng)文本以及ACCESS和EXCEL等多種數(shù)據(jù)格式，并擁有外部訂購(gòu)書(shū)目數(shù)據(jù)的批量轉(zhuǎn)入功能。

1.1.2讀者薦購(gòu)、征訂目錄查重 為使讀者直接參與到圖書(shū)館的建設(shè)，實(shí)行網(wǎng)上訂購(gòu)書(shū)目發(fā)布，實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)上讀者薦購(gòu)與訂購(gòu)征詢相結(jié)合。可利用隨意組合的查重條件，對(duì)訂購(gòu)目錄和征訂目錄進(jìn)行批量的查詢。

1.1.3書(shū)商數(shù)據(jù)批量導(dǎo)入 依據(jù)本館圖書(shū)供應(yīng)商提供的數(shù)據(jù)文件進(jìn)行批量訂購(gòu)和批量驗(yàn)收?qǐng)D書(shū)，可有效提高訂購(gòu)驗(yàn)收工作的效率。

1.2編目模塊 匯文系統(tǒng)的編目模塊遵循ISO2709國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)，處理中文和西文的MARC及規(guī)范MARC記錄。各類MARC的記錄按照原格式編輯、存放。可以輸出ISO2709標(biāo)準(zhǔn)的MARC數(shù)據(jù)和XML元數(shù)據(jù)文件。可導(dǎo)入MARC文件到套錄庫(kù)中或直接讀取外部MARC文件。

1.2.1靈活的MARC檢索點(diǎn)設(shè)置 依據(jù)需求靈活地設(shè)置MARC檢索點(diǎn)和索引參數(shù)，完成多途徑檢索；并通過(guò)MARC字段參數(shù)設(shè)置進(jìn)行MARC正確性檢測(cè)。

1.2.2網(wǎng)頁(yè)MARC粘貼 具有網(wǎng)頁(yè)MARC粘貼功能，如果數(shù)據(jù)源不支持Z39.50查詢時(shí)或者數(shù)據(jù)源的Z39.50查詢不支持UNICODE編碼的時(shí)候，便可運(yùn)用MARC粘貼的操作復(fù)制網(wǎng)頁(yè)上的MARC數(shù)據(jù)資源。

1.2.3UNICODE 全面UNICODE編碼支持，可處理德、意、法、俄、日、韓、阿拉伯等語(yǔ)種。

2 實(shí)踐應(yīng)用

2.1采訪模塊的業(yè)務(wù)功能 匯文系統(tǒng)的采訪模塊具有以下幾種主要業(yè)務(wù)功能：征訂數(shù)據(jù)的網(wǎng)上發(fā)布、訂購(gòu)、查詢、發(fā)訂、驗(yàn)收、催詢、交換、收贈(zèng)和征訂數(shù)據(jù)文檔的建立與維護(hù)以及訂戶與財(cái)務(wù)及經(jīng)費(fèi)控制的管理、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、還有各種相關(guān)文檔的數(shù)據(jù)維護(hù)等功能。相關(guān)訂單通過(guò)網(wǎng)上接收和發(fā)送文本文件及電子表格文件等與MARC格式數(shù)據(jù)可以相互轉(zhuǎn)換，跟以前的書(shū)面訂單相比較，一方面節(jié)約了大量的文字錄入時(shí)間，另一方面擴(kuò)大了書(shū)目的選擇范圍。其批次處理功能與采訪模塊中的批查重功能相比較，具有鮮明的個(gè)性特色。可以從ISBN號(hào)、出版社、題名、責(zé)任者，或組合或單獨(dú)，一次完成一批圖書(shū)的查重工作，使工作人員有更多時(shí)間用來(lái)調(diào)查、訪問(wèn)與選書(shū)，從而縮短新書(shū)到館的周期，使錄入工作效率得到明顯提高。

