淺談高校檔案管理的創新

張美榮

【摘 要】本文針對高校檔案管理進行了分析，現如今社會，隨著科技的飛快發展，我們不難發現，只有提高檔案管理的現代化水平，才能使檔案管理更能信息化，檔案的作用才能得以充分的發揮。所以通過這些，筆者題寫了關于高校檔案管理的幾點創新以及建議。

【關鍵詞】檔案管理；創新；服務模式

高校檔案管理工作是每個學校的重要基礎工作之一，檔案記錄著學校的發展，是從事教育教學活動、學校管理、教科研工作和教育督導評估必不可少的資料。檔案管理工作需要不斷的創新，才能迎合當下的信息時代，才能使檔案發揮它應有的作用。

一、檔案管理觀念的創新

本著“以人為本，服務至上”的服務理念，可以把滿足全社會用戶和學校的需求作為檔案管理工作的中心環節和價值走向，通過以創新理念和創新行為來加強檔案管理，來開辟檔案管理發展的新途徑。

首先要做到的是在管理創新的過程中必須要先解放舊的思想，緊緊的牢固樹立新觀念。顧名思義觀念的創新就是使管理創新得以成功的保證。在管理創新中必須確立現代化管理的意識，特別是檔案管理的知識化、網絡化、社會化，更重要的是把知識和創新作為檔案工作的新目標。

二、檔案管理內容的創新

檔案作為歷史的記錄以及知識的載體之一，匯集著大量的信息，且是最原始、最可靠地信息，具有不可估量的開發利用價值。

單憑檔案館里雖然收藏著學校文獻資源，但是不可能把所有的文獻資源收藏齊全。人們至今仍然會感到館藏資源的不足，是很難以滿足用戶的信息需求，所以必須要調整，充實館藏內容，提高館藏質量。以及加強檔案信息資源的開發利用，進行有目的、有重點、有計劃地采集用戶的需要的檔案資源，而且并對檔案文獻資源不斷地進行優化、組織、集成，使其達到系統化、規范化、有序化，從而更能及時、準確、高效地為用戶提供服務。

經此方法對經濟發展和社會建設有著很重要的推進作用。而高校作為國家科研的重要基地以及是培養高級專業技術人才的搖籃，而在廣大教學、科研人員的實踐中產生了大量的科研成果，并成為高校檔案部門保存的數量最大、最豐富的館藏檔案。這些檔案資源只有好好的通過這樣方法開發利用起來，才能體現它們應有的價值。

三、檔案管理服務模式的創新

（一）服務內容的創新，是從檔案數量要求向質量要求轉變的

近年來，隨著我國高等教育事業的蓬勃發展，所有高校的檔案工作也逐步走上了規范化、科學化的管理軌道。所以檔案管理服務模式創新的內容必須是多方面的，至此高校檔案工作者不能只將檔案收集起來就覺得是萬事大吉，而是要充分的挖掘自身的潛能，通過不斷完善、豐富、創新工作內容，從而來推動服務工作向高水平、高層次發展。

高校的檔案資源就像一座座的寶庫。所以高校檔案工作者要想實現服務模式的創新，很重要的一點就是一定要堅持“以利用為中心”的檔案工作指導為方針。首先要實施的是加大檔案編研的工作力度。檔案編研工作就是充分挖掘和發揮檔案資源作用，適時把相關的信息轉化成編研成果，直接為高校的中心工作服務，從而使編研成果發揮出最大的社會效益和經濟效益。

（二） 服務方式的創新，由被動服務向主動服務轉變

在新時期的高校檔案部門應該立足于館藏、面向未來。所以一定要大膽改革現有的高校檔案管理模式，在檔案管理的現代化、信息化、服務化、開放性宗旨上，建立管理科學、反應敏捷及運行靈活的管理體制，通過改變“重保管、輕利用”的做法，將重點放在檔案資源的開發利用上，努力實現服務方式的社會化、多元化、優質高效化。

更重要的是檔案管理者要有強化參與意識，在校領導的重視和支持下，緊緊圍繞學校的中心來工作，積極參與學校的各項活動，及時的了解、掌握學校發展動態，一定要以深入教學、以科研為第一線，并熟悉教研業務工作的流程及具體內容，那樣才能了解和掌握教職工對檔案信息的利用以及需求，從而針對性地開展信息服務工作。

于此同時，也要在檔案主管部門的協調下，深入的加強高校檔案館以及地方綜合檔案館之間的聯系與協作，廣泛的開展聯機檢索等業務，互通信息、促進交流、改變各自為政的局面，優化檔案信息資源配置，聯合搞好信息資源開發，才能更好的實現資源共享。

（三）服務手段創新，由傳統的手工管理模式向現代化管理模式轉變

服務手段的創新是檔案服務工作創新的載體，隨著計算機和多媒體網絡技術的加速融合發展，數字化檔案館的建設是21世紀檔案業務建設的必然發展趨勢。

因此，必須加快檔案信息化建設步伐，把現代科學技術手段運用到高校檔案管理工作中去，從而改變傳統的手工操作管理模式，以實現現代化管理的目標。對此檔案工作人員一定要借助現代計算機技術以及網絡通訊技術，對所有的文字、聲音、圖像等各種形式的信息進行統一的處理與存儲。實現同一事物的多種形式表現，從而改變傳統的檔案信息只是利用于紙張、文字、材料的單一表現方式，將以更加豐富多彩的編研形式呈現給讀者。

同時，也要加強檔案館信息網絡的建設，建立好檔案信息的主頁，從而搞好網絡化服務，讓原有的“死檔案”變成“活資源”，為利用者提供豐富鮮活的檔案信息；也要按照信息化標準建成的檔案館，通過這樣的就能存儲大量的各種形式的信息，用戶可以通過這種網絡更能方便地獲得這些信息，并且其信息存儲和用戶訪問都不受地域限制。

所以這種檔案館的信息網絡就能包括多媒體在內的各種信息數字化、存儲管理以及查詢集成在一起，從而使這些信息得到最大限度的利用。也因此改變了過去那種信息量少、傳播速度慢、覆蓋面窄、信息利用局限于資料發放范圍之內的不利狀況。

四、建立統一的高校信息化工作機制，完善檔案管理工作的建議

（一）計算機的應用和普及

當今時代，計算機已深入到社會生活的各個領域，因此檔案的手工操作速度慢、重復性，是不能滿足現代人們的要求。所以我們在檔案工作中通過計算機的介入，大大提高了工作效率，節省了更多的有效時間。此外，通過網絡技術、復印技術、縮微技術以及激光掃描技術也為檔案工作的創新提供了強有力的支持。

（二）新的電子載體（材料）的出現和應用

紙張在一段時間里幾乎是檔案工作唯一的載體，運用起來繁重而浪費。可到了20世紀80年代后，新型載體大量出現，如磁帶、磁盤、激光視盤、電子文件以及數碼相機拍攝的圖像數據等。電子載體的應用使檔案管理的手段從紙質走向電子媒介，過去的一些紙質資料被現代的計算機磁盤、U盤、移動硬盤等存儲介質所替代。充分發揮計算機存儲量大、處理速度快、輸出形式多樣的強大功能，使檔案信息服務更完善、更便捷。

（三）網絡技術的發展和應用

高校的優勢是在于具有完善的校園網，使其檔案工作發生了質的變化，通過以往與運用傳統的手工操作變為電子文件，變被動工作為主動工作。利用先進的設備、科學的方法以及手段，有效的提高了檔案信息管理和利用的效率。與傳統的檔案管理工作相比，電子時代的高校檔案工作者不再始終面對檔案本身實施一系列管理活動，而是直接運用計算機網絡來進行電子檔案信息的收集、整理和傳輸，真正體現“信息數字化、傳輸網絡化、館藏超時空化、服務有線化”，利用者足不出戶便可查閱有關的目錄、索引和全文，既方便又快捷，實現了檔案信息的共享。

高校檔案管理工作是一項既繁重又艱巨的工作，工作者要不斷適應新形勢，不斷更新觀念，創新理論，創新管理，掌握檔案工作的發展規律，樹立現代化的檔案管理意識。使檔案價值得以充分體現，推進學校的發展。

參考文獻：

[1]夏青.高校檔案的系統管理.南京大學出版社，2002本

[2]盧慧軍.淺談數字化時代檔案信息資源的開發與利用[J].寧波廣播電視大學學報，2007（3）