2.1.1利用匯文系統(tǒng)的采訪功能獲取現(xiàn)場(chǎng)采購(gòu)查重?cái)?shù)據(jù)

2.1.1.1通過(guò)ISBN號(hào)、出版社、叢書(shū)項(xiàng)、出版日期、價(jià)格、版次、書(shū)名等詳細(xì)信息，對(duì)字段進(jìn)行查重，可避免異書(shū)同號(hào)的現(xiàn)象存在。可通過(guò)叢書(shū)、版本、多卷書(shū)等不同因素，來(lái)判斷手里文獻(xiàn)是否為非重復(fù)的。

2.1.1.2通常圖書(shū)館采訪人員會(huì)對(duì)本館藏書(shū)流通量大的和復(fù)本量少的圖書(shū)進(jìn)行追加采訪，如果手中的文獻(xiàn)重復(fù)，就不需要追加采購(gòu)。對(duì)目前全部不在館的借出圖書(shū)要進(jìn)行有選擇的追加。匯文系統(tǒng)采訪功能夠提供圖書(shū)在館是否為零、總的流通量、館藏量等信息。

2.1.1.3判斷手中的文獻(xiàn)是否曾在書(shū)目圈訂時(shí)實(shí)行訂購(gòu)，若已經(jīng)訂購(gòu)，應(yīng)確定是在哪個(gè)圖書(shū)供應(yīng)商處訂購(gòu)和其他詳細(xì)的訂購(gòu)信息。匯文系統(tǒng)采訪功能通過(guò)提供訂購(gòu)與否、訂購(gòu)時(shí)間、訂購(gòu)量和訂購(gòu)批次以及書(shū)商名稱等信息，方便采購(gòu)人員可以根據(jù)這些信息，結(jié)合自己的工作經(jīng)驗(yàn)，便捷的判斷出哪些圖書(shū)是本館需要適量補(bǔ)充復(fù)本的，哪些圖書(shū)是不需要再向書(shū)商采購(gòu)的，那些圖書(shū)是書(shū)商難以配齊需要后續(xù)采購(gòu)的。

2.1.2匯文系統(tǒng)采訪模塊的新功能

2.1.2.1增加采集器數(shù)據(jù)新功能，可通過(guò)ODBC將館藏MARC和復(fù)本數(shù)據(jù)快速導(dǎo)出為ACCESS數(shù)據(jù)文件。

2.1.2.2增加外幣代碼中\(zhòng)"幣種符號(hào)\"項(xiàng)，可在做非MARC征訂數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)入時(shí)，可根據(jù)外部數(shù)據(jù)中的幣種字段生成征訂明細(xì)中相對(duì)應(yīng)的幣種字段，外部數(shù)據(jù)中必須有幣種字段并且?guī)欧N字段必須命名為\"幣種\"或\"幣制\"才可進(jìn)行相應(yīng)轉(zhuǎn)換。

2.1.2.3增加通過(guò)檢索查詢結(jié)果列表中可借復(fù)本數(shù)和年平均流通頻率項(xiàng)，增加查詢列表排序功能。

2.1.2.4修改批量自動(dòng)驗(yàn)收功能：①增加首個(gè)子字段的選項(xiàng)，用于解決書(shū)商數(shù)據(jù)中館藏子字段順序混亂的情況；②增加重復(fù)索書(shū)號(hào)的分隔符的選項(xiàng)，用于解決書(shū)商數(shù)據(jù)中包含重復(fù)索書(shū)號(hào)的情況。

2.2編目模塊的業(yè)務(wù)功能

2.2.1匯文系統(tǒng)的編目模塊具有多渠道檢索各種文獻(xiàn)的書(shū)目記錄的功能；高校圖書(shū)館編目工作人員在靈活設(shè)置了系統(tǒng)參數(shù)的條件下，可根據(jù)需要，及時(shí)輸出符合國(guó)內(nèi)外標(biāo)準(zhǔn)的通訊格式數(shù)據(jù)。操作人員可直接將互聯(lián)網(wǎng)頁(yè)上的MARC記錄通過(guò)內(nèi)嵌IE瀏覽器粘貼到編輯屏中，實(shí)現(xiàn)直接訪問(wèn)互聯(lián)網(wǎng)上任意的Z39.50服務(wù)器的作用。獲取了遵守CALIS相關(guān)字段標(biāo)準(zhǔn)的多個(gè)MARC記錄后，直接粘貼到編輯屏中[1]。

2.2.2以我館為例，主要由書(shū)商提供圖書(shū)套錄MARC數(shù)據(jù)。使用匯文系統(tǒng)編目模塊菜單\"文件/套錄MARC數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)入\"命令，調(diào)出\"外部MARC數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)入管理\"框，將圖書(shū)供應(yīng)商提供的圖書(shū)MARC數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)入到本館館藏?cái)?shù)據(jù)庫(kù)中使用。無(wú)論是從書(shū)商提供的套錄數(shù)據(jù)，還是從CALIS下載的MARC數(shù)據(jù)，都需要通過(guò)題名或ISBN等信息來(lái)查重。查重是開(kāi)展類分文獻(xiàn)業(yè)務(wù)的先決條件，也是開(kāi)展計(jì)算機(jī)編目工作的第一個(gè)步驟，查重結(jié)果的質(zhì)量高低，直接可以影響到分類標(biāo)引工作的好壞，與整個(gè)機(jī)讀目錄的質(zhì)量息息相關(guān)。在開(kāi)展新記錄編目工作時(shí)，首先要查詢本館數(shù)據(jù)庫(kù)，若出現(xiàn)重書(shū)，應(yīng)及時(shí)合并，確保以前圖書(shū)的索書(shū)號(hào)與復(fù)本書(shū)的索書(shū)號(hào)保持一致，避免出現(xiàn)同書(shū)異號(hào)的現(xiàn)象。由于目前我國(guó)圖書(shū)出版市場(chǎng)情況較為復(fù)雜，ISBN號(hào)作為圖書(shū)的唯一標(biāo)識(shí)號(hào)，已不再是十分嚴(yán)謹(jǐn)?shù)氖虑椋貏e是一號(hào)多書(shū)的現(xiàn)象在一些叢書(shū)經(jīng)常出現(xiàn)，套錄數(shù)據(jù)時(shí)要格外細(xì)心。對(duì)于書(shū)名相同的圖書(shū)，要核對(duì)出版社和責(zé)任者，依然相同時(shí)，還要核對(duì)圖書(shū)的頁(yè)碼和版次。

2.2.3匯文系統(tǒng)編目模塊的新功能

2.2.3.1增加MARC窗口多種快捷鍵操作：Ctrl+Home第一條記錄； Ctrl+Left上一條記錄；Ctrl+Right下一條記錄；Ctrl+end最后一條記錄；Ctrl+A審校存盤；Ctrl+P切換顯示業(yè)務(wù)窗口；Ctrl+E編輯該條記錄；Esc返回到瀏覽器狀態(tài)。

2.2.3.2增加MARC子字段內(nèi)容的繁簡(jiǎn)互換，簡(jiǎn)體轉(zhuǎn)繁體使用快捷鍵F9，繁體準(zhǔn)簡(jiǎn)體使用快捷鍵F10，該功能是調(diào)用微軟的word來(lái)完成的，如果需要使用該功能，需要首先安裝微軟的word軟件。

2.2.3.3增加財(cái)產(chǎn)號(hào)缺號(hào)查詢。

2.2.3.4修改MARC復(fù)雜檢索功能：①增加直接導(dǎo)出檢索數(shù)據(jù)的功能；②增加按照MARC號(hào)文件、財(cái)產(chǎn)號(hào)文件、條碼號(hào)文件、ISBN號(hào)文件檢索或?qū)С鯩ARC數(shù)據(jù)功能。

3 不足之處

3.1匯文系統(tǒng)在我館的實(shí)際使用過(guò)程中，編目模塊的查核功能和自動(dòng)校驗(yàn)功能通常僅能夠?qū)σ呀?jīng)記錄過(guò)的MARC格式的檢索點(diǎn)的規(guī)范性、有效性進(jìn)行校核和檢驗(yàn)，但卻無(wú)法識(shí)別各字段子字段中相關(guān)信息的正確與否，因此就需要圖書(shū)編目人員熟練掌握各字段子字段規(guī)定的相關(guān)信息源，從而有效保證在編圖書(shū)信息的準(zhǔn)確性。

3.2文獻(xiàn)檢索效率由于匯文系統(tǒng)檢索途徑設(shè)計(jì)的不夠簡(jiǎn)捷，從而受到一定程度的限制。從目前的使用效果來(lái)看，盡管匯文系統(tǒng)能夠提供多種檢索路徑，可是在采訪模塊中仍然會(huì)經(jīng)常出現(xiàn)無(wú)叢編項(xiàng)查看功能的情況，導(dǎo)致對(duì)叢書(shū)圖書(shū)的采訪情況不能全面了解[2]。

3.3若通過(guò)建立BBS類似功能，在匯文系統(tǒng)中嵌入互動(dòng)信息服務(wù)相關(guān)模塊，在向用戶提供OPAC模塊實(shí)時(shí)信息服務(wù)的同時(shí)，就可實(shí)現(xiàn)高校圖書(shū)館采訪人員與匯文系統(tǒng)工作人員在線交流與互動(dòng)，會(huì)使信息交流互動(dòng)更加完善。匯文公司如果能及時(shí)收集各用戶單位的使用的心得體會(huì)和使用經(jīng)驗(yàn)，發(fā)布在匯文公司網(wǎng)站主頁(yè)，就會(huì)進(jìn)一步提高各圖書(shū)館對(duì)匯文系統(tǒng)的使用效率。

4 結(jié)束語(yǔ)

我館使用匯文系統(tǒng)3年來(lái)，通過(guò)邀請(qǐng)南京匯文公司的軟件工作人員來(lái)我館現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)工作，解答系統(tǒng)運(yùn)用過(guò)程中的疑難問(wèn)題，雙方交流使用經(jīng)驗(yàn)，使我館工作人員加深了對(duì)匯文操作系統(tǒng)更深入的了解，提高了我館工作人員使用匯文系統(tǒng)的工作效率，滿足了廣大師生對(duì)各類文獻(xiàn)的檢索需求。匯文系統(tǒng)是一個(gè)特色鮮明、基礎(chǔ)完善、全功能、高起點(diǎn)的圖書(shū)館管理系統(tǒng)軟件，它涵蓋了包括高校在內(nèi)的各類圖書(shū)館所有的業(yè)務(wù)領(lǐng)域，更加突出了針對(duì)性強(qiáng)的管理特色。具有良好的適應(yīng)性，適用于各大、中型圖書(shū)館使用。各圖書(shū)館在匯文系統(tǒng)的使用過(guò)程中，應(yīng)要求相關(guān)工作人員及時(shí)總結(jié)工作經(jīng)驗(yàn)和使用技巧，對(duì)匯文系統(tǒng)的各項(xiàng)功能加以完善，以利于各館更好地為資源共享和文獻(xiàn)資源傳遞服務(wù)。

參考文獻(xiàn)：

[1]龔笑寒，王媛媛.匯文系統(tǒng)在中文圖書(shū)編目中的應(yīng)用與改進(jìn)[J].圖書(shū)與檔案管理，2007（31）.

[2]史寧.匯文系統(tǒng)采編工作帶來(lái)的變化[J].醫(yī)學(xué)情報(bào)工作，2003（6）.

編輯/哈濤